Como escolher software de gestão de recursos: guia de 2026
Gerir recursos pode ser relativamente fácil quando se trata de uma organização pequena, mas, à medida que a sua empresa cresce, poderá descobrir que um software de gestão de recursos o ajuda a acompanhar melhor a utilização dos recursos.
Saber como escolher um software de gestão de recursos é uma consideração fundamental, uma vez que selecionar o software certo torna o planeamento de recursos uma tarefa muito mais simples.
O que é um software de gestão de recursos?
O software de gestão de recursos é um tipo de software para gerir, acompanhar, calendarizar e prever as necessidades relativas aos membros da equipa e a outros recursos do seu projeto. Permite-lhe acompanhar a disponibilidade dos recursos e as taxas de utilização.
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Se está atualmente a utilizar uma simples folha de cálculo ou outra ferramenta desenvolvida internamente, provavelmente já reparou que estes sistemas podem estar sujeitos a erros, sobretudo quando está a lidar com projetos grandes ou complexos.
Um software de gestão de recursos dedicado resolve o problema da complexidade ao oferecer uma interface única e focada na gestão de recursos.
O que procurar num software de gestão de recursos
Se está a perguntar-se como escolher um software de gestão de recursos, considere os seguintes pontos:
- SaaS versus software instalado
- Gestão de recursos dedicada versus ferramentas de gestão de projetos
- Funcionalidades essenciais num software de gestão de recursos
- Integrações de terceiros
- Preços
SaaS versus software instalado
Muitas ferramentas populares de gestão de recursos são soluções baseadas na nuvem, também conhecidas como Software como Serviço (SaaS). Estas ferramentas apresentam algumas vantagens claras:
- Por serem baseadas no navegador, os requisitos de hardware são mínimos
- Não é necessário instalar nada nem preocupar-se com atualizações
- Poderá aceder aos dados em qualquer lugar, desde que tenha uma ligação à Internet
- Não precisa de se preocupar com cópias de segurança
No entanto, existem algumas desvantagens na utilização de software na nuvem:
- As atualizações são realizadas no servidor, por isso, se não gostar de uma nova versão, não pode simplesmente optar por não a instalar
- Depende do fornecedor de SaaS para garantir a segurança e poderá estar sujeito a um risco acrescido de violações de dados
- As soluções na nuvem são frequentemente mais baratas para começar, mas, como funcionam por subscrição, poderá pagar mais ao longo da vida útil do produto
Gestão de recursos dedicada versus ferramentas de gestão de projetos
É comum que o software de gestão de projetos disponha de algumas funcionalidades para a previsão de recursos ou a gestão de recursos.
Os gestores de projetos com equipas de média dimensão que pretendem simplesmente uma visão geral de alto nível da alocação de recursos poderão considerar adequadas as funcionalidades do seu software de gestão de projetos. Algumas pequenas empresas, ou até organizações maiores em determinados serviços ou setores criativos, podem funcionar perfeitamente com algo como o Microsoft Project.
No entanto, se estiver a trabalhar em vários projetos, a gerir recursos numa organização de grande dimensão ou tiver requisitos de recursos complexos, um software dedicado de planeamento de recursos ou um software de gestão de recursos específico do setor (como uma ferramenta de gestão de recursos de TI ou uma ferramenta de gestão de recursos para construção) torna-se mais útil.
De um modo geral, as ferramentas dedicadas oferecem melhores funcionalidades para previsão, gestão de recursos, acompanhamento da disponibilidade e planeamento da capacidade em várias equipas.
Funcionalidades essenciais do software de gestão de recursos
Algumas funcionalidades comuns do software de gestão de recursos que todas as ferramentas devem incluir são:
- Acompanhamento dos custos dos recursos
- Visualização da disponibilidade dos membros da equipa
- Gestão da carga de trabalho
- Integração com ferramentas de planeamento de projetos
- Cálculos de custos (custos reais e planeados)
- Folhas de horas
- Previsão de recursos
Dependendo da dimensão da sua organização e da escala do seu projeto, poderá dar prioridade a determinadas funcionalidades em detrimento de outras.
Por exemplo, é provável que as agências necessitem de funcionalidades mais robustas de acompanhamento de custos, enquanto as organizações empresariais de maior dimensão poderão dar prioridade a funcionalidades de previsão que as ajudem a planear com 6 a 8 meses de antecedência.
Integrações de terceiros
É possível que já disponha de algumas ferramentas fortemente integradas no seu fluxo de trabalho. Por exemplo, poderá utilizar o Toggl como software de acompanhamento do tempo e o Monday.com como ferramenta de gestão de projetos e planeamento do trabalho.
As melhores ferramentas oferecem integrações de terceiros, para que possam ser facilmente incorporadas no seu fluxo de trabalho existente. Poderá ser necessário algum trabalho adicional de desenvolvimento para que tudo funcione em conjunto sem problemas, mas é importante que a informação flua de uma aplicação para outra para fins de elaboração de relatórios e agendamento.
Preços
As estruturas de preços do software de planeamento de recursos podem variar significativamente. Conforme mencionado anteriormente, as soluções SaaS baseiam-se geralmente num modelo de subscrição, enquanto o software autónomo pode utilizar uma taxa de licença única, embora possam existir custos adicionais relativos ao suporte contínuo e às atualizações. Se tiver um orçamento limitado, existem também algumas opções de software gratuito de gestão de recursos e software de gestão de recursos de código aberto.
Existem vários fatores a considerar ao ponderar a decisão entre aplicações SaaS e aplicações no local. O modelo de subscrição das ferramentas SaaS pode facilitar o início da sua utilização, uma vez que implica um investimento inicial mais baixo.
Vale a pena dedicar algum tempo a calcular o custo de utilização da ferramenta durante um período de alguns anos, para determinar se uma compra única poderá permitir à sua organização poupar dinheiro.
Mesmo no universo SaaS, os modelos de subscrição podem variar significativamente. Verifique se existe uma taxa por utilizador ou até uma taxa por projeto. As organizações de grande dimensão que executam vários projetos em simultâneo ou que precisam de ter várias pessoas a atualizar informações sobre recursos na aplicação poderão considerar que as licenças por utilizador se tornam rapidamente dispendiosas.
Os 10 melhores softwares de gestão de recursos
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O software de gestão de recursos só funciona se a sua equipa o utilizar
Antes de decidir que software de gestão de recursos ou software de agendamento de recursos adotar, fale com os responsáveis pelos seus projetos e com os membros da equipa que o irão utilizar.
