2 sposoby, w jakie śledzenie czasu usprawnia przyszłe planowanie projektów
Jeśli chodzi o zarządzanie pracą z klientami, śledzenie czasu stało się standardowym narzędziem zarządzania budżetem. Korzyści wykraczają daleko poza ten obszar — od dostarczania informacji na temat harmonogramu projektu i ryzyka związanego z zarządzaniem zasobami po lepsze planowanie projektów.
Wdrożenie śledzenia czasu w organizacji może wydawać się trudnym zadaniem i wywoływać wśród pracowników różne emocje, ale gdy spojrzymy na to z szerszej perspektywy i zrozumiemy, dlaczego jest to konieczne oraz jakie przynosi korzyści zarówno w krótkim, jak i długim okresie, możemy dostrzec wartość tego rozwiązania w porównaniu z wysiłkiem i energią, które trzeba w nie zainwestować.
Przyjrzyjmy się, dlaczego warto śledzić czas i jak dokładniejsze śledzenie może dostarczyć bardziej miarodajnych informacji przydatnych w planowaniu przyszłych projektów.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dlaczego warto śledzić czas?
Śledzenie czasu może wspierać sposób, w jaki zarządzasz bieżącymi projektami i pracownikami. W trakcie realizacji projektu porównujesz swoje prognozy (szacunki projektu) z rzeczywistością (zarejestrowanym czasem), aby sprawdzić, czy podążasz zgodnie z pierwotnie przewidywanym przebiegiem.
Śledząc czas przez cały okres trwania projektu za pomocą oprogramowania do śledzenia czasu, zyskasz dane pozwalające śledzić postępy projektu i oceniać, czy zmierzasz w kierunku wyznaczonego celu i kamieni milowych, czy też istnieje ryzyko przekroczenia założeń. Jeśli dojdzie do takiego przekroczenia, wpłynie ono nie tylko na budżet projektu i jego koszty, lecz także na harmonogram, ponieważ wykonanie prac będzie wymagało więcej czasu niż planowano.
Może to również wywołać efekt domina w przypadku innych projektów, jeśli dany zasób jest współdzielony, a przekroczenie założeń opóźni prace nad innym projektem (a następnie nad kolejnym i kolejnym…). Wczesne dostrzeżenie kierunku rozwoju sytuacji pozwala wcześniej rozpocząć działania ograniczające ryzyko, co potencjalnie może zmniejszyć wpływ na większy portfel realizowanych prac.
Poza tymi krótkoterminowymi korzyściami śledzenie czasu poświęconego na projekt może również dostarczyć cennych danych do tworzenia przyszłych planów projektów.
Jak śledzenie czasu pomaga w planowaniu przyszłych projektów
1. Pozwala wykorzystać rzeczywiste dane projektowe do prognozowania, dokładnego szacowania czasu i planowania budżetu
Zakres i szacunki projektów opierają się na różnych założeniach, a śledzenie czasu pozwala testować te założenia projektowe i dostosowywać je na potrzeby przyszłych prac. To doskonały przykład tego, jak w praktyce działa śledzenie czasu na potrzeby zarządzania ryzykiem, zapewniając widoczność niezbędną do podjęcia interwencji, zanim przekroczenia założeń staną się poważnymi problemami. Możemy sądzić, że wykonanie określonego elementu wymaga x godzin, ale czy rzeczywiście tak jest?
Śledzenie dostarcza rzeczywistych, praktycznych danych dotyczących czasu, dzięki którym możemy mieć pewność, że projekty nie są niedoszacowane podczas tworzenia kalendarzy zasobów, szacowania kosztów i dbania o efektywny przydział zasobów (tzn. pracownicy nie są przeciążeni zadaniami).
2. Zapewnia dokładniejszy wgląd w dostępność zespołu na potrzeby przyszłych prac
Często przeceniamy ilość pracy projektowej, jaką może wykonać dany zasób, ponieważ nie doceniamy zakresu pracy wewnętrznej i komunikacji. Kierownictwo może zakładać, że wskaźnik wykorzystania czasu (odsetek czasu pracownika przeznaczonego na pracę projektową) będzie bliski 100%. Nie uwzględnia to takich elementów jak cotygodniowe spotkanie zespołu, wewnętrzne wiadomości e-mail dotyczące świadczeń, komunikacja wewnętrzna itp., a w rzeczywistości może negatywnie wpływać na produktywność pracowników.
Śledząc czas w aplikacji do śledzenia czasu (lub w inny sposób), uzyskujemy dokładniejsze informacje o wskaźniku wykorzystania czasu każdej osoby, a tym samym możemy lepiej oszacować przewidywane wykorzystanie zasobów przy przyszłych pracach.
