Wat is een resourcekalender in projectmanagement?

Je moet je kalender aan het begin van een project maken (samen met je projectplan) en deze regelmatig bijwerken. Je kunt de kalender het beste rechtstreeks maken in je resourcebeheersoftware of in de tool die je gebruikt om je projecten te beheren. De kalender wordt meestal gemaakt door de projectmanager, maar een resourcemanager kan dit ook doen.

Het doel van een resourcekalender

Het doel van een resourcekalender is om de algemene beschikbaarheid van je personele resources te bepalen en te controleren of de juiste resources beschikbaar zijn. Het komt regelmatig voor dat de resourcekalender laat zien dat een project niet haalbaar is vanwege resourcebeperkingen. Dit kan betekenen dat het projectschema, de scope, de resourceallocatie of de kosten moeten worden aangepast.

Een resourcekalender maken

Hier volgen de stappen om een resourcekalender te maken.

1. Begin met een nieuwe kalender

Begin met het maken van een nieuwe kalender in je resourcebeheertool of gebruik een kalendersjabloon. Een van de belangrijkste voordelen van tools voor resourceplanning is dat ze speciaal zijn ontworpen om het proces van resourceplanning te stroomlijnen. Sla de kalender op een gemakkelijk toegankelijke locatie op, zodat deze voor alle teamleden zichtbaar is.

Met de machtigingsfuncties van de meeste resourcebeheersoftware kun je de toegang beheren, zodat teamleden hun eigen vermeldingen kunnen bekijken, bewerken en toevoegen. Deze samenwerkingsfunctie bevordert niet alleen transparantie, maar verbetert ook de coördinatie en productiviteit binnen het team.

Beste resourcebeheersoftware

1. 

   Dayshape

   Visit Website
2. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Scoro

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.5

   Visit Website

2. Voeg teamleden en resources toe

De volgende stap is het invoeren van de teamgegevens in je resourcebeheertool. Leg voor elk teamlid vast op welke dagen die persoon werkt en welk percentage van de werktijd aan het project kan worden toegewezen.

Een teamlid dat bijvoorbeeld van maandag tot en met vrijdag werkt, heeft mogelijk ongeveer 3 uur per dag aan operationeel gericht werk. De beschikbare tijd voor het project kan dan wekelijks 20 werkuren bedragen.

Door best practices voor resourcebeheer binnen projecten toe te passen, kun je deze toewijzingen eenvoudig bijhouden en aanpassen. Zo zorg je ervoor dat de werklast van elk teamlid in balans is en dat de projectplanning realistisch blijft.

3. Bepaal wanneer het team niet beschikbaar is

Markeer in je kalender ook de momenten waarop teamleden niet beschikbaar zijn, waaronder bedrijfsvakantiedagen, feestdagen, geplande vakanties, sabbaticals, verlof en alle andere afwezigheid van het werk.

Door deze periode in je tool als niet-beschikbaar te markeren, krijg je een vollediger beeld van de beschikbaarheid van resources. Dit helpt je planningsconflicten te voorkomen en zorgt ervoor dat je projectplanning zo realistisch mogelijk is.

Je kunt teamleden ook de mogelijkheid geven om hun niet-werkende tijden eenvoudig bij te werken en aan te passen in je resourcebeheertool, zodat je kalender gedurende het hele project actueel blijft.

4. Publiceer de resourcekalender 

Zodra je kalender is ingevuld, moet je deze delen met het team en de belanghebbenden. Als je je kalender in een resourcebeheertool maakt, kun je deze eenvoudig delen en blijft iedereen in realtime op de hoogte.

Een brede zichtbaarheid van de kalender helpt projectteamleden en belanghebbenden te weten wat er speelt en te begrijpen met welke beschikbaarheidsproblemen het team mogelijk te maken krijgt.

