7 elementów, które należy uwzględnić na wykresie Gantta + inne proste wskazówki
Wykres Gantta może być skutecznym narzędziem dla kierowników projektów do wizualnego przedstawiania postępów w projekcie. Jak jednak upewnić się, że wykres Gantta zawiera właściwe informacje, które zrobią wrażenie na interesariuszach? Podobnie jak w przypadku każdego narzędzia do zarządzania projektami, im lepiej rozumiesz wykres Gantta, tym skuteczniej możesz wykorzystać go na swoją korzyść i z korzyścią dla swojego zespołu.
W tym artykule omówimy elementy podstawowego wykresu Gantta, kwestie, które należy uwzględnić podczas jego tworzenia, sposoby dostosowywania wykresów Gantta do własnych potrzeb oraz wytyczne dotyczące raportowania.
Elementy podstawowego wykresu Gantta
Domyślnie wykres Gantta jest prosty i podstawowy. Nie oznacza to jednak, że tego typu narzędzie do zarządzania projektami jest pozbawione treści.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wykresy Gantta są zazwyczaj skonfigurowane tak, że nazwy zadań znajdują się wzdłuż osi y, a oś czasu projektu jest przedstawiona na osi x. Nawet prosty wykres Gantta powinien zawierać 7 następujących kluczowych elementów:
- Lista zadań potrzebnych w tym projekcie: jakie działania są wymagane do ukończenia projektu?
- Data rozpoczęcia i data zakończenia każdego zadania
- Postęp w kierunku ukończenia każdego zadania: czy zadanie przebiega zgodnie z planem, jest zagrożone czy opóźnione?
- Zależności między zadaniami: czy w projekcie występują relacje typu poprzednik–następnik?
- Data rozpoczęcia i data zakończenia całego projektu (jeśli masz tylko szacunki, najlepiej wrócić i utworzyć wykres PERT; wykresy te różnią się od wykresów Gantta, ale wzajemnie się uzupełniają, gdy są stosowane razem)
- Ważne daty kamieni milowych w harmonogramie projektu
- Ścieżka krytyczna projektu: czyli zestaw zadań, których ukończenie zajmuje najwięcej czasu w projekcie, a tym samym pozwala oszacować czas trwania projektu
Znacznie łatwiej jest zrozumieć tego typu istotne informacje o projekcie w formie wizualnej, szczególnie w przypadku interesariuszy, którzy nie są tak bezpośrednio zaangażowani w codzienne działania projektowe. Właśnie w tym przydaje się wykres Gantta.
Kwestie, które należy uwzględnić podczas tworzenia wykresu Gantta
W tej sekcji przedstawimy kilka kwestii, które należy uwzględnić podczas tworzenia wykresu Gantta.
1. Wykresy Gantta w procesie planowania projektu
Zanim od razu przejdziesz do wizualizacji, warto poświęcić czas na zaplanowanie i uporządkowanie swoich przemyśleń. Skuteczni kierownicy projektów korzystają z wielu różnych narzędzi do zarządzania projektami podczas planowania projektu.
W szczególności zalecam opracowanie struktury podziału pracy (WBS) przed utworzeniem wykresu Gantta. Oprócz przedstawienia podsumowania zadań struktura WBS wygodnie organizuje zadania hierarchicznie w fazy i grupy.
Gdy dane projektu zostaną uporządkowane w części, łatwiej jest ustalić kamienie milowe i ramy czasowe, które można zwizualizować za pomocą wykresu Gantta.
Nawet jeśli korzystasz z szablonu wykresu Gantta dostępnego w oprogramowaniu do zarządzania projektami, pamiętaj, aby jasno zdefiniować każde zadanie w projekcie wraz z każdą zależnością między zadaniami. Ułatwia to również przypisywanie członków zespołu do realizacji poszczególnych zadań projektowych.
2. Oznaczanie zależności między zadaniami
Po zidentyfikowaniu przez kierowników projektów zadań składających się na projekt kolejnym krokiem jest zmapowanie zależności między zadaniami. Oznaczenie zależności między zadaniami wraz z datą rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania pomaga zwizualizować ścieżkę krytyczną ukończenia projektu.
Kierownicy projektów używają skrótów do oznaczania czterech typów zależności między zadaniami.
- FS – zakończenie do rozpoczęcia: Jedno zadanie musi zostać ukończone, zanim będzie można rozpocząć kolejne. Jest to najczęstszy rodzaj zależności w większości projektów realizowanych metodą kaskadową.
- SS – rozpoczęcie do rozpoczęcia: Po rozpoczęciu zadania można rozpocząć kolejne, nawet jeśli pierwsze jeszcze się nie zakończyło.
- FF – zakończenie do zakończenia: Zadanie, którego nie można zakończyć, dopóki inne zadanie nie zostanie ukończone.
- SF – rozpoczęcie do zakończenia: Zadanie, którego nie można zakończyć, dopóki nie rozpocznie się inne zadanie. Jest to najrzadziej spotykany rodzaj zależności w większości projektów realizowanych metodą kaskadową.
