Przedstawiamy Dear DPM – anonimowe porady dla cyfrowych kierowników projektów (z Robyn Reynolds)

Przeczytaj transkrypcję:

Próbujemy transkrybować nasze podcasty za pomocą programu komputerowego. Prosimy o wyrozumiałość w przypadku literówek, ponieważ bot nie zawsze działa w 100% poprawnie.

Ben Aston:

Dziękuję za wysłuchanie. Nazywam się Ben Aston, a to jest podcast Cyfrowego Kierownika Projektu. Dziś dołącza do mnie moja nowa najlepsza przyjaciółka, Robyn Reynolds. Będziemy rozmawiać o naszym wspaniałym nowym projekcie DPM, Dear DPM.

Robyn Reynolds:

Cześć wszystkim. Bardzo się cieszę, że tu jestem. Dziękuję, Ben, że mnie zaprosiłeś. Kocham cię. Nowi najlepsi przyjaciele.

Ben Aston:

(śmiech) Nasza przyjaźń się rozwija. Ale porozmawiamy o tym za chwilę. Robyn, najpierw porozmawiajmy o tobie. Dla tych, którzy jeszcze nie wiedzą, nie napisałaś wcześniej artykułu dla Cyfrowego Kierownika Projektu. Właśnie przygotowujemy się do publikacji twojego pierwszego wpisu. Pracowałaś jednak nad tym nowym projektem. Opowiedz nam trochę o sobie. Mieszkasz na północno-zachodnim wybrzeżu Pacyfiku, prawda?

Robyn Reynolds:

Tak. Mieszkam w Portland w stanie Oregon. A dokładniej, tuż za miastem, w pobliżu Narodowego Lasu Mount Hood. Żyję więc w typowym dla północno-zachodniego wybrzeża Pacyfiku otoczeniu. Tuż za moim oknem rosną ogromne cedry i płynie wartki lodowcowy strumień. Jest naprawdę przyjemnie.

Ben Aston:

Czy teraz pada?

Robyn Reynolds:

Jest słonecznie, bezchmurne niebo.

Ben Aston:

Niesamowite. U mnie też. Choć zwykle, szczerze mówiąc, pada.

Robyn Reynolds:

Nie wiem, co teraz zrobić ze słońcem. To dziwne.

Ben Aston:

Wyszedłem dziś wcześniej na słońce i naprawdę było ciepło. To miła odmiana o tej porze roku. Opowiedz nam trochę o swojej pracy. Brzmi, jakbyś mieszkała na odludziu, będąc zdalnym kierownikiem projektu.

Robyn Reynolds:

Tak, zdecydowanie. Obecnie jestem starszą kierowniczką projektu w firmie Dream 10. Jesteśmy małym studiem projektowym i zajmujemy się głównie projektowaniem produktów oraz UX, więc jest naprawdę ciekawie.

Ben Aston:

Jak zaczęłaś z nimi pracować? Zawsze interesuje mnie, szczególnie w przypadku zdalnych kierowników projektów, jak zdobywają pracę, kiedy pracują zdalnie. Jak to działa?

Robyn Reynolds:

Zacznijmy od początku. Po studiach wiedziałam, że chcę zajmować się reklamą. Niestety mój mąż, który był wtedy moim chłopakiem, dostał świetną pracę na Alasce, skąd pochodzę. Musieliśmy więc tam wrócić. Przeprowadzka do rodzinnego miasta była trudna, ale zaczęłam pracować w tradycyjnej agencji. W tamtym czasie współpracowaliśmy z dostawcą 14-4 przy projekcie strony internetowej. Dziewczyna miała na imię Amanda i była producentką. Chciałam robić to, co ona.

Ben Aston:

Chciałaś nią zostać.

Robyn Reynolds:

Byłam zafascynowana. Wróciłam więc z Alaski do Portland, gdzie studiowałam, i pracowałam w kilku różnych firmach. Właściwie muszę przyznać, że obecną pracę zawdzięczam digitalprojectmanager.com, bo właśnie tam zobaczyłam ogłoszenie. Pomyślałam: „Tak, królowo, składam podanie. Brzmi świetnie”. I oto jesteśmy.

Ben Aston:

Wow. To pierwsza historia sukcesu, jaką słyszę w związku z sekcją ofert pracy.

