Ágil para Agências: 10 Métodos Ágeis para Agências
Todas as agências digitais com que me deparei parecem afirmar que estão a aplicar a agilidade de agência de alguma forma.
O desafio atualmente é perceber o que queremos dizer com uma agência ágil. O termo agilidade de agência tem sido utilizado em tantos contextos que perdeu, em grande medida, o significado.
Por um lado, pode referir-se às intenções originais de uma abordagem flexível e adaptável que valoriza os resultados acima de tudo. No outro extremo do espectro, pode ser um rótulo para um local de trabalho caótico, sem processos de todo. Parece muito mais credível dizer que se é “ágil” do que expor a realidade de “irmos improvisando à medida que avançamos”.
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Esta não é uma crítica. O setor digital ainda está na sua infância. Continuamos a tentar descobrir as melhores formas de gerir e entregar o nosso trabalho.
O desafio do Scrum para as agências digitais
Muitas agências digitais que conheci começam com Scrum quando tentam encontrar um processo ágil. À primeira vista, esta parece uma escolha lógica. Encontrará referências ao Scrum por toda a parte quando começar a pesquisar metodologias ágeis. (O termo Scrum é frequentemente – mas incorretamente – utilizado como sinónimo de ágil, como se fossem uma só coisa. Não são. O ágil é muito mais do que Scrum.)
O apelo do Scrum é evidente. Existem muitos termos sofisticados e palavras da moda que impressionam algumas pessoas: sprints, listas de pendências, retrospectivas de sprint, velocidades, gráficos de burndown, mestre de Scrum, proprietário do produto… Existem inúmeras opções de formação e certificação. Acima de tudo, pode ser visto como um bilhete dourado. Siga esta receita e o seu caos será magicamente transformado numa utopia. O que muitas vezes é ignorado é que as raízes do Scrum estão no desenvolvimento de produtos de software. O Scrum é uma excelente opção quando se é uma equipa de um fornecedor de software com um foco claro em entregar um produto específico.
Mas o Scrum começa a falhar quando é necessário gerir dependências externas. Quando se trabalha numa agência digital, quase todos os aspetos do trabalho têm dependências externas – os clientes. Isto gera um desperdício considerável. Os gestores de projeto acabam envolvidos em negociações políticas complexas em cada sessão de planeamento do sprint para garantir que os seus projetos são incluídos no sprint. Já vi reuniões de planeamento do sprint em agências demorarem um dia inteiro e envolverem toda a equipa. Considerando que os sprints têm normalmente duas ou três semanas, isto representa 6-10% da capacidade total da sua equipa. Que desperdício de tempo e esforço!
Além disso, estes planos de sprint começam frequentemente a desmoronar-se um ou dois dias após o início do sprint. Os clientes mudam de ideias ou atrasam-se a fornecer as informações necessárias. Surgem acontecimentos inesperados, como novas oportunidades de negócio ou problemas técnicos num sistema em funcionamento.
Tudo isto resulta em renegociações frequentes que desperdiçam ainda mais tempo e recursos da agência. É aqui que o seu processo ágil pode falhar e ter um impacto negativo na gestão de recursos da agência criativa.
Uma lição importante a aprender
Existem muitos métodos e práticas ágeis disponíveis. Percebi isto em 2010, depois de ter tido dificuldades em obter os benefícios esperados do Scrum e de ter realizado uma pesquisa mais aprofundada. Isto levou-me ao Kanban e ao pensamento lean. Algumas das suas práticas pareciam oferecer melhorias relativamente à abordagem que estávamos a utilizar.
Comecei a fazer experiências. Primeiro com um projeto pequeno e previsível e, depois, progressivamente, com trabalho maior e mais complexo. Comecei pela forma como dividia os projetos individuais – passei das histórias de utilizador para descrições de funcionalidades e, depois, para entregáveis baseados em valor. Isto facilitou a revisão e a aceitação do trabalho por parte dos clientes, tornando os projetos mais fáceis de gerir.
Também comecei a questionar os nossos processos e a forma como todo o nosso trabalho era gerido. Isto levou-nos a abandonar as sessões de planeamento do sprint em favor de rápidas reorganizações na reunião diária de acompanhamento. Em pouco tempo, abandonámos o conceito de sprints e passámos para uma abordagem Kanban baseada no fluxo. Outras melhorias surgiram de sugestões da equipa sobre como poderíamos fazer melhor, às quais demos uma oportunidade.
