Como Liderar Reuniões de Arranque de Projetos: Processo de uma Especialista
Se não começar com o pé direito, a sua equipa de projeto e o sucesso do projeto já estão em risco. Este poderia ser o artigo inteiro, resumido nessa única frase. As reuniões de arranque são essenciais. As reuniões de arranque têm de ser bem conduzidas. Caso contrário, corrói imediatamente a confiança, precisamente no momento mais vulnerável de todo o ciclo de vida do projeto.
Utilize este artigo como guia para definir uma agenda de reunião excelente, para saber como liderar uma reunião de arranque de projeto e para mostrar a todos que é a pessoa certa para liderar o projeto!
As reuniões de arranque garantem que a equipa sabe o que está a fazer, por que motivo o está a fazer e como pode ser bem-sucedida. Sem identificar e alinhar, desde o início, aquilo que torna um projeto bem-sucedido, perde a oportunidade de mostrar aos seus principais partes interessadas e parceiros que tanto você como a sua equipa são competentes e capazes.
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Também perde a oportunidade de criar confiança, de obter clareza onde ela possa ser necessária e de celebrar o início de uma excelente parceria!
Liderar a transição das vendas para a gestão de projetos
Antes da reunião de arranque do projeto, o gestor de projeto precisa de ler atentamente o âmbito do trabalho para compreender aquilo que somos obrigados a entregar. Ao ler os contratos, procure os entregáveis, quaisquer fatores que condicionem o calendário do projeto e quaisquer restrições orçamentais ou de planeamento que a equipa precise de conhecer.
- Existem pressupostos relativos a orientações ou investigação que a equipa precise de utilizar? Certifique-se de que inclui essa informação nos detalhes da reunião de arranque.
- Há partes da declaração do âmbito do projeto que não são claras ou estão incompletas? Escreva as suas perguntas e marque uma reunião com o responsável comercial.
Não pretende apenas utilizar este tempo para obter respostas às suas perguntas; pretende também compreender quaisquer dinâmicas, expectativas ou riscos do cliente que se tenham revelado durante o ciclo de desenvolvimento do negócio.
Também precisa de saber quem fará parte do seu grupo de partes interessadas. Muitas vezes, as pessoas envolvidas no processo de vendas não são as mesmas que farão parte da equipa principal de execução. Deve determinar até que ponto estarão preparadas para iniciar este projeto consigo.
- A equipa do cliente trabalha no mesmo escritório ou é uma equipa virtual?
- Já têm a sua equipa de projeto reunida?
- Com que rapidez conseguem fornecer as diretrizes da marca ou quaisquer artefactos de que necessitem para começar rapidamente e com o pé direito?
- O responsável comercial pode apresentar-lhe a equipa antes da reunião de arranque do projeto?
Pode ser uma boa ideia reunir-se com o patrocinador do projeto antes da reunião de arranque do projeto com a equipa alargada. Quando um cliente assina um contrato com uma agência, encontra-se num momento de máxima vulnerabilidade: o responsável comercial tende a afastar-se e surge uma nova equipa.
É um excelente momento para criar confiança: o responsável comercial pode apresentá-lo à principal parte interessada, demonstrando que já compreendeu o âmbito, o que é solicitado à agência, como funciona o processo da agência criativa e que está entusiasmado por construir esta parceria.
Este também é um excelente momento para solicitar quaisquer artefactos ou acessos de que a sua equipa possa precisar, para que possa começar rapidamente e com o pé direito. Reúna antecipadamente todos os materiais que conseguir antes da reunião de arranque do projeto, para que a sua equipa possa participar nessas reuniões preparada com perguntas pertinentes para a equipa do cliente.
Preparar a reunião de arranque do projeto
Se a sua equipa chegar à reunião de arranque com o cliente com perguntas pertinentes, o cliente saberá que está em boas mãos. Enquanto gestor de projeto, cabe-lhe levar a sua equipa até esse ponto.
Uma boa iniciação do projeto inclui tanto um arranque interno como um arranque externo.
Reuniões de arranque internas
Algumas agências podem preparar um resumo interno do projeto. Normalmente, trata-se de uma descrição do que o cliente nos está a pedir, da razão pela qual nos pede que o façamos e dos materiais que tem à sua disposição para executar o projeto com sucesso.
Outras agências irão criar uma apresentação no Google Slides ou no PowerPoint para o arranque, com aproximadamente a mesma informação.
