Skrót PM-a: Narzędzia, które naprawdę eliminują żmudną pracę
Notatki ze spotkań tworzone przez sztuczną inteligencję: Narzędzia sztucznej inteligencji, takie jak Fathom i Read AI, zwiększają koncentrację podczas spotkań, automatyzując sporządzanie notatek.
Efektywne planowanie: Narzędzia do planowania wydarzeń, takie jak WhenAvailable, usprawniają proces rezerwacji i ograniczają czas poświęcany na wymianę wiadomości e-mail.
Tworzenie standardowych procedur operacyjnych: Korzystając z Loom, członkowie zespołu mogą ustnie dokumentować procedury, dzięki czemu tworzenie standardowych procedur operacyjnych staje się prostsze i wydajniejsze.
Odzyskiwanie danych: Glean upraszcza wyszukiwanie danych na potrzeby rozpoczęcia projektu, zapewniając szybki dostęp do wymaganych informacji.
Baza wiedzy o klientach: Notebook LLM centralizuje informacje o klientach, umożliwiając szybszy dostęp do ważnych szczegółów i skracając czas wyszukiwania.
Menedżerowie projektów doskonale znają uciążliwości związane z pracą administracyjną — godziny spędzane na robieniu notatek, uzyskiwaniu potwierdzeń terminów, ręcznym tworzeniu list zadań i przeszukiwaniu systemów w poszukiwaniu informacji, które powinny być dostępne za jednym kliknięciem. Właściwa praca związana z zarządzaniem projektem — strategia, komunikacja i rozwiązywanie problemów — często zostaje pogrzebana pod górą niskowartościowych, ale czasochłonnych zadań.
Jednak coraz więcej kierowników projektów odkrywa, że odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami, w tym także niektóre dość nieoczywiste, znacząco zmniejszają to obciążenie. Oto z czego faktycznie korzystają.
Notatki ze spotkań tworzone przez AI: pełna obecność bez utraty szczegółów
Jednym z najbardziej uporczywych źródeł dodatkowej pracy dla kierowników projektów jest samo spotkanie — a dokładniej wszystko, co trzeba zrobić w jego trakcie i po nim. Sporządzanie notatek, śledzenie elementów wymagających działania i przygotowanie podsumowania, które faktycznie będzie przydatne, wymaga czasu i wysiłku umysłowego. Narzędzia do spotkań wykorzystujące AI zaczęły w istotny sposób zmieniać tę sytuację.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Megan Cotterman, kierowniczka projektów w niepełnym wymiarze godzin i konsultantka ds. operacyjnych, korzysta z Fathom na co dzień właśnie z tego powodu. „Jednym z moich ulubionych narzędzi jest Fathom” — mówi. „Jeśli chodzi o tworzenie notatek ze spotkań przez AI, sama możliwość pełnego uczestniczenia w spotkaniu bez martwienia się o gorączkowe robienie notatek, w połączeniu z funkcją AI, która pozwala zadawać pytania po spotkaniu, była dla mnie w zeszłym roku prawdziwym przełomem”. Możliwość pełnego skupienia się na rozmowie — zamiast dzielenia uwagi między słuchanie a pisanie — to zmiana, która przynosi coraz większe korzyści podczas każdego spotkania w kalendarzu kierownika projektu.
Jednym z moich ulubionych narzędzi do tworzenia notatek ze spotkań przez AI jest Fathom.
Ryan Gilbreath, kierownik projektów technicznych w RTS Labs, korzysta z Read AI z tego samego powodu, ale dodatkowo musi radzić sobie z presją związaną z zarządzaniem dużą liczbą równoległych zadań. „Read AI, mój asystent AI do robienia notatek” — mówi — „naprawdę stał się moim drugim mózgiem. To mój osobisty asystent kierownika projektu, który pomaga mi dokumentować kolejne kroki i najważniejsze informacje ze spotkań”. Gilbreath prowadzi jednocześnie od dziewięciu do dziesięciu projektów i opisuje to narzędzie jako coś, co pomaga mu nadążać za wszystkim.