Robyn Reynolds:

Naprawdę wierzę, że przyszłość naszej pracy zmierza w stronę pracy zdalnej. Chciałam podjąć wyzwanie polegające na tworzeniu zdalnych zespołów, budowaniu ich siły i ustaleniu, jak lepiej prowadzić organizację na odległość.

Ben Aston:

Jak duża jest więc firma Dream 10?

Robyn Reynolds:

Wciąż jesteśmy dość mali. Jest nas około czworga, a potem powiększamy zespół w zależności od potrzeb projektu. Ciekawe jest to, że współpracuję również z wieloma freelancerami z różnych krajów. Mogę więc zaczynać bardzo wcześnie rano albo sprawdzać wszystko późno w nocy, zależnie od stref czasowych.

Ben Aston:

A jeśli chodzi o waszych klientów, to kto… Czy ktoś siedzi gdzieś w biurze i udaje, że prowadzi dużą agencję?

Robyn Reynolds:

Otwarcie mówimy, że pracujemy zdalnie. Różnica polega na tym, że nie podróżuję już służbowo. Kiedy wcześniej pracowałam w Struck, często jeździłam do Salt Lake City albo Los Angeles, aby spotykać się z klientami. Teraz większość spotkań odbywa się przez wideokonferencje w Zoom Room. Odkryłam, że bardzo szybko przygotowujemy harmonogramy projektów i świetnie prezentujemy materiały, zachęcając klientów do udziału przez Zoom Room, który uwielbiam.

Ben Aston:

Czyli zazwyczaj wszyscy kontaktujecie się z klientami zdalnie?

Robyn Reynolds:

Tak.

Ben Aston:

Nikt nie spotyka się z klientami osobiście?

Robyn Reynolds:

Jeszcze nie. I naprawdę jesteśmy z tym otwarci. Nie uważam, żeby było to wyzwaniem. Kiedy masz włączoną kamerę internetową, jesteś dość bezbronny i widoczny dla wszystkich. Pokazuję swój dom, widać, co jest za mną, czasem widać moje dziecko. Myślę więc, że nadal jest to bardzo osobiste.

Ben Aston:

Świetnie. Co zajmuje ci czas poza pracą? Jest jedna rzecz, o którą chcę cię zapytać. Wcześniej przeglądałem twój profil na LinkedIn.

Robyn Reynolds:

O, dobrze.

Ben Aston:

Zobaczyłem, że jesteś dyrektorką ds. reklamy Sons of Norway Anchorage.

Robyn Reynolds:

Muszę to zmienić. Mój tata pochodzi z Norwegii, więc mam silne norweskie korzenie i związane z nimi tradycje kulturowe. Mój tata prowadził tam lożę Norwegów. Spotykali się, uczyli języka i jedli norweskie potrawy. Pomogło mi to rozwinąć umiejętności związane z pocztą elektroniczną, wdrażaniem stron internetowych i wieloma innymi rzeczami. Ale już tego nie robię.

Ben Aston:

Musisz więc zaktualizować profil.

Robyn Reynolds:

Wiem. Zostałam przyłapana.

Ben Aston:

Podobno na LinkedIn robisz to od około dziesięciu lat.

Robyn Reynolds:

Jestem bardzo doświadczona.

Ben Aston:

Byłem pod wrażeniem. Jeśli nie działasz już w Sons of Norway w Anchorage, zainteresowało mnie, że była to norweska społeczność na Alasce, a ty zajmowałaś się tym z Portland.

Robyn Reynolds:

Przykro mi, że rozczarowuję.

Ben Aston:

Co jeszcze robisz?

Robyn Reynolds:

Niedawno skończyłam 30 lat i z jakiegoś powodu częściej próbuję stawiać się w niezręcznych sytuacjach. To dziwne, na przykład udział w tym podcaście. Rozstawiłam też na swojej posesji namiot glampingowy i zeszłego lata wystawiłam go na Airbnb. To była świetna zabawa.

Ben Aston:

Super.

Robyn Reynolds:

Kiedy nie robię takich dziwnych i niewygodnych rzeczy, piję sporo piw rzemieślniczych z północno-zachodniego wybrzeża Pacyfiku. Spotykam się ze znajomymi i oczywiście, jak wszyscy, oglądam hurtowo seriale na Netfliksie.

