Hoe stel je realistische deadlines in onvoorspelbare tijden
Iedereen op één lijn houden: Duidelijke planningen helpen de inspanningen van het team op elkaar af te stemmen en de voortgang van het werk te behouden, waardoor vertragingen worden voorkomen die je project en andere gerelateerde projecten binnen je organisatie kunnen verstoren.
Het domino-effect van vertragingen: Eén enkele vertraging kan zich door projecten verspreiden en je zorgvuldig opgestelde planningen verstoren. Daarom is het belangrijk om flexibiliteit en speling in je plan in te bouwen, zodat je extra ruimte hebt als dat nodig is.
Hulpmiddelen zijn geen toverstaf: Software kan een enorme hulp zijn bij het plannen van realistische deadlines, maar je zult nog steeds moeten ingrijpen om deadlineproblemen op te lossen, realistische verwachtingen te scheppen en consistent toezicht te houden.
Als de vraag "wanneer kunnen we live gaan?" ervoor zorgt dat je je voelt als een hert dat in de koplampen kijkt, vind je het waarschijnlijk lastig om realistische deadlines vast te stellen (en je eraan te houden).
Met het aantal systemen voor taakbeheer en hulpmiddelen voor projectbeheer dat beschikbaar is, zou je kunnen denken dat je alleen maar je projectplan hoeft te laden, het werk en de deadlines hoeft toe te wijzen en het team zijn gang kunt laten gaan (en als je een ervaren projectmanager bent, heb je waarschijnlijk net hardop gelachen).
Dit is waarom het belangrijk is om realistische deadlines vast te stellen en hoe je dat goed doet, zodat je projecten op tijd kunt opleveren en je klanten en belanghebbenden tevreden kunt houden.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Waarom is het belangrijk om realistische deadlines vast te stellen?
Het vaststellen van deadlines is om veel redenen essentieel voor het succes van een project, niet in de laatste plaats om toezeggingen na te komen en geen deadlines te missen.
- In een bureauomgeving worden projecten verkocht op basis van de verwachte capaciteit van het team. Dingen hier en daar een dag of twee uitstellen heeft meestal geen negatief effect op de lange termijn, maar doorlooptijden met weken of maanden verlengen kan de planning van ander werk dat afhankelijk is van die teamleden in de war schoppen.
- Dit verschilt niet veel van intern projectwerk. Stel dat je verantwoordelijk bent voor de lancering van een nieuwe website. Je vertelt het communicatieteam dat de site drie maanden na je kick-offvergadering live gaat. Vervolgens voegt een belanghebbende na één maand enkele nieuwe functies toe. Nu kijk je aan tegen vijf of zes maanden tot de lancering. Je moet middelen opnieuw toewijzen om de nieuwe einddatum mogelijk te maken.
Deze voorbeelden laten zien hoe het niet vaststellen van tijdlijnen projectteams en de hele organisatie ernstig kan schaden, maar je kunt ook terechtkomen in een situatie waarin een onrealistische projectdeadline door een klant of belanghebbende aan het team wordt opgelegd.
Zo stel je realistische deadlines vast: de theoretische versie
Als je een PM-training hebt gevolgd, heb je waarschijnlijk veel tijd besteed aan het leren van realistische tijdsramingen voor taken. Dit kan met een top-downschattingstechniek, een bottom-upschattingstechniek of een vergelijkingsmethode.
Stel bijvoorbeeld dat je inschat hoeveel tijd het kost om een homepage voor een nieuwe website te ontwerpen. Als je een tijdregistratiesysteem hebt gebruikt, weet je dat je ontwerper in het verleden het volgende nodig had:
- 6 uur om een eerste ontwerpmodel te maken
- 1 uur voor het interne team om het te beoordelen (ontwerper, ontwikkelaar, projectmanager, creatief directeur)
- 1 uur om het aan een klant of belanghebbende te presenteren
- 2 uur om revisies door te voeren
- 1 uur voor interne beoordeling
- 1 uur om het opnieuw met de klant te beoordelen
- 2 uur om het ontwerp af te ronden en klaar te maken voor ontwikkeling
- 1 uur voor de overdracht tussen ontwerp en ontwikkeling
Hoeveel dagen moet je voor dit proces opnemen in je instructies voor projectplanning? Laten we zeggen dat je op basis van je huidige gegevens besluit tot twee weken. Hoe ziet dat eruit? Verdeel de projecttaken als volgt:
Week 1
- Maandag/dinsdag: eerste ontwerpmodel maken
- Woensdag: interne beoordeling
- Donderdag: beoordeling door klant of belanghebbende
- Vrijdag: feedback van klant of belanghebbende
Week 2
- Maandag: revisies
- Dinsdag: interne beoordeling
- Woensdag: beoordeling door klant of belanghebbende
- Donderdag: feedback van klant of belanghebbende
- Vrijdag: laatste revisies, bestanden klaarmaken en overdragen aan ontwikkeling
Als het bovenstaande tijdsbestek te ambitieus lijkt, kun je wat ruimte aan de planning toevoegen en dit uitbreiden naar tweeënhalve of drie weken. Dit is nuttig in situaties waarin je weet dat je belanghebbenden veel feedback zullen hebben en je ontwerper revisies niet binnen zo'n krap tijdsbestek kan uitvoeren.
