Obciążenie zasobów: niezbędne wskazówki dla kierowników projektów
Ładowanie zasobów oznacza podzielenie liczby godzin pracy wymaganych do ukończenia projektu przez liczbę dostępnych godzin pracy zespołu projektowego.
Bułka z masłem, prawda?
Podobnie jak w przypadku wszystkich zagadnień związanych z planowaniem zasobów i ich przydzielaniem, ładowanie zasobów jest bardziej złożone, niż mogłoby się wydawać. Przyjrzyjmy się szczegółom, abyś mógł skutecznie korzystać z ładowania zasobów. Warto rozważyć oprogramowanie do przydzielania zasobów, które znacznie pomaga w optymalnym ładowaniu zasobów.
Czym jest ładowanie zasobów?
Ładowanie zasobów pozwala obliczyć czas potrzebny na wykonanie zadań projektowych na podstawie dostępności zasobów, czyli ilości pracy, którą zaplanowano dla zespołu projektowego.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami lub oprogramowanie do harmonogramowania projektów może pomóc w stworzeniu równania, ale warto zrozumieć tok rozumowania stojący za tym wzorem. Na szczęście jest to dość łatwa do zrozumienia koncepcja.
Gdyby był to problem matematyczny, wyglądałby tak:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Liczba godzin pracy wymaganych do ukończenia projektu
————————————————————
Liczba dostępnych godzin na wykonanie pracy
Oczywiście pierwszym krokiem jest wprowadzenie danych. Aby oszacować licznik, zapoznaj się z przewodnikiem DPM dotyczącym procesu zarządzania zasobami projektu.
W tym miejscu obliczymy mianownik — dostępność zasobów.
Niewłaściwy sposób
Zakładając, że członkowie zespołu są dostępni dla projektu w 100%, a standardowy tydzień pracy obejmuje 40 godzin, wystarczy pomnożyć 40 godzin przez liczbę dostępnych zasobów, a następnie przez liczbę tygodni.
Co jest nie tak z tym działaniem? Mówimy o ludziach, a nie o robotach. Kiedy ostatnio udało Ci się pracować nieprzerwanie przez osiem godzin? A co ze spotkaniami? Przerwami na kawę? Przerwami na skorzystanie z toalety? Nie wspominając już o płatnym urlopie i zwolnieniach chorobowych.
Właściwy sposób
Wbrew temu, co sądzi Twój były szef, wykorzystanie zasobów nie powinno wynosić 100%.
Jeśli osiem godzin dziennie nie jest realistycznym oszacowaniem wykorzystania zasobów podczas planowania projektu, jaka liczba jest rozsądna?
Interesariusze prawdopodobnie nie będą sprzeciwiać się założeniu 5–6 godzin dziennie, uwzględniającemu przerwy na skorzystanie z toalety, przełączanie się między zadaniami projektowymi oraz nieuniknione sytuacje awaryjne.
Zrozumienie ładowania zasobów ma kluczowe znaczenie podczas opracowywania strategii zarządzania wieloma projektami, aby zapobiegać nadmiernemu przydzielaniu zasobów i zapewniać powodzenie projektu.
Ładowanie zasobów a wyrównywanie zasobów
Skoro omówiłem już ładowanie zasobów, możesz zastanawiać się nad inną powszechnie stosowaną techniką zarządzania zasobami — wyrównywaniem zasobów. Poniższa tabela podsumowuje najważniejsze różnice między ładowaniem zasobów a ich wyrównywaniem.
| Aspekt projektu | Ładowanie zasobów | Wyrównywanie zasobów |
|---|---|---|
| Obliczanie ilości pracy, którą mają wykonać członkowie zespołu, na podstawie ich dostępnej przepustowości (tj. wykorzystania zasobów) | Tak | Nie |
| Dostosowanie przydziału zasobów do priorytetu, harmonogramu projektu, kamieni milowych i budżetu | Nie | Tak |
| Data rozpoczęcia i zakończenia projektu | Stałe | Mogą zostać dostosowane w celu rozwiązania konfliktów dotyczących zasobów |
Więcej informacji znajdziesz w tym artykule na temat technik wyrównywania zasobów.