Ben Aston:

Zwłaszcza że, jak się wydaje, mieszkasz na odludziu, obok drzew i strumienia.

Robyn Reynolds:

Nie.

Ben Aston:

Poza rozstawieniem namiotu na podwórku i przekonaniem całego świata Airbnb do idei glampingu, co jeszcze zrobiłaś, żeby wyjść ze swojej strefy komfortu?

Robyn Reynolds:

Wspięłam się na najwyższą górę Oregonu, Mount Hood. To około 30 minut jazdy od mojego domu. Przez mniej więcej dwa lata patrzyłam na nią podczas codziennych powrotów z Portland i pomyślałam: „Dobrze, nadchodzę”. Zorganizowałam wiele treningowych wędrówek. Razem z przyjaciółką Lindą zdobyłyśmy szczyt. To była prawdopodobnie jedna z najtrudniejszych, ale też najbardziej ekscytujących rzeczy, jakie zrobiłam.

Ben Aston:

To świetne. Właśnie o niej wyszukiwałem informacje, dlatego przez chwilę cię ignorowałem. Ma prawie trzy i pół tysiąca metrów. Ostatnia erupcja miała miejsce w 1907 roku.

Robyn Reynolds:

Nadal jest aktywna.

Ben Aston:

Czy dymiła?

Robyn Reynolds:

Nie, ale w okolicy można wyczuć siarkę. Najstraszniejsze było to, że zrobiłyśmy to dość wcześnie w sezonie i było dużo śniegu. Tego dnia ktoś tam zginął, co jest bardzo smutne. Uważajcie więc na siebie podczas wspinaczki.

Ben Aston:

Uważajcie. To jedna z tych prawdziwych gór pokrytych śniegiem. To poważna sprawa. Porozmawiajmy o Dear DPM. Trzy miesiące temu, choć wydaje się to już bardzo dawno, Robyn i ja, jako kierownicy projektów, chcieliśmy zrobić to właściwie. Włożyliśmy w to dużo planowania. Robyn napisała do mnie zupełnie niespodziewanie: „Myślę, że powinniśmy stworzyć anonimową kolumnę porad dla cyfrowych kierowników projektów”. Trzy miesiące później oto ona. Robyn, to wszystko był twój pomysł. Ja tylko dołączam do twojego projektu. Dla tych, którzy jeszcze go nie sprawdzili: czym jest Dear DPM?

Robyn Reynolds:

Przede wszystkim dziękuję ci, Ben, że byłeś otwarty na ten pomysł. Wiem, że po prostu niespodziewanie do ciebie napisałam. Uwielbiam wiele różnych kolumn porad i podcastów, od Savage Love, przez Dear Sugar, aż po zwykłe Dear Abby. Jest coś wyjątkowego i pięknego w uczeniu się na problemach innych ludzi, empatyzowaniu z nimi i odnoszeniu ich do własnego życia. W naszej branży, jako cyfrowi kierownicy projektów, pełnimy niezwykle wymagającą rolę. Nieustannie zajmujemy się problemami innych, nie zawsze poświęcając uwagę własnym. Adaptujemy się, ułatwiamy, wysyłamy, edytujemy i określamy zakres, ale czasami stajemy przed wyzwaniami, o których potrzebujemy otwarcie porozmawiać z innymi członkami społeczności, bez pokazywania słabości lub strachu zespołowi wewnętrznemu czy klientowi.
Chciałam stworzyć społeczność, w której moglibyśmy udzielać bezstronnych porad, pomagać innym i zapewniać świeże spojrzenie.

Ben Aston:

Opublikowaliśmy przykładowe pytania, które można nam zadać. Aby wyjaśnić koncepcję, na stronie thedigitalprojectmanager.com, w sekcji społeczności, znajdziesz Dear DPM. Na nowej stronie znajduje się formularz. Pytanie można przesłać anonimowo. W innych forach i miejscach pytanie mogłoby pozostać zapisane na wieczność. Tutaj piękne jest to, że zadajesz je anonimowo. Robyn i ja otrzymujemy pytanie, a następnie odpowiadamy. Opublikowaliśmy już kilka pytań. Na przykład: czy rozpocząłeś nową pracę i zdałeś sobie sprawę, że popełniłeś ogromny błąd? Czy pracujesz z kreatywną divą, która doprowadza cię do szału? Czy dostajesz ataków paniki od nieustannego dźwięku powiadomień Slacka?

