Een afspeellijst voor het leiden van overgangen binnen projectteams: de Grote Ontslaggolf van 2022
Vóór 2020 hadden uitdrukkingen als ‘sociale afstand houden’ niet echt veel betekenis of context. De pandemie heeft niet alleen uitdrukkingen als ‘sociale afstand houden’ aan onze woordenschat toegevoegd, maar we zien ook nieuwe uitdrukkingen zoals ‘de grote ontslaggolf van 2022’. Of organisaties nu een bedrijfsreorganisatie doormaken of mensen vrijwillig besluiten om naar groenere weiden te vertrekken, mensen verlaten hun huidige werkgevers en teams.
Naast het uitbreiden van onze woordenschat dwong de pandemie velen van ons ook om creatief te zijn in het bezig blijven terwijl we in quarantaine zaten. Naast het achter elkaar kijken van Netflix-series, het spelen van elk bordspel dat je maar te pakken kon krijgen en het verkennen van je buurt, heb je misschien ook je toevlucht gezocht tot muziek en apps zoals Spotify. Omdat muziek de soundtrack van ons leven is, is het alleen maar passend dat muziek ons kan helpen veranderingen en teamtransities te doorstaan.
Als projectleider voor zowel grote ondernemingen als start-ups ben ik al meer dan 15 jaar betrokken geweest bij teams en heb ik teams door personele transities geleid. Transities kunnen zwaar zijn voor zowel teams als leiders, en iets als muziek dat je ziel tot rust brengt kan bijzonder behulpzaam zijn. Luister mee naar mijn door transities geïnspireerde afspeellijst om jou en je team door een transitie heen te helpen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Als je helemaal in de stemming bent en de afspeellijst wilt downloaden, kun je die hier op Spotify vinden.
Wind Of Change - De ‘Grote Ontslaggolf Van 2022’
De toekomst hangt in de lucht
‘Wind of Change’ van Scorpions
Je kunt hem overal voelen
Meewaaien met de wind van verandering
Mensen zijn niet gemaakt om stil te staan. Beweging en transitie maken deel uit van het leven. Zoals Scorpions zong: het is overal en komt net zo vaak voor als de wind waait. Mensen kunnen van rol veranderen en om uiteenlopende redenen overstappen van een team of organisatie.
Recente trends en gegevens wijzen er echter op dat mensen in grotere aantallen dan vóór 2020 in beweging zijn. Volgens Gartner zal “het jaarlijkse vrijwillige personeelsverloop in de Verenigde Staten dit jaar waarschijnlijk met bijna 20% stijgen: van een jaarlijks gemiddelde vóór de pandemie van 31,9 miljoen werknemers die hun baan opzegden naar 37,4 miljoen werknemers die in 2022 ontslag namen” (Gartner).
Op het eerste gezicht lijkt een stijging van 20% in vrijwillig personeelsverloop misschien vooral een zorg voor personeelsmedewerkers en de wervings- en retentieplannen van een organisatie. Maar de mensen die een organisatie verlaten, kunnen juist de mensen in jouw project zijn.
Als projectmanager zou dit je grote zorgen moeten baren, gezien de trend dat dit waarschijnlijk zal aanhouden in 2022 en tot in 2023. Je moet ervoor zorgen dat je over voldoende middelen en mensen beschikt voor je project.
Wat gebeurt er als een lid van je projectteam tijdens een project vertrekt? Dit heeft niet alleen invloed op het moreel en de dynamiek binnen het team, maar ook op gebieden zoals de projectomvang, personeelsinzet, betrokkenheid van belanghebbenden, communicatie en risico’s. Een projectmanager kan niet alleen nodig zijn om het team door veranderingen in de teamdynamiek te leiden, maar ook om de uiteindelijke gevolgen voor het project te analyseren en te plannen.
Laten we verder kijken naar enkele onderdelen van een project die kunnen worden beïnvloed door iemand die besluit deel uit te maken van de grote ontslaggolf, en naar wat een projectmanager kan doen om zijn of haar team door deze transitie te helpen.
Uit Elkaar Gaan Is Moeilijk: De Impact Op Het Teammoreel
Denk aan alles wat we hebben meegemaakt
‘Breaking up is Hard to Do’ van Neil Sedaka
En uit elkaar gaan is moeilijk
Mensen kunnen om uiteenlopende redenen je projectteam verlaten. Eerder in mijn loopbaan maakte ik deel uit van een grote organisatie die een zeer omvangrijke (en openbare) bedrijfsreorganisatie onderging. Er werden beslissingen genomen en veel van die beslissingen leidden ertoe dat leden van projectteams onvrijwillig van het bedrijf werden gescheiden (vertaling: er vonden ontslagen plaats). Het was zowel verdrietig als beangstigend om zoveel getalenteerde collega’s de organisatie te zien verlaten.
