12 melhores práticas de gestão de projetos remotos para 2026
Nesta fase, é seguro dizer que praticamente todas as pessoas que trabalham no espaço digital trabalham remotamente, pelo menos durante parte do tempo.
Para os gestores de projetos, isto apresenta alguns desafios únicos. Como pode manter-se sincronizado com a sua equipa se não pode reunir-se com ela presencialmente? Como pode garantir que a sua equipa está a trabalhar nas tarefas certas no momento certo? E como pode gerir tudo isto mantendo os seus níveis de stress sob controlo?
Reuni as minhas melhores práticas de gestão remota de projetos para gerir os seus projetos e equipas, bem como algumas estratégias que utilizo para gerir o stress e evitar o esgotamento.
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O que é a gestão remota de projetos?
A gestão remota de projetos envolve os mesmos procedimentos, metodologias e objetivos que a gestão de projetos, mas a diferença é que, no primeiro caso, o gestor de projetos não está fisicamente com a equipa do projeto.
A equipa do projeto pode trabalhar totalmente à distância e estar em locais diferentes, trabalhar como uma equipa híbrida ou trabalhar em conjunto num escritório.
Os gestores de projetos remotos têm de encontrar formas de reunir toda a equipa, manter todos concentrados nas suas tarefas e concluir o projeto, com o desafio adicional de não trabalharem presencialmente com a equipa.
7 estratégias para gerir equipas e projetos remotos
Eis algumas das minhas melhores dicas e truques para manter o controlo dos projetos (e dos membros da equipa). Pus estas práticas em prática muito antes de começar a trabalhar remotamente, por isso adaptei-as desde então para se adequarem à minha rotina de gestão remota de projetos.
1. Subornos
Sempre tive um lema: “Os doces fazem amigos.” Em todos os empregos de escritório que tive, levava um grande frasco de doces, que enchia com uma grande variedade de guloseimas. Ficaria surpreendido com a quantidade de pessoas que vêm alegremente à sua secretária se tiver as suas guloseimas preferidas.
Tomava nota (ou perguntava diretamente) do que alguns dos meus colegas de equipa mais difíceis comiam com frequência. Quando tinha um prazo muito apertado, sabia que um dos membros da equipa estava a trabalhar em prioridades concorrentes ou até quando tinha más notícias ou uma pergunta disparatada, pegava em alguns dos doces de que sabia que gostavam mais, ia até à secretária deles e deixava simplesmente os doces. Não dizia nada, apenas deixava os doces.
Cerca de uma hora mais tarde, enviava uma mensagem ou um e-mail a perguntar se tinham um momento para conversar — e quase sempre tinham, porque ficavam muito agradecidos.
Então, qual é a versão remota disto? O suborno torna-se simplesmente mais complicado. Continuo a descobrir aquilo de que gostam e o que apreciariam, e envio-lhes algo que eu próprio embalo ou peço que o artigo seja entregue pela Amazon.com ou por algum estabelecimento local próximo do meu colega de equipa.
Já não suborno quase tanto como quando trabalhava presencialmente, mas, de um modo geral, as pessoas raramente esquecem que fez um esforço adicional nestas situações.
No caso dos programadores, posso fazer isto a meio de um longo período de programação ou numa determinada etapa importante, e no início de um ciclo de design para as equipas de UX e UI. No caso de uma equipa de QA, normalmente envio algo no início se for um projeto de QA complicado ou no fim, se o projeto for mais simples do ponto de vista deles.
Quando um projeto termina, procuro algo que cada um dos membros da minha equipa apreciaria e envio-o. As equipas totalmente remotas raramente recebem algum tipo de benefício físico, porque não estão todas no mesmo lugar, por isso fazê-lo no final deixa-as muito entusiasmadas por trabalharem novamente consigo no projeto seguinte — mesmo que esse projeto esteja previsto ser difícil.
2. Crie um ambiente de equipa
Tente entusiasmar a equipa com o projeto durante o arranque. No passado, tentei sempre criar um verdadeiro ambiente de equipa, mencionando todos os membros da minha equipa e as suas funções no projeto, mesmo que já tivéssemos realizado 100 projetos em conjunto.