Planowanie bez niekończącej się wymiany wiadomości
Planowanie — zwłaszcza obsady, współpracy z wykonawcami lub koordynowania działań dużej grupy — to jedno z tych zadań, które wyglądają na proste, ale po cichu pochłaniają ogromne ilości czasu. Wymiana kolejnych e-maili, brak odpowiedzi i konflikty terminów dostępności: wszystko to się kumuluje. Alexandria O'Bannon, kierowniczka ds. obsady w JUMP! Foundation, znalazła rozwiązanie poza tradycyjnym zestawem technologii do zarządzania projektami — w narzędziu do planowania wydarzeń o nazwie WhenAvailable.
„Nowe narzędzie, z którego korzystam, nie jest narzędziem do zarządzania projektami, ale przekształciłam je w takie narzędzie” — wyjaśnia O'Bannon. „WhenAvailable to zasadniczo kalendarz RSVP – ogranicza wymianę wiadomości e-mail. Wysyłam jedną wiadomość, osoby, z którymi ustalam termin, sprawdzają kalendarz, a następnie otrzymuję listę dostępnych dat, które pasują wszystkim. To skraca wymianę e-maili o dwa dni”. To przypomnienie, że ograniczenie dodatkowej pracy nie zawsze wymaga rozwiązania stworzonego specjalnie do zarządzania projektami — czasami proste, odpowiednio zastosowane narzędzie sprawdza się lepiej.
Nowe narzędzie, z którego korzystam, nie jest narzędziem do zarządzania projektami, ale przekształciłam je w takie narzędzie. Nazywa się WhenAvailable.
Tworzenie standardowych procedur operacyjnych bez ręcznego pisania
Standardowe procedury operacyjne są wartościowe, ale nakłonienie zespołu do ich stworzenia to zupełnie inna kwestia. Proces dokumentowania wydaje się uciążliwy, a proszenie ludzi o opisanie swoich procesów w trakcie wykonywania pracy to niezawodny sposób na wywołanie sprzeciwu. Derek Fredrickson, założyciel i dyrektor generalny The COO Solution, znalazł sposób na całkowite pokonanie tego oporu.
„Kiedy przedstawiam członkom zespołu lub klientom pomysł standardowych procedur operacyjnych (SOP), odnoszą wrażenie, że chcę, aby dokumentowali to, co robią, w trakcie wykonywania tych czynności, co wydaje się trudne” — mówi Fredrickson. „Zamiast tego powiedziałem: dlaczego nie użyjecie narzędzia takiego jak Loom i po prostu nie opowiecie, jak wykonujecie swoją pracę? Następnie możecie pobrać transkrypcję z Loom. Wprowadzacie ją do narzędzia AI, a ono wygeneruje SOP, zamiast wpisywać cały SOP od zera”. Rezultatem jest dokumentacja, która faktycznie powstaje, bez ręcznego wysiłku, który zwykle zatrzymuje cały proces, zanim ten się rozpocznie.
Skorzystajcie z Loom i opowiedzcie, jak wykonujecie swoją pracę. Następnie możecie pobrać transkrypcję z Loom. Wprowadzacie ją do narzędzia AI, a ono wygeneruje SOP.
Przebijanie się przez nadmiar danych w przedsiębiorstwie
Dla kierowników projektów pracujących w dużych organizacjach z rozbudowanymi stosami technologicznymi znaczna część dnia może zniknąć na samym wyszukiwaniu informacji. Przeklikiwanie się przez systemy, poruszanie po kartach, porównywanie danych z różnych źródeł — to wszystko powoduje tarcia, które się kumulują. Yonelly Gutierrez, starsza kierowniczka programów w Palo Alto Networks, korzysta z Glean, aby sprawniej przez to przechodzić.