Zazwyczaj warto dążyć do wykorzystania czasu na prace projektowe na poziomie 70–80%. Wartość ta może różnić się w zależności od roli lub w przypadku, gdy dana osoba pracuje również nad projektami wewnętrznymi, ale limit 80% to dobre podejście podczas prognozowania zapotrzebowania na zasoby. Zapewnia to również pewien bufor na nieprzewidziane ryzyka, takie jak nagła nieobecność kluczowego członka zespołu projektowego.
I właśnie w tym miejscu możesz zmienić nastawienie swojego zespołu, zwłaszcza jeśli jego członkowie uważają, że śledzenie czasu jest złe: pokaż im, jak wykorzystujesz śledzenie czasu i jak faktycznie przynosi im ono korzyści. Uwzględniając wszystkie wykonywane przez nich zadania, możesz pomóc zadbać o to, aby ich obciążenie pracą było rozsądne.
Jak śledzić czas w projektach
Śledzenie czasu może być trudne, gdy jest wymagane po raz pierwszy. Jak szczegółowo należy rejestrować dokładny czas poświęcony na pracę? Jak szczegółowo należy określać, do czego odnosić rejestrowany czas?
Wszystko, co robisz w ramach projektu, powinno być rejestrowane. Dobre pytanie, które warto sobie zadać, brzmi: „czy to musiałoby się wydarzyć, gdyby ten projekt nie istniał?”. Jeśli nie, należy przypisać to do projektu.
Wykracza to poza samo ewidencjonowanie czasu poświęconego na wykonanie pracy niezbędnej do realizacji elementów końcowych. Obejmuje to również wewnętrzne spotkania poświęcone opracowywaniu strategii projektu, wewnętrzną komunikację i przeglądy, spotkania z klientem itp.
Nieuwzględnianie tych bardziej niejednoznacznych obszarów niesie ryzyko niedoszacowania ilości czasu potrzebnego na realizację projektu, co zagraża nie tylko temu projektowi, ale potencjalnie wywołuje również większy efekt domina w całym portfelu realizowanych prac.
Jeśli chodzi o szczegółowość rejestrowania czasu, częściowo może ona zależeć od potrzeb organizacji lub klienta w zakresie raportowania czasu.
Dobrą zasadą jest rejestrowanie czasu na poziomie pojedynczego zadania lub działania. Czasami może to być cały element końcowy, a czasami jedna runda prac nad takim elementem. Rejestrowanie czasu na tym poziomie może wydawać się uciążliwe, ale zapewnia też niezwykle cenny wgląd w to, na co zespół poświęca swój czas — wgląd, który można później wykorzystać do przeprowadzenia audytu czasu i odpowiedniego dostosowania procesów.
Jeśli na przykład rejestrujesz czas na poziomie elementu końcowego i zauważasz, że konsekwentnie wykazujesz więcej godzin rozliczanych niż pierwotnie oszacowano, nie daje ci to wystarczającego wglądu w przyczynę. Rejestrując czas o jeden poziom niżej, możesz zauważyć, że zbyt wiele godzin pracy poświęcanych jest na ostatnią rundę uwag, co może wynikać z niejednoznacznych wymagań na początku prac lub z tego, że klient angażuje zbyt wielu interesariuszy na późnym etapie.
Tak jak szacunki nigdy nie będą w 100% dokładne, tak również rejestrowany czas nie będzie dokładny co do minuty. Zazwyczaj w narzędziach do rejestrowania czasu pracy spotykamy zaokrąglanie, na przykład do 15 minut, aby zrównoważyć czas poświęcany na rejestrowanie z rzeczywistością, w której ludzie nie są idealni.
Ktoś może zaplanować spędzenie popołudnia na pracy nad konkretnym elementem końcowym, ale wtedy współpracownik napisze do niego z pytaniem dotyczącym innego projektu, więc poświęci kilka minut na odpowiedź, następnie inny klient wyśle wiadomość z pilną prośbą, więc ta osoba zajmie się nią przez godzinę itd.
Właśnie dlatego codzienne rejestrowanie czasu (lub dodawanie wpisów do kart czasu pracy albo arkuszy kalkulacyjnych pod koniec większych bloków pracy) jest tak pomocne. Gdy nadchodzi koniec tygodnia, niemal niemożliwe jest przypomnienie sobie, ile czasu poświęcono na każde konkretne zadanie, a dokładność rejestrów czasu gwałtownie spada.
Co dalej?
Po rozpoczęciu rejestrowania czasu i utrwaleniu dobrych praktyk rejestrowania czasu korzyści wykraczać będą daleko poza obecnie realizowane projekty.
Od lepszych szacunków budżetowych po bardziej realistyczne planowanie dostępności — będzie funkcjonować ciągła pętla, w której dane z bieżących projektów będą zasilać planowanie przyszłych projektów. Pozwoli to pracownikom bardziej realistycznie zarządzać swoim obciążeniem pracą i zwiększy szanse na pomyślną realizację projektów.
Sprawdź naszą listę najlepszych narzędzi do planowania projektów.
