8 strategii zarządzania zadaniami zwiększających produktywność

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

8 strategii zarządzania zadaniami

Rozpoczynanie codziennej rutyny kierownika projektu od dobrze zarządzanej listy zadań pozytywnie wpływa na samopoczucie i pomaga stworzyć spokojniejsze środowisko pracy. Oto osiem strategii zarządzania zadaniami, które pomogą uspokoić chaos i zapewnić Tobie oraz Twojemu zespołowi kontrolę nad listami zadań.

1. Korzystaj z oprogramowania do zarządzania zadaniami

Nie musisz zarządzać zadaniami samodzielnie. Dostępnych jest wiele opcji oprogramowania do zarządzania zadaniami i aplikacji do zarządzania zadaniami, które mogą pomóc Tobie i Twojemu zespołowi zachować porządek oraz zarządzać wszystkim, co trzeba zrobić, kto ma to zrobić i kiedy. Jedną z zalet oprogramowania do zarządzania zadaniami jest dostępność narzędzi do tworzenia list, wizualizowania obciążenia pracą i przypominania o terminach realizacji zadań.

Niektóre z tych narzędzi programowych integrują się z narzędziami do współpracy, takimi jak Slack i Microsoft Teams, dzięki czemu możesz otrzymywać natychmiastowe powiadomienia o ukończeniu zadania. Wiele z nich ma również aplikacje mobilne, takie jak te narzędzia programowe do zarządzania projektami na iPada, a niektóre oferują nawet funkcje sztucznej inteligencji lub integracje.

Jeśli musisz kontynuować pracę po utracie połączenia, poszukaj aplikacji do zarządzania zadaniami z dostępem offline.

Pamiętaj, aby dokładnie sprawdzać wszelkie rekomendacje generowane przez sztuczną inteligencję w bezpłatnym oprogramowaniu do zarządzania zadaniami wykorzystującym sztuczną inteligencję. Jeśli coś wydaje się nieco podejrzane, prawdopodobnie takie jest. Ponadto podczas analizowania tych opcji warto wziąć pod uwagę koszt oprogramowania do zarządzania zadaniami, aby wybrać narzędzie dopasowane do budżetu.

2. Ustal jasne cele i oczekiwania

Przydzielając zadania lub delegując je zespołowi, ustal jasne cele i oczekiwania. Na przykład jasno komunikuję, że oczekuję od zespołu, iż z wyprzedzeniem poinformuje mnie o ryzyku niedotrzymania terminu, zanim ten termin minie. Im wcześniej otrzymam taką informację, tym więcej czasu będę mieć na współpracę z osobami, których to dotyczy, oraz na reorganizację zależnych zadań, których nie można jeszcze rozpocząć.

Cele pomagają również w motywowaniu i wyznaczaniu punktów odniesienia. Jeśli na przykład zespół zrealizował o 25% więcej zadań niż w poprzednim tygodniu, może to pomóc jego członkom poczuć satysfakcję i pokazać im tempo pracy. 

Punkty odniesienia mogą również pomóc w mierzeniu wydajności członków zespołu. Załóżmy, że w zespole masz trzech projektantów — możesz porównać ich wyniki i odpowiednio ustalić oczekiwania. 

• Załóżmy, że projektant A realizuje około sześciu zadań dziennie, projektant B — siedem, a projektant C — 12. 
• Zakładając, że zadania mają podobny zakres, a projektant C jest najbardziej doświadczony, możesz ustalić cel polegający na tym, aby projektant A realizował siedem zadań dziennie, a projektant B dążył do ośmiu. 
• Jeśli projektant C ma większy staż i doświadczenie, nie byłoby sprawiedliwe wymaganie od projektantów A i B tego samego poziomu, ale warto zachęcać ich do wydajniejszej pracy.

3. Ustal priorytety

Skuteczne zarządzanie zadaniami często sprowadza się do ustalania priorytetów. Spójrz na swoje narzędzie do zarządzania zadaniami lub listę zadań i określ, co jest najbardziej pilne i najważniejsze.

Jak definiujemy pilność? Może się to różnić, ale zacznijmy od zadań z określonym terminem. Jeśli coś trzeba zrobić natychmiast, powinno to być najwyższym priorytetem zespołu, szczególnie jeśli niewykonanie tego zadania opóźni pracę kogoś innego lub klienta.

