4 najważniejsze wskaźniki wykorzystania zasobów i sposoby ich pomiaru
W natłoku codziennych działań związanych z projektem łatwo zagubić się w szczegółach i zapomnieć o szerszej perspektywie. Wskaźniki wykorzystania zasobów mogą być ważnym narzędziem do zarządzania zasobami projektu oraz monitorowania kondycji projektu i portfela projektów.
Czym jest zarządzanie zasobami?
Zarządzanie zasobami projektu jest ważną częścią obowiązków kierownika projektu. Obejmuje ono tworzenie i zarządzanie członkami zespołu projektowego, a także planowanie zasobów i materiałów potrzebnych do realizacji prac projektowych. Aby skutecznie zarządzać zasobami projektu, należy uwzględnić dostępność zasobów, przydzielanie zasobów oraz zarządzanie zasobami. Poniższe kluczowe terminy można rozumieć następująco:
- Dostępność zasobów: ilość czasu, którą ludzie teoretycznie mogą poświęcić na projekt
- Przydzielanie zasobów: ilość czasu, którą ludzie rzeczywiście poświęcają na prace projektowe
- Zarządzanie zasobami: optymalizacja przydzielonych zasobów podczas realizacji projektu.
Kluczowe wskaźniki wykorzystania zasobów
Kierownicy projektów analizują wskaźniki wykorzystania zasobów w ramach analizy zasobów, aby zrozumieć, które zasoby są wykorzystywane, w jaki sposób się ich używa oraz czy ich zastosowanie jest odpowiednie. Celem jest zidentyfikowanie nieefektywnego wykorzystania zasobów, a następnie opracowanie strategii poprawy wykorzystania zasobów.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ale które wskaźniki wydajności są najważniejsze do śledzenia? Poniżej znajduje się lista kluczowych wskaźników wykorzystania zasobów, która może być dobrym punktem wyjścia do analizy. Są one przydatne przy ustalaniu, czy zasoby są wykorzystywane optymalnie.
Pamiętaj, że ta lista nie jest wyczerpująca. Możesz odkryć, że w przypadku Twoich projektów, zespołów i firmy bardziej przydatne będą inne wskaźniki lub strategie.
1. Wykorzystanie zasobów
Jest to zestawienie i analiza dostępnych godzin pracy członka zespołu oraz ilości czasu, jaką poświęca on na każdy projekt. Wskaźnik ten jest również znany jako wskaźnik wykorzystania godzin podlegających rozliczeniu.
Najłatwiejszym sposobem określenia wskaźnika wykorzystania jest zastosowanie następującego wzoru:
Godziny pracy / Dostępne godziny = Wskaźnik wykorzystania
Wskaźnik wykorzystania opiera się na czasie, jaki członek zespołu poświęca na projekt, w porównaniu z ilością czasu przydzielonego mu na ten projekt. Można go rozumieć jako stosunek godzin podlegających rozliczeniu do godzin dostępnych. Oto przykład:
36 godzin pracy / 40 dostępnych godzin = 90-procentowy wskaźnik wykorzystania członka zespołu
2. Szybkość wdrażania
Szybkość wdrażania mierzy czas potrzebny członkowi zespołu na osiągnięcie docelowego wskaźnika wykorzystania zasobów. Jeśli szybkość wdrażania jest zbyt niska, członek zespołu może potrzebować dodatkowego szkolenia lub wsparcia. Może to również sygnalizować potrzebę udoskonalenia procesu wdrażania nowych pracowników w przyszłości.
3. Odchylenie nakładu pracy
Odchylenie nakładu pracy mierzy prognozowaną liczbę godzin oraz liczbę godzin przepracowanych. Można je obliczać dla zasobu, projektu lub działu. Wskaźnik ten jest przydatny przy określaniu liczby godzin potrzebnych do realizacji projektu. Tendencje ujawnione na podstawie tych danych mogą pomóc kierownikom w planowaniu projektu.
4. Odchylenie kosztów
Odchylenie kosztów dostarcza informacji dotyczących budżetu. Kierownicy projektów obliczają odchylenie kosztów, porównując rzeczywiste wydatki z szacowanymi kosztami. Wskaźnik ten pokazuje, czy projekty mieszczą się w budżecie i jak mogą wpływać na zyski.
Cele SMART i wskaźniki wykorzystania zasobów
Podczas śledzenia wskaźników wykorzystania zasobów kierownicy projektów powinni wyznaczać i osiągać cele związane z tymi wskaźnikami.
