Najbardziej przekonfigurowane narzędzia, z którymi zespoły wciąż walczą
Problem z elastycznością: Choć elastyczność narzędzi do zarządzania projektami jest atrakcyjna, może prowadzić do nadmiernego skomplikowania i nieefektywności.
Pułapka dostosowywania: Narzędzia takie jak Monday.com i Notion, mimo swojej popularności, mogą przytłaczać użytkowników nadmiarem opcji dostosowywania.
Narzędzia wymagające dużego nakładu pracy: Złożone platformy, takie jak Workfront i ClickUp, wymagają znacznych inwestycji początkowych, aby można było z nich korzystać.
Sztywne przepływy pracy: Nadmierna kontrola w narzędziach takich jak Jira czy Wrike może skłaniać zespoły do obchodzenia procesów, co obniża produktywność.
Ludzki schemat działania: Sednem problemu z narzędziami nie jest samo oprogramowanie, lecz skłonność zespołów do nadmiernego konfigurowania, które komplikuje przepływy pracy.
Narzędzia do zarządzania projektami są często sprzedawane pod hasłem elastyczności — ideą, że platforma wystarczająco potężna, by obsłużyć każdy przepływ pracy, sprawi, że każdy zespół będzie bardziej efektywny. Jednak w przypadku wielu zespołów ta obietnica przynosi odwrotny skutek. Im więcej potrafi narzędzie, tym większa pokusa, by wykorzystywać je do wszystkiego. A gdzieś pomiędzy polami niestandardowymi, zagnieżdżonymi podzadaniami i pulpitami nawigacyjnymi oznaczonymi kolorami narzędzie przestaje służyć pracy i samo zaczyna stawać się pracą.
Problemem nie jest żadna konkretna platforma. To schemat, który pojawia się w różnych kategoriach: zespoły, którym daje się zbyt dużą swobodę, tworzą systemy zbyt skomplikowane w użyciu, a zespoły zamknięte w sztywnych konfiguracjach całkowicie je omijają. Narzędzia generujące najwięcej tarć nie zawsze są najgorszymi narzędziami — często są po prostu najbardziej zaawansowane, ale używane bez umiaru.
Pułapka dostosowywania
Niektóre z najpopularniejszych platform do zarządzania projektami na rynku są również najczęściej nadmiernie rozbudowywane. Monday.com i Notion to dwa narzędzia, które praktycy konsekwentnie wskazują — nie dlatego, że są źle zaprojektowane, lecz dlatego, że ich elastyczność sprzyja nadmiarowi.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Marissa Taffer, założycielka i prezeska M. Taffer Consulting, regularnie obserwuje to zjawisko w przypadku Monday.com. Zauważa, że „narzędzie takie jak Monday albo coś, co można w nieco większym stopniu dostosowywać, jest świetne, ale przytłacza, ponieważ można za jego pomocą zrobić tak wiele rzeczy, że daje się ludziom zbyt dużą swobodę i zaczynają nadmiernie je rozbudowywać”. Właśnie dlatego skłania się ku narzędziom z wbudowanymi ograniczeniami: jej zdaniem Asana „zapewnia odpowiedni poziom ograniczeń”.
Daje się ludziom zbyt dużą swobodę i zaczynają nadmiernie rozbudowywać narzędzie.
Notion spotyka się z podobną krytyką. Matthew Fox, starszy kierownik projektów i specjalista ds. operacyjnych w Fox Consulting, opisuje je jako narzędzie przyciągające entuzjastycznych użytkowników, którzy następnie gubią się w procesie konfiguracji: „Wiele osób uwielbia Notion, ale Notion przypomina sklep ze słodyczami, w którym można zrobić wszystko, co się chce, a potem spędza się tak dużo czasu na konfigurowaniu narzędzia, że w rzeczywistości nie wykonuje się pracy”. Możliwość konfiguracji staje się produktem — a właściwa praca nad projektem schodzi na dalszy plan.