3. Uwzględnij dostępność członków zespołu i harmonogramy pracy
Podczas tworzenia wykresu Gantta upewnij się, że uwzględniasz święta i inne dni wolne od pracy, które mogą przypadać w czasie trwania projektu.
Warto również uwzględnić harmonogram pracy członków zespołu. Znajomość ich dostępności oraz tego, jaką część dnia pracy mogą poświęcić na projekt, jest niezbędna do ustalenia realistycznego terminu.
4. Wykres Gantta nie przekazuje wszystkich informacji
Wykres Gantta nie jest gwarancją skutecznego zarządzania projektem. W szczególności kierownicy projektów muszą:
- Dokładnie i kompleksowo zdefiniować zadania wymagane do ukończenia projektu — wykres Gantta jest tak dobry, jak dane, które do niego wprowadzono
- Uwzględnić fakt, że wykres Gantta nie obejmuje zasobów potrzebnych do realizacji projektu. Informacje te są gromadzone podczas tworzenia planu projektu.
- Korzystać z dodatkowego narzędzia do monitorowania kosztów lub zakresu projektu. Wykresy Gantta są zorganizowane tak, aby przedstawiać informacje na podstawie harmonogramu projektu, a nie jego budżetu lub zakresu.
Dostosowywanie wykresu Gantta do zespołu i projektów
Dzięki szerokiej gamie dostępnego oprogramowania do tworzenia wykresów Gantta można stworzyć spersonalizowany wykres Gantta, który spełni potrzeby zespołu. Im bardziej szczegółowy jest wykres Gantta, tym wyraźniej i dokładniej będzie wspierał komunikację w zespole.
Spersonalizowany wykres Gantta może być skutecznym materiałem wizualnym podczas prezentacji dla kadry kierowniczej wyższego szczebla. Możesz również użyć tego narzędzia do raportowania postępów projektu interesariuszom, którzy chcą mieć pewność, że terminy są dotrzymywane.
Więcej informacji o konkretnych zastosowaniach wykresów Gantta znajdziesz tutaj.
Niektóre zalety dostosowywania
Oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta zapewnia kierownikom projektów niezliczone możliwości dostosowywania. Możesz używać różnych kolorów do oznaczania poszczególnych członków zespołu albo różnych faz projektu.
Dostosowując paski, zapewniasz wizualne przedstawienie informacji przy minimalnym ryzyku nieporozumień, co jest celem każdego raportu.
Narzędzie do tworzenia wykresów Gantta umożliwia również dostosowanie osi czasu projektu. Kierownik projektu może potrzebować zmienić skalę wykresu z godzin na dni, z dni na tygodnie, a nawet z tygodni na miesiące.
Ponieważ można to zrobić jednym kliknięciem, oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta pozwala dostosować się do zmieniających się okoliczności projektu.
Inne opcje dostosowywania
Internetowy wykres Gantta umożliwia zespołom współpracę w celu informowania interesariuszy o postępach projektu. Możesz dostosować alerty e-mail, aby osoby zaangażowane w realizację projektu miały dostęp do tych samych informacji. Ogranicza to wszelkie opóźnienia w komunikacji między działami lub członkami zespołu.
Kierownicy projektów mogą dostosowywać wykresy Gantta za pomocą notatek, filmów lub linków. Gdy zależności między zadaniami w zarządzaniu projektami są bardzo liczne, możliwość współpracy członków zespołu w czasie rzeczywistym może mieć ogromne znaczenie dla wydajności pracy.
Raportowanie na podstawie wykresu Gantta
Wykresy Gantta oferują kierownikom projektów skuteczny sposób tworzenia raportów z postępów w czasie rzeczywistym.
Oprócz przedstawiania aktualnego obrazu sytuacji wykresy Gantta mogą być również skuteczne w analizie predykcyjnej. Kierownicy projektów mogą używać wykresów Gantta do przewidywania, kiedy i gdzie może być konieczne dostosowanie harmonogramu projektu.
Na przykład zmiana ram czasowych jednego zadania wpłynie również na ramy czasowe zadań zależnych. Ponieważ zadania mogą zostać ukończone zarówno przed zaplanowanym terminem (zgodnie z harmonogramem projektu), jak i trwać dłużej, niż początkowo zakładano, kierownik projektu, który korzysta z wykresu Gantta jako narzędzia do zarządzania projektem, pozostaje o krok przed rozwojem sytuacji.
Końcowe przemyślenia
Ostatecznie wykres Gantta jest przeznaczony nie tylko dla kierowników projektów, ale także stanowi narzędzie, które przynosi korzyści całemu zespołowi projektowemu. Wykresy Gantta są dostępne dla interesariuszy o różnym poziomie stażu i znajomości szczegółów projektu. Co więcej, oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta jeszcze bardziej ułatwia tworzenie tych przydatnych wizualizacji danych projektowych.
Jeśli chcesz utworzyć wykres Gantta konkretnie w Jira, zapoznaj się z naszymi wskazówkami i sposobami obejścia ograniczeń dotyczącymi wykresów Gantta w Jira.
Czytaj dalej, aby znaleźć najlepsze rozwiązania programowe do tworzenia wykresów Gantta, które pomogą Ci najskuteczniej zarządzać projektami.