Robyn Reynolds:

To dość uniwersalne problemy cyfrowych kierowników projektów. Każdy może przypomnieć sobie sytuację, w której pomyślał: „To przydarzyło się również mnie”.

Ben Aston:

Za każdym razem, gdy zaczynałem nową pracę, niemal zawsze miałem takie wrażenie. W nowym miejscu nagle pojawiają się nowe systemy, procesy i ludzie, a ty myślisz: „Nienawidzę tego, jest okropnie”.

Robyn Reynolds:

Zdecydowanie. Jeśli nie doświadczasz tego w nowej pracy, być może jeszcze tak naprawdę jej nie rozpocząłeś. To bardzo ludzki moment.

Ben Aston:

Kiedyś zacząłem pracę w agencji DARE. Przeszedłem z zarządzania klientami do nowej roli producenta. Powiedziano mi, że to właściwie to samo, co robiłem wcześniej. Pierwszego dnia dostałem projekt i polecenie przygotowania kosztorysu, planu projektu oraz zakresu prac. Zapytałem, z którym kierownikiem projektu mam współpracować, a oni odpowiedzieli, że sam mam się tym zająć. Wtedy zrozumiałem, że nigdy wcześniej nie tworzyłem planu projektu, kosztorysu ani zakresu prac. Zawsze robił to za mnie kierownik projektu. To był moment, w którym pomyślałem: „O mój Boże, to był naprawdę zły pomysł. Nie mam pojęcia, co robię”.

Robyn Reynolds:

O mój Boże.

Ben Aston:

Na szczęście w agencji DARE pracowali wspaniali i pomocni ludzie. Nie ujawniłem, jak mało wiem, ale po kryjomu oglądałem filmy na YouTubie o korzystaniu z Microsoft Project i tworzeniu planów projektów. Pod koniec dnia pomyślałem: „Dobrze, już to rozumiem”. Po kilku dniach radziłem sobie całkiem dobrze. Czasem trzeba po prostu udawać, aż naprawdę się nauczysz.

Robyn Reynolds:

Zdecydowanie. Trzeba zachować pokorę, ale jednocześnie powiedzieć sobie: „Dobrze, jakoś to rozwiążę”. U podstaw pracy cyfrowych kierowników projektów leży przecież rozwiązywanie problemów. Umiejętności można zdobyć.

Ben Aston:

Właśnie to jest ciekawe w zarządzaniu projektami cyfrowymi: wszystko stale się zmienia. Projekty, nad którymi pracujemy, nie są takie same jak pięć lat temu. Kiedyś tworzyłem kampanie banerowe i mikrowitryny we Flashu. Dziś mamy zupełnie inne wyzwania, na przykład doświadczenia użytkownika w wirtualnej rzeczywistości. Zawsze jest pierwszy raz, gdy trzeba coś zrobić, ustanowić proces i go udoskonalić.

Robyn Reynolds:

Lubię używać określenia „improwizowany”. Może mieć negatywne znaczenie, ale czasami nikt nie wie, jak dotrzeć do celu. Trzeba próbować i korygować kilka rzeczy, aż się uda.

Ben Aston:

Opowiedz nam o swojej kreatywnej divie, która doprowadzała cię do szału.

Robyn Reynolds:

Miałam ich kilka. Było sporo wychodzenia z hukiem ze spotkań i wymyślania bardzo nietypowych sposobów na skontaktowanie się z ludźmi.

Ben Aston:

Opowiedz o sytuacji, gdy musiałaś dotrzeć do dyrektora kreatywnego ukrywającego się w pubie.

Robyn Reynolds:

To naprawdę się wydarzyło. Pub znajdował się w moim budynku, więc schodziłam na dół i wyciągałam tę osobę na spotkanie. Raz przeprowadziłam retrospektywę w formie gry alkoholowej i wszyscy pojawili się na spotkaniu.

Ben Aston:

Trzeba mówić ich językiem.

Robyn Reynolds:

Zaletą pracy zdalnej jest to, że nie muszę już kupować ludziom lunchu ani przeglądać ich raportów wydatków. Czuję się bardzo swobodnie.

