Hoe word je een freelanceprojectmanager: een handleiding in 6 stappen

Freelanceprojectmanagement houdt in dat je zelfstandig projecten beheert voor klanten die je zelf kiest. In dit scenario werk je niet voor een gevestigd bedrijf of bureau—je werkt voor jezelf. 

Dit kan betekenen dat je parttime werkt of buiten de traditionele werktijden van 9 tot 5. Het kan ook zijn dat je meerdere projecten tegelijk beheert voor verschillende klanten, of alleen bepaalde aspecten van een project beheert, zoals projectinitiatie of het opstellen van projectplannen.

Freelanceprojectmanager worden biedt verschillende voordelen.

1. Flexibelere werktijden

Freelanceprojectmanagement biedt de mogelijkheid om je eigen planning en werktijden te bepalen. Wanneer je in loondienst bent, wordt er van je verwacht dat je tijdens de vaste werktijden beschikbaar bent. Als freelancer is het aan jou om samen met je klanten afspraken te maken over de verwachtingen.

2. Meer mogelijkheden voor creatieve vrijheid

Wanneer je in loondienst bent, krijg je doorgaans niet de mogelijkheid om projecten of klanten af te wijzen die ethisch of creatief niet aantrekkelijk voor je zijn. Wanneer je voor jezelf werkt, kies je met wie je samenwerkt en is de enige creatieve beperking de goedkeuring van je klant. Tegelijkertijd voor meerdere klanten werken vergroot ook de variatie in opdrachten.

3. Mogelijkheid om je tarieven te bepalen en meer te verdienen

Als freelanceprojectmanager kun je zelf bepalen hoeveel je verdient en jezelf een verhoging geven wanneer dat nodig is, of wanneer je meer ervaring of anciënniteit opbouwt. Wanneer je in loondienst bent, ben je gebonden aan de beloningsstructuur van je bedrijf en hun definities van anciënniteit.

1. Bepaal je niche als freelance projectmanager

Door duidelijke, beknopte beschrijvingen te maken en goed te begrijpen wat je aanbiedt, haal je voordeel uit elk gesprek dat je met potentiële klanten voert.

Denk na over eerdere projecten die je hebt beheerd:

• Wat deed je goed?
• Op welke gebieden blonk je team uit onder jouw leiding?
• Met welke klanten heb je als projectmanager het prettigst gewerkt? 

Ga na welke overeenkomsten er tussen deze projecten zijn.

• Waren er vergelijkbare opleveringen of uitdagingen (bijv. krappe deadlines, een klein budget, veel belanghebbenden)?
• Aan welke soorten projecten heb je gewerkt (bijv. softwareontwikkeling)?
• Hoe zit het met je expertise in de markt of sector? 
• Welke projectmanagementtools (bijv. Asana, Trello, Jira) of projectmanagementmethodologieën (bijv. agile of Scrum) heb je gebruikt?
• Welke ervaring met projectmanagement heb je?
• Beschik je over je Project Management Professional (PMP)-certificering of een andere certificering in projectmanagement?

Door inzicht te ontwikkelen in je vaardigheden op het gebied van projectmanagement en in je persoonlijke projectgeschiedenis, krijg je beter zicht op de specifieke niche(s) waarin je als freelancer gekwalificeerd bent om te werken.

2. Maak een functiebeschrijving voor jezelf

Veel mensen begrijpen niet hoe een ervaren projectmanager—laat staan een freelance projectmanager—hun project of organisatie kan helpen. Het kan lastig zijn om ter plekke antwoord te geven op de vraag: “wat kun je voor mij doen?” 

Het is nuttig om een functiebeschrijving voor jezelf te maken waarin je de soorten diensten samenvat die je kunt leveren. Werk je functiebeschrijving regelmatig bij en houd deze actueel met een lijst van je vaardigheden, ervaringen, casestudy's en voorbeelden van situaties waarin je ervaring hebt opgedaan.

3. Verzamel getuigenissen & aanbevelingen

Verzamel, als dat mogelijk is, getuigenissen of aanbevelingen van klanten met wie je eerder hebt gewerkt. Vraag elke klant om een getuigenis wanneer je als freelancer je eerste klanten en projecten aanneemt, ook als het om kleine opdrachten gaat.

Maak dit ook onderdeel van je reguliere afbouw- en afsluitingsproces van projecten, zodat je altijd nieuwe citaten en getuigenissen ontvangt. Dit komt ook goed van pas bij de volgende stap: het samenstellen van een portfolio.

