As 4 principais métricas de utilização de recursos & como medi-las
Na azáfama da atividade diária dos projetos, é fácil perdermo-nos nos detalhes e esquecermo-nos de considerar o panorama geral. As métricas de utilização de recursos podem ser uma ferramenta importante para gerir os recursos do projeto e monitorizar a saúde do projeto e do portefólio.
O que é a gestão de recursos?
A gestão dos recursos do projeto é uma parte essencial das responsabilidades de um gestor de projetos. Envolve reunir e gerir os membros da equipa do projeto, bem como planear os recursos e os materiais necessários para concluir o trabalho do projeto. Para gerir eficazmente os recursos do projeto, terá de considerar a disponibilidade dos recursos, a alocação de recursos e a gestão de recursos. Considere estes termos essenciais da seguinte forma:
- Disponibilidade de recursos: a quantidade de tempo que as pessoas têm, em teoria, para contribuir para um projeto
- Alocação de recursos: a quantidade de tempo que as pessoas dedicam ao trabalho do projeto, na realidade
- Gestão de recursos: a otimização dos recursos alocados durante um projeto.
Principais métricas de utilização de recursos
Os gestores de projetos analisam as métricas de utilização de recursos, como parte da análise de recursos, para compreender quais são os recursos utilizados, como são utilizados e se a sua aplicação é adequada. O objetivo é identificar utilizações ineficientes dos recursos e, em seguida, desenvolver uma estratégia para melhorar a utilização dos recursos.
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Mas que métricas de desempenho são mais importantes acompanhar? Abaixo encontra-se uma lista de métricas essenciais de utilização de recursos que pode constituir um bom ponto de partida para análise. São úteis para determinar se os recursos estão a ser utilizados de forma otimizada.
Tenha em atenção que esta lista não é exaustiva. Poderá descobrir que existem outras métricas ou estratégias mais úteis para os seus projetos, equipas e empresa.
1. Utilização de recursos
Trata-se de uma decomposição e análise das horas disponíveis de um membro da equipa e da quantidade de tempo que dedica a cada projeto. Também é conhecida como taxa de utilização faturável.
A forma mais fácil de determinar a sua taxa de utilização é utilizar a seguinte fórmula:
Horas de trabalho / Horas disponíveis = Taxa de utilização
A taxa de utilização baseia-se no tempo que um membro da equipa dedica a um projeto, em comparação com a quantidade de tempo que lhe foi atribuída para o mesmo. Pode entendê-la como horas faturáveis versus horas disponíveis. Eis um exemplo:
36 horas de trabalho / 40 horas disponíveis = taxa de utilização do membro da equipa de 90 por cento
2. Velocidade de integração
A velocidade de integração mede o tempo necessário para que um membro da equipa atinja a taxa de utilização de recursos pretendida. Se a velocidade de integração for demasiado lenta, o membro da equipa poderá necessitar de formação ou apoio adicionais. Também poderá indicar a necessidade de melhorar o processo de integração para futuras contratações.
3. Variação do esforço
A variação do esforço mede as horas previstas e as horas trabalhadas. Pode ser calculada por recurso, projeto ou departamento. Esta métrica é útil para determinar quantas horas são necessárias para um projeto. As tendências reveladas por estes dados podem ajudar a orientar os gestores no planeamento do projeto.
4. Variação dos custos
A variação dos custos fornece informações orçamentais. Os gestores de projetos calculam a variação dos custos comparando as despesas reais com os custos estimados. Esta métrica indica se os projetos estão dentro do orçamento e de que forma podem afetar os resultados.
Objetivos SMART e métricas de utilização de recursos
À medida que os gestores de projetos acompanham as métricas de utilização de recursos, é importante definir e alcançar objetivos relacionados com essas métricas.
A definição de objetivos e referências ajudará a garantir que os recursos são utilizados de forma eficiente e que o orçamento e o tempo são utilizados em conformidade. Cada objetivo deve ser específico, mensurável, alcançável, realista e limitado no tempo — daí o acrónimo SMART.
Específico
Os membros da equipa não conseguem alcançar um objetivo se este não estiver claramente definido. Quem está envolvido, o que estão a tentar alcançar, quando devem alcançá-lo, que obstáculos e/ou requisitos irão dificultar o progresso e por que motivo devem alcançar este objetivo?
Mensurável
Qual é a medida do sucesso? Não existe uma definição única que responda a esta pergunta, e esta varia consoante o projeto. Considere o objetivo e o aspeto que o sucesso terá. Dados como receitas, relatórios automatizados, inquéritos e produtos do trabalho são indicadores úteis de sucesso.
Alcançável
Qual é a importância do objetivo e como pode ser alcançado? A equipa dispõe das ferramentas e capacidades necessárias para o alcançar? Se não, o que pode ser feito para apoiar a equipa?
Relevante
De que forma o projeto e os objetivos se enquadram nos restantes objetivos da empresa? Ambos devem estar claramente alinhados com a empresa.
Com prazo definido
Qual é o prazo do objetivo? Como será o progresso a meio do percurso?
Exemplo de um objetivo SMART
Um exemplo pode ajudar a distinguir um objetivo SMART de um objetivo, digamos, menos inteligente.
Exemplo: A Sarah irá publicar 18 conteúdos criativos no seu website pessoal até ao final do 3.º trimestre de 2022, para aumentar em 10% o número mensal de leitores do seu site.
Para alcançar este objetivo, irá dedicar 4 horas por semana à criação de conteúdos, logo pela manhã, aos sábados e domingos, para reduzir o risco de distração.
Este objetivo é importante porque apoia o seu desejo de aumentar o tempo dedicado a atividades criativas, de modo a melhorar o seu bem-estar emocional.