No mínimo, a sua equipa precisa de saber:
- Qual é o objetivo do projeto
- Quem é o cliente
- Porque é que o cliente nos pediu para realizar este projeto
- O que espera o cliente no final deste projeto
- Quais são os produtos finais
- Qual é o orçamento
- Qual é o prazo ou calendário
Outras informações úteis a fornecer numa reunião de arranque incluem:
- Quem faz parte da equipa interna?
- Qual é a função de cada pessoa?
- Qual é o orçamento do projeto e quantas horas tem cada pessoa disponíveis para o projeto?
Também pode fornecer informações sobre o cliente, como o respetivo sítio Web ou aquilo que sabe sobre a equipa principal de intervenientes do cliente.
Deve analisar o calendário do projeto com a equipa e identificar quaisquer ausências ou projetos em conflito que possam afetar a capacidade da sua equipa de entregar o projeto atempadamente. Se precisar de ajustar o calendário, esta é a altura certa para o fazer.
O seu papel enquanto gestor de projetos é criar um ambiente que permita à equipa colaborar e entregar o projeto com sucesso. A equipa precisa de ter clareza sobre o seu papel, precisa de uma explicação sobre aquilo que deve entregar e precisa do tempo e do espaço necessários para o fazer bem.
Se possível, convide o responsável comercial para a sua chamada interna de arranque do projeto, para que a equipa interna também lhe possa colocar questões.
Reuniões de arranque com o cliente
As reuniões de arranque com o cliente são extremamente importantes. Se não forem bem orientadas ou não tiverem uma agenda de arranque clara e produtiva, serão uma perda de tempo para todos.
Coloque-se no lugar do cliente. É possível que tenha passado meses ou até anos a pesquisar este projeto ou a apresentá-lo para obter financiamento e agora tenha chegado o momento de iniciar efetivamente o projeto. Pode estar a investir uma pequena quantia de dinheiro ou milhões de dólares.
Independentemente disso, está a investir o seu tempo e os seus recursos num projeto pelo qual anseia há algum tempo. A sua equipa recebeu a responsabilidade de realizar este projeto. Não desperdice esta oportunidade de arranque.
Comece por contactar a sua principal pessoa de contacto no cliente e peça-lhe a disponibilidade dos membros mais importantes da equipa para participarem. Se precisar de adiar um pouco a reunião para garantir que as pessoas certas estão presentes, deve fazê-lo.
Um grande risco durante a reunião de arranque é não ter as pessoas certas presentes e não abranger as informações certas sobre o projeto, o que pode fazer com que comece com o pé esquerdo.
Também é extremamente importante que as pessoas certas estejam presentes porque, como referi anteriormente, as pessoas que poderão ser responsáveis por trabalhar consigo neste projeto podem não ser as mesmas que definiram o âmbito do projeto durante o processo comercial.
É muito importante que, durante a reunião de arranque, esteja alinhado com a equipa do cliente com quem trabalhará diariamente sobre o que está incluído no âmbito e o que não está, para garantir que todos estão em sintonia.
Uma vez, entrei numa reunião de arranque e expliquei aquilo que entendíamos ser o projeto. Depois de explicar o tipo de sistema que pretendíamos conceber, um dos membros da equipa do cliente interveio e disse que esperava que entregássemos algo muito mais robusto.
As expectativas dessa pessoa estavam muito além do nosso âmbito. Se isso lhe acontecer, deve envolver a sua equipa comercial e a sua principal pessoa de contacto e ter uma conversa à parte para resolver a questão e/ou utilizar melhor a sua aplicação de colaboração comercial.
A moral da história: certifique-se de que as pessoas certas estão presentes.
Preparar o terreno
Uma boa reunião de projeto com o cliente inclui uma abertura e uma receção calorosa. Se puder ter o seu responsável comercial na chamada, peça-lhe que a inicie e cumprimente as pessoas conhecidas, explicando o historial e como se chegou a esta reunião. Depois, poderá passar-lhe o testemunho virtual a si e ao resto da sua equipa.
Deve começar por uma ronda de apresentações, para que todos compreendam quem faz parte da equipa e quais serão as suas funções na execução do plano do projeto. Agora que todos se conhecem, pode analisar os detalhes do projeto.
Alinhar os pormenores
Avançando, a segunda parte da agenda é aquela em que explica — pelas suas palavras — como a agência interpretou o âmbito do projeto, o que a sua equipa entende ser o objetivo do projeto e quais são as considerações relativas ao projeto.