4. Bouw een portfolio op

Maak een portfolio als projectmanager om projecten te presenteren waaraan je in het verleden hebt gewerkt. Met een projectportfolio kunnen klanten je werk, expertise en resultaten bekijken. Voeg waar mogelijk getuigenissen van eerdere klanten toe, evenals informatie over de context van het project, jouw bijdrage en eventuele uitdagingen die je bent tegengekomen.

Als je geen specifieke projectdetails, resultaten of gegevens kunt onthullen, probeer dan kwalitatieve gegevens of bedrijfsstatistieken te gebruiken die algemeen worden begrepen (zoals omzet, productiviteitscijfers enzovoort).

5. Bouw relaties op om je potentiële klantenbestand uit te breiden

Het vermogen om te netwerken is een essentieel onderdeel van succesvol freelance projectmanagement. Het is de belangrijkste manier om opdrachten als freelance projectmanager te vinden.

Het is nuttig om te beginnen bij bestaande relaties: neem contact op met vrienden, voormalige collega's en ondernemers die je kent om hen te vertellen dat je aan een zelfstandige opdracht begint en graag gebruikmaakt van eventuele referenties of adviezen die ze je kunnen geven.

Bepaal hoe je mogelijk reclame kunt maken in de potentiële markten die je in de eerste stap hebt geïdentificeerd. Wees niet bang om iemand die je kent te vragen je in contact te brengen met een bedrijf waarvoor je graag zou willen werken, maar dring er niet te sterk op aan.

6. Zoek opdrachten voor freelance projectmanagement

Als niets anders werkt, kan ouderwets zoeken naar werk geen kwaad. Bekijk vacaturebanken zoals LinkedIn voor vacatures, zoek naar lokale advertenties op de website van je Kamer van Koophandel, ga op zoek naar websites met specifieke freelanceopdrachten en kijk af en toe zelfs op Craigslist.

Zoek naar functies waar niet veel andere freelance projectmanagers naar kijken, en misschien vind je wel je volgende kans.

Volgens een enquête die we in 2023 hebben gehouden, variëren de tarieven van freelance projectmanagers in de VS van $51-$2,000 per dag, afhankelijk van vaardigheden en het aantal jaren ervaring. Het gemiddelde dagtarief is $451 per dag.

Bekijk onze salarisgids voor meer informatie over tarieven in het VK en Canada.

Een professional in freelance projectmanagement worden vereist een combinatie van ouderwetse projectmanagementvaardigheden en het vermogen om succesvol je eigen bedrijf te runnen. Noodzakelijke vaardigheden zijn onder andere:

Coördinatie-, orkestratie- en communicatievaardigheden

Klanten willen een projectmanager die in staat is om uiteenlopende groepen belanghebbenden op één lijn te brengen en verantwoordelijk te houden voor het bereiken van een gemeenschappelijk doel.

Budget- en tijdmanagement

Projectmanagers moeten ervoor zorgen dat klanten de gewenste opleveringen op tijd en binnen het budget ontvangen.

Procesverbetering

Projectmanagers moeten in staat zijn om werkstromen te ontwerpen, te vereenvoudigen en mogelijk te automatiseren om de manier waarop teams zaken doen te verbeteren (en de manier waarop ze hun eigen bedrijf runnen te optimaliseren!).

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je financiën op orde zijn en dat je de juridische overwegingen begrijpt voordat je aan een freelanceopdracht begint.

1. Spaar: creëer een redelijke financiële buffer en noodfonds

Maak een Excel-spreadsheet en tel alle terugkerende woon-, nuts- en servicekosten, leningbetalingen, boodschappen, bijdragen aan je pensioenfonds, incidentele uitgaven en andere “vaste” kosten bij elkaar op. Zet genoeg geld opzij om deze uitgaven minstens 3-6 maanden te kunnen dekken.

De kern

Als je een freelancecarrière overweegt, probeer het dan eerst uit voordat je de stap definitief zet. Neem niet voortijdig ontslag.

2. Begrijp de extra kosten van freelancen

Houd rekening met de kosten van een zorgverzekering en andere verzekeringen, zoek uit welke software en mobiele apps je nodig hebt, en neem de kosten van een thuiskantoor en eventuele andere uitgaven mee die je wekelijks, maandelijks of jaarlijks kunt krijgen wanneer je voor jezelf begint.

