De Quantas Ferramentas Online Precisa Um Projeto Digital?

1. É uma empresa recente e a sua pilha tecnológica é muito simples, incluindo apenas o essencial — talvez esteja até a utilizar uma única ferramenta para tudo. É provável que utilize sobretudo ferramentas freemium de gestão de projetos.
2. A sua organização está mais avançada na escala de maturidade e prefere utilizar várias ferramentas, uma para cada função — comunicação da equipa interna, planeamento de projetos, acompanhamento do progresso, relatórios, um CRM, entre outras.

Mas qual destas abordagens funciona melhor? As minhas conclusões fornecem um ponto de partida para refletir sobre esta questão.

Concluí que:

• O número médio de ferramentas utilizadas num projeto digital é 5,6.
• O tipo de ferramenta mais popular era o software de gestão de projetos.
• A ferramenta mencionada mais vezes foi o Google Workspace (anteriormente conhecido como G Suite).

Se é novo por aqui, talvez seja mais útil começar por perceber por que motivo pode utilizar software de gestão de projetos em primeiro lugar.

Os detalhes sobre a utilização de ferramentas de gestão de projetos

Como referi, o número médio de ferramentas utilizadas num projeto digital é 5,6. Cada resposta ao meu inquérito tendia a incluir software de planeamento de projetos ou de calendarização de projetos, correio eletrónico, uma ferramenta de comunicação para as comunicações internas e software de gestão de ficheiros e documentos.

Eis uma análise dos tipos de ferramentas mais populares. O número de menções representa o número de vezes que uma ferramenta dessa categoria foi mencionada numa resposta.

O número de vezes que cada tipo de software foi mencionado nas respostas ao meu inquérito.

A categoria «outros» incluía:

• Software de gestão de tarefas
• Software de monitorização de erros
• Software de CRM
• Software de serviços ou de serviço de assistência

O software de gestão de projetos foi, de longe, o mais mencionado. Já escrevemos noutros artigos sobre a importância e os benefícios do software de gestão de projetos, mas basta dizer que é essencial para uma gestão de projetos eficiente e eficaz nos dias de hoje.

A ferramenta mais mencionada foi o Google Workspace, anteriormente conhecido como G Suite. Isto demonstra a necessidade que todas as organizações têm de organizar, armazenar e criar ficheiros, bem como a importância do Google Workspace enquanto software conhecido e fiável que disponibiliza essas funcionalidades.

Em comparação, foi mencionada uma maior variedade de softwares específicos de gestão de projetos. Foram mencionadas 11 ferramentas de software de gestão de projetos diferentes nas respostas, em comparação com 5 ferramentas diferentes para a organização, o armazenamento e a criação de ficheiros.

Embora o gráfico circular anterior tenha apresentado o número de vezes que cada tipo de software foi mencionado, independentemente da ferramenta específica mencionada, este mostra quantas ferramentas específicas diferentes foram mencionadas em cada categoria, tendo várias ferramentas sido mencionadas mais do que uma vez. O número de ferramentas diferentes corresponde à contagem de cada ferramenta individual mencionada em todas as respostas.

O número de ferramentas diferentes mencionadas em cada categoria de software nas respostas ao meu inquérito.

A outra categoria incluía:

• Software de gestão de tarefas
• Software de acompanhamento de erros
• Software de CRM
• Software de serviço ou de assistência

Vale a pena salientar que algumas respostas mencionaram vários softwares dentro da mesma categoria. Por exemplo, um dos respondentes disse que utilizava o Basecamp e o Airtable. Embora o respondente utilizasse cada um para finalidades diferentes, ambos são softwares de gestão de projetos.

Para tirar o máximo partido do seu software de gestão de projetos, experimente estas sugestões e truques para o Airtable.

Metodologia

Recolhi os dados para este artigo através da incorporação, no nosso site, de um typeform que perguntava «Quantas ferramentas utiliza, em média, nos seus projetos digitais?», colocando a pergunta aos membros do DPM e publicando-a nas redes sociais.

Alguns membros do DPM responderam à pergunta indicando ferramentas que tinham utilizado no passado e ferramentas que utilizavam atualmente, que contabilizei como duas respostas distintas. Recebemos 12 respostas.

Calculei o número médio de ferramentas e categorizei as ferramentas mencionadas nas respostas. Várias respostas mencionaram uma ferramenta que faz parte do Google Workspace. Contabilizei a menção a uma ferramenta (como o Google Sheets) como uma menção ao Google Workspace.

Se a resposta mencionasse várias ferramentas que fazem parte do Google Workspace, contabilizava isso como uma menção ao Google Workspace. As ferramentas do Microsoft Office foram contabilizadas separadamente.

Qual é o número ideal de ferramentas para um projeto?

A investigação realizada para este artigo aponta para uma questão mais abrangente — qual é, de facto, o número certo de ferramentas a utilizar num projeto digital?

Tal como acontece com tudo na gestão de projetos digitais, isso depende, em certa medida, das características específicas do seu projeto. Pense nos tipos de ferramentas de que vai precisar — uma ferramenta de comunicação, uma ferramenta de gestão de projetos, uma ferramenta de gestão financeira e outros tipos de ferramentas. O que é estritamente necessário ou exigido para o seu projeto?

O limite para o seu projeto e a sua equipa é atingido quando tem uma ferramenta para cada tipo de necessidade, sem ter tantas ferramentas que comece a introduzir os mesmos dados em várias delas.

Pode ler mais sobre os casos de utilização do software de gestão de projetos aqui.

O software de gestão de projetos é um tema abrangente e já o abordámos de várias formas. Gostaria de lhe indicar alguns outros recursos relacionados com ferramentas que estão disponíveis através da subscrição do The Digital Project Manager:

• O episódio do nosso podcast com Gray Mackenzie, da Zenpilot, sobre a sua filosofia de seleção de ferramentas de gestão de projetos.
• A nossa sessão Pergunte-me qualquer coisa com Andy McCormick, na qual conversa com os nossos membros sobre o Jira.
• Uma conversa com Olivia Montgomery, da Capterra, sobre como tirar o máximo partido das demonstrações de ferramentas.

Se tiver interesse nas outras conversas que estamos a ter na nossa comunidade ou em contribuir para futuras investigações, obtenha acesso através da subscrição do The Digital Project Manager.