„Korzystam z Glean, aby oszczędzać czas podczas przechodzenia przez etapy inicjowania projektu” — wyjaśnia Gutierrez. „Wcześniej musieliśmy ręcznie klikać w Salesforce, a następnie przechodzić przez wszystkie te oddzielne karty, aby znaleźć potrzebne informacje. W przypadku Glean wystarczy wpisać polecenie, a narzędzie od razu podaje odpowiedź”. Samo wyeliminowanie czasu poświęcanego na wyszukiwanie podczas inicjowania projektu oznacza znaczące ograniczenie pracy o niskiej wartości w jednej z najbardziej krytycznych faz projektu.
Korzystam z Glean, aby oszczędzać czas podczas przechodzenia przez etapy inicjowania projektu.
More Articles
- Jedyne narzędzie do zarządzania projektami, z którego nigdy bym nie zrezygnował
- Stos technologiczny, którego użyłoby 6 ekspertów ds. zarządzania projektami, gdyby musieli zacząć od zera
- Menedżer projektów i edukator wspomagany przez AI przedstawia prosty przepływ pracy AI, który zasadniczo zmienia sposób realizacji projektów
- Narzędzia do zarządzania projektami, z których kierownicy projektów musieli zrezygnować
- Rzeczywiste przepływy pracy z AI stosowane przez szefa realizacji w agencji wdrażającej Asanę
Tworzenie inteligentniejszej bazy wiedzy o klientach
Śledzenie tego, co klienci powiedzieli, ustalili lub zgłosili w ciągu wielu miesięcy współpracy, stanowi wyzwanie dla każdego kierownika projektu — a przeszukiwanie starych notatek i raportów w celu znalezienia konkretnego szczegółu jest dokładnie takim zadaniem, które spowalnia całą pracę. Jennifer Goebel, koordynatorka projektów w Baker Marketing Laboratory, korzysta z Notebook LLM, aby natychmiast udostępniać tę wiedzę instytucjonalną.
„Notebook LLM to narzędzie, z którego zdecydowanie często korzystam. Mój zespół umieszcza tam miesięczne raporty klientów oraz wszelkie nowe informacje na ich temat” — mówi Goebel, dodając: „jeśli ktoś pisze wpis na blogu lub potrzebuje odwołać się na przykład do tego, co klient powiedział na spotkaniu w zeszłym miesiącu, może to sprawdzić, zamiast szukać notatek. Zdecydowanie przyspieszyło to tę pracę”. Centralizując informacje o klientach w narzędziu, które można bezpośrednio przeszukiwać, jej zespół przekształcił czasochłonny proces wyszukiwania w niemal natychmiastowe odnajdywanie informacji.
Notebook LLM to narzędzie, z którego zdecydowanie często korzystam. Mój zespół umieszcza tam miesięczne raporty klientów oraz wszelkie nowe informacje na ich temat.
Rozwiązywanie właściwego problemu
Wszystkie te narzędzia łączy nie kategoria ani przedział cenowy — lecz problem, który rozwiązują. Każde z nich jest ukierunkowane na konkretny rodzaj pracy o niskiej wartości i dużej intensywności, która po cichu wyczerpuje możliwości kierowników projektów: sporządzanie notatek, planowanie, wprowadzanie zadań, dokumentowanie i wyszukiwanie danych.
Kierownicy projektów odnotowujący największe korzyści niekoniecznie korzystają z najbardziej zaawansowanych platform ani nie automatyzują najbardziej skomplikowanych przepływów pracy. To osoby, które uczciwie przyjrzały się temu, na co faktycznie przeznaczają czas, i znalazły narzędzia eliminujące zbędne obciążenia. Warto przeprowadzić taki audyt.
Chcesz uzyskać więcej takich informacji? Zarejestruj się na bezpłatne konto DPM, aby poznać opinie większej liczby ekspertów takich jak ci.
