Controlo de Versões na Gestão de Ativos Digitais: Como Funciona
Tenho a certeza de que, tal como eu, quando eras uma criança pequena, sonhavas supervisionar o processo de controlo de versões da gestão de ativos digitais para centenas e milhares de ativos individuais.
Está bem, está bem, isto foi puro sarcasmo. Pessoalmente, considero este aspeto da gestão de projetos mais entediante do que cortar relva lâmina a lâmina, mas é extremamente importante para muitos projetos digitais e criativos (e, felizmente, pode tornar-se muito menos entediante com software de gestão de ativos digitais).
Se implementar um sistema DAM melhor está na tua lista de objetivos enquanto gestor de projetos para este ano, aqui fica uma breve descrição do que é e de como garantir um melhor controlo de versões no teu sistema.
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O que é o controlo de versões na gestão de ativos digitais?
O controlo de versões na gestão de ativos digitais é o processo de gerir as diferentes versões ou iterações de um ativo digital e garantir que todos estão a trabalhar com a mesma versão do ativo, para assegurar a consistência da marca.
Há muitas formas de fazer o controlo de versões, quer tenhas ou não um sistema formal de gestão de ativos digitais. Por exemplo, podes utilizar o nome do ficheiro para indicar aos utilizadores que versão de um ativo está no ficheiro ou até adicionar metadados para tornar os teus ficheiros mais fáceis de pesquisar. Encontra aqui mais boas práticas para DAM.
Porque é importante o controlo de versões
O controlo de versões é importante por muitas razões, especialmente quando se trabalha com muito conteúdo digital ou com muitas versões de ativos que podem ser muito semelhantes, mas utilizadas de formas diferentes (ou quando são adicionadas novas versões periodicamente).
Mas, antes de avançarmos para as razões específicas pelas quais é importante, Sandra De Biasi partilha a razão principal para ter controlo de versões.
Queres que o teu DAM seja a única fonte de verdade. Não queres carregar novas versões separadamente; queres atualizar a versão existente para manter o histórico de versões.
Agora, vejamos algumas das principais razões pelas quais é importante ter um bom processo de controlo de versões:
- Ajuda a evitar utilizar o ativo errado no local errado: Imagine uma versão anterior do ativo com um erro ortográfico ou cores de marca mais antigas. Não vai querer utilizá-la numa peça criativa atual. Além disso, o sistema pode ajudar quando tem o mesmo ativo em vários tamanhos.
- Permite acompanhar mais facilmente as alterações e revisões: Quando você e as suas equipas criativas têm muitas versões em curso, ou estão a trabalhar com um cliente para criar um novo ativo digital, deve acompanhar não só as versões, mas também registar o que foi alterado. Desta forma, quando uma parte interessada regressar com o mesmo feedback que deu há três rondas (mas que foi rejeitado na última revisão), poderá lembrá-la gentilmente.
- Torna a colaboração mais fácil: Quando associado a convenções de nomenclatura fáceis de compreender para os seus ativos, um sistema de controlo de versões pode tornar o seu sistema de gestão de ativos mais fácil de utilizar e simplificar o processo. Com uma única fonte de verdade, todos os membros da equipa poderão encontrar a versão mais recente do ativo de que precisam. Isto depende, no entanto, de o seu sistema estar atualizado (ou seja, de arquivar os ativos mais antigos à medida que expiram).
- Fornece um registo de auditoria: Isto é mais importante no caso de ativos de marca em áreas altamente regulamentadas, como a indústria farmacêutica ou os cuidados de saúde, mas todos os ativos multimédia podem beneficiar da existência de um registo de auditoria, ou pelo menos do acompanhamento das alterações, especialmente se os ativos forem atualizados com frequência. Se trabalha num setor altamente regulamentado, considere obter uma certificação em gestão de ativos digitais para garantir que não deixa escapar nada relacionado com auditorias.