Hoewel het niet lijkt alsof er te veel uren in dat tijdsbestek passen, wil je misschien proactief wat buffertijd toevoegen, zodat het werk niet uitloopt en je hele planning in de war raakt.
Zo stel je realistische deadlines vast: de praktijkversie
Het is tijd voor een gezonde dosis realiteitszin. Je moet leren tussen de regels door te lezen wanneer je een succesvol project met realistische deadlines uitvoert.
Denk aan het hierboven geschetste scenario: je moet rekening houden met de mensen die het werk uitvoeren. Als je een ontwerper hebt die dingen uitstelt of niet goed is in deadlinebeheer, creëer dan een gevoel van urgentie om ervoor te zorgen dat het werk wordt gedaan. Hoe meer je weet over de gewoonten van je team, hoe gemakkelijker het is om realistische deadlines vast te stellen.
Een andere essentiële overweging zijn de onbekende factoren of X-factoren. Deze vallen buiten de reikwijdte van de gebruikelijke projectplanning of schattingen, maar kunnen grote invloed hebben op de planning en op je vermogen om realistische deadlines vast te stellen.
Denk erover na: wanneer je bij de start van een project wordt gevraagd om een projectplanning, taken en deadlines vast te stellen, weet je misschien nog maar weinig over de details van het project en de betrokken belanghebbenden. Naarmate het project vordert, word je veel nauwkeuriger in het vaststellen van realistische deadlines voor het projectwerk.
Voorbeelden van onbekende factoren of X-factoren die deadlines en projectplanningen kunnen beïnvloeden zijn:
- Nieuwe belanghebbenden die op het allerlaatste moment bij een project betrokken raken
- Extreem weer en wereldwijde pandemieën
- Grote ontslagrondes of personeelsreducties
- Nieuwe technologie of het uitfaseren van huidige technologie voor integraties of afhankelijkheden
Hoe weet je dat het tijd is om een deadline te wijzigen?
Als je een deadline moet wijzigen, wees dan proactief. Als je bijvoorbeeld aan een website werkt en deze op een specifieke dag moet worden gelanceerd die samenvalt met andere marketingactiviteiten (een nieuwsbericht, geplande media-aandacht of de start van een campagne), moeten deze activiteiten in de juiste volgorde plaatsvinden.
In dit scenario moet de website enkele dagen voordat de marketingcampagne van start gaat worden gelanceerd. Zo is er tijd om de laatste problemen op te lossen of eventuele bugs aan te pakken. Maar we weten allemaal hoe het gaat: een late start of vertraagde goedkeuringen onderweg kunnen ervoor zorgen dat we de planning flink moeten aanscherpen.
Als het erop lijkt dat het project ver achterloopt op schema en de lanceringsdatum nadert, is het waarschijnlijk een goed idee om met de belanghebbenden af te stemmen of je het tempo moet opvoeren, moet prioriteren wat er nodig is voor de lanceringsdag of de deadline moet verschuiven.
Plan regelmatig overleg om te peilen hoe het met het team gaat en de voortgang van het project in de gaten te houden.
Hoe weet je of je het team onder druk moet zetten om de deadlines te halen of dat je dingen moet gaan verschuiven? Er zijn enkele subtiele (en minder subtiele) signalen dat het tijd is om het deadlinebeheer van het project uit te voeren en je planning opnieuw af te stemmen op realistischere deadlines. Deze zijn onder andere:
- Het werk wordt geblokkeerd omdat afhankelijke taken niet zijn voltooid
- De projectscope is gewijzigd en in de planning is geen rekening gehouden met extra werk
- Het team begint zich gestrest te voelen
- Er zijn grotere risico's verbonden aan het overhaast uitvoeren van taken
- Er zijn aanvullende vereisten aan het licht gekomen
- Er zijn aanzienlijke bugs of kwaliteitsproblemen aan het licht gekomen
Als je nog steeds niet zeker weet of een deadline moet worden aangepast, maak dan samen met je teamleden een noodplan. Vraag hen om te proberen de oorspronkelijke deadline te halen, maar spreek ruim vóór de daadwerkelijke deadline een controlemoment af om de voortgang te beoordelen en de uiteindelijke beslissing te nemen.
Op die manier stel je het team in staat het werk zo snel mogelijk af te ronden, maar bied je nog steeds een vangnet voor het geval dat nodig is.
Wat nu?
Leer meer over het vaststellen van realistische deadlines door ons cursusaanbod bij de DPM School te bekijken.
