Kto odpowiada za zarządzanie zasobami w projektach?

W podręcznikowym ujęciu zarządzania zasobami proces często zaczyna się od budżetu, ponieważ to pieniądze zazwyczaj decydują o tym, ile osób i jak dużo sprzętu (lub jakiego rodzaju sprzętu) możesz mieć.

Ważne jest przygotowanie dokładnych szacunków opartych na pożądanym składzie zespołu, potrzebnych materiałach, a być może nawet harmonogramie. To logiczne, że możesz pracować szybciej, gdy nad projektem jednocześnie pracuje więcej osób. (Zobacz także: Nauka (& sztuka) szacowania projektów + 6 najważniejszych technik.)

Przed rozpoczęciem projektu i w trakcie jego planowania musisz ustalić, kto znajdzie się w zespole projektowym oraz jakich narzędzi lub licencji na oprogramowanie może potrzebować.

W trakcie projektu zarządzanie zasobami może oznaczać koordynowanie pracy członków zespołu lub innych kierowników projektów, aby zapewnić brak konfliktów w harmonogramach i upewnić się, że wszyscy dokładnie wiedzą, jaka praca zostanie wykonana i kiedy. Istotne jest również ustalenie, czy konkretne projekty mają pierwszeństwo przed innymi oraz jaki może to mieć wpływ na terminy lub zasoby. Oprogramowanie do planowania zasobów może być niezwykle przydatne w całym tym procesie.

Gdy pracujesz nad projektem jako wewnętrzny menedżer zasobów lub odpowiadasz za projekt wewnętrzny, w ramach którego nie wystawiasz klientom rachunków, może to wyglądać nieco inaczej niż wtedy, gdy zajmujesz się zarządzaniem zasobami projektu agencji, a rachunki opłacane są z honorariów klienta.

W takim przypadku menedżer zasobów, a nawet kierownik projektu, może zacząć od zebrania przydzielonego zespołu projektowego, aby ustalić, czym zajmie się każda osoba, jak to zrobi oraz czy zespół potrzebuje innych narzędzi lub zasobów, aby ukończyć projekt w wymaganym terminie. 

Jaki jest związek między zarządzaniem projektami & zarządzaniem zasobami?

Zarządzanie projektami i zarządzanie zasobami są ściśle powiązane ze względu na swoje role w planowaniu projektu. W niektórych przypadkach planowanie projektu i planowanie zarządzania zasobami mogą odbywać się jednocześnie.

Ukończony przydział zasobów może pomóc Ci jako kierownikowi projektu w tworzeniu planów projektu i harmonogramów. Będziesz również wiedzieć, czy w trakcie projektu występują jakiekolwiek ograniczenia dotyczące czasu członków zespołu lub rzeczy, które możesz kupić (licencje na oprogramowanie, sprzęt itp.).

Niektóre programy do zarządzania projektami lub zarządzania zasobami mogą umożliwiać tworzenie wykresów spalania budżetu w celu prognozowania, jak budżet (lub praca Twojego zespołu) powinien zostać rozdysponowany w całym cyklu życia projektu.

Kto odpowiada za zarządzanie zasobami w projekcie?

Odpowiedź na to pytanie zależy głównie od Twojej organizacji. W zależności od wielkości i rodzaju organizacji, w której pracujesz, za zarządzanie zasobami mogą odpowiadać następujące osoby lub pełnione funkcje:

• Kierownik projektu, czyli Ty (no dalej, wiedziałeś, że ta odpowiedź się pojawi)
• Kierownik operacyjny
• Menedżer zasobów
• Właściciel agencji
• Dyrektor operacyjny lub wiceprezes ds. operacyjnych
• Kierownik działu lub kierownik liniowy
• Lider PMO
• Menedżer zasobów marketingowych

Odpowiedź na to pytanie może się również zmieniać w zależności od etapu, na którym znajduje się projekt. Na przykład menedżer zasobów lub osoba zajmująca się operacjami może odpowiadać za przydzielanie członków zespołu projektowego i innych zasobów przed rozpoczęciem projektu. Jednak po rozpoczęciu projektu kierownik projektu, kierownik działu lub inny lider zespołu może przejąć część obowiązków związanych z zarządzaniem zasobami, ponieważ sytuacja wymaga zmian.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kim jest menedżer zasobów?

Jak wspomnieliśmy powyżej, niektóre organizacje mają dedykowanego menedżera zasobów. Co to oznacza i czym ta osoba zajmuje się przez cały dzień?

Menedżer zasobów odpowiada za codzienne zarządzanie wszystkimi zasobami firmy. Może to oznaczać śledzenie dostępności i obciążenia poszczególnych osób, przydzielanie komputerów i innego sprzętu oraz zarządzanie licencjami na oprogramowanie w całej firmie. Będzie również informować kierowników projektów lub innych liderów firmy o lukach w zakresie dostępnych zasobów i ich niedoborach.