Daarnaast heb ik deel uitgemaakt van veel projectteams (zowel als teamlid als projectmanager) waarin een teamlid besloot te vertrekken voor een spannende nieuwe kans. Het kon gaan om een mogelijkheid om hun loopbaan vooruit te helpen, een nieuw bedrijf te beginnen of om persoonlijke redenen. In zulke gevallen is het mooi om teamgenoten verder te zien gaan en hun wensen en doelen na te zien streven.
Of een teamlid nu onvrijwillig of vrijwillig vertrekt, dat zal gevolgen hebben voor het moreel en de dynamiek binnen het team. De overgebleven leden van het projectteam kunnen een scala aan emoties ervaren, waaronder verdriet, angst, blijdschap, afgunst, wanhoop en bezorgdheid.
Als projectmanager draag je tijdens een project mogelijk vele petten. Het kan nodig zijn om als raadgever op te treden en af en toe een schouder om op te leunen te bieden. Als teamleden verdriet voelen wanneer een lid vertrekt, zal dat het moreel beïnvloeden en kan dat de productiviteit van het team schaden. Zoals Neil Sedaka in zijn lied zei: uit elkaar gaan kan zeker moeilijk zijn, vooral als het team een sterke band had opgebouwd en er hechte professionele en persoonlijke relaties waren ontstaan.
Als je een projectlid bent dat een laag teammoreel opmerkt nadat een lid is vertrokken, is het belangrijk om je team eraan te herinneren en gerust te stellen dat veranderingen normaal zijn en geen slechte zaak. Overgangen en beweging zijn natuurlijk en iedereen zal dit op enig moment in zijn of haar loopbaan meemaken.
Als het vertrokken lid van je team geliefd was en bevriend was met de anderen in het team, moedig je teamleden dan aan om contact te houden met die persoon en apps zoals LinkedIn te gebruiken voor communicatie. Het feit dat dit lid is vertrokken, betekent niet dat die persoon van de aardbodem is verdwenen! Relaties kunnen worden onderhouden (hoewel ze in de toekomst misschien anders zullen zijn).
Ook kan het goed zijn om je team tijdens een overgangsperiode tijd en ruimte te geven om te verwerken wat er is gebeurd. Soms kan het verliezen van een geliefd lid van een projectteam voelen als een overlijden in de familie.
Geef je teamleden de ruimte om verschillende emoties te voelen en stel jezelf persoonlijk of virtueel beschikbaar als ze ondersteuning of iemand om mee te praten nodig hebben. Wees oprecht en ga met je team in gesprek om de ondersteuning of zorg te bieden die het nodig heeft als het een moeilijk overgangsproces is.
Tot slot is het ook een goed idee om je team eraan te herinneren dat ze nog steeds een team zijn. Het vertrek van één lid betekent niet dat het team niet meer bestaat. Probeer een activiteit, zoals het team vragen om één sterke kant van het team of één ding waar het team goed in is te benoemen. Een dergelijke activiteit kan helpen om de focus van het team opnieuw te richten op wat goed gaat. Onthoud: er is geen “ik” in team!
Zaken regelen: impact op de scope
En ik zal de zaken regelen (elke dag)
‘Zaken regelen’ van Bachman-Turner Overdrive
Zaken regelen (op elke manier)
Tijdens de plannings- of voorbereidingsfase van een project zouden een projectmanager en diens team al het projectwerk dat moet worden voltooid (de projectscope) hebben geanalyseerd. Daarom werden planningen, budgetten en resourceplannen opgesteld rond de scope van het project.
Tijdens de planningsfase van het project kunnen aannames zijn gedaan dat alle resources (inclusief de mensen op het project) beschikbaar zouden zijn wanneer dat nodig is gedurende het project en voor de volledige duur van het project. Zoals het klassieke Canadese lied ‘Zaken regelen’ suggereert, wordt ervan uitgegaan dat het projectteam het project binnen de looptijd kan voltooien en de zaken kan regelen.
Wat gebeurt er als die aanname niet langer geldig is nadat een teamlid vertrekt? Kan de scope van het project door de overgebleven teamleden worden voltooid? Dat zijn zeer goede vragen waarvoor het volledige projectteam de scopeverklaring (WBS, epics en stories) moet beoordelen en moet bepalen of deze door het overgebleven team kan worden voltooid. Dit moet gebeuren voordat communicatie (en mogelijk een verzoek om de scope te wijzigen) wordt verstuurd naar stakeholders, zoals de sponsor.