Omdat je je werk moet organiseren, kun je goedkope software voor projectmanagement bekijken om aan de slag te gaan.

3. Vraag advies over het bijhouden van uitgaven, kosten en inkomsten

Zoek een ervaren accountant of belastingadviseur en maak een afspraak om het meest actuele inzicht te krijgen in wat je moet bijhouden, zodat je als toekomstige ondernemer altijd goed voorbereid bent op het gebied van belastingen.

Praktische tip

Vaak is de eerste afspraak met een accountant of financieel professional meestal een vrijblijvend adviesgesprek of een kennismaking. Dit is een uitstekende manier om toegang te krijgen tot kennis die je helpt om op de juiste manier met je bedrijf te beginnen.

Een eerste gesprek kan ook de start zijn van een langdurige relatie met iemand die je kan helpen bij financiële beslissingen voor je bedrijf naarmate je freelancecarrière groeit.

4. Begin met het voorbereiden van juridische documentatie

Wanneer je klantrelaties aangaat, zul je waarschijnlijk juridisch bindende contracten en andere documentatie moeten opstellen. Vraag om te beginnen andere freelancers of online consultants om advies, of controleer en beoordeel zorgvuldig gratis juridische documenten online. 

Maak jezelf vertrouwd met de gebruikelijke voorwaarden in documenten voor zelfstandige opdrachtnemers en leer waar je op moet letten wanneer je je aan anderen verbindt. Zoek daarnaast uit of je binnen je staat/land een bedrijfsentiteit moet registreren of een vergunning moet aanvragen—plan dit zorgvuldig, want het heeft invloed op de manier waarop je met je belastingen en financiën omgaat.

5. Richt je thuiskantoor in

Dit deel is leuk! Heb je ruimte voor een thuiskantoor gevonden? Welke apparatuur heb je nodig (doe ideeën op met deze cadeaus voor projectmanagers)? Waar werk je het beste? Als je stad flexwerkplekken heeft, vormen die een goede aanvulling op of een goed alternatief voor thuiswerken (maar ze voegen wel een extra terugkerende kostenpost toe aan je spreadsheet met uitgaven!)

1. Stel grenzen aan je werk en je klanten

Je bevindt je in de unieke positie om je tijd en vaardigheden te beschermen en alles te beperken waaraan je je niet wilt of kunt committeren. Dit betekent dat je nee zegt tegen projecten die niet passend gebruikmaken van je tijd en vaardigheden.

Author's Tip

Als freelance digitale projectmanager is tijd je kostbaarste hulpmiddel, dus bescherm die.

2. Wees duidelijk over je intenties en stel verwachtingen

Communiceer je intenties en stel verwachtingen over je rol in een project, de rol van je team, wat je van het team verwacht en eventuele interacties met klanten. Zorg ervoor dat je voortdurend de projectstatus en gevolgen communiceert.

Je wilt je klanten ook op de hoogte houden van je planning en beschikbaarheid, projectrollen, doelen en verwachtingen voor projectteamleden en belanghebbenden.

3. Plan voor vakanties, veranderingen in je leven en (onverwachte) vrije tijd

Documenteer, documenteer, documenteer. Laat een spoor achter voor je projectteam, belanghebbenden en klantcontacten. Gebruik het principe van “aangereden worden door een bus”: als er iets met je beschikbaarheid zou gebeuren, moet duidelijk zijn waar je bent gestopt en hoe iemand anders je werk kan overnemen. 

Transparantie is cruciaal voor het behouden van je reputatie. Je zult jezelf dankbaar zijn op het moment dat de druk toeneemt vóór een vakantie of wanneer er plotseling een reis opduikt: het meeste voorbereidende werk zal al gedaan en gedocumenteerd zijn, waardoor het eenvoudig is om vrije tijd te regelen en te communiceren.

4. Pas principes van projectmanagement toe op je freelanceleven

Wees realistisch in je verwachtingen over wat je binnen bepaalde beperkingen kunt uitvoeren. Bereken de waarde van je tijd en de kosten van wat je voor elke klant doet, en kijk of deze cijfers zich vertalen naar winstgevendheid. Als je meer werk aanneemt dan je aankunt, lever je geen kwalitatief werk—wat je reputatie schaadt.

Beperk “scope creep” in je eigen contracten door grenzen te stellen voor jezelf en je klanten en te weten wanneer je om een nieuw contract of aanvullende verduidelijking over je rol moet vragen.

