Nivelamento de Recursos na Gestão de Projetos: Um Guia Completo
Imagine que o seu projeto está a chegar ao fim do prazo e acabou de descobrir que o programador de que precisa para trabalhar numa página de destino está ocupado com dois projetos ao mesmo tempo. O que faz?
Se estiver a enfrentar problemas de sobrealocação de recursos ou conflitos de recursos, o nivelamento de recursos pode ser a solução que procura.
O que é o nivelamento de recursos?
O nivelamento de recursos é o processo de reagendar tarefas e atividades de um projeto quando os recursos alocados para trabalhar nelas não estão disponíveis.
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Se o membro da equipa de que precisa estiver ocupado a trabalhar noutra tarefa de maior prioridade, pode reagendar a tarefa para outro momento em que a oferta de recursos (quem está disponível para trabalhar numa tarefa) corresponda à procura de recursos (quem é necessário para trabalhar numa tarefa específica).
Utilize o nivelamento de recursos quando tiver um calendário de projeto flexível. No entanto, deve utilizar outra técnica chamada nivelamento da utilização de recursos quando a data de conclusão e o caminho crítico do projeto forem inflexíveis (saiba mais sobre a diferença entre o nivelamento da utilização de recursos e o nivelamento de recursos aqui).
Normalmente, o nivelamento de recursos pode ser gerido através de software de gestão de recursos.
Quando utilizar o nivelamento de recursos
Utilize o nivelamento de recursos quando:
- Os recursos necessários têm disponibilidade limitada. Imagine que um engenheiro de DevOps só pode trabalhar num projeto de desenvolvimento de software durante uma semana. Ajusta o calendário de recursos para acomodar a disponibilidade dessa pessoa.
- Os recursos necessários têm de ser partilhados. Imagine que um responsável pela garantia da qualidade tem de dividir o seu tempo entre duas linhas de produção. Ajusta os calendários de monitorização e inspeção de garantia da qualidade das duas linhas para acomodar a disponibilidade desse responsável.
- Os recursos necessários estão disponíveis em quantidades limitadas. Imagine que um projeto de construção necessita de duas gruas, mas dispõe apenas de uma e não tem forma de obter outra. Reorganiza o calendário do projeto para que a tarefa de maior prioridade utilize primeiro a grua.
- Os recursos necessários estão sobrealocados. Imagine que duas atividades sobrepostas necessitam do engenheiro estrutural do projeto. Reagenda a atividade de inspeção de menor prioridade para que o engenheiro estrutural possa realizar primeiro a atividade de inspeção de maior prioridade.
- A utilização dos recursos tem de ser nivelada. Imagine que uma atividade tem uma duração estimada de cinco dias, com o Programador A a trabalhar 16 horas durante três dias e sem trabalhar durante dois dias. Após o nivelamento de recursos, o Programador A trabalha oito horas por dia durante seis dias, prolongando a duração da atividade em um dia.
Matematicamente, o ajuste é semelhante a isto:
16 horas/dia x 3 dias = 48 horas = 8 horas/dia x 6 dias
4 benefícios do nivelamento de recursos
O nivelamento de recursos, enquanto técnica de otimização de recursos, permite-lhe criar um plano ideal de utilização de recursos. Apresentamos abaixo os benefícios específicos do nivelamento de recursos.
1. Operação eficiente
Permite-lhe, enquanto gestor de projeto (ou gestor de recursos), utilizar plenamente e gerir os recursos, minimizando simultaneamente as exigências concorrentes sobre os recursos disponíveis. Não é necessário contratar mais pessoas ou adquirir mais equipamento se puder ajustar o calendário do projeto para acomodar a disponibilidade de recursos.
2. Agendamento realista
O nivelamento de recursos proporciona uma forma sistemática de ter em consideração os limites dos recursos na fase de planeamento do projeto. O resultado é um calendário com maior probabilidade de ser cumprido do que um calendário não otimizado. Se mantiver o seu calendário não otimizado, terá maior probabilidade de sofrer atrasos.