Narzędzia wymagające rozbudowanej konfiguracji
Istnieje osobna kategoria narzędzi, które nie tylko sprzyjają nadmiernemu rozbudowywaniu — one wręcz tego wymagają. Platformy takie jak Workfront, ClickUp i oprogramowanie centrum pomocy HubSpot są stworzone z myślą o złożoności, a organizacje, które nie doceniają nakładów wymaganych na konfigurację, często kończą z systemami technicznie funkcjonalnymi, lecz praktycznie niemożliwymi do użycia.
Melody MacKeand, założycielka Melody MacKeand Consulting, wskazuje zarówno Workfront, jak i ClickUp jako narzędzia wymagające poważnych prac przygotowawczych. Z jej doświadczenia wynika, że „narzędzia wymagające bardzo rozbudowanej konfiguracji, takie jak Workfront, potrzebują naprawdę znaczącego wdrożenia i skonfigurowania”. ClickUp stawia podobne wyzwania — „często wymaga, aby konsultant przyszedł i wykonał konfigurację”, a „widziałam, że organizacje zaczynały mieć problemy z ClickUp, ponieważ nie zatrudniły nikogo, kto pomógłby im go skonfigurować, i zrobiły to w sposób daleki od idealnego”.
Narzędzia wymagające bardzo rozbudowanej konfiguracji, takie jak Workfront, potrzebują naprawdę znaczącego wdrożenia i skonfigurowania.
Narzędzia klasy korporacyjnej mogą jeszcze bardziej pogłębić problem. Yonelly Gutierrez, starsza kierowniczka programów w Palo Alto Networks, opisuje swoje doświadczenia z Planview jako przestrogę przed tym, co dzieje się, gdy interfejs narzędzia przewyższa zdolność zespołu do korzystania z niego: „To było okropne. Nie potrafiłam zrozumieć, jak korzystać z tego narzędzia. A nasza menedżerka musiała usiąść ze wszystkimi członkami zespołu i pokazać nam, jak z niego korzystać... Za każdym razem, gdy trzeba było popchnąć projekt do przodu, sama wykonywała aktualizacje, bo nie potrafiliśmy zrozumieć, jak go używać”. Gdy narzędzie jest tak skomplikowane, że menedżerowie zaczynają wykonywać ręczne obejścia tylko po to, by projekty posuwały się naprzód, system zawiódł w realizacji swojego podstawowego celu.
Fox zaobserwował podobną rozbieżność w przypadku HubSpot w środowiskach agencyjnych. „Współpracowałem z jedną agencją, która uwielbia HubSpot” — zauważa, ale „HubSpot ma ofertę helpdesku, która zupełnie nie sprawdza się w agencjach. Wymaga ogromnej ilości dostosowywania i konfiguracji”. Uwielbienie dla głównego produktu platformy nie rozciąga się automatycznie na każdą oferowaną przez nią funkcję — a wymuszanie takiego dopasowania często kosztuje więcej, niż jest warte.
Kiedy sztywne przepływy pracy stają się przeszkodą
Nadmierna konfiguracja nie wynika wyłącznie ze zbyt dużej swobody. Może być również skutkiem zbyt dużej kontroli. Gdy administratorzy blokują narzędzia za pomocą ścisłych przepływów pracy i nadmiernych wymagań procesowych, zespoły nie stają się bardziej produktywne — całkowicie omijają narzędzie.
Jira to platforma najczęściej kojarzona z tym problemem. Ryan Gilbreath, kierownik projektu technicznego w RTS Labs, zdecydowanie obwinia wybory dotyczące konfiguracji: „Naprawdę uważam, że wszystko sprowadza się do sposobu, w jaki administrator Jiry ją konfiguruje, oraz do wdrożonych przez niego przepływów pracy. Jeśli przepływ pracy jest bardzo sztywny i muszę wykonać to i to, aby uzyskać dostęp do określonych dokumentów lub zespołów, a tempo pracy i postępy zwalniają, prawdopodobnie wyjdę poza Jirę”. Problemem nie jest samo narzędzie — są nim decyzje podejmowane w jego obrębie.
Naprawdę uważam, że wszystko sprowadza się do sposobu, w jaki administrator Jiry ją konfiguruje, oraz do wdrożonych przez niego przepływów pracy.