Os resultados falavam por si:
- a equipa estava mais satisfeita, pois era mais fácil para os seus elementos fazerem o seu melhor trabalho e gerirem-se, na sua maioria, de forma autónoma
- isto libertou tempo do gestor de projeto para gerir confortavelmente mais projetos em paralelo e se concentrar nos resultados que realmente importavam
- verificaram-se melhorias significativas na qualidade do nosso trabalho, nos prazos de entrega, nas relações com os clientes e nos resultados alcançados
- e, ao mesmo tempo, triplicámos a receita por colaborador na nossa equipa em pouco menos de três anos.
Após uma reflexão mais aprofundada, tornou-se evidente que o momento de revelação surgiu por termos ousado experimentar. Fiz alterações e observei os seus efeitos.
Antes disso, os esforços de melhoria dos processos procuravam um processo pronto a utilizar que pudéssemos simplesmente adotar – como o Scrum. Agora compreendo que isso não existe. Não existe porque o nosso setor ainda está na sua infância, pelo que continuamos a tentar perceber como devem funcionar as nossas empresas. Também é verdade que cada empresa é única. A solução de fluxo de trabalho criativo que funciona numa agência não será necessariamente aplicável a outra.
10 formas de integrar métodos ágeis de agência numa agência digital
Presto consultoria a várias empresas de trabalho do conhecimento, incluindo muitas agências digitais, ajudando-as a melhorar os seus processos operacionais. Com base nesta experiência, seguem as minhas principais recomendações para integrar métodos ágeis no contexto de uma agência:
1. Aceite que não existe uma «forma correta» única e que nada está definido de forma permanente
Cada organização é única. O sucesso da agilidade numa agência resulta da construção com base nas ideias de outros e da sua adaptação à sua situação.
2. Promova uma cultura de mudança incremental e melhoria contínua
Embora o ritmo da mudança seja naturalmente mais elevado no início do trabalho de melhoria dos processos, é um erro considerar que este está alguma vez «concluído». A agilidade numa agência exige que adapte e teste constantemente os seus métodos de trabalho (kaizen, na linguagem do setor). É por isso que as iniciativas de mudança gerida do tipo «big bang» raramente produzem resultados duradouros.
3. Defina os resultados que realmente importam
[Tweet “Lembre-se de que os clientes valorizam sobretudo o retorno do seu investimento. #agile #projectmanagement”] Não lhes interessa qual é o seu processo ou como se chama, desde que este lhes facilite a obtenção dos resultados que desejam (os contratos ágeis podem ajudar a estruturar esta relação). Da mesma forma, lembre-se das razões e motivações que justificam a existência da sua agência.
4. Meça quantitativamente
Não é necessário exagerar, mas é importante efetuar medições normalizadas do seu trabalho. Sem estas medições, está efetivamente a trabalhar às cegas.
Quando liderei a equipa de desenvolvimento de uma agência, as minhas medições incluíam a «receita por colaborador», a «receita por cliente», o «custo de oportunidade por cliente» (ou seja, o valor do tempo não faturável despendido por cliente) e a «completude das folhas de horas» (horas registadas em relação às horas trabalhadas). Recolhia estes indicadores mensalmente e comunicava os resultados tanto à minha equipa como aos diretores da empresa (o software de relatórios para agências de marketing pode ajudar neste processo). Isto nunca deixou de fornecer informações valiosas sobre onde deveríamos concentrar os nossos esforços de melhoria em seguida.
A maioria destes dados depende de registos precisos nas folhas de horas, e sei que isto pode ser um desafio. Descobri que explicar por que razão as folhas de horas são importantes e para que são utilizadas as informações (e para que não são utilizadas) ajuda bastante a garantir o seu preenchimento.
5. Meça qualitativamente
Os números são importantes, mas não se esqueça dos indicadores menos tangíveis, que são igualmente valiosos para a agilidade numa agência. Estes incluem a qualidade percecionada dos projetos, a satisfação dos clientes e o envolvimento / felicidade / bem-estar da equipa.
