5 typowych funkcji oprogramowania do zarządzania zasobami
Jako kierownik projektu znasz nieustanną trudność związaną z zarządzaniem zasobami projektów, ich śledzeniem i prognozowaniem (szczególnie gdy jednocześnie zarządzasz wieloma projektami). Bez odpowiednich narzędzi zadanie to może szybko stać się przytłaczające, prowadząc do opóźnień w projektach, przekroczenia budżetu i wypalenia zespołu.
Oprogramowanie do zarządzania zasobami zostało stworzone, aby pomóc Ci sprostać temu wyzwaniu, zapewniając narzędzia, które mogą zwiększyć wydajność, widoczność i kontrolę nad zasobami. Poniżej poznasz najważniejsze funkcje oprogramowania do zarządzania zasobami, dzięki czemu będziesz móc podjąć świadomą decyzję przy wyborze narzędzia odpowiedniego do swoich potrzeb.
Jakie są najczęstsze funkcje oprogramowania do zarządzania zasobami?
Oto najczęstsze funkcje oferowane przez większość platform do zarządzania zasobami, które mogą pomóc Ci zoptymalizować wykorzystanie zasobów, poprawić realizację projektów i przyczynić się do sukcesu Twojej organizacji.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Widoczność
Głównym celem korzystania z oprogramowania do zarządzania zasobami jest uzyskanie lepszego obrazu tego, co dokładnie dzieje się z Twoimi zasobami. Narzędzie powinno zapewniać Ci wgląd w:
- Jaka jest dostępność każdego członka zespołu?
- Jakie umiejętności lub funkcje oferuje każdy członek zespołu?
- Jakie będzie zapotrzebowanie na zasoby w przyszłości?
- Których zasobów brakuje?
Słaba widoczność nieuchronnie prowadzi do opóźnień w projektach, a nawet do ich niepowodzenia. Przejrzyste widoki prezentujące te informacje sprawiają, że interesariusze wiedzą, co dzieje się obecnie i czego można oczekiwać w najbliższej przyszłości.
2. Planowanie przepustowości
Większość programów do zarządzania zasobami zapewnia również przejrzysty obraz planowania przepustowości zasobów: zadań przydzielonych poszczególnym osobom oraz ich priorytetów. Czy obciążenie pracą jest przytłaczające? Czy zasób nie jest wykorzystywany w pełni?
Wiedza o tym, co dzieje się w projekcie na poziomie zadań zasobów, pozwala kierownikom projektów skutecznie planować i upewnić się, że ludzie pracują nad właściwymi zadaniami we właściwym czasie.
Możesz również sprawdzić różne specjalistyczne narzędzia do planowania przepustowości.
3. Finanse
Oprogramowanie do zarządzania zasobami powinno również pomagać w śledzeniu szacowanych kosztów projektu oraz faktycznie wydanych pieniędzy. Jest to kluczowy element planowania projektu — jeśli projekt znacznie przekroczy budżet, dalsze finansowanie może nie być dostępne, a projekt może zakończyć się niepowodzeniem.
Znajomość kosztów zasobów pozwala również lepiej zaplanować pozostałą część projektu. Korzystając z szablonu planowania zasobów lub narzędzia, możesz także określić, gdzie wydawane jest zbyt dużo pieniędzy.
Na przykład czy zaplanowanie odpowiedniego zasobu, takiego jak zautomatyzowane narzędzie do zarządzania zadaniami, pozwoliłoby zaoszczędzić pieniądze w porównaniu z zatrudnieniem osoby do ręcznego wykonywania zadań?
Prostym sposobem na zarządzanie zasobami ludzkimi jest korzystanie przez te osoby z oprogramowania do śledzenia czasu, takiego jak Toggl. Uzyskaj jasny obraz tego, ile czasu poświęcają na dane zadanie i ile będzie to kosztować.
4. Współpraca
Ważne jest, aby członkowie projektu komunikowali się ze sobą, by jak najlepiej wykonywać swoją pracę. W przypadku zarządzania zasobami sytuacja wygląda tak samo. Załóżmy, że wystąpił problem z planowaniem zasobów, a potrzebna usługa jest już nadmiernie obciążona. Korzystanie z oprogramowania do planowania zasobów z narzędziami do współpracy oznacza, że możecie wspólnie szybciej rozwiązać problem.
5. Raportowanie
Raportowanie i dostęp do kluczowych danych analitycznych mają ogromne znaczenie dla każdego kierownika projektu. Musisz wiedzieć, co dzieje się w ramach wielu projektów i jakie są ich wyniki — zarówno po to, aby wprowadzać ważne zmiany, jak i przedstawiać je swoim przełożonym podczas spotkań dotyczących aktualizacji projektu.
Funkcje raportowania pomagają śledzić postępy projektu, sprawdzać, gdzie zasoby są wykorzystywane najefektywniej, oraz identyfikować obszary, w których można usprawnić procesy. Bez raportowania możesz doświadczyć opóźnień w realizacji projektu i nieefektywnej pracy.