Olho cada pessoa nos olhos, o que cria um certo sentido de responsabilidade, levando a equipa a assumir a responsabilidade pela sua parte do projeto. É algo muito subtil, mas descobri que funciona extraordinariamente bem para manter os membros da equipa envolvidos.
No final do projeto, a maioria dos gestores de projetos celebra de alguma forma. Nos empregos de escritório que tive anteriormente, isso podia incluir sair para almoçar, terminar o trabalho mais cedo e desfrutar de comida e bebidas na cozinha do escritório ou até realizar simplesmente aquela última reunião de acompanhamento em que todos fazem um “toca aqui”. Agradeço a cada membro da equipa, olhando-o novamente nos olhos.
Durante os meus arranques de projetos remotos, começo por distribuir uma agenda de arranque mais completa (separada da agenda que já enviei com o convite para a reunião), que inclui informações relevantes sobre cada membro da equipa, mesmo que já tenhamos realizado 100 projetos em conjunto.
Incluo o nome, a área, o fuso horário (muito útil quando se trabalha com pessoas de todo o mundo) e algum tipo de informação interessante. Por vezes, atribuía-lhes alcunhas e, outras vezes, acrescentava pormenores a coisas que sabia sobre eles.
Dá muito mais trabalho e é um pouco lamechas (está bem, é bastante lamechas), mas o objetivo é incentivar o trabalho em equipa, promover a união da equipa e substituir esse contacto visual por outra forma de ligação.
3. Mantenha a sua equipa envolvida
Quando está a conduzir uma reunião de acompanhamento num escritório, consegue facilmente ver quem está envolvido e quem não está. Mas, se trabalhar remotamente, um dos seus principais desafios é manter as pessoas envolvidas de forma a melhorar, em última análise, a colaboração da sua equipa remota.
Além disso, numa reunião presencial, a maioria das pessoas não demonstra claramente que não está a prestar atenção (a menos que tenha levado o telemóvel consigo, caso em que isso se torna bastante óbvio). Também pode perceber o ambiente para saber quando alguém poderá ter uma objeção ou comentário, e consegue ver quando a equipa começa a dispersar coletivamente e a reunião precisa de terminar.
Não tem esse luxo se estiver a gerir pessoas remotamente, mesmo que esteja numa videochamada. É claro que as videoconferências (utilizando uma ferramenta como o Zoom) tornam muito mais fácil perceber se alguém está claramente ocupado com outra coisa, mas continua sem conseguir ver a sua linguagem corporal e não pode ter a certeza de que não está a realizar várias tarefas em simultâneo. Por isso, para que a gestão remota de projetos funcione, tem de manter as pessoas envolvidas de outras formas.
Pode pedir-lhes que façam uma atualização sobre o ponto em que se encontram na sua parte do projeto, juntamente com o nome do seu programa de televisão favorito da infância. Talvez peça ao seu designer para resumir a atualização do programador em 10 palavras ou menos — isto pode ser bastante divertido, se deixar, ou pode ser revelador se a sua equipa levar isso a sério.
Descubra o que faz a sua equipa ganhar energia e incorpore isso nas suas reuniões.
4. Converse Antes de Fazer um Pedido
A maioria dos gestores de projetos não entra abruptamente no escritório de outra pessoa para fazer uma pergunta sem sequer dizer olá. Se faz isso, repense as suas táticas. Muito poucas pessoas reagem bem a esse comportamento! É muito fácil “entrar abruptamente” no espaço de alguém ao enviar uma pergunta pelo Slack sem dizer olá, porque o meio de comunicação parece simplesmente diferente. Mas é exatamente a mesma coisa.
Agora que trabalho remotamente, começo normalmente por dizer olá e perguntar como está a correr o dia. Em seguida, pergunto se é uma boa altura para uma pergunta rápida, que provavelmente demoraria cerca de 10 minutos a discutir. Se puder, inclua sempre uma estimativa do tempo de que pensa precisar, porque assim a pessoa pode responder honestamente se tem tempo disponível.
Termino a conversa fazendo uma pergunta rápida sobre a vida pessoal da pessoa, como “olá, como correu o jogo da sua filha no outro dia?”. Não tem de ser uma conversa longa e interminável, mas lembre-se de que somos todos pessoas, e não apenas computadores a responder através do Slack ou de outros canais de comunicação.
