Jak zostać niewidzialnym kierownikiem projektu (z Justinem Handlerem z O3 World)

Przeczytaj transkrypcję:

Testujemy transkrypcję naszych podcastów przy użyciu programu komputerowego. Prosimy o wyrozumiałość w przypadku literówek, ponieważ bot nie zawsze działa w 100% poprawnie.

Ben Aston:

Dziękuję za dostrojenie się. Nazywam się Ben Aston, a to podcast The Digital Project Manager z TheDigitalProjectManager.com. Dzisiaj rozmawiam z Justinem Handlerem o tym, czy bycie kierownikiem projektu jest niewdzięczną pracą. Justin napisał na ten temat artykuł dla The Digital Project Manager i nie uważa, że jest to niewdzięczne zajęcie. Justin, opowiedz proszę trochę o sobie. Gdzie mieszkasz i czym się zajmujesz?

Justin Handler:

Dziękuję za zaproszenie, Ben. Nazywam się Justin Handler. Jestem dyrektorem ds. klientów w agencji cyfrowej O3 World. Mieścimy się w Filadelfii w Pensylwanii. Projektujemy i tworzymy produkty cyfrowe. Moje doświadczenie dotyczy zarządzania projektami cyfrowymi — przez około sześć–siedem lat pracowałem jako kierownik projektu cyfrowego. Obecnie nadzoruję zespół czterech kierowników projektów oraz nasze relacje z klientami na poziomie strategicznym. Dbam o to, aby rozwijane przez nas produkty posuwały się naprzód, klienci byli zadowoleni, a projekty i współpraca były właściwie zorganizowane zarówno dla nich, jak i dla nas.

Ben Aston:

Czy zarządzanie klientami to rola kierownika projektu, czy raczej opieka nad zespołem kierowników projektów?

Justin Handler:

To kompleksowa rola związana z obsługą klienta. Nadzoruję kierowników projektów i relacje z klientami, dbając o strategię, właściwą organizację projektów, rozwiązywanie problemów oraz powodzenie całej współpracy.

Ben Aston:

Opowiadasz o zarządzaniu produktami i projektami. Jak rozróżniasz produkt od projektu?

Justin Handler:

Jesteśmy agencją, więc realizujemy projekty. Nie mamy osobnych kierowników produktów — zazwyczaj tę funkcję pełni klient. Nasi kierownicy projektów zarządzają projektami, których rezultatem są produkty cyfrowe, takie jak aplikacje internetowe, oprogramowanie czy aplikacje mobilne. Tworzymy również korporacyjne strony internetowe, często złożone integracje i niestandardowe rozwiązania. Wszystko, co robimy, postrzegamy jako produkty cyfrowe.

Ben Aston:

Jaki był najbardziej ekscytujący projekt, nad którym pracowałeś w ostatnim czasie?

Justin Handler:

Moim ulubionym projektem jest „Goal Investor”, internetowe narzędzie do planowania finansowego. Pomaga planować emeryturę, edukację, fundusz awaryjny i inne cele. Na podstawie metodologii oraz modeli klienta narzędzie tworzy cele i dostarcza szczegółowych, spersonalizowanych porad, które pomagają je osiągnąć. Pracujemy nad tym produktem od ponad czterech lat. To projekt zwinny, stale rozwijany poprzez nowe funkcje, testy z użytkownikami i ciągłe iteracje. Jestem bardzo zadowolony z tego, że przeszedłem od roli kierownika projektu, przez opiekuna klienta, do nadzorowania projektu na poziomie strategicznym.

Ben Aston:

Jak zostałeś kierownikiem projektu cyfrowego?

Justin Handler:

Mój starszy brat od zawsze interesował się komputerami i od około dwudziestu lat pracuje jako programista. Studiowałem marketing, ale dzięki niemu zainteresowałem się światem cyfrowym. Po studiach pomogłem mu znaleźć agencję, która przeprojektowała jego stronę internetową. Brałem udział w całym procesie i bardzo spodobała mi się perspektywa klienta. Właściciel agencji szukał wtedy kogoś do pomocy przy marketingu i projektach. Dostałem tę pracę, początkowo wspierałem kierownika projektu, a następnie zacząłem przejmować projekty. Z czasem coraz bardziej interesowałem się technologią, pracą projektantów i całą branżą cyfrową.

Ben Aston:

Wiele osób uważa, że kierownicy projektów są niedoceniani. Dlaczego twierdzisz, że nie jest to niewdzięczna praca?

