4 supermoce, których kierownicy projektów nie mają & czego naprawdę potrzebujesz
Przez ostatnie 8 lat prowadziłem w lokalnym uniwersytecie w południowo-zachodnim Ontario kurs zarządzania projektami dla początkujących.
Na pierwszych zajęciach w każdym semestrze zwykle zadaję studentom dwa pytania:
- Czy masz jakiekolwiek doświadczenie w zarządzaniu projektami?
- Jak myślisz, czym zajmuje się kierownik projektu?
Ponieważ średni wiek studentów na moich zajęciach wynosi zwykle 20–23 lata, można się spodziewać, że większość z nich nie ma żadnego „oficjalnego” doświadczenia w zarządzaniu projektami, ale mogła wykonywać pewne zadania związane z zarządzaniem projektami, takie jak przygotowanie grafiku zmian w pracy w niepełnym wymiarze godzin w restauracji typu fast food albo zaplanowanie zbiórki pieniędzy dla organizacji non-profit.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Odpowiedzi, które otrzymuję na pytanie nr 2, często brzmią mniej więcej tak: „zarządza projektami” albo „zarządza «różnymi rzeczami», żeby doprowadzić projekty do końca”. Czasami studenci są szczerzy i odpowiadają: „Tak naprawdę nie wiem, czym zajmuje się kierownik projektu, ale mam nadzieję dowiedzieć się tego na tych zajęciach”.
Fakt, że moi studenci często nie wiedzą, jaką rolę odgrywa kierownik projektu w projekcie, nie jest zaskakujący, biorąc pod uwagę etap ich życia akademickiego i zawodowego.
Nieco zaskakujący jest natomiast sporadyczny brak świadomości wśród interesariuszy (w tym czasami sponsorów i klientów) dotyczący roli kierownika projektu oraz umiejętności, które kierownicy projektów wnoszą do projektu. Mowa tu o profesjonalistach, którzy najprawdopodobniej mają większe doświadczenie w takich środowiskach niż moi studenci studiów licencjackich.
Jako kierownik projektu możesz nie mieć 12-tygodniowego semestru, aby wyjaśnić interesariuszom, jakie umiejętności powinien posiadać kierownik projektu i na czym polega jego rola. Być może będziesz musiał przyjąć bardziej taktyczne podejście.
W tym artykule omówię niektóre umiejętności, które powinni posiadać kierownicy projektów (oraz te, które ludzie zakładają, że mają kierownicy projektów), a także wyjaśnię, dlaczego ważne jest, aby dzielić się z interesariuszami informacjami o wartości tych umiejętności.
Komunikacja jest kluczowa (czytanie w myślach już niekoniecznie)
Zarządzanie projektem nie jest działaniem wykonywanym niezależnie, w odizolowaniu od innych. Według Adrienne Watt „Okazuje się, że 90% pracy kierownika projektu poświęca się na komunikację”.
Komunikacja w projekcie może przybierać wiele form. Oprócz wysyłania formalnych aktualizacji statusu i słuchania członków zespołu projektowego kierownicy projektów mogą również zadawać pytania. Czasami udzielenie odpowiedzi na te pytania może być trudne lub niezręczne, ale w większości przypadków chodzi o uzyskanie informacji, które pomogą zespołowi projektowemu posuwać się naprzód.
Ciekawe jest to, że interesariusze nie zawsze postrzegają tę kwestię w ten sposób. Mogą uważać pytania kierownika projektu za wścibskie lub irytujące. Mogą też myśleć: „Jak to możliwe, że kierownik projektu tego nie wie?”.
Cóż, niestety kierownicy projektów nie potrafią czytać w myślach. Czasami kierownik projektu będzie musiał porozumieć się z interesariuszami i zainicjować rozmowę, aby uzyskać potrzebne informacje.
Zadawanie pytań i angażowanie się w rozmowę nie tylko pomaga uzyskać informacje potrzebne zespołowi, ale także sprzyja budowaniu relacji między interesariuszami projektu.
Co należy zrobić
Choć kierownicy projektów mogą chcieć mieć możliwość zajrzenia do kryształowej kuli i odczytywania myśli interesariuszy, niestety jest to umiejętność, której kierownicy projektów (ani nikt inny!) po prostu nie posiadają.
Jednak rozwijanie umiejętności komunikacji ustnej i pisemnej oraz ćwiczenie aktywnego słuchania pomoże kierownikom projektów i zespołom radzić sobie z wszelkimi wyzwaniami lub przeszkodami.
Pieniądze nie rosną dokładnie na drzewach
Kiedy byłem małym dzieckiem, rodzice zwykli mówić mi: „Pieniądze nie rosną na drzewach”. Ta cenna rada pomogła mi już w młodym wieku rozwinąć dobre umiejętności zarządzania pieniędzmi.
Mimo że jako pięciolatek prawdopodobnie nie rozumiałem pojęcia budżetu, wiedziałem, że pieniądze nie są jakimś nieskończonym, nieograniczonym zasobem, który pojawia się magicznie.