5. Acompanhe Sem Microgerir
Uma vantagem de trabalhar num escritório com os seus colegas de equipa é poder ver quando estão no escritório, nas suas secretárias, e aquilo em que parecem estar a trabalhar. Como gestor de projetos, quer ter a certeza de que o trabalho está a ser realizado, para não haver surpresas quando se aproxima um prazo.
Quando trabalha remotamente, acompanhar o progresso pode parecer muito semelhante a tomar conta de crianças, e nenhum profissional aprecia isso. Uma boa tática que utilizo é acompanhar a percentagem de conclusão das tarefas de longo prazo e pedir atualizações periódicas aos meus colegas de equipa quando sei que vou apresentar informações às partes interessadas.
Desta forma, sabem que estou apenas a fazer o meu trabalho e não a insistir constantemente com eles. Também pode responsabilizar os colegas de equipa pela atualização regular do progresso nas reuniões de acompanhamento (que também são extremamente importantes para uma equipa remota, que não se cruza no escritório), pedir para ver o trabalho em curso (este é um verdadeiro teste ao que já foi feito face ao que falta fazer) ou perguntar diretamente: “Olá, acha que ainda vai conseguir cumprir esse prazo a tempo?”.
Uma coisa que não quer fazer é perguntar com demasiada frequência ou demasiado pouco tempo depois da última vez que perguntou. Tem de confiar na sua equipa remota, talvez até mais do que confiaria na sua equipa presencial, para concluir o trabalho. A sua equipa apreciará o seu respeito e retribuirá esse respeito.
6. Seja Humano
Isto está realmente relacionado com tudo o que já abordámos: pode ser um gestor de projetos remoto, a trabalhar remotamente através de máquinas e software, mas são todos seres humanos, e isso pode ser esquecido.
É ainda mais importante garantir que as pessoas o conhecem enquanto pessoa e que conhece cada membro da equipa enquanto pessoa, devido à natureza do seu trabalho. Conte algumas piadas, se isso fizer parte da sua personalidade. Pergunte pela família e pelos animais de estimação. Pergunte como está o tempo onde estão hoje.
Se trabalha com colegas de todo o mundo, dedique alguns segundos (é tão, tão fácil) a procurar como dizer “olá” ou “obrigado” na língua nativa deles. Esta é uma das formas mais eficazes que encontrei de criar uma ligação com alguém que trabalha noutro país.
Aos meus amigos no Reino Unido ou no Canadá, tento usar algumas expressões informais ou escrever algumas palavras da forma peculiar que utilizam (dizer “centre” em vez de “center” é definitivamente mais erudito). Se trabalha com pessoas em fusos horários diferentes, diga “bom dia” ou “boa tarde” de acordo com a hora local delas.
7. Invista em Software de Gestão de Projetos
O software de gestão de projetos e outras ferramentas de gestão de tarefas e de trabalho são cruciais para gerir projetos, independentemente de trabalhar num escritório ou remotamente. Será mais fácil acompanhar o progresso (para incomodar menos os seus colegas de equipa) e a maioria dos softwares de gestão de projetos inclui muitas ferramentas de comunicação e colaboração.
Se trabalha numa agência, considere utilizar software de gestão de projetos para agências, especificamente concebido para lidar com a natureza acelerada e orientada para os clientes do trabalho numa agência. Estas ferramentas ajudam a simplificar os fluxos de trabalho, gerir vários projetos em simultâneo e otimizar a colaboração entre equipas, tornando o trabalho remoto mais eficiente e transparente.
Se trabalha de forma independente ou com um pequeno número de colaboradores, considere utilizar software de gestão de projetos para freelancers, concebido para ajudar gestores de projetos a manterem-se organizados, controlarem o tempo, faturarem aos clientes e gerirem tarefas sem a complexidade das ferramentas concebidas para equipas de grandes dimensões.
Quando se trata de gerir projetos remotamente, existem várias ferramentas mais adequadas à gestão de projetos remota e às equipas remotas. Estas incluem recursos e funcionalidades adicionais para aspetos como videochamadas, armazenamento na cloud, automatizações, gráficos de Gantt e quadros Kanban partilhados, bem como ferramentas de gestão e envolvimento das equipas.