Osoba ta będzie doradzać, jak (i kiedy) można rozpocząć nowe projekty w oparciu o dostępność członków zespołu, co oznacza, że często współpracuje z liderami firmy lub zespołem sprzedaży organizacji jako zaufany doradca.

Menedżer zasobów a kierownik projektu

Część obowiązków menedżera zasobów przypomina zadania kierownika projektu, ale kluczową różnicą jest tutaj skala. Menedżer zasobów ponosi ogólną odpowiedzialność za całą organizację. Natomiast kierownik projektu może pracować tylko nad wybranymi projektami (lub tylko nad jednym projektem, w zależności od jego wielkości i zakresu).

Wyjątkiem może być niewielka organizacja, w której pracuje tylko jeden kierownik projektu. Jednak w przypadku dużych firm lub agencji, w których działa grupa kierowników projektów albo biuro zarządzania projektami, menedżer zasobów bierze pod uwagę wszystkie zasoby kierowników projektów oraz to, kiedy są one dostępne lub niedostępne dla innych inicjatyw czy nowych projektów.

Najważniejsze obowiązki menedżera zasobów

Planowanie wydajności

Jednym z kluczowych obowiązków menedżera zasobów jest nadzorowanie planowania wydajności. Oznacza to, że musi on wiedzieć, jakie zasoby są zarezerwowane na potrzeby projektów w przyszłości.

Na przykład powinien widzieć, że programista pracuje nad projektem w pełnym wymiarze godzin przez następne osiem tygodni, a następnie przez kolejne cztery tygodnie w połowie wymiaru, podczas gdy projekt jest finalizowany.

Oznacza to, że programista może rozpocząć pracę nad innym projektem za osiem tygodni, jeśli na początku będzie w nim potrzebny tylko przez połowę czasu. Choć przy analizie tylko jednego przykładu brzmi to dość prosto, menedżer zasobów może koordynować harmonogramy znacznie większych zespołów, przez co zadanie to może być czasochłonne.

Menedżer zasobów może również być zobowiązany do przygotowywania raportów dotyczących wydajności dla kierowników projektów, liderów firmy i innych kluczowych interesariuszy, którzy korzystają z zasobów projektowych lub nimi zarządzają. Raporty te mogą być przygotowywane regularnie lub w czasie rzeczywistym podczas oceny nadchodzących projektów i nowych możliwości.

Przydzielanie zasobów

Oprócz rozumienia wydajności i wskaźników wykorzystania zasobów menedżer zasobów nadzoruje również metody stosowane przy przydzielaniu zasobów. Może to obejmować przydzielanie członków zespołu do projektów lub przekazywanie potrzebnego sprzętu.

Menedżer zasobów może również zarządzać sprzętem lub umowami przez cały okres ich obowiązywania, nadzorować zamawianie sprzętu zastępczego, zanim starszy sprzęt ulegnie zużyciu, zarządzać terminami wygaśnięcia umów oraz anulować lub odnawiać potrzebne licencje.

Ten aspekt roli może również wymagać ścisłej współpracy z osobą z działu zasobów ludzkich, aby zapewnić przestrzeganie przepisów prawa pracy. W USA i wielu innych częściach świata obowiązują przepisy dotyczące limitów czasu pracy, obowiązkowych przerw oraz sytuacji, w których firmy muszą płacić za nadgodziny.

Menedżer zasobów musi zadbać o to, aby członkowie zespołu byli planowani zgodnie z ich klasyfikacją. Jest to szczególnie ważne w przypadku członków zespołu pracujących w niepełnym wymiarze godzin lub na podstawie umowy.

Zarządzanie konfliktami zasobów

Menedżer zasobów może również pomagać w zarządzaniu konfliktami dotyczącymi zasobów. Są ku temu dwa główne powody. Po pierwsze, osoba ta może z wyprzedzeniem dostrzec nadchodzący konflikt, zanim zauważy go kierownik projektu lub osoba, której on dotyczy.

Oznacza to, że może proaktywnie opracowywać rozwiązania potencjalnego konfliktu. Po drugie, dzięki szerokiemu spojrzeniu na wydajność może zidentyfikować inne dostępne zasoby lub osoby o podobnych umiejętnościach, aby złagodzić konflikty lub zapobiec przeciążeniu zasobów.

W przypadku konfliktów dotyczących sprzętu lub licencji menedżer zasobów może pomóc zaplanować wykorzystanie zasobów, aby zapewnić wszystkim dostęp do potrzebnych elementów we właściwym czasie. Jeśli nie jest to możliwe, menedżer zasobów może ustalić, czy można przeznaczyć dodatkowy budżet na zakup kolejnych sztuk sprzętu.

Aktualizowanie narzędzi do zarządzania zasobami i raportowania

Kolejnym obowiązkiem menedżera zasobów może być dostarczanie informacji na temat wykorzystania zasobów poprzez aktualizowanie narzędzia do zarządzania zasobami. Narzędzie to pozwoli wszystkim osobom w organizacji sprawdzić, czy zasoby są zarezerwowane lub dostępne oraz czy w danym okresie potrzebne są dodatkowe zasoby.