Om een team te helpen bij deze analyse, zijn er enkele opties beschikbaar om werktoewijzingen voor de resterende scope opnieuw te verdelen. Methoden voor resourceallocatie, zoals het nivelleren en egaliseren van resources, kunnen worden toegepast voordat om een wijziging van de scope van het project wordt gevraagd.
Voordat je teamlid het team verlaat, moet er ook een soort transitieplan worden opgesteld waarin staat aan welke taken en activiteiten die persoon werkte en hoe een overdrachtsplan eruit kan zien. Als onderdeel van dit transitieplan moeten ook de vereiste vaardigheden, informatie en kennis worden vastgesteld die nodig zijn om het werk te voltooien.
Als het team tot de conclusie komt dat het de resterende scope niet kan voltooien met de beschikbare resources, moet de projectmanager op dat moment de projectsponsor (en andere noodzakelijke stakeholders) inschakelen om te verzoeken dat de scope wordt verkleind, de planning wordt verlengd of het budget wordt verhoogd om een ander teamlid in te huren dat kan helpen bij het voltooien van de scope. Onthoud: scope maakt deel uit van de drievoudige beperking.
Een wijziging van de scope om een verminderde teamcapaciteit op te vangen, kan van invloed zijn op het budget en/of de planning van het project en moet zorgvuldig worden overwogen. Het proces voor het aanvragen van een wijziging vanwege een teamtransitie moet worden opgenomen in het wijzigingsbeheerplan van het project.
Met een beetje hulp van mijn vrienden: impact op middeleninzet
‘O, ik red me met een beetje hulp van mijn vrienden’
‘Met een beetje hulp van mijn vrienden’ van The Beatles
Hechte teams zullen worden beïnvloed door het vertrek van een teamlid. Als het team een sterke band had opgebouwd en er relaties waren ontstaan, kunnen teamleden ‘een beetje hulp van hun vrienden’ hebben gekregen om het werk aan het project te voltooien.
Wanneer een teamlid vertrekt, heeft dit natuurlijk gevolgen voor het personeelsplan van het project. Zoals gezegd kan ervan zijn uitgegaan dat het volledige projectteam gedurende de hele looptijd van het project bij elkaar blijft. Wat gebeurt er wanneer iemand vertrekt?
De juiste instelling is hierbij erg belangrijk. Een projectmanager moet onthouden dat niet alleen een ‘resource’ het team heeft verlaten, maar een persoon. Het komt koud en gevoelloos over (om nog maar te zwijgen van gewoonweg gemeen) om projectpersoneelsplanning te benaderen vanuit de gedachte dat het vertrokken teamlid eenvoudig kan worden vervangen. Je kunt een persoon niet vervangen, maar je kunt wel de rol invullen die de persoon heeft achtergelaten.
Het kan positiever zijn om te kijken naar de rol die binnen het team beschikbaar is gekomen. Welke werkzaamheden, vaardigheden en ervaringen ontbreken nu binnen het projectteam? Kunnen de bestaande teamleden dit tekort opvullen? Zo niet, heeft de projectmanager dan de mogelijkheid om de sponsor en andere belangrijke belanghebbenden om ondersteuning te vragen om het tekort aan te pakken (waaronder mogelijk budget om een nieuw teamlid aan te nemen)?
Deze instelling kan ook helpen om binnen het team een cultuur van respect en zorg te creëren. Als het team gelooft dat zij niet zomaar een ‘resource’ zijn die op elk moment kan worden vervangen, zullen ze zich meer gewaardeerd, gerespecteerd en toegewijd aan het team voelen. Onthoud dat een project met empathie leiden voor een projectmanager net zo’n belangrijke vaardigheid is als kunnen plannen en uitvoeren.
Ik hoorde het via de tamtam: impact op belanghebbenden en communicatie
Mensen zeggen: geloof de helft van wat je ziet, jongen
‘Ik hoorde het via de tamtam’ van Marvin Gaye
En niets van wat je hoort
Wanneer een teamlid een projectteam verlaat, zal dit ongetwijfeld nieuws zijn voor sommige van je belanghebbenden. Afhankelijk van de omstandigheden van het vertrek kan dit positief of negatief zijn. Nu de grote ontslaggolf aan de gang is, zal het nodig zijn om veranderingen en transities binnen je team met belanghebbenden te communiceren.
