Gestão de riscos de projetos: como fazê-la bem e 5 dicas de especialistas

A gestão de riscos não consiste em reagir aos problemas à medida que surgem, mas em identificar a probabilidade de ocorrência dos riscos e planear antecipadamente para lidar com eles. As estratégias proativas de gestão de projetos ajudam a identificar e gerir os riscos numa fase inicial, mantendo o projeto no caminho certo.

Compreender o conceito de gestão de projetos empresariais pode melhorar a forma como encara os riscos e a gestão de riscos em grandes organizações.

Porque é importante a gestão de riscos?

Nem todos os riscos são iguais. Eis por que motivo é importante identificar e abordar os riscos antes de estes se transformarem em problemas. 

• Antevisão para decisões informadas: Identificar antecipadamente os obstáculos pode proporcionar-lhe uma visão mais clara do projeto. Isto permite tomar decisões informadas e definir estratégias de mitigação, aumentando a sua taxa de sucesso.
• Priorização para uma triagem de riscos mais fácil: A gestão de riscos vai além de reconhecer os problemas. Permite-lhe dar prioridade às ameaças com base na probabilidade e no impacto, garantindo que se concentra no que é mais importante.
• Redução de custos e atrasos: Identificar os problemas antecipadamente pode minimizar os atrasos dispendiosos e os custos excedidos que ocorrem frequentemente quando se tenta resolver os problemas à pressa depois de estes surgirem.
• Maior satisfação das partes interessadas: Entregar projetos sem contratempos cria confiança junto das partes interessadas. A gestão de riscos demonstra a sua capacidade de antecipar e resolver desafios, conduzindo a uma reputação sólida de concretização. 

Integrar a gestão de riscos com o acompanhamento de projetos ajuda a identificar e mitigar potenciais problemas antes de estes se agravarem.

Tipos de riscos nos projetos

A gestão proativa de riscos não consiste apenas em antecipar problemas; consiste em considerar todas as possibilidades para garantir o sucesso do projeto. Eis uma análise dos riscos comuns dos projetos e dos aspetos a priorizar:

O mercado disponibiliza vários tipos de ferramentas de gestão de projetos adaptados às diferentes necessidades organizacionais no que diz respeito ao acompanhamento e à gestão de riscos.

Como gerir os riscos nos projetos

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1. Identificar os riscos

Identificar os riscos envolve realizar uma sessão de ideias sobre todas as potenciais ameaças e oportunidades que possam afetar o seu projeto. Reúna a sua equipa e as partes interessadas numa sessão de trabalho e incentive o surgimento de ideias, considerando:

• O que pode correr mal? Enumere tudo o que possa atrasar, comprometer ou afetar negativamente o seu projeto.
• O que pode correr bem? Considere desenvolvimentos positivos inesperados que possam beneficiar o seu projeto.
• Analise projetos anteriores. Pense nos desafios enfrentados em iniciativas semelhantes e na forma como podem contribuir para a sua avaliação de riscos.

Exemplo: Imagine que está a liderar um projeto de reformulação de um site. Eis um exemplo de uma lista de identificação de riscos:

• Risco: Um programador essencial fica doente e atrasa-se em relação ao calendário.
• Risco: Surgem problemas de compatibilidade imprevistos entre novos elementos de design e os plug-ins existentes.
• Oportunidade: Descobrir uma nova ferramenta de design que melhora significativamente a eficiência do fluxo de trabalho.

2. Analisar os riscos

Depois de identificar os riscos, analise a probabilidade de ocorrerem e o impacto potencial que podem ter no seu projeto. Uma técnica comum consiste em utilizar uma matriz de riscos ou um plano de gestão de riscos.

Essencialmente, trata-se de uma grelha com uma classificação de gravidade (alta, média, baixa) num eixo e uma classificação de probabilidade (muito provável, provável, improvável) no outro. Cada risco é representado na matriz com base na sua probabilidade e gravidade.

Exemplo: A matriz de riscos do redesenho do seu site pode mostrar que a doença de um programador tem uma "probabilidade média", mas é um risco de "gravidade elevada". Concentre-se aqui em estratégias de mitigação para evitar impactos significativos no calendário do projeto. Já os problemas de compatibilidade podem ter uma "probabilidade baixa", mas uma "gravidade média". Embora seja menos provável que ocorram, será igualmente sensato ter um plano para os resolver.

3. Dar prioridade aos riscos

Lembre-se de que nem todos os riscos são iguais. Utilize a matriz de riscos do Passo 2 para identificar os riscos que se enquadram nas categorias de "probabilidade elevada" e "gravidade elevada". Estas são as suas prioridades principais e devem ser tratadas primeiro.

4. Atribuir um responsável a cada risco

Para cada risco identificado, designe o membro da equipa responsável por monitorizar e desenvolver estratégias de mitigação. Isto promove a responsabilização e garante que alguém acompanha ativamente cada potencial problema.

Escolha membros da equipa com as competências e a experiência mais relevantes para o risco que lhes foi atribuído. Por exemplo, o membro da equipa com mais experiência técnica pode ser o mais indicado para monitorizar problemas de compatibilidade.

5. Mitigar os riscos

Existem várias formas de mitigar os riscos, tais como:

• Evitação: É possível eliminar completamente o risco alterando a sua abordagem?
• Redução: É possível reduzir a probabilidade ou o impacto do risco?
• Transferência: É possível transferir a propriedade ou a responsabilidade pelo risco para outra pessoa (por exemplo, através de um seguro)?
• Planeamento de contingência: Desenvolva um plano alternativo para o caso de o risco ocorrer.