Justin Handler:

Otrzymałem przez lata wiele podziękowań. Nie dlatego, że jestem wyjątkowym kierownikiem projektu, ale dlatego, że staram się być pomocny, edukować klientów i rozwiązywać ich problemy. Dobrze działający projekt jest oczekiwanym standardem, ale prawdziwą wartość dodajemy wtedy, gdy kreatywnie rozwiązujemy problemy klienta. Jeśli termin się zmienia, szukamy sposobu na przyspieszenie pracy. Jeśli zmienia się zakres, znajdujemy rozwiązanie w ramach dostępnych środków. Właśnie za to klienci najczęściej dziękują.

Ben Aston:

W swoim artykule mówisz o „niewidzialnym kierowniku projektu”. Co to oznacza?

Justin Handler:

Dobry kierownik projektu nie tylko gasi pożary, ale przewiduje problemy i rozwiązuje je, zanim się pojawią. Kiedy wszystko działa sprawnie, ludzie często nie zauważają, ile pracy włożono w to, aby tak było. Interesariusze i kierownictwo nie muszą martwić się projektem, a klient otrzymuje płynne doświadczenie. W tym sensie świetne zarządzanie projektem może być „niewidzialne”.

Ben Aston:

Jak przygotować zespół na sukces?

Justin Handler:

Najważniejsze jest ustalenie jasnych oczekiwań z klientem już na początku projektu. Zespół potrzebuje dobrego briefu, klarownych wymagań i dobrze napisanych historyjek użytkownika. Należy usunąć domysły, ale jednocześnie zostawić zespołowi przestrzeń na kreatywność. Trzeba przewidywać pytania, dostarczać potrzebne informacje i być o krok przed zespołem oraz klientem.

Ben Aston:

Jak nieustannie zarządzać oczekiwaniami klienta?

Justin Handler:

Klient zazwyczaj nie zajmuje się projektami cyfrowymi na co dzień, dlatego musimy edukować go i prowadzić przez cały proces. Należy jasno wyjaśniać, co przedstawiamy, co oznacza dany rezultat i jakiego rodzaju informacji zwrotnej potrzebujemy. Trzeba również wcześnie i otwarcie wskazywać zmiany zakresu, dodatkowe wymagania i ryzyka. Trudne rozmowy budują zaufanie, jeśli prowadzimy je spokojnie, konsekwentnie i z odpowiednim wyczuciem.

Ben Aston:

Jakie trudne rozmowy najczęściej prowadzisz z klientami?

Justin Handler:

Najczęściej dotyczą zakresu. Kiedy pojawia się nowe żądanie, od razu sygnalizuję, że może wykraczać poza ustalony zakres. Dzięki temu klient rozumie, że aktywnie zarządzamy zakresem. W przypadku trudnej rozmowy — dotyczącej zakresu, harmonogramu czy poważnej przeszkody — trzeba szybko poinformować klienta, ale przyjść również z rozwiązaniem lub kilkoma opcjami. Nie należy przynosić samych problemów. Trzeba przynosić rozwiązania.

Ben Aston:

Jak budujesz dobre relacje z klientami?

Justin Handler:

Najpierw staram się udowodnić swoją wartość poprzez edukowanie klienta, doradzanie, prowadzenie go przez proces i rozwiązywanie problemów. Dopiero potem buduję bardziej osobistą relację. Ludzie chcą współpracować z ludźmi, a nie z robotami. Ważna jest również responsywność — nie chodzi o odpowiadanie w ciągu minuty, ale o to, aby klient wiedział, że go słuchamy i że może na nas liczyć. Postrzegam relację klient–agencja jako partnerstwo.

Ben Aston:

To ważne, aby pokazać klientom, że zależy nam nie tylko na dostarczeniu projektu, ale również na ich sukcesie i osiągnięciu rezultatów, do których projekt ma prowadzić.

Justin Handler:

Dokładnie. Taka relacja sprawia również, że trudne rozmowy stają się łatwiejsze. Klient wie, że rozmawia z kimś, komu zależy na nim i na projekcie.

Ben Aston:

Mam nadzieję, że ta rozmowa pomogła lepiej zrozumieć, jak skutecznie prowadzić projekty. Najważniejsze jest to, aby jako kierownicy projektów ufać własnym umiejętnościom. Nawet jeśli nikt nie podziękuje, możesz podziękować sobie. Jeśli wykonujesz swoją pracę właściwie, działasz płynnie i umożliwiasz realizację projektu, możesz być niewidzialnym kierownikiem projektu i mieć pewność, że wykonujesz dobrą pracę. Justin, dziękuję za udział.

Justin Handler:

Dziękuję za zaproszenie, Ben.

Ben Aston:

Jeśli chcesz dołączyć do rozmowy, odwiedź TheDigitalProjectManager.com, przeczytaj artykuł Justina i skomentuj wpis. Następnie przejdź do sekcji społeczności, aby dołączyć do naszego zespołu Slack . Do usłyszenia następnym razem.