Belanghebbenden kunnen horen dat een teamlid is vertrokken en gaan denken: “Hmmmm… ik vraag me af of de teamcultuur slecht is. Waarom zou die persoon vertrekken?” Als dit niet rechtstreeks wordt besproken, kan informatie zoals het vertrek van een teamlid leiden tot roddels en een ongewenste afleiding worden voor het projectteam.
Als je niet wilt dat er via de tamtam verkeerde informatie wordt verspreid, kun je het nieuws over eventuele transities binnen het projectteam het beste rechtstreeks met belanghebbenden delen. Als onderdeel van de betrokkenheid van belanghebbenden bij het project en het communicatieplan kunnen hulpmiddelen zoals een projectstatusrapport worden gebruikt als middel om belanghebbenden op de hoogte te brengen van personeelswijzigingen.
Als belanghebbenden zich zorgen maken over de manier waarop de transitie wordt beheerd en het gevoel hebben dat er veel onzekerheid is, kan het ook helpen om een document zoals het transitieplan te delen. Geef belanghebbenden, net als het projectteam, de gelegenheid om vragen te stellen en eventuele zorgen te delen. Net als het projectteam kunnen ook belanghebbenden zich angstig voelen. Het is het beste om hen de gelegenheid te geven hun zorgen te delen en hen tegelijkertijd te herinneren aan de inzet van het overgebleven projectteam.
Riskant bedrijf: impact op risicobeheer
Zeg het na. Het is niet beter om veilig te zijn dan spijt te hebben
“Neem het op tegen mij” van A-ha
Niemand wil dat een lid van het projectteam vertrekt. Gezien de trend van ontslag nemen zou het echter waarschijnlijk geen goed idee zijn om ervan uit te gaan dat dit nooit tijdens je project zal gebeuren. Een enquête van McKinsey & Company uit juli 2022 geeft aan dat 40% van de werknemers overweegt om binnen 3 tot 6 maanden hun huidige baan te verlaten.
40%! Dat is niet onbeduidend. Zelfs als je teamleden niet daadwerkelijk vertrekken, blijft het een risico waarop je je moet voorbereiden. In tegenstelling tot de jaren 80-hit “Neem het op tegen mij” is het beter het zekere voor het onzekere te nemen. Het is geen goed idee om het risico te nemen door je niet voor te bereiden op een risico dat zeer waarschijnlijk kan optreden.
Neem deze mogelijkheid op in het risicobeheerplan voor het project en stel indien nodig een noodplan op voor het geval het risico werkelijkheid wordt. Welke acties kan je team ondernemen om de impact van het risico te beperken als het zich zou voordoen? Enkele ideeën zijn:
- Sessies voor kennisoverdracht plannen om ervoor te zorgen dat kennis niet slechts door één persoon wordt beheerd
- Zorgen voor goede projectdocumentatie voor het geval iemand vertrekt en er een nieuw teamlid moet worden ingewerkt
- Indien mogelijk enige ruimte laten in projectactiviteiten/taken, voor het geval een teamlid vertrekt en er tijd nodig is om opnieuw te plannen
Hoewel je het risico dat een teamlid vertrekt misschien niet kunt vermijden, moet je er zoals altijd een plan voor hebben om ervoor te zorgen dat het projectteam erop voorbereid is als het daadwerkelijk gebeurt.
Veranderingen: Tupac had gelijk
Zo is het nu eenmaal (Veranderingen). Dingen zullen nooit meer hetzelfde zijn
‘Veranderingen’ van Tupac Shakur
Ja, veranderingen en transities zullen plaatsvinden. Zoals Tupac in zijn nummer “Veranderingen” aangaf, zal het projectteam niet hetzelfde blijven. Wanneer er veranderingen plaatsvinden en er een overgangsperiode is, zullen de dynamiek van het team en mogelijk ook de scope, middelen, betrokkenheid van belanghebbenden, communicatie en risico's van een project worden beïnvloed.
Als je team momenteel een transitie doormaakt als onderdeel van de grote ontslaggolf, zullen de teamleden zich tot hun projectleider wenden, niet alleen voor tactische vervolgstappen, maar ook voor ondersteuning en leiderschap. Transities kunnen moeilijk zijn, maar door ze met een positieve instelling en houding te benaderen, zal het projectteam vooruitgaan.
Als jij of je projectteam een transitie doormaakt, deel dan gerust tips of trucs die voor jou hebben gewerkt via Twitter of LinkedIn.
