10 trików w zarządzaniu projektami, które zwiększą Twoją produktywność
Jako kierownik projektu możesz marnować całe godziny, i niekoniecznie na typowych podejrzanych — spotkaniach, e-mailach i czatach. W naszej codziennej pracy jest mnóstwo czynności pochłaniających czas, które można rozwiązać za pomocą kilku prostych trików związanych z zarządzaniem projektami: takich jak automatyzacja zadań, nawyki komunikacyjne i wskazówki dotyczące planowania projektu.
10 najlepszych trików związanych z zarządzaniem projektami
Przeczytaj o 10 trikach związanych z zarządzaniem projektami, które pomogły mi stać się jeszcze lepszym kierownikiem projektu.
1. Korzystaj z automatyzacji tak często, jak to możliwe
Slack, Kalendarz Google, e-mail — nieważne: zostań ekspertem w zakresie używanych narzędzi i oferowanych przez nie możliwości automatyzacji.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Maksymalne wykorzystanie używanych przeze mnie narzędzi pozwala mi w dłuższej perspektywie zaoszczędzić mnóstwo czasu — zamiast wielokrotnie sprawdzać te same narzędzia i powiadomienia, korzystam z integracji i precyzyjnie dostosowanych ustawień, które pomagają mi używać narzędzi dokładnie w taki sposób, jakiego potrzebuję.
Oto jak to zrobić:
Skonfiguruj integracje między wszystkimi narzędziami, jeśli jest to możliwe. Często korzystam ze Slacka, Trello i Dropboxa. Slack to główna aplikacja, której używam, a pozostałe narzędzia mają aplikacje Slacka, które bezpośrednio łączą się z moimi kontami, zapewniając łatwy i szybki dostęp. Jeśli Twój zespół w dużym stopniu polega na Slacku w komunikacji, korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami zintegrowanego ze Slackiem może usprawnić aktualizacje, przydzielanie zadań i dyskusje — wszystko pozostaje scentralizowane, bez konieczności ciągłego przełączania się między aplikacjami.
Integracja z Dropboxem pozwala mi udostępniać i przesyłać pliki z mojego konta Dropbox bezpośrednio do Slacka. Slack automatycznie pobiera obrazy udostępnione za pomocą łącza Dropbox, gdy udostępniany jest plik graficzny, dzięki czemu nie muszę przesyłać pliku, a mój zespół nie musi klikać, aby wczytać łącze.
Aplikacja Paperbot (dziękuję społeczności The Digital Project Manager za przedstawienie mi jej) wysyła mi codzienne lub cotygodniowe podsumowanie łączy udostępnionych na kanałach zespołu. Jest to pomocne, gdy jestem zbyt zajęty, aby przeglądać kanały w poszukiwaniu zaktualizowanych plików i łączy do projektów wymagających przejrzenia.
Kalendarz Google oferuje dość rozbudowane ustawienia powiadomień, co oznacza, że jeśli zaplanuję ważne spotkanie z miesięcznym wyprzedzeniem, mogę ustawić wysłanie wiadomości e-mail do mojego zespołu 3 dni wcześniej, aby przypomnieć mu o przygotowaniach, bez konieczności pamiętania o tym przeze mnie.
2. Korzystaj z macierzy RACI w każdym projekcie
Macierz RACI to narzędzie określające odpowiedzialności, role i zakres własności w projekcie, aby uniknąć niejasności dotyczących zadań, a także ustalające oczekiwania od samego początku. Tabele te można wykorzystywać niemal w dowolnym momencie projektu, aby zapewnić łatwy dostęp do informacji i przejrzystość bez dodatkowej pracy.
Oto jak to zrobić:
Macierz RACI może być tak szczegółowa lub prosta, jak chcesz, ale najważniejsze jest, aby działała w przypadku Ciebie i Twojego projektu.