Exemplo: Para mitigar o risco de um membro essencial da equipa ficar doente, uma estratégia de mitigação poderia consistir em delegar algumas tarefas ou formar um membro suplente da equipa, preparado para intervir.

Ao criar planos de mitigação, fica preparado para enfrentar potenciais desafios e minimizar o seu impacto no projeto.

6. Monitorizar os riscos

Os riscos não permanecem estáticos. Reveja regularmente o seu registo de riscos e atualize-o conforme necessário.

Agende uma série de reuniões de projeto para gerir os riscos de forma proativa. Garanta que existe alinhamento quanto ao formato e à frequência da comunicação nestas reuniões. Independentemente da sua escolha, lembre-se sempre de ser transparente, para que a sua equipa tenha total visibilidade. 

Um painel de controlo de relatórios do projeto é essencial na gestão de riscos, permitindo aos gestores de projeto monitorizar eficazmente os potenciais riscos e as estratégias de mitigação.

Modelo de plano de gestão de riscos

Na sua forma mais simples, um plano de gestão de riscos poderia consistir em algumas páginas que descrevessem:

• Como e quando avaliar os riscos
• As funções e responsabilidades dos responsáveis pelos riscos
• Em que momento o risco do projeto deve desencadear uma escalada

Isto também pode ser feito utilizando um registo RAID, que pode ajudá-lo a acompanhar os riscos, os pressupostos, os problemas e as dependências do projeto, para que o gestor de projeto e a equipa se mantenham alinhados.

Tenha acesso ao nosso modelo de registo RAID pronto a utilizar através da membresia DPM. Também terá acesso a um exemplo preenchido para ver como deve ficar quando estiver concluído. 

Ferramentas para gerir o risco

Imagine gerir um projeto complexo com dezenas de riscos potenciais. Acompanhar todos eles em papel ou em folhas de cálculo é um pesadelo. 

Felizmente, existem ferramentas simples e avançadas que o ajudam a otimizar tarefas, melhorar a comunicação e disponibilizar uma fonte de verdade para a gestão de riscos.

Antecipar riscos potenciais, como erros técnicos, expansão descontrolada do âmbito e atrasos inesperados, ajudá-lo-á a conduzir projetos mais bem-sucedidos.

Os analistas preveem que a dimensão do mercado de software de gestão de projetos continuará a expandir-se à medida que o trabalho remoto se torna mais comum. Eis uma lista dos melhores softwares de gestão de projetos para alcançar uma gestão de riscos eficaz:

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1. 1. Wrike — Best for cross-functional enterprise delivery
2. 2. Smartsheet — Best for customizable dashboards
3. 3. Productive — Best for agency projects and budgeting
4. 4. Runn — Best for project forecasting
5. 5. monday AI Workspace — Best with AI-powered resource optimization
6. 6. Celoxis — Best for built-in PPM with live BI-grade reporting
7. 7. Hive — Best for collaborative project management
8. 8. Copper — Best for agencies streamlining sales to delivery
9. 9. Ziggu — Best for client portal integration
10. 10. Zoho Projects — Best for integration with Zoho Suite

Encontre aqui software específico de gestão de riscos.

Dica profissional: abordar as razões pelas quais alguns utilizadores consideram o software de gestão de projetos difícil de utilizar pode levar a melhores processos de formação e integração.

Boas práticas para gerir o risco

Eis algumas boas práticas adicionais e estratégias para elevar o nível da sua gestão de riscos.

1. Promova uma cultura de comunicação aberta

Crie uma cultura consciente dos riscos, na qual a comunicação aberta seja incentivada. Agende sessões regulares de brainstorming especificamente dedicadas à identificação e mitigação de riscos. Apresente estas sessões como exercícios colaborativos de resolução de problemas, e não como oportunidades para apontar culpados. Isto promove um ambiente no qual os membros da equipa se sentem à vontade para partilhar preocupações e sugerir soluções.

2. Integre a gestão de riscos ao longo de todo o ciclo de vida do projeto

Os riscos podem surgir em qualquer fase. Reveja regularmente o seu registo de riscos e atualize-o durante as reuniões do projeto. Isto garante um acompanhamento consistente e a adaptação das estratégias de mitigação. Considere utilizar um software de gestão de projetos com funcionalidades integradas de gestão de riscos para simplificar este processo.

3. Realize uma análise prévia à falha

Realize atempadamente um workshop de análise prévia à falha. Faça perguntas do tipo "e se?" para imaginar os piores cenários e identificar potenciais pontos de falha. Utilize estas conclusões para orientar as suas estratégias de mitigação de riscos.

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4. Tire partido do planeamento de cenários

Identifique 2-3 estados futuros potenciais (positivos e negativos) para o seu projeto. Faça brainstorming sobre a forma como adaptaria a sua abordagem para ter sucesso em cada cenário. Isto ajuda-o a desenvolver estratégias flexíveis que se podem adaptar à mudança das circunstâncias.

5. Celebre os sucessos na gestão de riscos

Reconheça publicamente os membros da equipa que identificaram ou reduziram riscos críticos. Isto reforça a importância da gestão dos riscos e motiva uma vigilância contínua. Considere utilizar um Registo RAID para acompanhar os riscos identificados, as ações para os resolver, os problemas (alterações) e as decisões tomadas.

Junte-se a nós para obter mais informações sobre o risco do projeto

Realizámos um workshop sobre gestão dos riscos — está disponível apenas para membros do DPM. Se não é membro, considere juntar-se à nossa comunidade ativa de gestores de projetos.

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