Wrike przedstawia wersję tego samego problemu, ale z inną konsekwencją. Julia Rajic, dyrektor operacyjna w Point Blank, opisuje, jak pełna integracja Wrike'a z bardzo szczegółowymi szablonami i sztywnymi strukturami zadań stopniowo osłabiła zdolność jej agencji do elastycznego myślenia i działania: „Przeszłam od rozproszonych systemów i narzędzi do pełnej, pełnej integracji, gdzie... Doszło do tego, że ludzie mówili: nie zrobię tego, dopóki nie będę mieć do tego zadania”. Struktura, która miała wprowadzić porządek, ostatecznie stworzyła zależność. Jak ujmuje to Rajic: „jeśli wszystko jest zbyt uporządkowane i jest zbyt wiele szczegółów oraz zbyt duże poleganie na narzędziu, może to zahamować zdolność do wyjścia poza te ramy”.
More Articles
- Włączone, wyłączone: funkcje zarządzania projektami, z których zespoły przestają korzystać
- Nowe odkrycia: nowe narzędzia, którymi obecnie zachwycają się eksperci zarządzania projektami
- Zarządzanie zadaniami jako kierownik projektu: 3 kluczowe strategie 2026
- Skrót PM-a: Narzędzia, które naprawdę eliminują żmudną pracę
- Ta starsza dyrektorka ds. zarządzania programami wyjaśnia, jakich narzędzi AI i integracji używa do niwelowania luk technologicznych u swoich klientów
Kiedy swoboda twórcza onieśmiela
Nie każda nadmierna konfiguracja wynika z przeładowania funkcjami lub rozbudowanych kontroli administracyjnych. Czasami to osoba prowadząca sesję nadmiernie rozbudowuje narzędzie. Narzędzia o swobodnej strukturze, takie jak Miro, oddają ogromną twórczą władzę osobie prowadzącej — a ta władza nie zawsze jest wykorzystywana z umiarem.
Alexa Alfonso, starsza opiekunka klienta w Caylent, widziała, jak Miro może działać na oba sposoby. „Myślę, że Miro może być” — mówi, zapytana, czy zalicza się do kategorii nadmiernie rozbudowanych narzędzi. „Wszystko zależy od tego, kto prowadzi tablicę i co chce z nią zrobić... Widziałam nadmiernie zaprojektowane, przesadnie skomplikowane tablice Miro, które po prostu onieśmielały ludzi... być może osoba prowadząca nadmiernie je rozbudowała, co jest pewnego rodzaju zaletą i wadą takiego narzędzia, ponieważ można je w pewnym sensie dostosować do własnych potrzeb”. Narzędzie, które może stać się czymkolwiek, może również stać się czymś zbyt rozbudowanym — a gdy uczestnicy trafiają na tablicę, po której nie potrafią się poruszać, współpraca, którą narzędzie miało umożliwiać, znika.
Widziałam nadmiernie zaprojektowane, przesadnie skomplikowane tablice Miro, które po prostu onieśmielały ludzi… być może osoba prowadząca nadmiernie je rozbudowała, co jest pewnego rodzaju zaletą i wadą takiego narzędzia
Prawdziwym problemem zazwyczaj nie jest oprogramowanie
Wątek przewijający się przez wszystkie te przykłady nie dotyczy wady żadnej konkretnej platformy. To powtarzalny ludzki schemat: gdy zespoły mają możliwość dodania czegoś więcej, niemal zawsze to robią. Więcej pól, więcej automatyzacji, więcej struktury, więcej tablic — aż narzędzie, które miało zmniejszać tarcia, staje się ich głównym źródłem.
Rozwiązanie rzadko polega na zmianie platformy. Chodzi o rozpoznanie momentu, w którym konfiguracja przechodzi od użytecznej do nadmiernej, oraz o dyscyplinę, by przestać rozbudowywać system, zanim zacznie działać przeciwko ludziom, którym miał służyć.
Chcesz otrzymywać więcej takich spostrzeżeń? Załóż bezpłatne konto DPM, aby poznać opinie większej liczby ekspertów takich jak ci.