Utwórz szybki szablon arkusza kalkulacyjnego, którego będzie można ponownie używać w przyszłości. Lubię korzystać z tabel RACI w przypadku różnego rodzaju potrzeb projektowych: od ogólnego określenia odpowiedzialności w projekcie, przez mapowanie procesu zarządzania treścią, po potrzeby i obowiązki związane z uruchomieniem. W zależności od złożoności projektu pomocne może być podzielenie decyzji RACI na kilka tabel. Możesz również wybrać tabelę RASCI, która dodaje jeszcze jedną rolę — wsparcie.
Takiego poziomu szczegółowości używam na własne potrzeby oraz omawiam go z klientem projektu na początku projektu. Wystarcza on do ustalenia oczekiwań dotyczących odpowiedzialności i upewnienia się, że wszyscy mają takie samo rozeznanie, a jego aktualizacja i udostępnianie zajmują niewiele czasu — niemal zawsze wygląda tak samo w każdym projekcie.
W przypadku złożonych projektów tworzę w razie potrzeby bardziej szczegółowe tabele RACI oparte na przepływie pracy. Mogą one na przykład obejmować szczegółowe kroki dla konkretnego etapu, wszystkich zaangażowanych członków zespołu i interesariuszy (a nie tylko osoby kierujące), a także procedury awaryjne określające sposób komunikowania lub realizacji każdego rodzaju odpowiedzialności.
3. Codziennie kontaktuj się ze swoim zespołem i współpracownikami
W porządku, być może wydaje się to oczywiste — ale pozwólcie, że wyjaśnię. Przywitanie się z kimś lub swobodna rozmowa z tą osobą pomaga poznać ją nieco lepiej.
Zbudujesz zaufanie, stworzysz pozytywną atmosferę i w naturalny sposób nawiążesz kontakt, dzięki któremu będziesz rozmawiać z członkami zespołu o błahych i poważnych sprawach z ich życia.
Będą czuć się swobodnie, poruszając z tobą drobne problemy, zanim z czasem przerodzą się one w poważne przeszkody. Pomoże to również twojemu zespołowi częściej i w bardziej nieformalny sposób prosić o pomoc lub zgłaszać lepsze rozwiązania w ramach projektów.
Oto jak to zrobić:
Zwykle pod koniec tygodnia zaczynam rozmowy na Slacku — pytanie o plany na nadchodzący weekend to łatwy sposób na rozpoczęcie rozmowy. Staram się mniej więcej raz w tygodniu porozmawiać z poszczególnymi członkami zespołu, gdy pracuję z nimi nad projektem.
Staram się mówić „dzień dobry” i pytać, jak się mają, dbając o to, by podczas tej rozmowy nie nawiązywać później do żadnej potrzeby ani pytania związanego z pracą. Ostatecznie moim celem jest wypracowanie szczerego nawyku komunikacji, aby każde z nas mogło z łatwością skontaktować się z drugą osobą, gdy zajdzie taka potrzeba.
4. Odmawiaj z wyczuciem, ale stanowczo
Odmawianie to jedna z najtrudniejszych i najbardziej wzmacniających rzeczy, jakie możemy robić jako kierownicy projektów.
Niezależnie od tego, czy chodzi o przekierowanie źle zaplanowanej zmiany zakresu, ochronę naszych zespołów przed niepotrzebnym stresem, czy upewnienie się, że sami nie jesteśmy przeciążeni, musimy nauczyć się odmawiać w pracy (w odpowiednich sytuacjach) profesjonalnie i pewnie.
Oto jak to zrobić:
Najtrudniejsze jest dla mnie rozpoznanie, kiedy powinienem odmówić. Oto moja krótka lista rodzajów próśb, którym — jak zrozumiałem — powinienem odmawiać:
- Gdy wykonanie tego, o co jestem proszony, jest możliwe wyłącznie poprzez złamanie niezbywalnej obietnicy lub pominięcie ważnego priorytetu albo wpłynie na nieelastyczne priorytety innych osób.
- Gdy to, o co jestem proszony, narazi powodzenie projektu na niebezpieczeństwo.
- Gdy to, o co jestem proszony, zmusi mój zespół do pracy w sposób nieproduktywny lub nieoptymalny.
W każdej z tych sytuacji staram się wyjaśnić powody odmowy, zamiast udzielać ostrej odpowiedzi.