Kierownik ds. zasobów może również analizować dane z systemu organizacji do rejestrowania czasu pracy, aby zrozumieć, jak szacowane potrzeby projektowe mają się do rzeczywistości. Może to być szczególnie pomocne w organizacjach, w których członkowie zespołu jednocześnie pracują nad różnymi projektami.

Dowiedz się więcej: Zapanuj nad obsadą i harmonogramami dzięki naszemu zestawieniu najlepszych narzędzi do zarządzania zasobami pracowniczymi, przygotowanemu przez naszych ekspertów.

Współpraca z kierownikami projektów i liderami firmy

Kierownik ds. zasobów może spędzać dużo czasu w arkuszach Excela lub oprogramowaniu do zarządzania zasobami, ale nie wyczerpuje to zakresu jego obowiązków. Musi ściśle współpracować z kierownikami projektów i innymi liderami w organizacji.

Oznacza to konieczność posiadania doskonałych umiejętności komunikacyjnych oraz umiejętności wyjaśniania procesu podejmowania decyzji dotyczących alokacji zasobów. Dzięki wcześniejszemu doświadczeniu w sytuacjach, które mogą się pojawić, kierownik może mieć zdecydowane zdanie, które musi umieć wyjaśnić osobom mniej zaangażowanym w proces zarządzania zasobami.

W organizacji jest wiele ról zależnych od kierownika ds. zasobów. Na przykład kierownik HR może współpracować z kierownikiem ds. zasobów podczas zatrudniania nowych pracowników i ustalania ich harmonogramów wdrożenia.

More Articles

• Menedżer produktu a kierownik projektu: kluczowe różnice

Maksymalizowanie efektywności organizacji

Skuteczne zarządzanie zasobami można wykorzystać do zwiększania efektywności organizacji.

Dbanie o to, aby projekty były odpowiednio zaplanowane, tak aby każdy z nich miał właściwe zasoby (i mieścił się w zakładanym budżecie projektu lub go nie przekraczał), może pomóc zwiększyć efektywność. Koszty pracy są zazwyczaj jednymi z największych kosztów związanych z realizacją projektu, dlatego dobre techniki zarządzania zasobami mają kluczowe znaczenie dla uniknięcia ich wzrostu.

Kierownik ds. zasobów może pomóc zaplanować zasoby tak, aby każdy zasób był wykorzystywany w maksymalnym stopniu. Warto jednak zachować ostrożność w odniesieniu do słowa „maksymalnym”: planowanie pracy każdego członka personelu na poziomie 100% wykorzystania (lub wyższym) może prowadzić do wypalenia zawodowego.

Dbanie o to, aby poza pracą projektową pozostawał czas na przerwy, możliwości nauki, a nawet niezbędne zadania administracyjne, ma kluczowe znaczenie.

Określanie potrzeb w zakresie dodatkowego personelu

Ponieważ kierownik ds. zasobów dobrze orientuje się w stopniu wykorzystania zasobów firmy, ma wyjątkowo dobrą pozycję, aby wskazywać, kiedy pojawi się potrzeba zatrudnienia dodatkowych osób. W tym zakresie pomocne może okazać się również oprogramowanie dla agencji zatrudnienia.

Może on poinformować osobę nadzorującą zarządzanie zasobami ludzkimi, jakiego rodzaju pracownika organizacja powinna zatrudnić. Może chodzić o nowe stanowisko na pełny etat, a jeśli potrzeby są tymczasowe, może on zalecić zatrudnienie współpracowników kontraktowych lub freelancerów w celu uzupełnienia braków albo zaspokojenia konkretnej potrzeby.

Rozwijanie dobrych umiejętności zarządzania zasobami

Jako kierownicy projektów możemy wiele nauczyć się od dziedziny zarządzania zasobami. Umiejętności te mogą pomóc nam w codziennym zarządzaniu własnymi projektami, a także we wspieraniu współpracowników i organizacji w analizowaniu zasobów, które posiadamy i których potrzebujemy, aby odnieść sukces.

Kierownicy ds. zasobów mogą mieć wyjątkową wiedzę na temat obsadzania zespołów projektowych i wykorzystywania mocnych stron poszczególnych osób. To umiejętności, z których wszyscy możemy czerpać korzyści.

Jeśli chcesz pogłębić swoje umiejętności zarządzania zasobami lub masz za zadanie zarządzać zasobami bez pomocy doświadczonego kierownika ds. zasobów, mamy więcej artykułów, które pomogą Ci zdobywać wiedzę i rozwijać się. Sprawdź naszą listę najlepszych bezpłatnych programów do zarządzania zasobami, aby rozpocząć pracę.

Chcesz otrzymywać więcej wskazówek, trików i najlepszych praktyk bezpośrednio na swoją skrzynkę odbiorczą? Zapisz się tutaj do naszego newslettera!