Resource-nivellering in projectmanagement: een complete handleiding

Als het teamlid dat je nodig hebt bezig is met een andere taak met een hogere prioriteit, kun je de taak verplaatsen naar een ander moment waarop het resourceaanbod (wie beschikbaar is om aan een taak te werken) overeenkomt met de resourcevraag (wie nodig is om aan een specifieke taak te werken).

Gebruik resource-nivellering wanneer je een flexibele projectplanning hebt. Gebruik echter een andere techniek, genaamd resource-afvlakking, wanneer de einddatum en het kritieke pad van het project niet flexibel zijn (lees hier meer over het verschil tussen resource-afvlakking en resource-nivellering).

Gewoonlijk kan resource-nivellering worden beheerd via software voor resourcebeheer.

Wanneer gebruik je resource-nivellering?

Gebruik resource-nivellering wanneer:

• De benodigde resources beperkt beschikbaar zijn. Stel dat een DevOps-engineer slechts één week aan een softwareontwikkelingsproject kan werken. Je past het resourceschema aan zijn beschikbaarheid aan.
• De benodigde resources gedeeld moeten worden. Stel dat een kwaliteitsmedewerker zijn tijd over twee productielijnen moet verdelen. Je past de QA-monitorings- en inspectieschema's voor de twee lijnen aan de beschikbaarheid van de QA-medewerker aan.
• De benodigde resources slechts in beperkte hoeveelheden beschikbaar zijn. Stel dat een bouwproject twee kranen nodig heeft, maar er slechts één beschikbaar is en er geen mogelijkheid is om een extra kraan te krijgen. Je reorganiseert de projectplanning zodat de taak met de hoogste prioriteit de kraan als eerste gebruikt.
• De benodigde resources overmatig zijn toegewezen. Stel dat twee overlappende activiteiten de constructeur van het project nodig hebben. Je plant de inspectieactiviteit met de lagere prioriteit opnieuw in, zodat de constructeur eerst de inspectie met de hogere prioriteit kan uitvoeren.
• Het resourcegebruik gelijkmatig moet zijn. Stel dat een activiteit een geschatte duur van vijf dagen heeft, waarbij Ontwikkelaar A gedurende drie dagen 16 uur werkt en gedurende twee dagen niet werkt. Na resource-nivellering werkt Ontwikkelaar A zes dagen lang acht uur per dag, waardoor de duur van de activiteit met één dag wordt verlengd.

Wiskundig ziet de aanpassing er als volgt uit:

16 uur/dag x 3 dagen = 48 uur = 8 uur/dag x 6 dagen

4 voordelen van resource-nivellering

Resource-nivellering stelt je als techniek voor resourceoptimalisatie in staat om een optimaal plan voor resourcebenutting op te stellen. Hieronder vind je de specifieke voordelen van resource-nivellering.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Efficiënte bedrijfsvoering

Je kunt er als projectmanager (of resourcemanager) resources volledig mee benutten en beheren, terwijl je tegenstrijdige eisen aan de beschikbare resources beperkt. Je hoeft geen extra mensen in te huren of extra apparatuur aan te schaffen als je de projectplanning kunt aanpassen aan de beschikbaarheid van resources.

2. Realistische planning

Resource-nivellering biedt je een systematische manier om rekening te houden met resourcebeperkingen in de planningsfase van het project. Het resultaat is een planning die waarschijnlijker wordt gevolgd dan een niet-geoptimaliseerde planning. Als je je niet-geoptimaliseerde planning aanhoudt, is de kans op vertragingen groter.

3. Maakt maximale resourceoptimalisatie mogelijk

Bij resource-nivellering is de beschikbaarheid van resources de belangrijkste overweging. Het planningsmodel wordt opgebouwd rond de beschikbaarheid van resources of aangepast aan resourcebeperkingen. Resource-nivellering maakt daardoor een maximale optimalisatie van resources mogelijk.

4. Grotere kans op een succesvol resultaat

Als de benodigde middelen beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt, is de kans groot dat je de verwachte resultaten behaalt. Met middelenegalisatie vergroot je de kans op succes, omdat je hiermee de projectplanning kunt afstemmen op de beschikbaarheid van projectmiddelen.