Na przykład, gdy klient poprosił o dodanie funkcji wydarzeń do swojej witryny na dwa tygodnie przed uruchomieniem, wyjaśniłem, że należy wziąć pod uwagę pewne konsekwencje (sprzedaż biletów, śledzenie użytkowników, proces płatności). Zrozumiał, że tak krótko przed uruchomieniem nie byłoby to idealnym wykorzystaniem czasu, więc zamiast tego zamieściliśmy link do strony wydarzenia prowadzonej przez zewnętrznego dostawcę.
Wskazówka: Ustalanie celów projektu i zespołu pomaga jeszcze wyraźniej określić, kiedy podczas projektu należy odmówić.
5. Traktuj projekty jako okazje do nauki
Choć każdy z twoich projektów może odpowiadać schematom znanym z wcześniejszych projektów, traktuj każdy nowy projekt jako wyjątkową okazję do nauki.
Wykorzystuj okazje do nauki nowych umiejętności, pogłębiania wiedzy na konkretny temat, podejmowania trudnych wyzwań lub urozmaicania stylu komunikacji. Może to stanowić różnicę między projektem, który po prostu osiąga swoje cele, a projektem, który je przekracza.
Oto jak to zrobić:
Zdobyłem ogromną wiedzę dzięki udanym projektom i wcześniejszym błędom. Najłatwiejszym sposobem na stworzenie sobie warunków do nauki jest przeprowadzenie retrospektywy projektu.
Retrospektywy pomogły mi zrozumieć, co powinienem robić lepiej jako PM, z czym mój zespół ma trudności (i co wychodzi mu dobrze!), które procesy działają, a które nie, oraz dostarczają mi wiedzy na temat wielu rzeczy, z których w przeciwnym razie mógłbym nie zdawać sobie sprawy.
Zadaj wszystkim członkom zespołu projektowego następujące pytania dotyczące retrospektywy projektu:
- Co chcieliśmy osiągnąć?
- Co faktycznie wydarzyło się w tym projekcie?
- Dlaczego tak się stało?
- Co zrobimy następnym razem?
Weź odpowiedzi wypracowane przez zespół i zastosuj je w kolejnym projekcie — w razie potrzeby możesz nawet wprowadzić zmiany w procesie na podstawie retrospektyw.
6. Przejmij kontrolę nad powiadomieniami
Nie znoszę widoku plakietek powiadomień ani nieprzeczytanych wiadomości w żadnym miejscu, dlatego korzystam ze wszystkich dostępnych ustawień powiadomień i bezwzględnie wyciszam lub ukrywam te niepotrzebne.
Wiem, że będą mnie tylko rozpraszać i nie będę w stanie wystarczająco długo zaczekać, aby grupować zadania podczas sprawdzania wiadomości — zamiast tego konsekwentnie konfiguruję powiadomienia tak, aby działały na moją korzyść.
Oto jak to zrobić:
Slack oferuje wiele możliwości dostosowywania powiadomień: nie używam powiadomień w doku w przypadku żadnych treści społecznościowych, wyciszam kanały, które monitoruję, ale na których nie wysyłam aktywnie prywatnych wiadomości, oraz ustawiam słowa kluczowe dla kont związanych z projektami, dzięki czemu nie muszę nadrabiać zaległości w czatach, jeśli nie mam na to czasu.
Większość narzędzi do zarządzania projektami nie oferuje tak szczegółowych ustawień jak Slack, ale wiele z nich ma zestawienia e-mailowe i raporty projektów, które można konfigurować dla poszczególnych projektów, aby uporządkować powiadomienia.
Co kilka miesięcy sprawdzam też i aktualizuję preferencje powiadomień, jeśli zauważę, że potrzebuję czegoś innego lub nadal przeglądam więcej informacji, niż potrzebuję.
7. Edukuj w możliwie największym zakresie
Zawsze, gdy możesz, przedstawiaj kontekst komunikacji i decyzji projektowych. Wyjaśniaj, dlaczego sprawy zmierzają w określonym kierunku, dlaczego musisz znać informacje, o które prosisz zespół, oraz wszelkie złożone informacje techniczne w sposób, który pozwoli je zrozumieć bez poczucia przytłoczenia.
