Como Escolher uma Metodologia de Gestão de Projetos Empresariais

Então, o que é exatamente uma metodologia de gestão de projetos empresariais (EPMM)?

O que é a gestão de projetos empresariais?

Os métodos tradicionais de gestão de projetos centram-se num único projeto com objetivos claramente definidos, enquanto a gestão de projetos empresariais (EPM) é um esforço para gerir coletivamente todos os projetos de uma organização.

A EPM analisa a organização como um todo e não como uma soma de partes. Dá prioridade e realça os objetivos estratégicos da empresa para escolher apenas os projetos que estão alinhados com os objetivos da organização. Gere todos os projetos da organização em conjunto e implementa estratégias de gestão de projetos para melhorar a eficácia e a eficiência em grande escala.

Os projetos não são realizados de forma isolada numa organização. Geralmente, são organizados no âmbito da gestão de portefólios de projetos (PPM). A gestão empresarial de portefólios de projetos (EPPM) alinha estrategicamente a gestão de portefólios, programas e projetos (normalmente com a ajuda de software de gestão empresarial de portefólios de projetos), com o objetivo de criar sinergias que gerem valor. Inclui todas as seguintes atividades:

1. Implementação de software de gestão de projetos empresariais ou de software empresarial de fluxos de trabalho para ajudar os gestores de projetos a gerir eficazmente os seus projetos e ajudar a direção sénior a acompanhar todos os projetos da empresa, fornecendo-lhe uma visão consolidada.
2. Criação de um gabinete empresarial de gestão de projetos (EPMO) para centralizar e coordenar os esforços de gestão de projetos.
3. Escolha (ou desenvolvimento) de uma EPMM e implementação da mesma em toda a empresa.
4. Formação dos gestores de projetos para utilizarem eficazmente a EPMM e a ferramenta de gestão de projetos escolhida.
5. Criação de um repositório central para armazenar e obter várias diretrizes e artefactos de gestão de projetos.
6. Melhoria contínua das capacidades de gestão de projetos da empresa.

Em suma, o objetivo da EPM é aumentar a eficácia e a qualidade da gestão de projetos e garantir que os projetos geram valor para a empresa.

O que é uma metodologia de gestão de projetos empresariais?

Existem centenas, se não milhares, de formas de gerir um projeto. O estilo de gestão varia de setor para setor e é diferente para cada gestor de projetos. Uma EPMM uniformiza e integra diferentes estilos de gestão de projetos sob uma única estrutura.

Uma EPMM é um conjunto de princípios, procedimentos, diretrizes, fluxos de trabalho e técnicas para gerir projetos em toda a organização. Inclui também uma coleção de modelos, listas de verificação, formulários e outros artefactos úteis utilizados pelo gestor empresarial de projetos designado e pelo patrocinador do projeto para gerirem os seus projetos.

Uma EPMM coordena, implementa e simplifica as práticas padrão para todos os projetos ao nível empresarial. Uniformiza todos os seguintes elementos da gestão de projetos:

1. Identificação, análise, priorização, resposta e controlo dos riscos
2. Estimativa da duração, dos custos e dos recursos
3. Monitorização e controlo regulares do projeto
4. Revisões e avaliação periódicas do projeto
5. Gestão de recursos
6. Gestão de problemas e mecanismo de escalada
7. Gestão da qualidade e prevenção de defeitos
8. Melhoria contínua
9. Gestão de registos
10. Gestão quantitativa de projetos

Benefícios das metodologias empresariais de gestão de projetos

Embora 25% do Produto Interno Bruto (GDP) dos países desenvolvidos seja gasto na realização de projetos, geralmente não existe coerência na forma como os diferentes projetos são geridos dentro de uma organização. Isto conduz geralmente à duplicação e ao desperdício de esforços. As organizações perdem frequentemente oportunidades rentáveis devido a uma tomada de decisões inconsistente.

O relatório Pulso da Profissão de 2018, do Instituto de Gestão de Projetos (PMI), concluiu que mais de $1,000,000 são desperdiçados a cada 20 segundos. Este valor equivale a cerca de $2 biliões desperdiçados todos os anos. As organizações podem controlar este desperdício através da implementação de uma EPMM.

Além de controlar o desperdício, a implementação de uma EPMM pode conduzir a:

1. Redução do retrabalho
2. Produção de entregáveis de elevada qualidade
3. Melhoria das competências e da produtividade dos recursos humanos
4. Melhoria da previsibilidade e redução dos riscos dos projetos
5. Melhoria das entregas dos projetos
6. Redução global dos custos dos projetos e melhoria da rentabilidade organizacional

De acordo com a Villanova University, as empresas que adotam um modelo EPM aumentam os seus lucros até 20%. Os gestores de topo de uma organização precisam de alinhar estrategicamente os projetos entre si e instruir os gestores de projetos a seguirem a mesma metodologia para evitar a repetição de trabalho, melhorar as taxas de sucesso dos projetos e reduzir o insucesso dos projetos.