As ferramentas de gestão de projetos remota também têm de ser tão acessíveis quanto possível, caso alguns membros da equipa não tenham ligações à Internet por cabo, e facilitar a partilha de ficheiros e documentos entre a equipa (em alguns casos, mesmo além-fronteiras). Uma boa aplicação móvel é também sempre uma mais-valia.
5 formas de reduzir o stress enquanto gestor de projetos remoto
Eis as minhas principais sugestões para se manter calmo e evitar o esgotamento enquanto trabalha remotamente (algo demasiado comum!).
1. Organize o seu espaço
A maioria dos gestores de projetos tem uma forma específica de organizar a secretária para ser o mais eficiente possível. Normalmente, esta é uma questão muito mais relevante para os gestores de projetos do que para muitas outras funções, porque é-lhes exigido que gerem tantos aspetos de vários projetos.
No meu último trabalho num escritório, tinha dois quadros brancos, dois grandes quadros de cortiça, dois monitores, um teclado e rato sem fios e dois candeeiros de secretária com iluminação suave.
Demorei algum tempo a organizar o meu espaço da forma certa, tal como acontece com muitos gestores de projetos, que dependem de espaços organizados e controlados para realizarem o seu trabalho. Quando algo estava fora do lugar no meu escritório, tinha dificuldade em concentrar-me. A maioria dos gestores de projetos sabe do que precisa para se sentir organizada.
Então, porque é que tantos gestores de projetos remotos se limitam a reservar uma pequena área da casa, com um candeeiro pequeno e uma ou duas gavetas? Se leva o trabalho remoto a sério, tem de tratar o seu escritório como um escritório verdadeiro. Se não tiver uma divisão dedicada ao escritório, precisa de aceitar que o seu espaço de trabalho terá de parecer um espaço de trabalho.
O meu espaço de trabalho fica na sala de estar, por isso, quando decidimos descansar nessa divisão enquanto não estou a trabalhar, temos de lidar com os dois quadros brancos, os grandes quadros de cortiça, os vários monitores e os candeeiros de secretária de que preciso para trabalhar de forma eficiente. Não reduza o seu espaço só porque se trata de um escritório remoto — caso contrário, poderá distrair-se por sentir que está desorganizado.
2. Estabeleça limites
Os trabalhadores remotos precisam de limites para separar a vida profissional da vida pessoal. Embora a maioria dos empregadores receie que os seus funcionários remotos passem o dia sentados no sofá a ver Netflix, os gestores de projetos remotos têm o problema oposto: na maioria das vezes, trabalhamos horas a mais porque o nosso trabalho está disponível para nós 24 horas por dia, 7 dias por semana. Por isso, os limites tornam-se essenciais para evitar o esgotamento ou o excesso de trabalho.
Estes limites não têm de ser demasiado formais ou significativos — só têm de funcionar. Os meus limites são os sapatos e as luzes. Se estou em casa a trabalhar, tenho os sapatos calçados e as luzes da secretária acesas. Quando termino o trabalho, mesmo que ainda tenha os sapatos calçados, apago as luzes da secretária.
Muitas pessoas com um espaço de escritório dedicado limitam-se a fechar a porta. Penso que os gestores de projetos precisam de vários sinais para parar de trabalhar, caso contrário podemos sentir-nos tentados a “verificar mais um e-mail”. Seja qual for o limite que escolher, certifique-se apenas de que é consistente, para que se torne automático e não seja algo em que tenha de pensar demasiado.
3. Tenha alguma interação humana
O trabalho dos gestores de projetos não é fácil. Está responsável pelo projeto, mas muitas vezes não pelas pessoas. É responsável pelos resultados, mas não é quem executa o trabalho. Isto é muito frustrante e essa frustração pode acumular-se se não tiver para onde ser canalizada.
Existem formas de libertar a tensão — mudar de ambiente, dar um passeio no exterior ou fazer um pequeno lanche — que tanto os trabalhadores remotos como os trabalhadores de escritório podem aproveitar. O aspeto evidente que não está disponível para os trabalhadores remotos são as outras pessoas.