Podobnie traktuj pytania jako okazję do nauki dla siebie — proś klientów i zespół o kontekst, proś o większą jasność, jeśli nie rozumiesz jakiegoś pojęcia, i ucz się więcej, kiedy tylko możesz.
Oto jak to zrobić:
Co kilka miesięcy pytam lidera technicznego w moich projektach, czy mogę zaplanować godzinę lub dwie na rozmowę o pojęciu, którego nie rozumiem. Robiłem tak w przypadku najróżniejszych tematów: problemów z DNS, konfiguracji serwerów i złożonych integracji.
Pomaga mi to lepiej zaplanować, jakie informacje muszę zebrać od klientów, dokładniej ocenić, kiedy potrzebny jest ekspert, oraz szybciej dostrzegać techniczne sygnały ostrzegawcze.
Zapraszałem liderów zespołów projektowych na regularne cotygodniowe rozmowy z klientami, aby lepiej wyjaśniali wizję lub decyzje dotyczące projektu i zapewniali kontekst dla etapu projektu, który może być szczególnie niejasny.
8. Częściej mów „nie wiem”
Umiejętność powiedzenia klientowi lub członkowi zespołu „nie wiem” jest niezwykle cenna. Daje ci możliwość zatrzymania się i zebrania w razie potrzeby większej ilości danych, a także uzyskania opinii lub kontekstu w obszarze, w którym brakuje ci informacji.
To najtrudniejsza rzecz, jakiej nauczyłem się przez lata — jako kierownicy projektów możemy łatwo odnieść wrażenie, że musimy znać odpowiedzi, ale właśnie dlatego pracujemy z naszym zespołem (ekspertami), aby wykonywał swoją pracę.
Oto jak to zrobić:
Chcę uniknąć wrażenia, że nie wiem, co robię, używając tego zwrotu w niewłaściwym momencie, ale łatwo zastosować go w kontekście spotkania lub rozmowy. Szczególnie podczas trudnej rozmowy dotyczącej projektu pomocne okazało się uzupełnienie stwierdzenia „nie wiem” kilkoma dodatkowymi zwrotami.
Przykłady: „Lider zespołu programistycznego udzieliłby znacznie dokładniejszej odpowiedzi niż ja — poproszę go o uzupełnienie informacji”. Albo: „Nie jestem najlepszą osobą, aby na to odpowiedzieć, ale skontaktuję się z kierownikiem zespołu projektowego i poproszę go o wyjaśnienie”.
Jeśli niekoniecznie chcesz przyznać, że nie wiesz, zawsze możesz ująć to prościej: „Lider techniczny zna odpowiedź. Włączę go do rozmowy”.
9. Korzystaj z filtrów i automatyzacji poczty e-mail
Automatyzacja organizowania powtarzalnych zadań w skrzynce odbiorczej, będąca częstym zastosowaniem oprogramowania do porządkowania wiadomości e-mail, oszczędza mi mnóstwo czasu na sortowaniu i przetwarzaniu wiadomości, gdy mam wyjątkowo dużo pracy lub jestem poza biurem. Dzięki temu, gdy wracam do czytania i odpowiadania na wiadomości, mogę od razu zająć się najważniejszymi sprawami. Szablony, zapisane lub „gotowe” odpowiedzi e-mail stanowią punkt wyjścia dla określonych typów wiadomości, które możesz regularnie wysyłać.
Oto jak to zrobić:
Przechowuję zestaw szablonowych wiadomości e-mail za pomocą funkcji Gmaila „Gotowe odpowiedzi”, dzięki czemu nie muszę za każdym razem pisać tego samego od nowa. Jeśli Twój klient poczty e-mail nie oferuje podobnej funkcji, równie dobrze sprawdzi się dokument tekstowy lub plik notatnika. Upewnij się, że w gotowych odpowiedziach przestrzegasz zasad profesjonalnej etykiety e-mailowej.