Następnie przyjrzyj się wpływowi poszczególnych zadań z listy. W pierwszej kolejności należy zająć się tymi, które mają wpływ na największą liczbę osób. Jeśli na przykład przygotowanie planu projektu pozwoli 20-osobowemu zespołowi zaplanować harmonogramy na kilka następnych tygodni, zrób to wcześniej niż na przykład odpowiadanie na wiadomość e-mail dotyczącą wewnętrznego spotkania, które może poczekać.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja codzienna praca odzwierciedla te priorytety, pomocny może być szybki audyt czasu. Analizując, jak faktycznie spędzasz czas, możesz sprawdzić, czy pilne zadania o dużym wpływie otrzymują należytą uwagę, czy też Twój dzień pochłaniają zadania o niskim priorytecie.

Innym sposobem ustalania priorytetów jest użycie macierzy Eisenhowera. Narysuj na kartce papieru cztery ćwiartki i przyporządkuj zadania według pilności i ważności. 

• W lewej górnej ćwiartce powinny znaleźć się zadania najbardziej pilne i najważniejsze (zajmij się nimi w pierwszej kolejności)
• W prawej górnej ćwiartce powinny znaleźć się zadania pilne, ale nieważne (zdecyduj, czy musisz je wykonać)
• W lewej dolnej ćwiartce powinny znaleźć się zadania nieważne, ale pilne (spróbuj je delegować) 
• W prawej dolnej ćwiartce powinny znaleźć się zadania, które nie są pilne ani ważne (czy naprawdę musisz je wykonywać?)

Ważnym czynnikiem jest również zarządzanie czasem. Możesz mieć 15 minut przerwy między spotkaniami i chcieć dobrze wykorzystać ten czas. Wyróżnij kilka mniejszych zadań, które możesz szybko wykonać, gdy tylko pozwoli na to czas.

r r Twoje priorytety nie będą takie same jak priorytety innych członków zespołu lub kierowników projektów w Twojej organizacji. Być może będziesz musieć sprzeciwić się komuś, gdy pojawi się rozbieżność między Twoimi priorytetami a priorytetami innej osoby. W branży agencji cyfrowych zdarza się to częściej niż w przypadku kierowników projektów pracujących po stronie firmy.r r r r  r r Kierownicy projektów w agencjach mogą jednocześnie zajmować się 4–5 (lub większą liczbą) projektów. Zaangażowanych jest wiele osób o różnych priorytetach — zewnętrzni interesariusze, kierownictwo agencji i szerszy zespół klienta. Nauka ustalania priorytetów oznacza również sprzeciw wobec przyjmowania zbyt wielu konkurujących ze sobą, a nawet sprzecznych priorytetów.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--side_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"preview"} /-->

4. Ogranicz wielozadaniowość

To może wydawać się sprzeczne z intuicją, ale zapewniam, że tak nie jest. Podczas wykonywania wielu zadań jednocześnie wiele rzeczy robisz albo: a) nie do końca, albo b) nie najlepiej. Aby posuwać się naprzód z listą zadań, musisz się skupić.

Oczywiście sporadyczne wysłanie współpracownikowi krótkiej wiadomości na Slacku z odpowiedzią „tak” lub „nie”, gdy słuchasz prezentacji projektu, może być w porządku, ale co się stanie, jeśli przeoczysz ważną decyzję lub zadanie, które pojawi się w rozmowie? Możesz przypadkowo wykoleić cały projekt!

Wyznacz w ciągu dnia kilka okien bez rozpraszaczy (np. grupowanie zadań w czasie), aby wykonać część zadań. Łatwiej to powiedzieć, niż zrobić, ale poinformuj zespół, klienta lub szefa, że musisz przez 45 minut skupić się wyłącznie na bieżących zadaniach. Osiągniesz znacznie więcej, niż gdybyś przez 2 lub 3 godziny próbował jednocześnie wykonywać zadania i zajmować się innymi sprawami.

Innym powodem, dla którego warto unikać wielozadaniowości, jest to, że przełączanie kontekstu może kosztować Cię dużo czasu. Jeśli napiszesz połowę wiadomości e-mail, a następnie przerwiesz, aby odpowiedzieć na wiadomość na Slacku, powrót do tego samego miejsca w wiadomości, w którym byłeś przed przerwaniem, może zająć Ci 20 minut.