Przenieśmy się do czasów dorosłości. Przechadzałem się po lokalnym supermarkecie, w którym znajdowało się mnóstwo różnorodnych kwiatów i roślin doniczkowych, i ku mojemu zaskoczeniu (i zachwytowi) zobaczyłem małą roślinę o nazwie „drzewko pieniędzy”!
Tak mnie to rozbawiło, że zrobiłem zdjęcie magicznego „drzewka pieniędzy” i wysłałem je rodzicom z wiadomością: „Myślę, że należycie mi się przeprosiny; najwyraźniej pieniądze jednak rosną na drzewach!”.
Skłoniło mnie to do refleksji, że właśnie stąd interesariusze mogą czerpać przekonanie, iż gdy budżet projektu jest zagrożony, a finanse są napięte, kierownik projektu może po prostu magicznie „wyhodować” więcej pieniędzy.
Jeśli budżet projektu jest zagrożony, a kompromisy dotyczące zakresu i harmonogramu nie wchodzą w grę, czy kierownik projektu może udać się do swojego „drzewa pieniędzy” i zebrać z niego trochę pieniędzy?
Co należy zrobić
Choć prawdopodobnie wszyscy chcielibyśmy mieć drzewo pieniędzy (albo cały ich las), oczywiście nie jest to rzeczywistość. Kierownicy projektów muszą potrafić dokładnie szacować koszty, opracowywać budżet i śledzić te koszty podczas realizacji projektu przez zespół.
Jeśli widać, że budżet projektu przekroczy zatwierdzoną kwotę, kierownicy projektów muszą umieć znaleźć sposoby rozwiązania tego problemu bez negatywnego wpływu na zakres projektu, jakość lub harmonogram. Możliwe rozwiązania obejmują:
- Wykorzystanie tańszego sprzętu, materiałów i/lub zasobów
- Sprawdzenie, czy koszty można współdzielić z innymi projektami w ramach programu lub portfela.
Ostatecznie więc moi rodzice mieli rację…. pieniądze nie rosną na drzewach i podobnie jak w przypadku osobistych finansów, pieniędzmi w projekcie trzeba dobrze zarządzać.
Niestety, tutaj nie manipulujemy czasem za pomocą statków kosmicznych
Nie jestem wielkim fanem gatunku science fiction, ale muszę przyznać, że lubię brytyjski serial science fiction Dr. Who. „Doktor”, jak znana jest główna postać, potrafi manipulować czasem i podróżować w przeszłość. To niesamowita umiejętność.
Wyobraź sobie, że pracujesz nad projektem i masz opóźnienie względem harmonogramu. Czy nie byłoby wspaniale móc nacisnąć przycisk „pauzy”, aby pozwolić zespołowi nadrobić zaległości i mimo wszystko dotrzymać terminu projektu?
Zamiast wchodzić na spotkanie w Zoomie w celu omówienia harmonogramu, czy nie byłoby wspaniale po prostu wskoczyć do naszego statku kosmicznego i stworzyć więcej czasu?
Co należy zrobić
Niestety my, ludzie, nie mamy możliwości zatrzymywania czasu, cofania go ani „tworzenia” dodatkowego czasu, gdy nasze projekty są opóźnione względem harmonogramu.
Jeśli naszym projektom grozi niedotrzymanie zaplanowanej daty zakończenia, kierownicy projektów powinni rozważyć zastosowanie technik kompresji harmonogramu oraz sposobów jego optymalizacji.
Opcje takie jak skracanie harmonogramu lub wyrównywanie zasobów to narzędzia, z których kierownik projektu może korzystać bez konieczności proszenia sponsora lub klienta o więcej czasu (co może nie być możliwe).
Ostatecznie czas jest cennym zasobem, którym nie możemy pozwolić sobie źle zarządzać. W przeciwieństwie do zasobu fizycznego, takiego jak sprzęt komputerowy, po prostu nie możemy stworzyć dodatkowego czasu. Nie oznacza to jednak, że kierownik projektu nie może wykazać się kreatywnością i innowacyjnością w zarządzaniu dostępnym czasem.
Zawsze warto ustalać realistyczne oczekiwania z interesariuszami projektu podczas inicjowania i planowania projektu. Jeśli harmonogram projektu jest nierealistyczny, kierownik projektu powinien poinformować o tym na wczesnym etapie.
Okrągłe zasoby nie pasują do kwadratowych projektów
Wiedza o tym, kogo i czego potrzebujesz do realizacji projektu, to działanie, które zwykle wykonuje się na wczesnym etapie projektu. Niezależnie od tego, czy korzystasz z modelu kaskadowego, czy zwinnego modelu realizacji, planowanie zasobów dla osób, których będziesz potrzebować w projekcie, jest bardzo ważne, aby zapewnić sobie zespół dysponujący odpowiednimi umiejętnościami i wiedzą.