Uma sugestão é, depois de explicar qual entende ser o objetivo do projeto, fazer uma pausa na conversa e devolver a palavra ao cliente.
Pergunte à equipa do cliente se compreendeu corretamente o projeto e se há algo adicional que gostariam de acrescentar, talvez sobre o processo de RFP ou sobre o problema empresarial que motivou a emissão desta RFP. Por vezes, as RFP e os contratos podem ser muito áridos. A equipa poderá beneficiar de ouvir, em termos humanos, as nuances que explicam por que motivo um projeto é necessário.
Quando todas as equipas tiverem uma visão clara do que é o projeto e de qual é o papel de cada pessoa, é muito importante abordar a logística do projeto. Todos precisam de compreender qual é o calendário do projeto e qual é também o orçamento.
Antecipar os riscos
Uma boa parceria baseia-se na confiança. Uma boa gestão de projetos baseia-se no planeamento e na gestão de riscos. Comece a construir uma relação de confiança e transparência perguntando quais consideram ser os riscos do projeto.
Identifique quaisquer períodos de ausência, reúna quaisquer partes interessadas secundárias que seja necessário ter em consideração e perceba se há alguém cujo horário seja difícil de conciliar, para poder antecipar estas questões desde já.
Um antigo cliente meu referiu na nossa reunião inicial que o prazo de lançamento estava agendado para o pico da época dos furacões, o que poderia implicar riscos relacionados com ausências ou com a tecnologia. Foi muito útil saber disso e discutir planos de contingência.
Iniciar a colaboração
Uma das melhores agências para as quais trabalhei utilizava a reunião inicial como a primeira sessão de trabalho.
A primeira metade era utilizada para nos conhecermos e dar à equipa uma visão clara dos detalhes críticos, enquanto a segunda metade era dedicada a perguntas e esclarecimentos. Foi uma excelente forma de aproveitar o entusiasmo e a vontade da equipa do cliente. Mostra-lhes que a sua equipa está pronta para arregaçar as mangas.
Se a sua equipa estiver motivada e preparada, pode iniciar o projeto desde já. Utilize esta primeira reunião em conjunto para começar parte do trabalho inicial de descoberta e recolha de informação, e certifique-se de utilizar as perguntas certas para a sessão de descoberta do projeto.
Se a equipa do cliente nunca tiver realizado um projeto deste tipo, também poderá ser útil incluir uma apresentação do aspeto que terão os resultados a entregar e daquilo que os seus clientes podem esperar ver ao longo do processo de trabalho. Utilize este tempo para definir expectativas sobre a forma como poderão ser parceiros produtivos e envolvidos, bem como dar feedback construtivo sobre esses resultados.
Os esboços estruturais de um site são, por vezes, um resultado difícil de compreender para um cliente que não esteja familiarizado com os processos de design digital. São intencionalmente vagos, comunicando apenas a hierarquia do conteúdo na estratégia de navegação.
Os clientes que não estão familiarizados com esboços estruturais poderão ficar confusos por não verem texto real ou imagens reais. Utilize a reunião inicial para antecipar essa questão.
Encerrar a reunião
Todas as boas reuniões começam com a agenda e as expectativas e terminam com um resumo e os próximos passos.
Agora que alinharam sobre o que é o projeto, quais são as limitações e quais são os fatores determinantes e motivadores, e que explicou ao cliente o seu fluxo de trabalho, bem como aquilo que pode esperar ver e em que pode participar, deverá rever os próximos passos e os responsáveis por cada tarefa.
- Ainda precisam de conceder à sua equipa acesso a alguma coisa?
- Há algum acompanhamento a fazer relativamente aos pontos da agenda de perguntas e respostas?
- Precisa de enviar materiais da reunião inicial à equipa do cliente ou de os convidar para as ferramentas de gestão de projetos?
- Não se esqueça de partilhar a ata da reunião e as ações a realizar depois da chamada.
Já está em marcha
Com esta prática de reunião inicial em três partes (a passagem da equipa comercial para a gestão de projetos, a reunião inicial interna e o ritmo das reuniões iniciais com o cliente) e este modelo de agenda de reunião, as suas equipas internas e externas estarão bem informadas, já estarão a construir confiança e estarão prontas para concretizar em conjunto um excelente projeto. Leia mais sobre reuniões iniciais de projetos aqui.