5. Korzystaj z narzędzi do wizualizacji

Osobiście lubię mieć dobry materiał wizualny, gdy rozpisuję swoją listę rzeczy do zrobienia, i używam różnych rodzajów materiałów wizualnych do różnych rodzajów list zadań.

Lubię papierową listę najważniejszych rzeczy na każdy dzień. Miło jest wykreślać kolejne pozycje po wykonaniu zadań i widzieć wizualne przypomnienie o swoich postępach. I tak, wiem, że mogę robić to w oprogramowaniu do zarządzania projektami, ale jest coś w długopisie i papierze, co mi odpowiada.

Jeśli chodzi o szerszą perspektywę (czyli cały tydzień), lubię uporządkowany widok tablicy Kanban w Asanie, który pozwala mi przenosić zadania między kolumnami obejmującymi pracę nierozpoczętą, w toku i zakończoną. Pod koniec tygodnia dobrze jest widzieć wszystkie swoje zadania w kolumnie ukończonych.

W przypadku harmonogramów projektów wykres Gantta pomaga zobaczyć, gdzie jesteś i gdzie powinieneś się znajdować. Niektóre narzędzia mogą automatycznie tworzyć taki widok, dzięki czemu zyskujesz więcej czasu na inne zadania.

6. Deleguj

Nie musisz koniecznie samodzielnie wykonywać wszystkich zadań ze swojej listy. Delegowanie zadań innym członkom zespołu może dać Ci więcej czasu na skupienie się na innych rzeczach.

Robienie notatek to jedno z moich ulubionych zadań do delegowania. Jako kierownik projektu prawie zawsze to mnie przypada robienie notatek, ale jest to trudne, gdy jednocześnie odpowiadam za dopilnowanie omówienia wszystkich punktów porządku obrad, pilnowanie czasu, aktualizowanie narzędzia do zarządzania projektami i podtrzymywanie dyskusji. 

Często muszę aktualizować narzędzie do zarządzania projektami lub przenosić elementy harmonogramu w trakcie spotkania, więc jeśli mogę delegować robienie notatek albo nawet niektóre zadania związane z dalszymi działaniami zespołowi, mogę sprawniej posuwać pracę do przodu.

Możesz również rozważyć delegowanie robienia notatek i przygotowywania projektów wiadomości podsumowujących sztucznej inteligencji. Dostępnych jest wiele narzędzi do automatycznego przygotowywania podsumowań spotkań i list działań.

7. Zachowaj elastyczność

Innym sposobem na zwiększenie skuteczności zarządzania zadaniami jest elastyczność. Jeśli na przykład wiesz, że lepiej koncentrujesz się później w ciągu dnia, zostaw zadania wymagające największego skupienia na później, a rano wykonuj mniejsze i łatwiejsze do opanowania zadania. Taki strategiczny sposób zarządzania czasem przez liderów może znacząco zwiększyć produktywność.

Planowanie z uwzględnieniem poziomu energii to świetny sposób, aby radzić sobie z codziennymi zadaniami i maksymalizować swoją produktywność. Jeśli tylko dotrzymujesz terminów i dat realizacji, możesz działać elastycznie i wykonywać zadania w sposób, który najlepiej Ci odpowiada!

Na przykład trudno mi aktualizować harmonogramy projektów, gdy wszyscy inni pracują. Moją uwagę zawsze przyciągają wiadomości na Slacku, rozwiązywanie pilnych potrzeb zespołu i odpowiadanie na e-maile klientów. W sumie zajmuje mi to znacznie mniej czasu, gdy wykonuję to zadanie z samego rana lub pod koniec dnia.

Odkrywam również, że czasami, nawet jeśli wyznaczę konkretny czas na określone zadanie, mogę go przesunąć w zależności od poziomu energii lub innych rzeczy znajdujących się na mojej liście zadań. Podczas pisania tego artykułu przesuwałem czas przeznaczony na pisanie w kalendarzu, aby mieć pewność, że ustalam priorytety zadań, które były pilniejsze, a jednocześnie pozostawiam czas na pisanie.

Jeśli trudno mi się skupić na dłuższych lub bardziej żmudnych zadaniach, czasami korzystam z techniki Pomodoro, aby wyznaczyć sobie bloki czasu z zaplanowanymi przerwami. Jeśli nie znasz tej techniki, pracujesz przez określony czas w skupieniu (zwykle około 20 minut), a następnie robisz przerwę. Dostępne są nawet minutniki zaprojektowane specjalnie z myślą o ułatwieniu takiego sposobu pracy.