1. Zoek naar nieuw of aanvullend freelanceprojectmanagementwerk

Bekijk je functiebeschrijving en lijst met vaardigheden/projecten opnieuw.

• Kun je iets nieuws toevoegen?
• Zijn er aanvullende soorten projecten die je zou willen proberen?
• Kun je je potentiële markt voor klanten en projecten uitbreiden?

Ga na of je een van je marketingbenaderingen of aandachtspunten voor klanten moet vernieuwen. Als je een senior projectmanager bent, is het misschien tijd om zelfstandig advieswerk te proberen, een workshop te organiseren of op conferenties te spreken.

2. Verhoog je tarieven

Laten we eerlijk zijn: meestal verhogen we onze tarieven nadat we beseffen dat we veel te weinig hebben gevraagd. Gelukkig is het redelijk om je tarieven jaarlijks of halfjaarlijks met een klein percentage te verhogen, zolang je je kennis en vaardigheden uitbreidt.

Geef je klanten minstens een paar maanden van tevoren bericht over een aanstaande tariefwijziging. Als je je tarieven bij bestaande contracten niet kunt verhogen, benader dan elk nieuw klantencontract met een plan om iets meer te vragen dan de vorige keer, zodat je uiteindelijk op het gewenste niveau uitkomt.

3. Breng jezelf op nieuwe manieren onder de aandacht

Beoordeel wat je hebt gedaan om nieuwe klanten te werven. Wat heeft wel of niet voor je gewerkt? Misschien spreekt het starten van een blog of podcast je potentiële klanten aan. Of misschien zou meer betrokkenheid bij de lokale gemeenschap gunstig zijn voor je bedrijf.

Jezelf promoten is een van de beste manieren om de vraag te verhogen en daarmee ook het bedrag dat je voor je diensten kunt vragen.

4. Blijf je professioneel ontwikkelen als projectmanager

Hoewel freelancers geen toegang hebben tot de financiële of educatieve ondersteuning van bedrijven die voltijdse werknemers wel krijgen, hebben ze nog steeds veel mogelijkheden voor bijscholing. Maak gebruik van conferenties en bijeenkomsten over projectmanagement.

Hoewel freelanceprojectmanagement meer flexibiliteit biedt, brengt het ook uitdagingen met zich mee. Deze uitdagingen kunnen zijn:

1. Gebrek aan stabiel inkomen

In tegenstelling tot een voltijdse baan, waarbij je betaald krijgt ongeacht of het druk of rustig is, vertalen pieken en dalen in freelancewerk zich in pieken en dalen in je inkomen. Je moet hier goed op plannen.

2. Mogelijk langere werktijden

Freelanceprojectmanagers moeten tijd besteden aan het afronden van bestaand werk voor klanten en tegelijkertijd op zoek gaan naar nieuwe opdrachten. Hoewel je misschien je eigen werktijden kunt bepalen, is het stellen van grenzen cruciaal om een burn-out te voorkomen.

3. Mogelijk hoge bedrijfskosten

In de VS biedt contractwerk vaak geen ziektekostenverzekering of andere secundaire arbeidsvoorwaarden. Als je niet als medeverzekerde op de polis van iemand anders kunt staan, moet je deze voordelen dus afzonderlijk aanschaffen. Dat kan duur zijn, dus je moet deze uitgaven overeenkomstig budgetteren.

Lees hier meer over arbeidsvoorwaarden voor projectmanagementfuncties.

Freelanceprojectmanagers kunnen profiteren van projectmanagementsoftware om het gemakkelijker te maken hun projectportfolio te beheren, mits ze kiezen voor iets met de juiste functionaliteiten. Je kunt projectmanagementsoftware bijvoorbeeld gebruiken om:

• Projecttijdlijnen beheren, inclusief taakbeheer en uitvoering
• Uren en uitgaven bijhouden
• Risico's bewaken en beperken.

Lees meer over de beste tools voor projectmanagement op afstand of projectmanagementsoftware voor freelancers die aan jouw behoeften voldoet.

Wat vind je ervan?

Bekijk ook onze reeks live begeleidingssessies met Patrice Embry, waarin ze zich grondig verdiept in alles wat met freelancen te maken heeft (je moet DPM-lid zijn om toegang te krijgen en deel te nemen aan het gesprek in Slack):

• De basis van freelancen
• Een pijplijn van freelancewerk opbouwen
• Je ritme als freelancer behouden