Kiedy przeprowadzać analizę obciążenia zasobów
Analizę obciążenia zasobów należy przeprowadzić podczas fazy planowania projektu, aby ustalić podstawowy poziom dostępności czasowej osób, które będą mogły poświęcić czas na realizację projektu. Nie jest to jednak ćwiczenie typu „ustaw i zapomnij”.
Warto ponownie ocenić obciążenie zasobów podczas fazy monitorowania i kontrolowania projektu, ponieważ na dostępność zasobów może wpływać wiele czynników:
- Pojawiają się nowe projekty, które zajmują czas kluczowych zasobów
- Zmieniają się wymagania projektu, wpływając na czas trwania projektu i/lub wymagane zestawy umiejętności
- Zespół zoptymalizował swój przepływ pracy i może realizować zadania projektowe w krótszym czasie.
Jak utworzyć wykres obciążenia zasobów
Wykresy obciążenia zasobów pokazują, jak praca jest rozdzielana między członków zespołu. Najlepsze jest to, że wykres obciążenia zasobów nie musi być o wiele bardziej zaawansowany niż arkusz kalkulacyjny (chociaż użycie oprogramowania do planowania zasobów może usprawnić ten proces). Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć szablon wykresu obciążenia zasobów:
- Utwórz macierz porównującą członków zespołu z zadaniami projektu
- Oblicz liczbę godzin poświęcanych na zadania projektu
- Porównaj rzeczywistą liczbę godzin z docelowym poziomem wykorzystania.
1. Utwórz macierz porównującą członków zespołu z zadaniami projektu
Umieść na osi Y członków zespołu wspierających projekt. Na osi X umieść zadania wymagane do ukończenia projektu.
2. Oblicz liczbę godzin poświęcanych na zadania projektu
Zapytaj członków zespołu, ile godzin tygodniowo poświęcają na zadania projektu. W tym przykładzie przyjmę standardowy 40-godzinny tydzień pracy.
3. Porównaj rzeczywistą liczbę godzin z docelowym poziomem wykorzystania
Skoro już rozumiesz planowanie zasobów, warto porównać je z docelowym poziomem wykorzystania. W tym przykładzie przyjąłem, że członkowie zespołu powinni dążyć do poświęcania 6 godzin dziennie na zadania projektu. Skonfiguruj formatowanie warunkowe, aby otrzymywać alert, gdy ktoś przekroczy swój docelowy poziom wykorzystania.
Ponieważ data rozpoczęcia i zakończenia projektu jest ustalona, konieczne będzie podjęcie pewnych kompromisów. Ogranicz zakres części prac lub wskaż możliwości usprawnienia procesów, jeśli chcesz zmniejszyć ilość czasu, jaką Bertram i Lisa poświęcają na zadania projektu.
Dlaczego obciążenie zasobów jest ważne w zarządzaniu projektami?
Obciążenie zasobów jest ważną częścią zarządzania zasobami. Przynosi korzyści interesariuszom, członkom zespołu i Tobie! Jeśli jest przeprowadzane prawidłowo, obciążenie zasobów:
- Dba o zadowolenie interesariuszy, ustalając realistyczne oczekiwania dotyczące powodzenia projektu. Posiadanie solidnego kalendarza zasobów i uwzględnianie ograniczeń zasobów zwiększa prawdopodobieństwo, że dostarczysz więcej, niż obiecano, zamiast obiecać zbyt wiele i dostarczyć zbyt mało.
- Zmniejsza ryzyko wypalenia zawodowego, zapewniając, że nie przeciążasz swojego zespołu.
- Ułatwia pracę kierownika projektu dzięki dokładnemu prognozowaniu zasobów i pracy, którą może wykonać Twój zespół.
Dowiedz się więcej o znaczeniu zarządzania zasobami.
Co dalej?
Chcesz opanować najdrobniejsze szczegóły planowania obciążenia zasobów? Sprawdź szkolenia stworzone przez ekspertów w naszej DPM School.