8. Ustal jasne terminy

Jeśli chodzi o zarządzanie zadaniami, ustalenie jasnych terminów może sprawić, że ich realizacja będzie łatwiejsza. Może to również pomóc, jeśli Ty lub ktoś z Twojego zespołu ma skłonność do odkładania spraw na później. 

Nie chodzi tylko o wyznaczenie terminu i liczenie na najlepszy rezultat. Uwzględnij po drodze kamienie milowe lub punkty kontrolne, aby śledzić postępy albo otrzymywać informacje o ich braku.

Jasne określenie tego, co i kiedy należy zrobić, może również pomóc w ustalaniu priorytetów. Ustal dalsze terminy dla mniej ważnych lub mniej pilnych zadań, aby członkowie zespołu mogli skupić się na tym, co w danym momencie jest najważniejsze. Nie pozwól, aby zadania pozostawały zbyt długo niezrealizowane, ponieważ mogą zostać przeoczone, gdy pojawią się pilniejsze potrzeby. 

Przykład zarządzania zadaniami

Aby przećwiczyć zarządzanie zadaniami (oraz strategie zarządzania czasem stojące za dobrym zarządzaniem zadaniami), przeprowadzę Cię przez krótkie ćwiczenie.

Oto przykładowa lista zadań; zadania priorytetowe są wymieszane z tymi, które są znacznie mniej pilne. Przyjrzyj się liście i określ, co należy zrobić najpierw, a przede wszystkim dlaczego właśnie to zadanie powinno zostać wykonane przed pozostałymi?

1. Przejrzyj ewidencję czasu z zeszłego tygodnia i zanotuj, kto nie uzupełnił swojego czasu lub nie zarejestrował wystarczającej ilości czasu podlegającego rozliczeniu.
2. Odpowiedz na pytanie Klienta A dotyczące poprawek w drugiej rundzie projektów.
3. Umów spotkanie z Klientem B, ponieważ jego uwagi dotyczące projektu mapy nie są wystarczająco jasne, aby projektant mógł je wdrożyć.
4. Sprawdź postępy testów akceptacyjnych UAT mikrowitryny Klienta B.
5. Wyślij Klientowi C pytania dotyczące jego planów związanych z jutrzejszym uruchomieniem strony docelowej. Musisz potwierdzić, jakie śledzenie chce umieścić na stronie, adres URL oraz czy chce samodzielnie zająć się uruchomieniem, czy też ma to zrobić Twój zespół, aktualizując rekordy DNS.
6. Ukończ swój artykuł przed terminem i wystaw za niego fakturę po jego zredagowaniu.
7. Zaktualizuj harmonogram dla Klienta D. Spóźnili się z przesłaniem uwag do przewodnika po stylu i tablicy inspiracji. Teraz, gdy zostały zatwierdzone, projektant może rozpocząć pracę nad projektami.
8. Umów spotkanie w celu omówienia umowy Klienta E, która wygasa za 45 dni. Klient chce ją odnowić, ale po jego stronie uzyskanie podpisu pod nową umową może zająć 14 dni roboczych.

Jaka jest więc właściwa kolejność tych zadań? Który element na tej liście ma najwyższy priorytet?

Jeśli odpowiedziałeś „nr 5”, masz rację. Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest upewnienie się, że jesteś przygotowany do jutrzejszego uruchomienia. Im więcej czasu będziesz mieć na zapoznanie się z odpowiedziami klienta, tym lepiej. 

A co z pozostałymi zadaniami? W jakiej kolejności byś je umieścił? Nie zawsze musisz wykonywać zadania w czasie rzeczywistym; możesz je zaplanować, aby zachować efektywność i uniknąć tworzenia blokad lub wąskich gardeł.

Co dalej?

Jeśli przepływy pracy, produktywność i usprawnianie operacji przyciągają Twoją uwagę, jesteś we właściwym miejscu! Dołącz do społeczności członkowskiej The Digital Project Manager, aby zdobyć więcej podobnych wskazówek, które pomogą Ci rozwijać karierę kierownika projektu. Społeczność oferuje również kursy, szablony i inne materiały, które pomogą Ci zarządzać projektami.