Korzystam również z filtrów wiadomości e-mail w możliwie najbardziej szczegółowy sposób. Outlook i Gmail pozwalają wstępnie definiować reguły dla przychodzących wiadomości. Używam ich do automatycznego oznaczania kilku typów wiadomości, abym mógł je później łatwo czytać i znajdować.
Wiadomości e-mail od klientów są oznaczane nazwą projektu i przenoszone do skrzynki Priorytetowe w Gmailu, powiadomienia są oznaczane jako przeczytane i przenoszone do skrzynki bez priorytetu (do późniejszego przejrzenia), a wiadomości wewnętrzne są oznaczane jako wewnętrzne i jako przeczytane (do późniejszego przejrzenia), jeśli jestem dodany do pola DW.
10. Znaj liczby
Pobieranie danych dotyczących projektu daje Ci dobre wyobrażenie o jego aktualnym stanie i o tym, jakie problemy mogą pojawić się w najbliższej przyszłości. Pozwala Ci to zdobywać wiedzę i być na bieżąco, a także rozumieć konsekwencje decyzji dotyczących konta lub projektu.
Rozumienie danych liczbowych w trakcie realizacji projektu daje Ci lepszy kontekst dla całego projektu i pozwala omówić z klientem lub zespołem obsługującym konto, czy coś wymaga dostosowania, zamiast czekać do zakończenia projektu lub pojawienia się punktu krytycznego.
Oto jak to zrobić:
Rodzaj projektu (np. rozliczany na podstawie czasu i materiałów, jednorazowy lub realizowany w ramach stałej obsługi) zwykle decyduje o tym, jakich raportów potrzebuję, ale idea jest podobna w przypadku każdego projektu. Zwykle obserwuję następujące elementy:
- Raporty dotyczące czasu
- Tempo pracy zespołu
- Liczba wykonanych, trwających i pozostałych zadań
- Urlopy i dostępność zasobów do dnia uruchomienia projektu
- Wykorzystany lub pozostały dotychczas budżet
Obserwowanie tych elementów co tydzień (lub nawet kilka razy w tygodniu) pomaga mi natychmiast dostrzegać trendy odbiegające od dotychczasowej normy projektu, co zwykle wskazuje na problem. Pomaga mi również sprawdzić, czy wcześniej nie pominięto lub nie podano błędnie jakichś informacji, dzięki czemu unikam dużych niespodzianek, które mogłyby wyjść na jaw, gdybym sprawdzał wszystko tylko co kilka tygodni.
Pobieranie raportów dotyczących czasu i budżetu to najlepszy sposób na dostrzeżenie problemów związanych z planowaniem projektu, które należy zrozumieć i zakomunikować klientowi. Analiza stopnia ukończenia projektu i tempa pracy zespołu pomaga mi sprawdzić, czy istnieją wewnętrzne przeszkody procesowe, które należy usunąć — na przykład funkcja jest bardziej złożona, niż przewidywano, lub nie ma wystarczającej liczby dostępnych zasobów (co może negatywnie wpłynąć na produktywność ludzi i zasobów).
Narzędzia do planowania projektu mogą znacznie ułatwić ten proces, konsolidując wszystkie dane projektu w jednym miejscu, automatyzując tworzenie raportów dotyczących czasu i budżetu oraz udostępniając pulpity nawigacyjne działające w czasie rzeczywistym, które umożliwiają monitorowanie tempa pracy zespołu, dostępności zasobów i ogólnego stanu projektu.
Pobieranie tych danych i zrozumienie obrazu projektu pomaga mi ocenić jego ogólny stan oraz analizować problemy, zanim osiągną punkt, z którego nie ma odwrotu.
Aby poznać więcej sposobów na usprawnienia, zasubskrybuj te biuletyny dotyczące produktywności, aby otrzymywać je bezpośrednio do swojej skrzynki odbiorczej.
Co dalej?
Więcej dyskusji na temat wskazówek, trików i sposobów na usprawnienie zarządzania projektami znajdziesz, zapisując się do członkostwa DPM. Uzyskasz dostęp do rozmów na Slacku z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych, a także do setek szablonów, próbek i przykładów ważnej dokumentacji projektowej.