Quer queira desabafar sobre o trabalho, quer queira simplesmente falar sobre outra coisa durante algum tempo, interagir com os colegas é uma parte essencial da cultura de escritório.
Os gestores de projetos remotos precisam de ter outras pessoas com quem falar durante o dia, caso contrário corremos o risco de ter um esgotamento ou, no caso daqueles que vivem com outras pessoas, de lhes causar um esgotamento.
Da primeira vez que trabalhei remotamente, não falei com ninguém durante o dia, a não ser através de e-mails de trabalho com colegas e clientes. Quando o meu marido chegava a casa à noite, cansado depois de um longo dia de trabalho a ter de falar com pessoas, eu atirava-me a ele. Não fez bem a nenhum de nós.
Agora tenho duas redes de amigos com quem falo ao longo do dia: uma é um grupo fantástico de colegas, com quem posso falar sobre questões de gestão de projetos e obter opiniões sobre dilemas relacionados com projetos; a outra é um grupo fantástico de pessoas que não têm nada a ver com gestão de projetos, com quem posso falar sobre a vida em geral, Westworld ou esquetes do SNL.
É importante salientar: falo com estas pessoas ao longo do dia quando a minha agenda o permite. Não restrinjo o meu acesso ao e-mail pessoal e aos canais do Slack durante o horário de trabalho, porque esta é a minha única válvula de escape. Nunca deixo que esta interação afete o meu desempenho profissional, mas, sem ela, o meu trabalho ressente-se. Descubra o que funciona melhor para si.
4. Trabalhe Fora (de Casa)
Mesmo que tenha redes de colegas ou amigos disponíveis durante o dia, deve tentar ocasionalmente arranjar tempo para estar com outras pessoas. Considero-me um trabalhador remoto, não alguém que “trabalha a partir de casa”, porque trabalhar “a partir de casa” é demasiado limitador. De vez em quando, trabalhe a partir de um café, encontre um espaço de trabalho partilhado ou talvez passe pela biblioteca local.
Não tem de iniciar conversas com desconhecidos, mas estar na presença de outras pessoas pode recarregá-lo e fazê-lo sentir que faz parte da sociedade. Tudo o que puder fazer para sair de casa de vez em quando (ou mais do que isso!) vai ajudá-lo a não se tornar um recluso e a manter-se no topo do seu desempenho como gestor de projetos.
5. Aproveite os Benefícios
Conheço tantos gestores de projetos que se preocupam em fazer qualquer coisa que possa ser interpretada como egoísta — pegar no último saco de brindes deixado na cozinha da empresa, tirar a primeira fatia de pizza, mencionar o próprio nome no e-mail de lançamento do projeto, enviado a todos para celebrar o feito.
Eu faço o mesmo. Por isso, dou muitas vezes por mim a sentir que não devia realmente aproveitar as vantagens de trabalhar remotamente. Depois lembro-me de que reservar algum tempo para fazer coisas que me deixam feliz, sem comprometer a minha disponibilidade ou produtividade profissional, torna-me efetivamente um gestor de projetos melhor.
Por isso, levo os cães lá fora duas vezes por dia para atirar bolas de ténis. Ponho uma máquina de roupa a lavar para não ter de me preocupar com isso mais tarde. Uso calças de fato de treino todos os dias para estar o mais confortável possível enquanto trabalho. Aproveitar realmente as vantagens de uma situação de trabalho remoto não faz de mim um gestor de projetos menos competente.
E agora?
Experimente estas estratégias e boas práticas de gestão de projetos remotos consigo próprio e com a sua equipa de projetos remotos. Experimente cada uma se está a trabalhar remotamente agora, se planeia fazê-lo no futuro ou mesmo se apenas trabalha a partir de casa ocasionalmente.
Aplicar estas estratégias de gestão de projetos remotos sempre que puder irá provavelmente tornar o seu trabalho mais fácil e gratificante. Faça tudo o que puder para criar uma cultura de interação humana num mundo repleto de ecrãs de computador e respostas digitadas — verá que o trabalho remoto não é assim tão remoto, afinal.
Encontre aqui mais estratégias de gestão de projetos e saiba mais sobre a gestão de recursos para equipas remotas aqui.