- Aumenta a eficiência e a produtividade: Pode não pensar que os sistemas de controlo de versões e o aumento da eficiência e da produtividade estão relacionados, mas um bom sistema de controlo de versões pode reduzir os erros e tornar mais fácil e rápido encontrar os ativos certos nos tamanhos e formatos adequados. Configurar o sistema e gerir as convenções de nomenclatura dos ficheiros demora menos tempo do que utilizar os ativos errados nos locais errados e depois ter de refazer o trabalho.
- Mantém os padrões e as diretrizes da marca: O controlo de versões também pode ser importante quando se consideram os padrões da marca e a proteção dos ativos da marca. À medida que os ativos da marca evoluem e mudam, é importante garantir que todos os membros da equipa utilizam ativos em conformidade com a marca. Dispor de um sistema que identifique claramente os ativos da marca torna a conformidade muito mais fácil. Gerir o controlo de versões dos ativos da marca é especialmente importante em sites de comércio eletrónico, pelo que a utilização de um DAM para comércio eletrónico é uma solução popular.
Como o software DAM ajuda no controlo de versões
Se gere um grande número de ativos (desde algumas centenas a alguns milhares), o software de gestão de ativos digitais pode ser exatamente aquilo de que precisa para o ajudar a organizar os seus ativos e gerir o seu processo de controlo de versões.
Existe um número avassalador de opções de ferramentas no mercado (falaremos mais sobre isso adiante), mas, em geral, deve escolher um software que possa disponibilizar facilmente um repositório central para todos os seus ativos digitais.
Eis o que deve procurar:
- Além de alojar os seus ativos, o software deve facilitar a criação e manutenção de convenções de nomenclatura e de metadados internos para descrever cada ativo.
- Também deve procurar um software que disponibilize nativamente o acompanhamento de versões, para que todos possam consultar facilmente o histórico de versões e escolher o ativo certo. Todos já vimos unidades partilhadas cheias de ficheiros chamados clientinfographicV1, clientinfographicV2, clientinfographicV3, clientinfograpghicFINAL, clientinfographicFINALREVISED, etc. Um bom software pode ajudar a tornar tudo isto muito mais claro.
- Outra funcionalidade de DAM a procurar é o controlo de acesso ou uma funcionalidade que limite o acesso por função ou por outros critérios específicos. Desta forma, os utilizadores terão apenas permissões para os ativos digitais que possam precisar de utilizar. Isto também pode ajudar a impedir que as pessoas utilizem versões mais antigas dos ativos, removendo-lhes o acesso.
Este tipo de software oferece várias vantagens às organizações. Saiba mais sobre o ROI do DAM aqui e acompanhe as tendências de gestão de ativos digitais para garantir que a ferramenta que está a considerar é a melhor disponível.
Ferramentas para gerir o controlo de versões
No que diz respeito à gestão de ativos digitais ou, de forma mais geral, aos sistemas de gestão de conteúdos, existem muitas opções no mercado. A ferramenta certa para a sua equipa dependerá da dimensão da equipa, dos casos de utilização do DAM específicos e, naturalmente, do seu orçamento para investir na ferramenta. Recomendo que crie um RFP de gestão de ativos digitais para o ajudar a comparar as suas opções.
Para o ajudar a escolher a ferramenta de gestão de ativos digitais certa para a sua equipa, reunimos também uma lista de algumas das melhores que encontrámos, para que possa começar.
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Antes de tomar uma decisão final sobre uma ferramenta, analise algumas demonstrações de ferramentas de gestão de ativos digitais e os preços de cada ferramenta DAM para garantir que a ferramenta escolhida é a mais adequada. Além disso, pode consultar software específico de controlo de versões de documentos que poderá responder melhor às suas necessidades.
Estas ferramentas (bem como o software de comparação de documentos) podem ajudar no controlo de versões, mantendo todos os ativos numa localização central, fornecendo históricos detalhados de revisões e controlando quem pode aceder a cada ativo e quando.
Outro aspeto a considerar são as integrações. Ter uma ferramenta de gestão de ativos digitais que possa integrar-se com as outras ferramentas que utiliza nos seus fluxos de trabalho pode ajudar a simplificar os processos, permitindo que a sua equipa trabalhe de forma mais eficiente.
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