Este objetivo é SMART porque é quantificável e tem um prazo definido. O objetivo inclui também contexto sobre a sua importância relativa e o seu alinhamento com objetivos mais abrangentes.
Se este exemplo se relacionar com o seu trabalho, deve aprofundar a gestão de recursos criativos e a gestão de recursos de agências, duas estratégias essenciais para otimizar a forma como as equipas criativas e as agências distribuem o seu talento e tempo.
A importância das métricas de utilização de recursos
As métricas de utilização de recursos são indicadores importantes da saúde do projeto e ajudam também a garantir o financiamento e o apoio adequados ao projeto. Imagine os seguintes cenários:
- Monitorizar a saúde do projeto. As tarefas do projeto estão a decorrer conforme planeado, mas sente que o esforço necessário para acompanhar o calendário do projeto é demasiado elevado. As métricas de utilização de recursos ajudam a quantificar os impactos nos resultados financeiros do projeto e a corrigir o rumo antes que este problema de distribuição de recursos fique fora de controlo. Isto pode implicar ajustar o calendário, identificar eficiências operacionais e/ou substituir recursos por outros de menor custo.
- Otimizar a distribuição de recursos em todo o seu portefólio. A análise dos dados relativos aos recursos ajuda a determinar se os gestores podem redistribuir recursos excedentários para outros projetos que possam precisar de apoio adicional. Enquanto gestor de projetos, é provável que conheça as competências e aspirações profissionais da sua equipa e possa ajudar a recomendar atribuições adequadas que aumentem a motivação dos colaboradores e, consequentemente, a produtividade e a saúde do portefólio.
- Melhorar a seleção de projetos. As métricas de desempenho também são úteis para determinar se um projeto deve ser cancelado. Por outro lado, a aplicação rigorosa das métricas de utilização de recursos também pode justificar a manutenção de projetos fora da proverbial lista de projetos a eliminar.
Como acompanhar as métricas de utilização de recursos
Em projetos ou departamentos pequenos, um gestor de projetos pode acompanhar as métricas de utilização de recursos através de uma simples folha de cálculo do Excel (por exemplo, uma lista dos membros da equipa com as horas trabalhadas por dia).
Uma vez que a atualização das métricas de utilização de recursos pode consumir bastante tempo, recomendo estabelecer uma periodicidade razoável.
Quando trabalhava como consultor, costumava obter relatórios financeiros mensalmente para compreender quantas horas os membros da equipa estavam a dedicar ao projeto, em comparação com as estimativas previstas no início do projeto (o software de gestão de recursos pode ajudar neste processo!)
À medida que o projeto se aproximava do fim ou enquanto aguardava financiamento, aumentava a frequência para quinzenal, semanal ou até diária, para poder manter as partes interessadas informadas sobre a previsão financeira e, sobretudo, evitar derrapagens de custos.
Software de gestão de recursos
O software de gestão de recursos é uma ferramenta inestimável que os gestores de projetos podem utilizar para agregar dados relativos aos recursos e analisá-los, de modo a otimizar a utilização dos recursos.
Em alguns casos, uma folha de cálculo pode ser suficiente (como esta para acompanhar a alocação de recursos), mas, para projetos mais complexos que requerem mais recursos, é provável que queira um software dedicado de gestão de recursos.
Funcionalidades do software de gestão de recursos
Ao selecionar o software de gestão de recursos adequado para a sua organização, certifique-se de avaliar se o software inclui estas principais funcionalidades de gestão de recursos:
- Visualização da disponibilidade e da alocação de recursos entre os membros da equipa
- Agendamento de recursos
- Integração com software de folhas de horas
- Alocação automatizada de recursos com base nos parâmetros que especificar
- Alertas quando ocorrem alterações inesperadas nas métricas de desempenho
- Possibilidade de definir permissões diferentes para vários grupos de utilizadores.
Qual é o melhor software de gestão de recursos?
É difícil definir qual é o melhor software de gestão de recursos — isso depende de vários fatores, como os objetivos do projeto, a dimensão da sua organização e a natureza do seu negócio.
Saiba mais sobre como escolher um software de gestão de recursos com base nas suas necessidades específicas e consulte a nossa lista das melhores opções atualmente disponíveis no mercado.
Ou saiba aqui como escolher o software de recursos adequado às suas necessidades.
Outros tipos de software
Pode combinar o software de gestão de recursos com outros tipos de software para facilitar o acompanhamento e a conclusão de várias tarefas. Alguns exemplos incluem software de agendamento de projetos, software de gestão de recursos de marketing, software de acompanhamento de recursos e software de gestão de projetos.
Embora alguns possam considerar o software a única solução para acompanhar recursos, também é verdade que as folhas de cálculo e as bases de dados conseguem realizar estas tarefas.
A diferença está nos custos e no tempo. Poderá conseguir resolver este desafio por si próprio, mas, sem a utilização de software de gestão de recursos, este acabará inevitavelmente por consumir parte das suas horas disponíveis.
Gerir uma tonelada métrica de dados
As métricas de utilização de recursos exigem atenção constante, mas os conhecimentos que fornecem protegem os membros da equipa, os recursos e os projetos contra o desperdício.
Estas métricas também ajudam a orientar os projetos desde o início até à conclusão e além dela. As métricas são indispensáveis no cenário atual, marcado por rápidas mudanças e pela tecnologia.
Para obter mais ajuda sobre métricas de utilização de recursos, boas práticas de gestão de recursos de projetos ou outros temas de gestão de projetos digitais, subscreva a newsletter do The Digital Project Manager.