Beperkingen van middelenegalisatie

• Het kan niet worden gebruikt in situaties waarin er geen flexibiliteit is in de projectplanning. Met middelenegalisatie worden conflicten opgelost door activiteiten opnieuw in te plannen en het kritieke pad te verlengen. Je kunt geen middelenegalisatie uitvoeren wanneer dat niet is toegestaan.
• Het verandert de projectplanning. In projecten waarin tijdverlies aanzienlijke kosten of verliezen betekent, kan het kostbaar zijn om de planning af te stemmen op de beschikbaarheid van middelen. Een betere aanpak is om extra middelen in te zetten in plaats van te wachten tot bestaande middelen beschikbaar komen.

Voorbeeld van middelenegalisatie

Stel dat je een eenvoudig project hebt met drie deelactiviteiten—Activiteit A, Activiteit B en Activiteit C—met de volgende afhankelijkheden en geschatte duur:

• Activiteit A, twee dagen, moet starten voordat Activiteit B kan starten
• Activiteit B, één dag, moet zijn afgerond voordat Activiteit A kan worden afgerond
• Activiteit C, één dag, kan starten nadat Activiteit A en B zijn afgerond

Zoals het er nu voor staat, heeft het project een geschatte duur van drie dagen.

Hieronder zie je een weergave van het project in een eenvoudig Gantt-diagram.

Stel dat ons hypothetische project de volgende personele middelen nodig heeft.

Laten we het voor de eenvoud aannemen dat er naast de beschikbaarheid van personele middelen geen andere beperkingen van middelen zijn.

Roger en Greg werken naast dit project aan een ander project. Ze zijn slechts een deel van de dag beschikbaar: Roger vier uur en Greg drie uur.

Laten we de dagelijkse beschikbaarheid van de middelen afzetten tegen de toewijzing van middelen voor elke activiteit.

Op basis van het bovenstaande zou je duidelijke beperkingen van projectmiddelen moeten zien. Dit zijn er enkele:

• Activiteit A vereist 16 uur van Rogers tijd en de geplande duur is 2 dagen. Roger kan echter slechts vier uur per dag aan dit project werken.
• Activiteit B vereist vier uur van Rogers tijd. Activiteit B valt echter gedeeltelijk samen met Activiteit A.
• Activiteit A vereist acht uur van Minerva. Activiteit B vereist vier uur van haar. Activiteit B valt echter gedeeltelijk samen met Activiteit A.

De dagelijkse vraag van het project naar specifieke personele middelen is veel groter dan de dagelijkse beschikbaarheid van die middelen.

Je moet de projectplanning aanpassen aan de beschikbaarheid van middelen, rekening houdend met bestaande taakafhankelijkheden. Bereken de capaciteit van middelen en benuttingspercentages ook, en voorkom dat je de capaciteit van een middel onnodig belast of het overlaadt.

Deze overwegingen leiden tot de hieronder weergegeven planning na middelenegalisatie.

En hier is je nieuwe Gantt-diagram.

Resource-evaluatie verlengde de planning van drie naar 11 dagen, omdat je de resources moest herverdelen op basis van hun beschikbaarheid.

Het proces van resource-evaluatie

1. Verdeel je projectplanning in beheersbare tijdsintervallen, bijvoorbeeld één dag.
2. Identificeer voor elk tijdsinterval in de projectplanning de resources (mensen, materialen, apparatuur) die nodig zijn voor de taak of taken die voor die dag zijn gepland.
3. Als een van de resources die nodig zijn voor de geplande taak niet beschikbaar is, plan je die taak opnieuw in op een andere dag waarop de niet-beschikbare resource wel beschikbaar is.
4. Als er twee projectactiviteiten voor dezelfde dag zijn gepland en ze om dezelfde resources concurreren, geef je een van de twee activiteiten prioriteit door te bepalen welke van de twee belangrijker is.
5. Als je activiteiten met een negatieve of nulspeling belangrijker of urgenter vindt, wijs je de schaarse resources toe aan de taak met negatieve of nulspeling en verplaats je de concurrerende taak naar een ander tijdsinterval.