Ben Aston:

Jak wyglądała twoja droga do zostania cyfrową kierowniczką projektu, a teraz starszą kierowniczką projektu? Jak radziłaś sobie w miarę rozwoju kariery?

Robyn Reynolds:

Miałam ogromne szczęście. Mam silną grupę przyjaciół, którzy są kierownikami projektów, producentami i menedżerami klientów. Niektórzy byli moimi młodszymi producentami i rozwijali się zawodowo, inni zawsze byli moimi przełożonymi. Zawsze polegałam na tych relacjach, aby zyskać szerszą perspektywę i poznać doświadczenia innych. Bezstronne spojrzenie jest bardzo ważne. Czasem porządkuję myśli, rozmawiając z innymi. Chcę dać wam wszystkim możliwość zrobienia tego samego, abyście nie musieli płakać w łazience. Mogę was wysłuchać, poklepać cyfrowo po plecach albo pomóc napisać tę wiadomość, jeśli nie macie do kogo się zwrócić.

Ben Aston:

Zazwyczaj płaczę w łazience.

Robyn Reynolds:

Tak.

Ben Aston:

Rozmowa z innymi zawsze pomaga. Miałem szczęście w całej karierze, czy to dzięki osobom odpowiedzialnym za klientów, czy innym członkom zespołu. Pamiętam jednak sytuacje, w których nie miałem z kim porozmawiać. Wtedy wszystko staje się stresujące, bo próbujesz samodzielnie poradzić sobie z problemem i nie chcesz go eskalować. Czasami potrzebujesz tylko zapewnienia, że jesteś na właściwej drodze, a nie angażowania dyrektora generalnego.

Robyn Reynolds:

Czasami mój mentor albo szef mówił: „Przesadzasz”. To również było pomocne.

Ben Aston:

Przy pracy zdalnej łatwo przesadnie zareagować, bo duża część komunikacji odbywa się pisemnie. Nie przechodzę już przez biuro, aby porozmawiać z kimś osobiście. Łatwiej więc błędnie zinterpretować czyjeś słowa.

Robyn Reynolds:

Slack to kopalnia problemów. Nauczyłam się, że niektóre emotikony są nieprzyzwoite. Lepiej ich nie używać.

Ben Aston:

Których nie powinienem używać?

Robyn Reynolds:

Tych z dwiema tańczącymi dziewczynami-bliźniaczkami.

Ben Aston:

Nie znam tego.

Robyn Reynolds:

Wyślę ci je później.

Ben Aston:

Dziękuję. Dobrze wiedzieć, czego nie używać.

Ben Aston:

Czy jesteś również związana ze spotkaniami cyfrowych kierowników projektów w Portland?

Robyn Reynolds:

Tak. Nie organizuję ich, ale chętnie uczestniczę. W zeszły wtorek brałam udział w panelu. Rozmawialiśmy o pytaniach do kierownika projektu. Uwielbiam naszą społeczność kierowników projektów w Portland. Wszyscy jesteśmy trochę ekstrawertycznymi introwertykami: spotykamy się, rozmawiamy, a potem każdy wychodzi. Wydarzenia są dobrze zorganizowane, są napoje i jedzenie, a nie ma rekruterów.

Ben Aston:

Byłem na spotkaniu kierowników projektów w Vancouver. Wszyscy chętnie przychodzą na spotkanie, ale prawie nikt nie idzie później na drinka. Każdy mówi: „Mam inne plany”.

Robyn Reynolds:

Zdecydowanie.

Ben Aston:

Zastanawiam się, czy to powszechne zjawisko.

Robyn Reynolds:

Nikt też nigdy nie szaleje. Wszyscy zachowują kontrolę.

Ben Aston:

Opowiedz o panelu.

Robyn Reynolds:

Nazywał się „Zapytaj kierownika projektu”. Było nas czworo. Reprezentowałam pracę zdalną. Był też freelancer, osoba, która przeszła do obsługi klienta, oraz strateg. Otrzymaliśmy kilka tematów i przeprowadziliśmy sesje w mniejszych grupach.

Ben Aston:

Jeśli po raz pierwszy słyszysz o spotkaniach, zajrzyj do sekcji społeczności na stronie thedigitalprojectmanager.com. Znajdziesz tam informacje o spotkaniach cyfrowych kierowników projektów. Jeśli organizujesz spotkanie, którego tam nie ma, daj mi znać. Mogą one być świetnym źródłem porad, informacji i wiedzy o aktualnych wydarzeniach. Jakich narzędzi używasz w pracy zdalnego kierownika projektu?