6. Questione tudo
Não me refiro a fazê-lo de uma forma irritante que incomode todos à sua volta, mas sim a adotar uma mentalidade pessoal de «como poderia isto ser melhor?». Se participa (ou preside) a uma reunião regular que parece alcançar pouco, coloque o seu chapéu de agilidade de agência, pense em como poderia ser melhorada ou até se é necessária.
7. Divida os projetos em «unidades de valor»
Por exemplo, a secção de notícias de um sítio Web ou um elemento de marketing por email de uma campanha. Isto torna o trabalho mais simples de gerir e orçamentar, e mais fácil de aceitar pelos clientes. Se fizer isto de forma consistente em todos os projetos, criará um conjunto de dados relativo ao tempo e ao custo normalmente associados a um entregável, tornando mais fácil orçamentar projetos futuros. É muito mais valioso e preciso do que calcular os custos por tipo de competência (design, desenvolvimento front-end, desenvolvimento back-end, gestão de projetos, etc.).
8. Visualize o seu trabalho
O termo pomposo é «mapeamento do fluxo de valor». O mais importante é criar e manter uma imagem clara do estado de todo o trabalho, para que todos estejam em sintonia. As ferramentas ágeis como Trello e Jira são excelentes neste caso, mas o humilde Post-It pode ser igualmente útil se estiverem todos no mesmo local.
9. Limite o trabalho em curso
Por outras palavras, «pare de começar e comece a terminar». Os resultados que realmente importam provêm do trabalho concluído. Um trabalho de elevada qualidade resulta da concentração na tarefa em mãos e da sua conclusão. Ter demasiados itens em curso prolonga os tempos de execução e reduz a qualidade. Pode utilizar um software de gestão de projetos para agências criativas ou um software de gestão de projetos ágeis para acompanhar o seu WIP e o progresso do projeto.
10. Registe os seus processos num manual de operações
As empresas são complexas. Simplesmente não é possível (nem benéfico) que as pessoas se lembrem de tudo sobre o funcionamento da empresa. Por isso, precisa de alguma forma de registar os seus processos de maneira clara e acessível.
Não se trata de documentos extensos. São sobretudo listas de verificação sobre como abordar uma situação, acompanhadas de algumas notas de apoio que vão sendo melhoradas ao longo do tempo. A sua utilização garante que o valor do seu processo fica incorporado na agência — e não apenas na cabeça de algumas pessoas. Um bom manual de operações torna situações como a integração de pessoal, o planeamento da continuidade do negócio, a recuperação após desastres e a simples distribuição do trabalho durante períodos de maior atividade muito mais simples.
Na prática, um conjunto de documentos do Google Docs interligados, juntamente com um documento separado de «índice», é uma excelente abordagem. Muito mais flexível e eficaz do que uma intranet sofisticada.
Conclusão
Os leitores atentos poderão detetar fortes influências da gestão enxuta e do Kanban nesta lista de práticas ágeis para agências. Não é coincidência. Mas concluir, depois de ler este artigo, que o desenvolvimento de software segundo uma metodologia enxuta ou o Kanban é a metodologia certa para a sua agência é não compreender o essencial. Estas abordagens fornecem ferramentas úteis, mas são essencialmente apenas rótulos.
Os seus processos são únicos. O objetivo é ter uma forma de trabalhar unificada em toda a sua agência. Isto garante uma experiência consistente para clientes e colaboradores. Proporciona as bases sólidas necessárias para melhorar continuamente a qualidade, a criatividade, a satisfação e o lucro. A única marca com que precisa de se preocupar é a da sua empresa.
Participar em conferências para proprietários de agências também pode ajudar neste aspeto — oferecem uma oportunidade para ver como outros estão a abordar os desafios operacionais, partilhando frequentemente soluções do mundo real que conjugam estratégias ágeis, criativas e empresariais num só local.
E lembre-se: o sucesso resulta de agir quando se depara com processos deficientes e ineficiências. Não é necessário esperar por uma agenda de mudanças específica. Quando algo não está a funcionar bem, questione-o e experimente outra coisa. Comece hoje. Se não o fizer, amanhã continuará na mesma situação.
O que se segue?
Saiba mais sobre como as agências fazem a transição para o trabalho ágil aqui ou consulte a nossa lista dos melhores podcasts para agências para obter mais informações relacionadas com agências.
