Jak przeprowadzić planowanie zapotrzebowania na zasoby: 5 kluczowych kroków
Dostępne moce przerobowe mają znaczenie: Zapotrzebowanie na zasoby i dostępne moce przerobowe to nie to samo — znajomość zapotrzebowania pomaga znaleźć członków zespołu dysponujących odpowiednią dostępnością i umiejętnościami lub w razie potrzeby zaangażować dodatkowe osoby.
Szacunki są najważniejsze: Twórz dokładne szacunki, opierając je na wcześniejszych doświadczeniach lub konsultacjach z interesariuszami — możesz wykorzystać je do obliczenia zapotrzebowania na zasoby i upewnienia się, że zespół efektywnie zarządza swoim czasem.
Korzystaj z narzędzi programowych: Narzędzia programowe do zarządzania zasobami mogą pomóc Ci zaoszczędzić czas oraz łatwo tworzyć dokładne szacunki, obliczać zapotrzebowanie i dostępne moce przerobowe, a także przydzielać zadania zespołowi.
Jednym z największych wyzwań w zarządzaniu projektami jest zbudowanie odpowiedniego zespołu o właściwych umiejętnościach, który pozwoli osiągnąć uzgodnione cele. Równie ważne jest dokładne określenie zapotrzebowania na zasoby — liczby godzin potrzebnych do wykonania działań projektowych.
W tym artykule wyjaśnię, jak prognozować zapotrzebowanie na zasoby w projektach, oraz przedstawię kilka narzędzi do zarządzania zasobami i najlepszych praktyk, które ułatwią proces planowania.
Czym jest zapotrzebowanie na zasoby?
Zapotrzebowanie na zasoby określa, ilu pracowników o jakich umiejętnościach potrzebujesz do realizacji celów projektu. Oprócz kwestii związanych z pracą obejmuje ono również wszelkie urządzenia i materiały, które mogą być wymagane do realizacji projektu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
W przypadku projektu dotyczącego strony internetowej zapotrzebowanie na zasoby obejmuje projektantów, inżynierów i handlowców potrzebnych do pomyślnego uruchomienia witryny. Bez projektantów zespołowi może zabraknąć umiejętności wymaganych do spełnienia wymagań projektu.
Zapotrzebowanie na zasoby obejmuje również takie elementy jak koszt wynajmu domen, licencje na wymagane oprogramowanie oraz niezbędny sprzęt (np. urządzenia testowe).
Zapotrzebowanie na zasoby a możliwości zasobów
Zasoby wymagane do pomyślnej realizacji celów projektu (zapotrzebowanie na zasoby) mogą nie odpowiadać ilości czasu, jaką te zasoby mają do dyspozycji na realizację projektów (możliwości zasobów). Dlatego niektórzy menedżerowie zasobów decydują się na stosowanie technik takich jak zgrubne planowanie możliwości zasobów, zanim przejdą do szczegółowej analizy możliwości zasobów w porównaniu z zapotrzebowaniem.
Możliwości zasobów odnoszą się do tego, ile czasu dostępne zasoby mogą przeznaczyć na Twój projekt bez nadmiernego obciążania. Należy pamiętać, że możliwości zasobów nie są dokładnie tym samym co dostępność zasobów.
Oznacza to, że nawet jeśli ktoś jest dostępny do pracy nad projektem w pełnym wymiarze godzin, jego wydajność nadal jest ograniczona względami praktycznymi (np. płatnym urlopem, zwolnieniem chorobowym, przerwami na skorzystanie z toalety czy snem).
Mając na uwadze te ograniczenia, najlepiej myśleć o możliwościach zasobów jako o rezultatach, które członek zespołu może osiągnąć w określonym czasie.
Więcej informacji na temat planowania możliwości zasobów znajdziesz w naszym kompletnym przewodniku po planowaniu możliwości zasobów pod kątem obciążenia pracą oraz na liście oprogramowania do planowania możliwości zasobów.
Dlaczego planowanie zapotrzebowania na zasoby jest ważne?
Planowanie zapotrzebowania na zasoby pomaga kierownikowi projektu:
- Odpowiednio obsadzać projekty: Zrozumienie wymagań dotyczących zasobów w istniejącym portfelu projektów pomaga zidentyfikować członków zespołu najlepiej przygotowanych do wykonania pracy. Jeśli występują luki kompetencyjne, możesz opracować plan ich uzupełnienia — poprzez zatrudnienie pracowników na pełny etat lub zlecenie prac zewnętrznej firmie świadczącej profesjonalne usługi.
- Prognozować przyszłe zapotrzebowanie na zasoby: Przewidywanie przyszłych potrzeb w zakresie zasobów pomaga z wyprzedzeniem wykrywać potencjalne braki kadrowe oraz unikać problemów z wykorzystaniem zasobów i/lub nadmiernym przydzielaniem zasobów. Jeśli prognozowanie jest przeprowadzone prawidłowo, pomaga również uniknąć potencjalnych konfliktów. Wykorzystaj prognozowanie zasobów jako okazję do rozmowy z interesariuszami na temat planowanych projektów i upewnij się, że masz odpowiednie zasoby do obsługi nadchodzących potrzeb.
- Wspierać motywację pracowników i poprawiać wydajność: Przydzielanie zadań na podstawie umiejętności i celów zawodowych zwiększa motywację, zaangażowanie i wydajność. Poprawia również utrzymanie pracowników oraz rentowność.