Robyn Reynolds:

Mój zestaw narzędzi zmienił się, gdy przeszłam z pracy głównie w biurze do pracy w pełni zdalnej. Intensywnie korzystam ze Slacka. Ważne są właściwe emotikony, kanały, rozmowy i integracje. Poza tym korzystam z własnej, zapisanej listy. Najlepiej pracuję, gdy lista priorytetów jest zapisana na papierze. Mam notesy i przechowuję je do końca pracy, a potem wszystkie wyrzucam. To jak pamiętnik pełen nudnych wpisów.

Ben Aston:

Używałem notesów. Podobało mi się, że na górze każdej strony była data. Wiedziałem dokładnie, co robiłem 9 września 2015 roku.

Robyn Reynolds:

Jako kierownicy projektów zawsze szukamy innych narzędzi. Lubię wypróbowywać różne rozwiązania, ale niewiele z nich zostaje ze mną na dłużej.

Ben Aston:

Czyli Slack.

Robyn Reynolds:

Slack zostaje.

Ben Aston:

A czego używasz do zarządzania harmonogramami i projektami?

Robyn Reynolds:

W Dream 10 używamy obecnie Flow. To dość prosta wersja narzędzia podobnego do Trello lub tablicy Kanban. Mogę przydzielać zadania oraz tworzyć różne kanały i harmonogramy.

Ben Aston:

Nie znałem Flow.

Robyn Reynolds:

Ja też wcześniej go nie znałam, ale teraz jestem jego entuzjastką. Jest świetny i prosty. Czasami prostota jest lepsza.

Ben Aston:

To zależy od projektu. Używanie tych samych narzędzi do dużego projektu technicznego i projektu strategicznego UX nie zawsze ma sens. Próba użycia Jiry do wszystkiego może nie zadziałać.

Robyn Reynolds:

Zdecydowanie.

Ben Aston:

Czasami próbujemy narzucić sobie jeden proces i jeden zestaw narzędzi, a potem trafiamy na projekt lub klienta, który do nich nie pasuje. Warto zachować elastyczność i integrować różne systemy.

Robyn Reynolds:

Kilka lat temu uczestniczyłam w pierwszym spotkaniu DPM w Portland. Odbyło się w Instrument, świetnej firmie. Rozmawiano o tym, że nie mają jednego ustalonego procesu. To było dla mnie olśnienie. Sam fakt, że pracujesz w jednym miejscu i robisz coś w określony sposób, nie oznacza, że każdy projekt musi wyglądać tak samo. Możesz dostosować zestaw narzędzi i podejście do projektu oraz zespołu. Od tamtej pory naprawdę to stosuję.

Ben Aston:

Jeśli agencja realizuje różne projekty, elastyczność jest dobra. Jeśli jednak co miesiąc realizuje podobne projekty, standaryzacja ma sens. Gdy nie wiadomo, co pojawi się na horyzoncie, warto pozostać elastycznym.

Robyn Reynolds:

Zdecydowanie.

Ben Aston:

Powoli kończy nam się czas. Jeszcze raz zachęcam do odwiedzenia strony Dear DPM. W sekcji społeczności znajdziesz odpowiedni link. Omówiliśmy już kilka tematów: Czy powinienem zostać, czy odejść?, dotyczący pozostania w pracy lub odejścia, oraz Trochę zagubiona, szefowa. Ten drugi dotyczy kobiety, która zastanawia się, czy odejść z pracy, czy pozostać, aby nadal wspierać finansowo rodzinę. Opublikowałem też artykuł o ewidencji czasu pracy. Mój zespół nie wypełnia kart czasu pracy. Co powinienem zrobić? Sprawdź odpowiedzi na te pytania i prześlij własne. Chętnie je poznamy. Prawdopodobnie przygotujemy jeszcze kilka takich podcastów, omawiając kolejne pytania. Jeśli chcesz dołączyć do rozmowy, odwiedź sekcję społeczności na stronie thedigitalprojectmanager.com. Znajdziesz tam link, aby dołączyć do naszej społeczności członkowskiej. Do usłyszenia następnym razem. Dziękuję za wysłuchanie.