Stel bijvoorbeeld dat de wintervakantie eraan komt. Wat betekent dat voor de projectcapaciteit? Houd er rekening mee dat het cruciaal is om rekening te houden met de behoefte van je team aan vrije tijd en deze te respecteren—rust is essentieel om het moreel op peil te houden.

5. Bekijk de resourcekalender regelmatig

Nadat je je resourcekalender hebt gedeeld, is het werk nog niet klaar. Je moet de kalender regelmatig met je team en belanghebbenden bekijken. Dit is nog een reden waarom het verstandig is om je kalender in een tool voor resourcebeheer te maken.

Zo wordt het voor je teamleden eenvoudig om hun afwezigheid consequent in te voeren en bij te werken. Regelmatige controles van de kalender helpen de nauwkeurigheid ervan te behouden, zodat deze niet verouderd en moeilijk te beheren raakt.

Je kunt ook de meldingsfuncties van je software gebruiken om tijdige updates te stimuleren en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn blijft.

Play Video

Wat moet er in een resourcekalender staan?

Je moet de volgende informatie opnemen over alle teamleden of projectresources die nodig zijn om de doelstellingen van het project te bereiken:

• Namen
• Functies
• Startdatums
• Einddatums (indien van toepassing)
• Gebruikelijke werkdagen
• De specifieke dagen waarop elk teamlid beschikbaar is om aan het project te werken
• Geplande vrije tijd, sabbatsverlof, verlof, enzovoort
• Concurrerende werkprioriteiten

Zo ziet dit er bijvoorbeeld uit:

Author's Tip

Je kunt het team vragen om hun eigen beschikbaarheid in de kalender bij te werken naarmate het project vordert, maar houd de situatie goed in de gaten zodat je later niet voor verrassingen komt te staan. Elke tool of app waarmee je meldingen ontvangt wanneer wijzigingen worden aangebracht, is bijzonder handig!

Resourcekalender versus projectkalender

Terwijl een resourcekalender een planning is van wanneer teamleden beschikbaar zijn om aan taken te werken en wordt gebruikt om de beschikbaarheid van resources bij te houden, is een projectkalender een planning van geplande taken en mijlpalen die wordt gebruikt om de voortgang van het project bij te houden. 

Teamleden gebruiken de resourcekalender om aan te geven wanneer ze beschikbaar zijn om aan het project te werken, terwijl projectkalenders aangeven welke taken en opleveringen aan wie zijn toegewezen en wanneer het werk voltooid moet zijn.

Met projectkalenders en resourcekalenders samen krijgen projectmanagers of teamleiders inzicht in de beschikbaarheid van teamleden en de mijlpalen en tijdlijnen van het project. Zo kunnen ze potentiële knelpunten tijdig identificeren die anders mogelijk onopgemerkt zouden blijven.

Zo kunnen deze kalenders eruitzien.

Voordelen van het gebruik van een resourcekalender in projectmanagement

Hier zijn enkele belangrijke voordelen om te overwegen als je nog steeds twijfelt of je echt een resourcekalender nodig hebt. 

• Je zorgt ervoor dat het projectwerk evenwichtig over het team wordt verdeeld
• Je benut je teamleden niet te veel of te weinig en voorkomt dat ze overbelast raken, waardoor de productiviteit hoog blijft
• Je kunt snel beoordelen welke teamleden beschikbaar zijn en voor hoelang, voordat je taken aan hen toewijst
• Je weet vooraf wanneer teamleden vrij zijn, zodat je de haalbaarheid van projecten en de beschikbaarheid van resources kunt voorspellen voor nieuwe projecten of complexere projecten in de toekomst
• Je kunt deze beschikbaarheid visueel en in één oogopslag zien (in plaats van te moeten worstelen met een lijst met datums in een spreadsheet)

Aan de slag

Softwaretools zijn veel gemakkelijker te gebruiken dan Google-agenda's en spreadsheets wanneer je een resourcekalender maakt. Bekijk onze lijsten met software voor resourceplanning om de juiste optie voor jouw team en projectbehoeften te vinden.