Implementação de uma metodologia empresarial de gestão de projetos

A implementação de um novo método de gestão de projetos não só melhorará a eficiência de uma organização, como também a ajudará a aumentar as suas capacidades. No entanto, é importante escolher a metodologia certa.

Existem milhares de metodologias de gestão de projetos publicadas e podem existir dezenas de milhares de metodologias não publicadas e específicas de cada empresa. Além disso, não nos podemos esquecer de que a gestão de projetos é uma área em desenvolvimento, na qual são apresentadas novas abordagens todos os dias.

Encontrar uma metodologia que se adeque a uma organização é como procurar uma agulha num palheiro. Ainda assim, vejamos algumas das metodologias mais populares.

Em termos gerais, as metodologias de gestão de projetos são categorizadas em três grupos:

1. Preditivas
2. Ágeis
3. Finalidade específica

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Metodologias preditivas

Estas metodologias são úteis quando existe um elevado grau de certeza relativamente aos requisitos e à tecnologia, e os projetos apresentam um baixo risco. Embora o termo preditivo seja bastante popular, estas metodologias também são designadas por orientadas pelo plano, sequenciais ou em cascata.

Nos projetos que utilizam estas metodologias, os gestores de projetos criam a maior parte do plano empresarial do projeto no início de um projeto e recolhem os requisitos antecipadamente.

Eis algumas das metodologias preditivas mais populares:

PRINCE2 (Projetos em Ambientes Controlados)

PRINCE2 foi inicialmente desenvolvido pelo Governo do Reino Unido para executar projetos de TI. Continua a ser adequado para grandes iniciativas orientadas para as TI. É uma metodologia de governação de projetos e, tal como qualquer estrutura preditiva de gestão de projetos, divide o projeto completo em várias fases.

Ciclo de Vida do Desenvolvimento de Software (SDLC)

SDLC refere-se geralmente a um conjunto de metodologias tradicionais que seguem uma abordagem faseada para desenvolver software novo ou reformular software existente. Neste caso, um projeto é geralmente dividido em cinco fases: requisitos, conceção, desenvolvimento, testes e implementação.

As tarefas são completamente lineares e seguem uma abordagem estruturada, e cada fase começa sequencialmente após a conclusão da fase anterior.

PRiSM (Projetos que integram Métodos Sustentáveis)

A gestão de projetos PRiSM é uma metodologia orientada por princípios, baseada na norma P5 de sustentabilidade na gestão de projetos. Difere de várias metodologias tradicionais porque incorpora ideias para gerir o ciclo de vida completo de um ativo, e não apenas o projeto.

O seu ciclo de vida adota uma abordagem de cinco fases que inclui o planeamento pré-projeto, a adoção do produto/serviço e a integração. As fases pós-projeto incorporam a concretização dos benefícios.

2. Metodologias Ágeis

Uma metodologia Ágil é útil quando existe um baixo grau de certeza relativamente aos requisitos ou à tecnologia e os projetos apresentam um risco elevado. As equipas que utilizam estas metodologias esperam que os requisitos mudem continuamente ao longo do projeto. 

Por isso, utiliza-se uma abordagem incremental e iterativa para obter feedback e melhorar o planeamento da parte seguinte do projeto. Os planos são revistos e atualizados incrementalmente à medida que ficam disponíveis mais informações resultantes da revisão das entregas.

Que organizações devem utilizar a gestão ágil de projetos?

1. Projetos que têm equipas pequenas
2. A mudança dos requisitos é frequente
3. Os requisitos não podem ser totalmente definidos antecipadamente
4. As equipas são maduras e auto-organizadas

Algumas das metodologias Ágeis mais populares são:

Scrum

O desenvolvimento com Scrum ocorre em torno de iterações curtas, denominadas sprints. Cada sprint entrega um produto funcional incremental que pode ser utilizado pelos utilizadores finais. A duração de um sprint é fixa e, normalmente, muito curta. A duração de um sprint é geralmente de 2-4 semanas, mas também pode ser superior.

Scrumban

Scrumban é uma abordagem híbrida. Como o nome sugere, combina Scrum e Kanban. Neste caso, os princípios do Scrum são utilizados para a execução do projeto, enquanto as tarefas individuais são selecionadas para o plano do Sprint a partir dos quadros Kanban.

A sua principal vantagem é permitir que os membros da equipa do projeto selecionem continuamente tarefas dos quadros Kanban com base na sua capacidade/competência. Não têm de decidir o trabalho de cada sprint no início.

