5 estratégias para gerir vários projetos em simultâneo
Gerir vários projetos ao mesmo tempo pode ser um desafio. Talvez lhe tenham pedido para assumir vários projetos internos, esteja a gerir vários projetos externos ou até se espere que consiga conciliar tarefas dentro e fora da sua organização.
Independentemente das circunstâncias, pode ser fácil sentir-se sobrecarregado pelos inúmeros pedidos, pelas diferentes expectativas de comunicação e pelas prioridades contraditórias. Como pode manter a sua equipa, e a si próprio, no caminho certo?
Gerio projetos internacionais há mais de 15 anos — eis aquilo em que deve concentrar-se.
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1. Defina os seus limites
Quando se trata de assumir vários projetos ao mesmo tempo, precisa de ser realista quanto às suas competências e à sua capacidade. Precisa de experiência para obter a credibilidade e a confiança necessárias para liderar. Se é novo na gestão de projetos, começar com um ou dois projetos para aperfeiçoar as suas competências será provavelmente uma escolha melhor — tanto para si como para a sua organização. Foi assim que comecei e avançar ao meu próprio ritmo permitiu-me aprender o que funciona e o que não funciona.
A conclusão é que conhece os seus limites e fronteiras melhor do que qualquer outra pessoa. Se a sua organização espera que assuma um horário de trabalho excessivo — um horário que, na realidade, conduzirá a resultados fracos nos projetos — é importante manifestar-se e dizer não no trabalho. Deve definir expectativas razoáveis para si e para a sua equipa, de modo a ter sucesso em todas as frentes.
2. Compreenda os limites da sua equipa
A gestão de vários projetos depende inteiramente do trabalho em equipa. Os membros da sua equipa também têm fronteiras e limites. Qual é a sua capacidade de trabalho? Quais são as prioridades que podem exigir a sua atenção?
Ao planear recursos para vários projetos, é importante saber qual é a disponibilidade dos membros da sua equipa para assumir trabalho, o que já têm nas suas listas de tarefas e quaisquer limitações pessoais (incluindo férias pessoais, feriados nacionais, ausências, etc.). A última coisa que quer é que toda a equipa sofra de esgotamento.
É aqui que dispor do software de gestão de projetos adequado para o ajudar na gestão de recursos pode ser extremamente útil. A sua ferramenta pode fornecer-lhe um painel claro que mostra quem, na sua equipa, está a trabalhar em quê, o estado dessas tarefas e quem pode estar sobrecarregado de atribuições. Pode ajudá-lo a compreender melhor que recursos estão a ser utilizados, para que possa tomar decisões mais informadas sobre a definição de prioridades e a delegação de tarefas.
Também é importante conhecer as competências da sua equipa — aquilo em que são bons, aquilo que querem desenvolver e aquilo que precisam de melhorar. Isto ajudá-lo-á a evitar estrangulamentos e atritos com as partes interessadas e é uma das utilizações mais importantes das soluções de gestão de projetos.
Por exemplo, ter apenas um cientista de dados a trabalhar num projeto de inteligência artificial não vai funcionar. Enquanto líder de projeto, provavelmente não será a pessoa com capacidade para decidir ou investir um orçamento em desenvolvimento profissional, mas é a pessoa que pode identificar as competências necessárias para o seu portefólio de projetos e defender a sua equipa.
3. Comunique com as partes interessadas
Quando gere projetos em grande escala, receberá muitos pedidos em simultâneo das partes interessadas no projeto. É claro que todos os pedidos serão “urgentes”.
Para filtrar o ruído e compreender quais são realmente os pedidos prioritários, precisa de ter uma visão global. Quais são as verdadeiras limitações de cada projeto? Quais são os prazos e os resultados esperados do projeto? Por exemplo, se compreender que está a trabalhar num projeto regulamentar, saberá como é importante entregá-lo atempadamente e seguir o calendário do projeto.
A chave aqui é a gestão das partes interessadas. Precisa de criar relações próximas com cada uma das partes interessadas nos seus vários projetos. Mantenha conversas regulares com elas para compreender melhor as suas limitações, necessidades e expectativas. Seja transparente relativamente aos problemas da sua equipa e às soluções que implementou. Da mesma forma, mantenha-as atualizadas sobre as suas conquistas e os progressos relativamente aos objetivos do projeto. É aqui que tirar partido das principais aplicações de gestão de projetos pode ajudá-lo a organizar e distribuir informações de forma eficaz.
Estas conversas regulares ajudá-lo-ão a desenvolver um roteiro realista e a conhecer a sua margem para atrasos. Se tiver uma boa relação com as partes interessadas, também se sentirá mais à vontade para dizer “não” aos pedidos. Gerir eficazmente vários pedidos torna-se mais simples com um painel de gestão de projetos que consolide os progressos e os prazos num só lugar.
Se possível, procure ferramentas de comunicação com as partes interessadas na funcionalidade das plataformas de gestão de projetos que escolher utilizar.
4. Faça uma gestão eficiente do seu tempo
Ao gerir vários projetos, tem de ser um mestre da gestão do tempo.
Enquanto gestor de projetos, sentirá que passa a maior parte do seu tempo em reuniões. Entre reunir-se com os membros da sua equipa para discutir conquistas e obstáculos, e reunir-se com as partes interessadas no projeto que precisam de informações sobre o progresso do projeto, tudo isto pode acabar por ocupar bastante tempo.
Ao gerir vários projetos, um acompanhamento robusto dos projetos pode ajudá-lo a manter-se a par dos progressos de todas as iniciativas.
Para o ajudar a gerir o caos, veja como organizo o meu calendário. Todas as manhãs, começo por verificar os pontos de ação pendentes em cada projeto para perceber se há algo bloqueado. Revejo o que está pendente, avalio como dividir as tarefas em partes geríveis e identifico com quem preciso de falar ou estabelecer contacto para garantir que o projeto continua a avançar. Também tento agendar todas as minhas chamadas de conferência durante a manhã. Antes de marcar uma reunião, pergunto a mim próprio quão importante é ter a discussão presencialmente. Também tento limitar a duração, marcando uma reunião de 50 minutos em vez de uma hora completa. Durante a tarde, reservo blocos de tempo na minha agenda dedicados ao trabalho concentrado. Para cada projeto, também crio lembretes no calendário para marcos importantes e prazos.
Gerir vários projetos requer competências essenciais para gerir projetos para garantir que os prazos são cumpridos sem sobrecarregar a equipa.
5. Tire partido dos modelos e da automatização
Ao gerir vários projetos, os modelos são os seus melhores aliados. É importante normalizar tanto quanto possível. Se ainda não o fez, crie modelos para o arranque dos projetos, a entrega, as decisões de avançar/não avançar, etc.
Nem sequer precisa necessariamente de começar do zero. Existem muitos modelos disponíveis online ou através do seu software de gestão de projetos. Pode demorar algum tempo a criá-los ou a personalizá-los de acordo com as suas necessidades, mas poupará imenso tempo no futuro.
Os modelos e as automatizações devem ser algumas das principais funcionalidades da plataforma de gestão de projetos que procura em qualquer ferramenta nova.
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A história do software de gestão de projetos revela como as ferramentas evoluíram para responder às crescentes exigências das empresas modernas, incluindo a gestão simultânea de vários projetos.
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