Jak prognozować zapotrzebowanie na zasoby
Jeśli poświęcisz czas na skonfigurowanie procesu planowania, będziesz w stanie wykorzystać zebrane dane zarówno do planowania przyszłych scenariuszy, jak i podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym podczas realizacji projektu. Planowanie zapotrzebowania na zasoby obejmuje pięć kluczowych kroków:
1. Zidentyfikuj zadania
Najpierw określ, jakie działania należy ukończyć, aby zrealizować cele projektu. Aby stworzyć kompleksową listę, skorzystaj z doświadczeń z wcześniejszych projektów (zarówno własnych, jak i wniosków wyciągniętych przez organizację), umiejętności krytycznego myślenia oraz rozmów z interesariuszami.
W przypadku wprowadzania aplikacji mobilnej na rynek przykładowe działania mogą obejmować zaprojektowanie interfejsu użytkownika aplikacji, napisanie kodu, przetestowanie go oraz opracowanie kampanii marketingowej promującej jej wydanie.
2. Oszacuj czas trwania każdego zadania
Po ustaleniu listy działań oszacuj, ile czasu zajmie ukończenie każdego z nich. Warto również określić, jakie rodzaje zasobów ludzkich są potrzebne do realizacji poszczególnych działań.
Na przykład wprowadzenie aplikacji mobilnej na rynek może wymagać 80 godzin pracy programistycznej — 65 godzin pracy młodszego programisty, 10 godzin pracy starszego programisty i 5 godzin pracy specjalisty ds. zapewnienia jakości.
Jeśli to możliwe, wykorzystaj dane z wcześniejszych projektów, aby opracować szacunki projektu. Jeśli nie masz danych historycznych, skonsultuj się z interesariuszami, aby opracować zakres.
3. Oblicz zapotrzebowanie
Zsumuj szacowany czas trwania zadań projektowych, aby opracować prognozę zapotrzebowania. Jeśli odpowiadasz za zarządzanie portfelem, podsumuj czas trwania każdego z projektów w organizacji, aby obliczyć zapotrzebowanie na zasoby na poziomie portfela.
Dobrym pomysłem jest obliczenie łącznego zapotrzebowania (całkowitej liczby godzin) oraz rozbicie go według liczby godzin potrzebnych dla poszczególnych ról lub zestawów umiejętności.
4. Dodaj bufor
Jeśli w kroku 2 nie uwzględniłeś pewnego zapasu w szacunkach czasu trwania zadań, musisz uwzględnić rezerwę na nieprzewidziane sytuacje na poziomie projektu.
Rezerwa w wysokości 10% to dobra zasada, która pozwala uwzględnić wszelkie nieprzewidziane problemy z harmonogramowaniem zasobów, które mogą wpłynąć na dokładność szacunków.
5. Ustal zastępcze przypisania
Po uzyskaniu wstępnego obrazu zapotrzebowania na zasoby w projekcie określ wstępnie, kto zrealizuje oszacowane zadania.
Możesz porównać zapotrzebowanie na zasoby i harmonogram projektu z dostępnymi zasobami w organizacji, aby uzyskać wstępny obraz alokacji zasobów.
Narzędzia do prognozowania zapotrzebowania na zasoby
Oprogramowanie do zarządzania zasobami może być skutecznym narzędziem pomagającym kierownikom projektów w planowaniu zapotrzebowania na zasoby. Na przykład po wprowadzeniu danych dotyczących przewidywanego zapotrzebowania funkcja planowania scenariuszy może pomóc w eksperymentowaniu z różnymi modelami alokacji zasobów.
Po obsadzeniu projektów możesz utworzyć pulpity nawigacyjne prezentujące wskaźniki wykorzystania zasobów oraz skonfigurować automatyzację, która będzie sygnalizować zbliżające się potencjalne wąskie gardło w zakresie zasobów.
Zamiast poświęcać energię na ręczne monitorowanie niezliczonych arkuszy kalkulacyjnych, możesz w razie potrzeby interweniować, aby rozwiązywać trudne problemy wymagające udziału człowieka.
Najlepsze praktyki zarządzania zapotrzebowaniem na zasoby
Oto kilka najlepszych praktyk, o których warto pamiętać podczas zarządzania zapotrzebowaniem na zasoby:
1. Dokumentuj swoje założenia
Plan, który istnieje tylko w twojej głowie, nie jest użytecznym narzędziem komunikacji w kontaktach z interesariuszami projektu, którzy nie rozumieją, dlaczego nie możesz ukończyć ich projektu do końca tygodnia.
Oprócz przedstawienia szacunkowej liczby godzin dla poszczególnych zasobów w celu obliczenia kosztów udokumentuj również logikę, którą kierowałeś się przy tworzeniu tych szacunków. Pomoże ci to uniknąć kłopotliwych pytań dotyczących rozliczeń na późniejszych etapach cyklu życia projektu.
2. Uwzględnij bufor
Niezależnie od tego, ile czasu poświęcisz na planowanie, niektóre działania projektowe nieuchronnie potrwają dłużej, niż przewidywano. Uwzględnij dodatkowy czas w szacunkach zadań, aby uwzględnić wszelkie nieprzewidziane opóźnienia.
3. Zaangażuj członków swojego zespołu
Zarządzanie zasobami nie jest wyłącznie równaniem matematycznym. Planując pracę nad projektem, weź pod uwagę, którym członkom zespołu przyniosłoby korzyść podjęcie się danego zadania.
Przydzielanie członkom zespołu zadań, którymi wyrazili zainteresowanie, zwiększa prawdopodobieństwo, że pozostaną zmotywowani i wykonają pracę wysokiej jakości.
Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o zarządzaniu zasobami
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.