Programação Extrema (XP)

A Programação Extrema é utilizada em projetos de ritmo acelerado que têm prazos rigorosos. Esta abordagem utiliza ciclos de desenvolvimento curtos, com lançamentos no final de cada ciclo.

Isto ajuda a obter uma resposta rápida e a maximizar a produtividade. Incorpora um conjunto definido de regras que todos os membros da equipa do projeto têm de seguir. Estas regras baseiam-se em cinco valores: simplicidade, comunicação, feedback, respeito e coragem.

Crystal

Ao contrário de outras metodologias, Crystal não se concentra em ferramentas e processos. Foi concebida pela IBM para melhorar os resultados dos projetos, concentrando os esforços nas pessoas e na forma como interagem entre si.

Mais especificamente, analisa as competências, a aptidão, a capacidade e a colaboração entre os membros da equipa. É uma metodologia leve que pode ser facilmente personalizada.

É, de certa forma, semelhante ao Scrum, porque o trabalho é realizado num período de tempo definido, que inclui ciclos de feedback para fazer o projeto avançar. Pode não ser adequada para equipas virtuais, porque requer comunicação frequente e sessões regulares de geração de ideias.

3. Metodologias para Fins Específicos

Para além das metodologias de ciclo de vida completo do projeto, existem metodologias úteis para segmentos específicos de um projeto, por exemplo, o planeamento e a gestão de riscos. Algumas das metodologias mais populares nesta categoria são:

Método do Caminho Crítico (CPM)

O CPM não é uma metodologia para todo o projeto. É, antes, uma metodologia de planeamento que ajuda a desenvolver e acompanhar um cronograma de projeto otimizado. Baseia-se no princípio do Caminho Crítico, que pode ser definido como o caminho mais longo para concluir o projeto no menor tempo possível.

Implica identificar os predecessores e sucessores de uma atividade do projeto e criar um diagrama de rede para determinar o caminho crítico do projeto. O CPM tem algumas desvantagens significativas: utiliza estimativas de duração otimistas, faz uma utilização inadequada das folgas e pressupõe uma oferta ilimitada de recursos.

More Articles

• Metodologia Ágil vs. Cascata para a Gestão de Projetos

Gestão de Projetos pela Cadeia Crítica (CCPM)

Tal como o CPM, o CCPM também é uma metodologia de planeamento. O CCPM utiliza o CPM como metodologia subjacente, mas tenta eliminar as suas desvantagens. Evita as margens de segurança nas tarefas, mas utiliza três tipos de margens de segurança para ultrapassar as desvantagens do CPM: margens de segurança de alimentação, margens de segurança do projeto e margens de segurança de recursos.

Kanban 

O Kanban utiliza uma série de quadros para representar o fluxo de trabalho do projeto. Os quadros são elementos visuais que contêm uma lista de pendências predefinida do projeto. Os membros da equipa retiram continuamente trabalho da lista de pendências, com base na sua capacidade e competências.

O trabalho é movimentado através de uma série de colunas no quadro. Cada coluna representa uma etapa do processo geral do projeto. O Kanban é excelente para monitorizar o progresso de um projeto, pois fornece uma visão geral visual da situação de cada tarefa num determinado momento.

Como Escolher uma Metodologia de Gestão de Projetos Empresariais para a Sua Organização

A gestão de projetos empresariais centra-se nas missões fundamentais e nos objetivos estratégicos da organização. Por isso, a escolha de uma EPMM começa com uma análise detalhada dos projetos atuais da empresa, da cultura organizacional e dos fatores ambientais da empresa.

Não existe um único método de gestão de projetos que consiga lidar com todos os cenários problemáticos, especialmente quando analisamos grandes empresas. A escolha de uma EPMM varia consoante as necessidades de cada organização. O que pode funcionar bem num setor pode não ser adequado noutro.

As empresas têm de determinar qual é a metodologia mais adequada ao seu trabalho. Devem concentrar-se na consistência e na repetibilidade da gestão de projetos e de processos.

Considere estas questões ao finalizar uma EPMM:

1. A que setor pertence a sua empresa e quais são as boas práticas gerais do seu setor?
2. Que tipo de projetos realiza a sua organização?
3. Que tipo de competências e conhecimentos têm os seus colaboradores e que formação será necessário disponibilizar antes da implementação de uma nova metodologia?
4. Que orçamento e prazo de implementação tem?
5. A sua organização assume geralmente projetos complexos?
6. Qual é a dimensão da sua organização? É possível implementar uma única EPMM em toda a organização?
7. Qual é a frequência habitual das alterações nos seus projetos? É possível lidar com elas utilizando metodologias tradicionais?
8. Qual é a preferência da gestão de topo, do gestor de projeto e das outras partes interessadas no projeto?

Leitura relacionada: Não sabe qual metodologia utilizar num projeto? 5 exemplos para orientação