Nawet jeśli staramy się jak najlepiej zaplanować projekt, mogą zdarzyć się sytuacje, w których w trakcie jego realizacji odkryjesz, że nie masz wystarczających zasobów lub odpowiedniego rodzaju zasobów, aby osiągnąć cele projektu.
Wiele projektów temu znalazłem się w sytuacji, w której w trakcie zwinnego projektu ustaliliśmy, że potrzebujemy w zespole projektanta UX. Na podstawie informacji zwrotnych, które otrzymaliśmy podczas prezentacji dla klienta, konieczne było przeprojektowanie jednej z funkcji. Dobrze — żaden problem, prawda? Po prostu zaangażujmy naszego projektanta UX i działajmy dalej.
Pojawił się jednak mały problem — w tym momencie w zespole projektowym nie mieliśmy projektanta UX. Był z nami na podstawie umowy tylko przez kilka wcześniejszych sprintów, kiedy przewidywaliśmy prace projektowe i współpracowaliśmy z klientem nad doświadczeniem użytkownika.
Aby uwzględnić informacje zwrotne od klienta, musielibyśmy „pożyczyć” projektanta UX z innego projektu w organizacji albo spróbować ponownie nawiązać współpracę z naszym projektantem pracującym na podstawie umowy. Gdy przedstawiliśmy te możliwości, klient zapytał: „Przecież macie ludzi w zespole, prawda? Czy ktoś z nich nie może tego zrobić?”.
Kiedy wyjaśniłem, że obecny zespół składał się z programistów i testerów QA, klient ponownie zapytał: „No dobrze, czy ktoś z nich nie może tego zrobić? Przecież wszystko jest techniczne, prawda?”.
Jak należy odpowiedzieć na tego rodzaju pytanie?
More Articles
- 21 umiejętności zarządzania projektami do umieszczenia w CV [2026]
- Czym jest projekt cyfrowy? 4 wymiary, typy i przykłady
- 10 trików w zarządzaniu projektami, które zwiększą Twoją produktywność
- Jak zostać kierownikiem projektu w 8 pomocnych krokach
- Zarządzanie projektami: czym jest i dlaczego ma znaczenie
Co należy zrobić
Odpowiedź powinna brzmieć mniej więcej tak: „Właściwie nie — niestety kierownik projektu nie może przekształcić ani magicznie zamienić programisty w projektanta UX”.
Podobnie kierownik projektu nie może magicznie i natychmiast przekształcić autora dokumentacji technicznej w stratega ds. treści w mediach społecznościowych ani w żadną inną osobę, której może brakować w zespole projektowym.
Nie da się wcisnąć kwadratowego kołka do okrągłego otworu. Jeśli w zespole projektowym występują luki w zakresie umiejętności, kierownik projektu może:
- Sprawdzić, czy w organizacji są inne osoby posiadające potrzebne umiejętności lub wiedzę, które mogą tymczasowo pomóc w projekcie
- Sprawdzić, czy w budżecie projektu są środki i czy w harmonogramie jest czas na zatrudnienie zewnętrznej osoby, która uzupełni tę lukę
Dodatkową możliwością, którą ma kierownik projektu (należy ją dokładnie przeanalizować pod kątem harmonogramu projektu i planu jakości), jest przeszkolenie członka zespołu, aby mógł przejąć dane zadanie.
W zależności od rodzaju zadania, harmonogramu oraz tego, czy jest to realistyczna opcja, zawsze warto dać ludziom możliwość uczenia się i rozwijania podczas pracy nad projektem.
Przywództwo w projekcie również jest niesamowitą supermocą
Zarządzanie projektami jest złożone, a kierownicy projektów wnoszą do zespołu projektowego różnorodne umiejętności. Podstawą tych umiejętności są komunikacja, zarządzanie budżetem, czasem i zasobami.
Dzięki współpracy i ustalaniu realistycznych oczekiwań z interesariuszami dotyczących roli, jaką odegra kierownik projektu, można uniknąć nieporozumień. Choć wspaniale byłoby mieć supermoce, takie jak umiejętność czytania w myślach i pomnażania pieniędzy, zdolność poprowadzenia zespołu projektowego do realizacji projektu, który przewyższa oczekiwania klienta, również jest całkiem niesamowitą supermocą. Dobrą wiadomością jest to, że możesz wziąć udział w kursach zarządzania interesariuszami, aby lepiej radzić sobie z prowadzeniem projektu, któremu przygląda się wiele osób.
Przeczytaj nasze opracowanie na temat najbardziej pożądanych umiejętności kierownika projektu.
Jeśli chcesz podzielić się wskazówkami, historiami lub życiowymi lekcjami związanymi z zarządzaniem projektami, skontaktuj się ze mną za pośrednictwem LinkedIna lub Twittera.
Nie zapomnij zapisać się do newslettera The Digital Project Manager, aby dowiedzieć się więcej o tym, co kierownicy projektów powinni wiedzieć (i czego nie muszą wiedzieć!).
