Do czego służy oprogramowanie do zarządzania projektami?

5 najważniejszych zastosowań oprogramowania do zarządzania projektami

Oto niektóre zastosowania oprogramowania do zarządzania projektami przydatne w przypadku Twojego projektu, zespołu i organizacji. Konkretne zastosowanie powinno określać zawartość listy wymagań dotyczącej platform do zarządzania projektami.

• Planowanie projektów
• Zarządzanie zasobami
• Wizualizacja danych
• Generowanie raportów
• Śledzenie personelu

1. Planowanie projektów

Jednym z głównych zastosowań każdego oprogramowania do zarządzania projektami jest planowanie projektu, czyli możliwość podzielenia projektu na etapy, cele i kamienie milowe. 

Należy jednak pamiętać, że wybrane oprogramowanie do zarządzania projektami powinno odpowiadać stosowanej w organizacji metodyce zarządzania projektami. 

Do najczęściej stosowanych metodyk zarządzania projektami należą:

• Model kaskadowy: Podejście kaskadowe jest jedną z najprostszych metodyk zarządzania projektami — każdy etap projektu jest dzielony sekwencyjnie, a członkowie zespołu muszą realizować poszczególne kroki po kolei. Ta metoda sprawdza się najlepiej, jeśli cele projektu, okoliczności i budżet nie będą podlegać zmianom w trakcie cyklu życia projektu.
• Metodyka zwinna: To podejście opracowano po to, aby umożliwić zespołom ciągłe korygowanie projektów w trakcie ich realizacji. Zwykle obejmuje ono krótkie etapy pracy, po których następuje analiza i dostosowanie działań. Zwinne zarządzanie projektami utorowało drogę innym popularnym metodykom, takim jak Kanban, Scrum, Lean i programowanie ekstremalne. Najlepiej sprawdza się w projektach podatnych na zmiany, które wymagają szybkiej realizacji. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Zarządzanie zasobami

Zarządzanie zasobami obejmuje śledzenie osób i sprzętu potrzebnych do ukończenia projektu. Dzięki zarządzaniu zasobami można porównać dostępne zasoby z zapotrzebowaniem i przydzielić je tak, aby projekty zostały ukończone na czas i w ramach budżetu.

Niektóre programy do zarządzania projektami oferują wizualizację planowania zasobów lub narzędzia do harmonogramowania projektów, podczas gdy inne można zintegrować z wybranym oprogramowaniem do zarządzania zasobami lub narzędziem do planowania projektów. 

3. Wizualizacja danych

Oprogramowanie do zarządzania projektami oferuje wiele korzyści. Obejmuje to zapewnienie łatwego sposobu wizualizacji planu projektu, celów i potrzeb na każdym etapie procesu. Dobre oprogramowanie do zarządzania projektami powinno oferować następujące narzędzia do wizualizacji:

• Listy zadań: Klasyczna wizualizacja. Każde godne uwagi oprogramowanie do zarządzania projektami powinno umożliwiać wyświetlanie listy działań projektowych.
• Tablice Kanban: Możliwość organizowania działań projektowych w widoku tablicy lub kolumn jest szczególnie ważna podczas pracy nad projektami zwinnymi. Zadania projektowe można kategoryzować według statusu lub, najlepiej, według wybranych przez siebie niestandardowych kategorii.
• Wykresy Gantta: Wykres Gantta to zasadniczo wykres słupkowy, który pokazuje różne zadania w ramach planu projektu w odniesieniu do czasu potrzebnego na ukończenie każdego etapu. Dzięki wykresowi Gantta można wizualizować, ile czasu zajmie zadanie, gdzie zadania nakładają się na siebie oraz daty rozpoczęcia i zakończenia projektu.
• Kalendarze projektów: Wbudowane kalendarze pozwalają wyświetlać tylko te informacje o projekcie, których potrzebujesz w danym momencie. Na przykład kalendarz projektu umożliwia wyświetlenie ogólnego widoku zadań według dnia, tygodnia, miesiąca i roku. Kalendarze oferują także inne przydatne funkcje, takie jak dostosowywanie osi czasu oraz dołączanie powiązanych plików i rozmów, dzięki czemu można przejść bezpośrednio z kalendarza do pracy. Wiele narzędzi ułatwia również wizualizację zasobów za pomocą kalendarza zasobów.

Ponadto pulpit nawigacyjny danych dotyczących zarządzania projektem jest kluczowym narzędziem służącym do nadzorowania harmonogramów, zasobów i ogólnego stanu projektu.

4. Tworzenie raportów

Gdy rozwiązanie do zarządzania projektami jest już uruchomione, jak śledzić wyniki projektu? Odpowiedź: za pomocą raportu z zarządzania projektem.

Raporty z zarządzania projektami są niezwykle pomocne, ponieważ pomagają śledzić postępy projektu. Są również niezbędne do informowania interesariuszy i członków zespołu o harmonogramie projektu oraz potencjalnych przeszkodach.

Informacje zawarte w raporcie projektowym

Każdy raport powinien zawierać:

• Osiągnięcia, w tym zadania ukończone do tej pory
• Aktualizacje dotyczące statusu trwających zadań
• Przeszkody, które mogą zahamować postępy projektu
• Dane finansowe lub inne wskaźniki obrazujące stan projektu
• Informacja o tym, kiedy raport został ostatnio zaktualizowany.