Wyznaczanie celów i wartości referencyjnych pomoże zapewnić efektywne wykorzystywanie zasobów oraz odpowiednie gospodarowanie budżetem i czasem. Każdy cel powinien być konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie — stąd akronim SMART.
Konkretny
Członkowie zespołu nie mogą osiągnąć celu, jeśli nie jest on jasno zdefiniowany. Kto jest zaangażowany, co próbuje osiągnąć, kiedy musi to osiągnąć, jakie przeszkody i/lub wymagania utrudnią postęp oraz dlaczego musi osiągnąć ten cel?
Mierzalny
Jak mierzy się sukces? Nie ma jednej definicji, która odpowiadałaby na to pytanie, a odpowiedź różni się w zależności od projektu. Zastanów się nad celem i nad tym, jak wygląda sukces. Dane takie jak przychody, zautomatyzowane raporty, ankiety i produkty pracy są przydatnymi wskaźnikami sukcesu.
Osiągalny
Jak ważny jest ten cel i jak można go osiągnąć? Czy zespół ma narzędzia i umiejętności wymagane do jego osiągnięcia? Jeśli nie, co można zrobić, aby wesprzeć zespół?
Istotny
Jak projekt i jego cele wpisują się w pozostałe cele firmy? Oba elementy powinny być jasno powiązane z celami firmy.
Określony w czasie
Jaki jest termin realizacji celu? Jak będzie wyglądał postęp w połowie realizacji?
Przykład celu SMART
Przykład może pomóc odróżnić cel SMART od, cóż, mniej SMART-owego.
Przykład: Sarah opublikuje 18 kreatywnych materiałów na swojej osobistej stronie internetowej do końca III kwartału 2022 roku, aby zwiększyć miesięczną liczbę czytelników strony o 10%.
Aby osiągnąć ten cel, przeznaczy 4 godziny tygodniowo na tworzenie treści, w pierwszej kolejności rano w soboty i niedziele, aby zmniejszyć ryzyko rozproszenia uwagi.
Ten cel jest ważny, ponieważ wspiera jej pragnienie zwiększenia ilości czasu poświęcanego twórczym zajęciom, aby poprawić jej dobrostan emocjonalny.
Ten cel jest SMART, ponieważ można go zmierzyć i ma wyznaczony termin realizacji. Cel zawiera również kontekst dotyczący jego względnego znaczenia i zgodności z szerszymi założeniami.
Jeśli ten przykład jest zbieżny z Twoją pracą, warto zagłębić się w temat zarządzania zasobami kreatywnymi oraz zarządzania zasobami agencji — dwóch kluczowych strategii optymalizacji sposobu, w jaki zespoły kreatywne i agencje wykorzystują swoje talenty i czas.
Znaczenie wskaźników wykorzystania zasobów
Wskaźniki wykorzystania zasobów są ważnymi oznakami kondycji projektu, a także pomagają zapewnić odpowiednie finansowanie i wsparcie projektu. Wyobraź sobie następujące scenariusze:
- Monitorowanie kondycji projektu. Zadania projektowe są realizowane zgodnie z planem, ale masz wrażenie, że nakład pracy wymagany do dotrzymania harmonogramu projektu jest zdecydowanie zbyt duży. Wskaźniki wykorzystania zasobów pomagają określić ilościowo wpływ tej sytuacji na wynik finansowy projektu i skorygować kurs, zanim ten problem z alokacją zasobów wymknie się spod kontroli. Może to obejmować dostosowanie harmonogramu, identyfikację usprawnień operacyjnych i/lub zastąpienie zasobów tańszymi.
- Optymalizacja alokacji zasobów w całym portfolio. Analiza danych dotyczących zasobów pomaga ustalić, czy menedżerowie mogą przekierować nadmiarowe zasoby do innych projektów, które mogą potrzebować dodatkowego wsparcia. Jako kierownik projektu prawdopodobnie znasz zestawy umiejętności i aspiracje zawodowe członków swojego zespołu, dlatego możesz pomóc w rekomendowaniu odpowiednich przydziałów, które zwiększą motywację pracowników, a tym samym produktywność i kondycję portfolio.
- Usprawnianie wyboru projektów. Wskaźniki wydajności są również przydatne przy ustalaniu, czy należy zakończyć projekt. Z drugiej strony dokładne stosowanie wskaźników wykorzystania zasobów może uzasadniać pozostawienie projektów poza przysłowiowym blokiem do odstrzału.