3. Permite a máxima otimização dos recursos
No nivelamento de recursos, a disponibilidade dos recursos é a principal consideração. O modelo de calendário é criado em torno da disponibilidade dos recursos ou modificado de acordo com as limitações dos recursos. Assim, o nivelamento de recursos permite a máxima otimização dos recursos.
4. Maior probabilidade de um resultado bem-sucedido
Se os recursos necessários estiverem disponíveis quando precisar deles, é provável que alcance os resultados esperados. O nivelamento de recursos aumenta as probabilidades de sucesso, pois permite organizar o calendário do projeto de acordo com a disponibilidade dos recursos do projeto.
Limitações do nivelamento de recursos
- Não pode ser utilizado em situações em que não existe flexibilidade no planeamento do projeto. O nivelamento de recursos resolve conflitos através do reagendamento de atividades e do prolongamento do caminho crítico. Não pode efetuar o nivelamento de recursos quando não lhe é permitido fazê-lo.
- Altera o calendário do projeto. Em projetos nos quais a perda de tempo significa custos ou perdas significativos, planear o calendário de acordo com a disponibilidade dos recursos pode ser dispendioso. Uma abordagem melhor consiste em trazer recursos adicionais em vez de ficar à espera que os recursos existentes fiquem disponíveis.
Exemplo de nivelamento de recursos
Suponha que tem um projeto simples com três atividades componentes — Atividade A, Atividade B e Atividade C — com as seguintes dependências e duração estimada:
- A Atividade A, com duração de dois dias, tem de começar para que a Atividade B possa começar
- A Atividade B, com duração de um dia, tem de terminar para que a Atividade A possa terminar
- A Atividade C, com duração de um dia, pode começar depois de terminarem as Atividades A e B
Tal como está, o projeto tem uma duração estimada de três dias.
Abaixo é apresentada uma representação do projeto num simples gráfico de Gantt.
Suponhamos que o nosso projeto hipotético requer os seguintes recursos humanos.
Para simplificar, suponhamos que não existem outras restrições de recursos além da disponibilidade dos recursos humanos.
Roger e Greg estão a trabalhar noutro projeto além deste. Estão disponíveis apenas durante parte do dia: Roger durante quatro horas e Greg durante três horas.
Vamos comparar a disponibilidade diária dos recursos com a alocação de recursos para cada atividade.
Com base no que foi apresentado acima, deverá identificar restrições evidentes nos recursos do projeto. Seguem-se algumas:
- A Atividade A requer 16 horas do tempo de Roger e a duração planeada é de 2 dias. No entanto, Roger só pode trabalhar quatro horas por dia neste projeto.
- A Atividade B requer quatro horas do tempo de Roger. No entanto, a Atividade B coincide parcialmente com a Atividade A.
- A Atividade A requer oito horas de Minerva. A Atividade B requer quatro horas dela. No entanto, a Atividade B coincide parcialmente com a Atividade A.
A procura diária do projeto por recursos humanos específicos excede em muito a disponibilidade diária desses recursos.
Deve ajustar o calendário do projeto para acomodar a disponibilidade dos recursos, tendo em conta as dependências existentes entre as tarefas. Calcule a capacidade dos recursos e as taxas de utilização e evite sobrecarregar a capacidade de um recurso e exigir-lhe mais do que pode suportar, se tal não for necessário.
Estas considerações conduzem ao calendário nivelado de recursos apresentado abaixo.
E aqui está o seu novo gráfico de Gantt.
O nivelamento de recursos prolongou o cronograma de três para 11 dias, porque foi necessário redistribuir os recursos de acordo com a disponibilidade dos mesmos.
O processo de nivelamento de recursos
- Divida o cronograma do seu projeto em intervalos de tempo geríveis, como um dia.
- Para cada intervalo de tempo no cronograma do projeto, identifique os recursos (pessoas, materiais, equipamento) necessários para a tarefa ou tarefas programadas para esse dia.