Raporty z zarządzania projektami powinny zawsze odpowiadać na pytania, które najbardziej nurtują interesariuszy i członków zespołu: Czy projekt postępuje zgodnie z planem? Jaki jest kolejny krok? Jaki jest stan budżetu? Czy występują jakieś problemy wymagające uwagi?

Rodzaje raportów, które mogą generować narzędzia do zarządzania projektami

Dobre narzędzie do zarządzania projektami może analizować dane na wiele sposobów, aby dostarczyć potrzebnych informacji. Istnieje kilka rodzajów raportów, które narzędzia do zarządzania projektami powinny być w stanie generować:

• Raport statusu: Ten rodzaj raportu projektowego zapewnia ogólną aktualizację, którą każdy może przejrzeć, aby szybko zorientować się w postępach projektu. Raporty statusu koncentrują się na wykrywaniu problemów związanych z planowaniem projektu. Pokazują, czy projekt zboczył z kursu lub pozostaje w tyle za harmonogramem projektu oraz jak rozwiązać te problemy. 
• Raport ryzyka: Ten rodzaj raportu pokazuje wszystkie zagrożenia, z którymi mierzy się projekt, i kategoryzuje je według pilności.
• Raport wykorzystania zasobów: Raporty te pokazują dostępność i harmonogramy członków zespołu oraz sposób, w jaki członkowie zespołu wykorzystują swój czas na projekcie. Ten rodzaj raportu może pomóc ustalić, gdzie procesy wymagają większej efektywności.
• Raport odchyleń: Aby uniknąć „dryfowania misji” w projekcie, potrzebujesz raportów odchyleń. Zaskakująco łatwo jest odejść od założonych celów, dlatego ten raport pomaga wrócić na właściwy tor, pokazując postępy zespołu w odniesieniu do rezultatów i celów projektu. 

Dlaczego raportowanie jest niezbędne w zarządzaniu projektami

Każdy kierownik projektu musi generować raporty podczas zarządzania projektami. Oto niektóre korzyści płynące z raportowania w zarządzaniu projektami:

• Narzędzie do raportowania projektu pomaga utrzymać właściwy kierunek. Przy wszystkich elementach, współpracy i stresie, które towarzyszą każdemu projektowi, kierownicy projektów wiedzą, że łatwo jest pozwolić, aby projekty oddaliły się od pierwotnych celów — lub po prostu utknęły w miejscu. Regularne raporty projektowe pomagają utrzymać właściwy kierunek i zapewniają rozwiązania, gdy napotykasz problemy.
• Narzędzie do raportowania projektu zapewnia rozliczalność. Każdy projekt napotka problemy. Bez pewnej formy rozliczalności problemy te mogłyby wykoleić projekt. Narzędzie do raportowania projektu dokładnie pokazuje, jak postęp projektu wypada w porównaniu z jego celami oraz gdzie należy wprowadzić usprawnienia podczas zarządzania zadaniami przez zespół. 
• Narzędzie do raportowania projektu zapewnia przejrzystość. Interesariusze i członkowie zespołu muszą wiedzieć, jak przebiega realizacja projektów. Raporty projektowe dostarczają jasnych, opartych na faktach danych dotyczących statusu, postępów i problemów projektu, aby zapewnić optymalną współpracę i przejrzystość projektu.

5. Śledzenie personelu

Do najważniejszych funkcji narzędzia do zarządzania projektami należą śledzenie dostępności personelu, sprawdzanie, czy członkowie zespołu prawidłowo realizują swoje zadania, oraz monitorowanie czasu, jaki członkowie zespołu poświęcają na poszczególne aspekty projektu.

Ogólnie rzecz biorąc, funkcje śledzenia czasu w systemach zarządzania projektami pomagają określić, czy realizacja zadań trwa zbyt długo, ustalić oczekiwany czas dla przyszłych projektów oraz dostarczać danych do analiz czasu i kosztów. 

Najbardziej przyjazne dla użytkownika funkcje śledzenia czasu pozwalają pracownikom nacisnąć przycisk, aby rozpocząć i zatrzymać rejestrowanie czasu. W zależności od oprogramowania pracownicy mogą mieć możliwość kategoryzowania czasu według projektu, działu, klienta i innych przydatnych kategorii.

Oprogramowanie do zarządzania projektami, które obejmuje śledzenie czasu, zapewnia, że członkowie zespołu rozsądnie gospodarują swoim czasem i zasobami. Dostępnych jest również wiele samodzielnych programów do śledzenia czasu, z którymi możesz się zapoznać, a także oprogramowanie do raportowania dla klientów, które jest przydatne, jeśli musisz składać raporty klientom. Możesz tworzyć niestandardowe raporty na podstawie danych dotyczących czasu.

Co dalej?

Zastanów się, która z powyższych potrzeb jest dla Ciebie najważniejsza, ponieważ może to pomóc Ci wybrać najlepsze rozwiązanie do zarządzania projektami dla Twojego zespołu.