Jak śledzić wskaźniki wykorzystania zasobów
W przypadku małych projektów lub działów kierownik projektu może śledzić wskaźniki wykorzystania zasobów za pomocą prostego arkusza kalkulacyjnego Excel (na przykład listy członków zespołu z liczbą przepracowanych godzin w poszczególnych dniach).
Ponieważ aktualizowanie wskaźników wykorzystania zasobów może być czasochłonne, zalecam ustalenie rozsądnej częstotliwości.
W czasach, gdy zajmowałem się doradztwem, co miesiąc pobierałem raporty finansowe, aby sprawdzić, ile godzin członkowie zespołu poświęcili na projekt w porównaniu z prognozami przygotowanymi na początku projektu (może w tym pomóc oprogramowanie do zarządzania zasobami!)
Pod koniec projektu lub w oczekiwaniu na finansowanie zwiększałem częstotliwość do dwóch razy w miesiącu, raz w tygodniu, a nawet codziennie, aby informować interesariuszy o prognozach finansowych i, co najważniejsze, unikać przekroczenia kosztów.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami
Oprogramowanie do zarządzania zasobami jest nieocenionym narzędziem, którego kierownicy projektów mogą używać do agregowania danych o zasobach i analizowania ich w celu optymalnego wykorzystania zasobów.
W niektórych przypadkach arkusz kalkulacyjny może się sprawdzić (tak jak ten do śledzenia alokacji zasobów), ale w przypadku bardziej złożonych projektów wymagających większej ilości zasobów prawdopodobnie będziesz potrzebować dedykowanego oprogramowania do zarządzania zasobami.
Funkcje oprogramowania do zarządzania zasobami
Wybierając odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zasobami dla swojej organizacji, upewnij się, że zawiera ono te najważniejsze funkcje zarządzania zasobami:
- Wizualizacja dostępności zasobów i ich alokacji wśród członków zespołu
- Planowanie zasobów
- Integracja z oprogramowaniem do ewidencji czasu pracy
- Automatyczna alokacja zasobów na podstawie określonych przez Ciebie parametrów
- Alerty w przypadku nieoczekiwanych zmian wskaźników wydajności
- Możliwość ustawienia różnych uprawnień dla poszczególnych grup użytkowników.
Które oprogramowanie do zarządzania zasobami jest najlepsze?
Trudno określić, które oprogramowanie do zarządzania zasobami jest najlepsze — zależy to od wielu czynników, takich jak cele projektu, wielkość organizacji i specyfika działalności.
Dowiedz się więcej o tym, jak wybrać oprogramowanie do zarządzania zasobami dopasowane do konkretnych potrzeb, i poznaj naszą listę najlepszych obecnie dostępnych na rynku opcji.
Możesz też dowiedzieć się tutaj, jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zasobami.
Inne rodzaje oprogramowania
Możesz połączyć oprogramowanie do zarządzania zasobami z innymi rodzajami oprogramowania, aby ułatwić śledzenie i wykonywanie różnorodnych zadań. Przykłady obejmują oprogramowanie do planowania projektów, oprogramowanie do zarządzania zasobami marketingowymi, oprogramowanie do śledzenia zasobów oraz oprogramowanie do zarządzania projektami.
Choć niektórzy mogą postrzegać oprogramowanie jako jedyne rozwiązanie do śledzenia zasobów, prawdą jest również, że arkusze kalkulacyjne i bazy danych mogą realizować te zadania.
Różnica dotyczy kosztów i czasu. Być może uda Ci się samodzielnie sprostać temu wyzwaniu, ale bez korzystania z oprogramowania do zarządzania zasobami nieuchronnie pochłonie ono dostępne godziny pracy.
Zarządzanie ogromną ilością danych
Wskaźniki wykorzystania zasobów wymagają stałej uwagi, ale dostarczane przez nie informacje chronią członków zespołu, zasoby i projekty przed marnotrawstwem.
Wskaźniki te pomagają również prowadzić projekty od rozpoczęcia do ukończenia i później. W dzisiejszym szybko zmieniającym się, napędzanym technologią środowisku wskaźniki są niezbędne.
Aby uzyskać więcej informacji na temat wskaźników wykorzystania zasobów, najlepszych praktyk zarządzania zasobami projektu lub innych zagadnień związanych z cyfrowym zarządzaniem projektami, zapisz się do newslettera The Digital Project Manager.