Dowiedz się więcej o konkretnych zastosowaniach oprogramowania do zarządzania zasobami tutaj.
Inne ważne kwestie związane z potrzebami w zakresie zasobów
Każda firma będzie miała inne potrzeby, jeśli chodzi o oprogramowanie do zarządzania zasobami. Na jakich funkcjach należy więc skupić się podczas wyboru rozwiązania odpowiadającego Twoim potrzebom? Zadaj sobie następujące pytania:
Jak łatwo można uzyskać do niego dostęp?
Oprogramowanie zainstalowane lokalnie ma swoje ograniczenia, takie jak trudności z udostępnianiem danych przechowywanych lokalnie oraz konieczność regularnego tworzenia kopii zapasowych danych.
Jeśli jesteś częścią małego zespołu pracującego pod jednym dachem, może to nie stanowić większego problemu. Ale co się stanie, gdy Twój zespół się rozrośnie? Co jeśli pracujecie w różnych częściach świata lub z domu? Wszyscy będziecie potrzebować dostępu do informacji o projekcie w czasie rzeczywistym.
Platformy oparte na chmurze mają tutaj przewagę, ponieważ często są dostępne na różnych urządzeniach, a dzięki temu są bardziej elastyczne.
Jakimi rodzajami zasobów dysponujesz?
Jeśli Twoim głównym zasobem są ludzie, istnieje kilka platform do zarządzania zasobami, które zostały stworzone z myślą o zarządzaniu zespołami. Każdy członek zespołu może mieć własne konto użytkownika i rejestrować czas pracy nad konkretnymi obszarami projektu.
Jeśli potrzebujesz oprogramowania, które obsługuje usługi, sprzęt i przestrzeń, sprawa jest nieco bardziej skomplikowana. Potrzebujesz platformy, która w równym stopniu uwzględnia zasoby ludzkie i nieludzkie, aby pomóc Ci skutecznie budżetować, śledzić i organizować działania w jednym systemie.
Jak łatwo można je wdrożyć?
Mówiąc wprost, ludzie nie będą korzystać z oprogramowania, jeśli bardziej przeszkadza ono w pracy, niż pomaga. Warto wybrać oprogramowanie, które umożliwia łatwe logowanie na wielu urządzeniach. Wykres Gantta, tablica Kanban i widok wykresu oferują różne sposoby wyświetlania harmonogramów, zadań i komunikacji.
Czy można je skalować z myślą o przyszłości?
Wybór darmowego narzędzia do zarządzania zasobami może być dobrym pomysłem, jeśli chcesz wypróbować dostępne opcje. Jeśli jednak Twoja firma się rozwija, upewnij się, że platforma będzie odpowiednia dla Ciebie w dłuższej perspektywie.
Sprawdź, jak łatwo można dodawać nowych użytkowników i czy platforma wspiera ogólne długoterminowe cele biznesowe, czy też jest tylko szybkim rozwiązaniem.
Jak najlepiej wykorzystać oprogramowanie do zarządzania zasobami
Planowanie zasobów pomaga zarządzać zasobami i miejmy nadzieję prowadzi do pomyślniejszej realizacji projektu. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami nie ma sensu, jeśli nie wiesz, jakie są Twoje zasoby ani jak są wykorzystywane.
Utworzenie planu zasobów nie musi być trudne ani zajmować dużej ilości cennego czasu. Poniżej przedstawiamy, jak możesz zaplanować zasoby, zanim wybierzesz oprogramowanie do zarządzania zasobami.
Sporządź listę wszystkich zasobów
Najpierw musisz wiedzieć, jakie zasoby planujesz zaangażować w swoje projekty. Są to członkowie personelu, zewnętrzni wykonawcy, przestrzenie takie jak sale konferencyjne, sprzęt taki jak komputery oraz usługi takie jak subskrypcje oprogramowania.
Rola zasobu
Następnie musisz jasno określić, co oferuje każdy z tych zasobów. W przypadku członków zespołu projektowego weź pod uwagę:
- Jakie mają umiejętności
- Obszary specjalizacji
- Kwalifikacje
- Doświadczenie
Jeśli zasób nie jest człowiekiem, zastanów się nad następującymi kwestiami:
- Gdzie się znajduje?
- Jaką funkcję pełni?
Dzięki temu będziesz wiedzieć, jaki związek mają wymienione zasoby z Twoim projektem.
Plany harmonogramu
Aby uwzględnić te zasoby w ogólnym planie projektu, dodaj je do osi czasu:
- Jakie części procesu obejmują?
- Kiedy są potrzebne?
- Kiedy będą ponownie dostępne?
Rezerwacja
Łączy to pierwszy i trzeci krok. Gdy już wiesz, jakie zasoby są dostępne i kiedy, możesz zacząć je rezerwować zgodnie z ogólnym harmonogramem projektu.
Od tego momentu platforma do zarządzania zasobami może nawet zautomatyzować część procesu rezerwacji, sygnalizując, że zasób nie jest dostępny lub został zarezerwowany podwójnie.