- Se algum dos recursos necessários para a tarefa programada não estiver disponível, reprograme essa tarefa para outro dia em que o recurso indisponível esteja disponível.
- Se duas atividades do projeto estiverem programadas para o mesmo dia e competirem pelos mesmos recursos, defina a prioridade de uma das duas atividades, decidindo qual das duas é mais importante.
- Se considerar as atividades com folga negativa ou zero mais importantes ou prioritárias, atribua os recursos escassos à tarefa com folga negativa ou zero e adie a tarefa concorrente para outro intervalo de tempo.
O processo de nivelamento de recursos é iterativo. Quando se deparar com restrições de recursos no projeto, irá reagendar as atividades conforme adequado até otimizar os recursos e obter um cronograma do projeto nivelado em termos de recursos.
Naturalmente, haverá situações em que uma atividade simplesmente não poderá ser reagendada, mesmo que os recursos necessários não estejam disponíveis ou que outro resultado tenha prioridade na utilização desses recursos.
Sempre que isso acontecer, poderá não ter outra opção senão manter as atividades concorrentes conforme programadas, registar a insuficiência de recursos e resolver a restrição de recursos de outra forma.
Ferramentas populares para o nivelamento de recursos
Eis algumas técnicas de nivelamento de recursos e ferramentas que pode utilizar durante a realização deste processo nos seus projetos.
- Utilize gráficos de Gantt. Como viu no exemplo apresentado acima, os gráficos de Gantt são muito úteis para visualizar tarefas e datas de conclusão ou durações de projetos, bem como para identificar dependências que afetam a procura de recursos e a sua atribuição.
- Utilize ferramentas de gestão de projetos, como software de gestão de projetos (para gerir todos os aspetos dos projetos) ou software de gestão de recursos (que permite aprofundar a gestão e o planeamento de recursos), que fornecem vistas dos recursos e da sua atribuição. Muitas vezes, incluem algoritmos que resolvem automaticamente os conflitos de agendamento de acordo com critérios que definir.
- Identifique o caminho crítico (também conhecido como método do caminho crítico ou CPM). Como o nivelamento de recursos pode levar a uma alteração do caminho crítico de um projeto, é importante saber exatamente qual é o caminho crítico com antecedência. Desta forma, poderá alertar atempadamente o cliente ou as partes interessadas caso o caminho crítico (e a data de conclusão ou o prazo do projeto) possa sofrer alterações.
5 melhores práticas de nivelamento de recursos
- Monitorize continuamente a alocação de recursos: O nivelamento de recursos não é uma situação de «fazer e esquecer». Continue a monitorizar os seus métodos de alocação de recursos para identificar conflitos ao longo do projeto (p. ex., pedidos de última hora noutros projetos, ausências inesperadas, como dias de baixa médica, etc.)
- Procure distribuir o trabalho de forma equilibrada: Tanto quanto possível, tente distribuir o trabalho de forma equilibrada entre os membros da equipa. Isto evitará sobrecarregar determinados membros da equipa ou deixar outros sem nada para fazer.
- Seja transparente relativamente às alterações: Quando precisar de fazer alterações aos prazos ou à pessoa alocada a uma tarefa, mantenha os intervenientes e a equipa informados.
- Tenha um plano alternativo: Se um membro específico da equipa não estiver disponível ou se não puder mesmo alterar um prazo, tenha um plano B — atribua o trabalho a outro membro da equipa, comprima o calendário, etc.
- Crie um ciclo de feedback: Para além de monitorizar as cargas de trabalho da sua equipa através de uma ferramenta de software, certifique-se de que fala regularmente com os membros da equipa sobre a respetiva carga de trabalho. Por vezes, descobrirá detalhes que não estão refletidos no software (p. ex., outros projetos que não foram introduzidos no software, etc.)
E agora?
Ainda tem dúvidas sobre o nivelamento de recursos? Junte-se à conversa no Slack com centenas de outros gestores de projetos digitais através da Adesão ao DPM!