Het proces van resource-evaluatie is iteratief. Wanneer je te maken krijgt met beperkingen in projectresources, plan je activiteiten opnieuw in totdat je de resources hebt geoptimaliseerd en beschikt over een projectplanning met geëgaliseerde resources.

Natuurlijk zijn er situaties waarin een activiteit simpelweg niet opnieuw kan worden ingepland, zelfs als de benodigde resources niet beschikbaar zijn of een andere oplevering voorrang heeft bij het gebruik van deze resources.

Wanneer dit gebeurt, heb je misschien geen andere keuze dan concurrerende activiteiten volgens de planning te laten doorgaan, het tekort aan resources te noteren en de resourcebeperking op een andere manier op te lossen.

More Articles

• 4 leiders vertellen ons: het eerste wat ze zouden doen als een projectmanager plotseling ontslag nam
• 15 belangrijkste voordelen van ERP-software
• 13 cruciale voordelen van software voor resourceplanning voor projectsucces

Populaire hulpmiddelen voor resource-evaluatie

Hier zijn enkele technieken en hulpmiddelen voor resource-evaluatie die je kunt gebruiken bij het uitvoeren van dit proces in je projecten.

• Gebruik Gantt-diagrammen. Zoals je zag in het voorbeeld dat ik hierboven heb uitgewerkt, zijn Gantt-diagrammen erg handig om taken en einddatums of projectduren visueel weer te geven en om afhankelijkheden te identificeren die van invloed zijn op de resourcebehoefte en -toewijzing.
• Gebruik hulpmiddelen voor projectmanagement, zoals projectmanagementsoftware (voor het beheren van alle aspecten van projecten) of software voor resourcebeheer (die zich richt op het beheren en plannen van resources), die weergaven van resources en toewijzingen bieden. Ze bevatten vaak algoritmen die planningsconflicten automatisch oplossen volgens de criteria die je opgeeft.
• Identificeer het kritieke pad (ook wel de kritieke-pad-methode of CPM genoemd). Omdat resource-evaluatie kan leiden tot een wijziging in het kritieke pad van een project, is het belangrijk om vooraf precies te weten hoe dit eruitziet. Zo kun je de klant of belanghebbenden vroegtijdig waarschuwen als het kritieke pad (en de voltooiingsdatum of deadline van het project) mogelijk verandert.

5 beste praktijken voor resource-evaluatie

• Houd de toewijzing van middelen voortdurend in de gaten: Het egaliseren van middelen is geen eenmalige aangelegenheid. Blijf gedurende het hele project je methoden voor de toewijzing van middelen controleren op conflicten (bijv. last-minuteverzoeken voor andere projecten, onverwachte afwezigheid zoals ziektedagen, enz.)
• Streef ernaar het werk gelijkmatig te verdelen: Probeer het werk zo gelijkmatig mogelijk over de teamleden te verdelen. Zo voorkom je dat bepaalde teamleden overbelast raken of dat anderen niets te doen hebben.
• Wees transparant over wijzigingen: Wanneer je wijzigingen moet aanbrengen in tijdlijnen of in de persoon die aan een taak is toegewezen, houd dan zowel de belanghebbenden als het team op de hoogte.
• Zorg voor een back-upplan: Als een specifiek teamlid niet beschikbaar is of je een deadline absoluut niet kunt verschuiven, zorg dan voor een plan B — wijs het werk toe aan een ander teamlid, versnel de planning, enz.
• Creëer een feedbacklus: Zorg er naast het monitoren van de werkbelasting van je team via een softwaretool ook voor dat je regelmatig met hen praat over hun werkbelasting. Soms ontdek je details die niet in de software worden weergegeven (bijv. andere projecten die niet in de software waren ingevoerd, enz.)

Wat is de volgende stap?

Heb je meer vragen over het egaliseren van middelen? Neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via DPM-lidmaatschap!