RAID-logboeken: definitie, sjabloon, voorbeelden en handleiding
Een RAID-logboek is een document dat door projectmanagers, bedrijfsanalisten, risicomanagers, teamleiders en leidinggevenden wordt gebruikt om te helpen bij projectrisicobeheer door de volgende belangrijke informatie samen te vatten:
- Risico’s
- Aannames of acties
- Incidenten
- Dependency’s of beslissingen
Als projectmanager kun je een RAID-logboek gebruiken om je belanghebbenden — en jezelf — op de hoogte te houden van de laatste projectdetails. Wanneer dit logboek goed wordt bijgehouden, kan het fungeren als een belangrijk strategiedocument om de projectstatus op directieniveau samen te vatten.
RAID-logboeken worden vaak gebruikt in combinatie met software voor risicobeheer.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is een RAID-logboek en waar staat ‘RAID’ voor?
RAID staat voor: risico’s, aannames (of acties), incidenten en dependency’s (of beslissingen).
| Definitie van een onderdeel van het RAID-logboek | Voorbeelden |
|---|---|
| Risico’s. Identificeer en categoriseer risico’s en kansen, de waarschijnlijkheid dat ze zich voordoen, de impact/ernst als ze zich voordoen en het mitigatieplan en de bijbehorende acties | -Risico: Slecht weer vertraagt de planning voor het verzamelen van gegevens |
| Aannames of Acties. Leg projectparameters vast om scope-uitbreiding te voorkomen; houd een takenlijst bij op basis van lopend projectwerk | -Aanname: de benodigde middelen zijn beschikbaar om het projectwerk uit te voeren -Actie: overleg met het financiële team over een kostenoverzicht van bestaande externe leveranciers |
| Incidenten. Leg gebeurtenissen vast die hebben plaatsgevonden, de voortgang van het project beïnvloeden en leg het traject naar een oplossing uit | -Incident: Een beveiligingslek brengt de integriteit van klantgegevens in gevaar |
| Dependency’s of Decisions. Vermeld activiteiten die niet kunnen worden gestart of voltooid zonder dat een andere activiteit wordt gestart of voltooid; leg eerder overeengekomen handelwijzen vast en de reden om deze wel of niet te volgen | -Dependency: voer een alternatievenanalyse uit voordat je een nieuw leveranciersbeheersysteem aanschaft -Beslissing: bouw intern een talentmanagementsysteem om de focus op een prestatiegerichte cultuur te behouden, ook al zal dit op korte termijn duurder zijn |
Je ziet dat de definitie van RAID enkele dubbele acroniemen bevat: aannames of acties, dependency’s of beslissingen. Hier volgen mijn persoonlijke inzichten over hoe je hiermee kunt omgaan:
- Aannames versus acties. Ik kan je niet vertellen hoe vaak het bijhouden van een lijst met aannames scope-uitbreiding een halt heeft toegeroepen. Als je je logboek vooral op een senior publiek wilt richten, raad ik aan actiepunten in een afzonderlijk document bij te houden dat gericht is op de tactische uitvoering.
- Beslissingen versus dependency’s. Mijn ervaring is dat niemand zich ooit herinnert waarom beslissingen zijn genomen: met name welke alternatieven zijn overwogen maar afgewezen, en waarom. Om circulair denken tijdens een langdurige samenwerking te voorkomen, raad ik aan om naast dependency’s ook beslissingen in je RAID-logboek vast te leggen.
Wanneer moet je een RAID-logboek maken?
Een RAID-logboek moet aan het begin van een project worden opgesteld, tijdens de initiatie- of planningsfase, zodra er voldoende bekend is over de scope, belanghebbenden en doelstellingen om de eerste risico's en aannames te identificeren. Bekijk het logboek daarna opnieuw bij belangrijke mijlpalen, telkens wanneer de scope verandert of wanneer er een aanzienlijk risico of probleem ontstaat. Bij Agile-projecten is het begin van elke sprint een natuurlijk moment om het logboek bij te werken.
RAID-logboek versus risicoregister
Hoewel er enige overlap is tussen deze twee documenten, is het verschil dat een RAID-logboek uitgebreider is dan een risicoregister. Naast het documenteren van risico's bevat een RAID-logboek ook aannames of acties, een problemenlogboek en afhankelijkheden of beslissingen.
Sjabloon voor een RAID-logboek
Ik heb een download van een sjabloon voor een RAID-logboek in Microsoft Excel toegevoegd (je moet DPM-lid zijn om het sjabloon te kunnen downloaden). Je kunt dit sjabloon gebruiken om risico's, aannames, problemen en afhankelijkheden te documenteren. Kolommen M en N houden beslissingen en de datum van de beslissing bij.
Voorbeeld en voorbeelden van een RAID-logboek
Naast het sjabloon voor een RAID-logboek heb ik ook een voorbeeldlogboek in Excel toegevoegd, zodat je een beeld krijgt van het eindproduct (je moet ook lid zijn om hier toegang toe te krijgen).
Hier is nog een voorbeeld, waarin wordt uitgelegd hoe RAID-logboeken kunnen worden toegepast in een projectsituatie rond een kampeertrip.
Een RAID-logboek maken
Nu je je sjabloon klaar hebt staan, hoe vul je het dan precies in? Tijdens de planningsfase van het project kun je inhoud verzamelen voor de volgende onderdelen van je RAID-logboek:
- Risico's
- Aannames
- Afhankelijkheden
Acties, problemen en beslissingen komen pas aan bod nadat het project is gestart.
Leg voor elk item dat je registreert minimaal de volgende velden vast:
- Beschrijving — een korte samenvatting van het risico, de aanname, het probleem of de afhankelijkheid
- Verantwoordelijke — de persoon die verantwoordelijk is voor het beheren of oplossen ervan
- Prioriteit — hoog, gemiddeld of laag
- Status — open, in behandeling of gesloten
- Streefdatum — wanneer het moet zijn opgelost of beoordeeld
- Mitigatie-/actieplan — de stappen die worden genomen om het aan te pakken
Door voor elke invoer dezelfde velden te gebruiken, kunnen belanghebbenden het logboek snel scannen en is het in de loop van de tijd gemakkelijker te onderhouden.
Mogelijke bronnen voor de inhoud van een RAID-logboek
Je kunt via meerdere kanalen inhoud voor je logboek verzamelen:
- Interviews met belanghebbenden
- Huidige of eerdere projectdocumentatie
- Voorbeelden: sjabloon voor geleerde lessen, retrospectieven, evaluaties achteraf, projectcharters, projectplannen, projectschema's
- Eerdere ervaring met het uitvoeren van soortgelijke projecten
- Online open bronnen
- Kritisch denken op basis van informatie die je uit bovenstaande bronnen hebt verkregen (bijvoorbeeld: je belanghebbenden zeggen niet expliciet dat iets een knelpunt is, maar hun terughoudendheid om het onderwerp aan te kaarten suggereert dat dit gebied baat zou hebben bij nader onderzoek.)
Beste werkwijzen
Houd, zodra je project van start gaat en je concept-RAID-log klaar is, rekening met deze beste werkwijzen voor het gebruik van het logboek tijdens het beheren van je project:
- Stem het detailniveau af op de doelgroep. Belanghebbenden vertrouwen op het RAID-log om de context van dit project te begrijpen en eventuele risico's of problemen die het projectsucces kunnen bedreigen. Richt de aandacht op de gevolgen voor de organisatie, in plaats van op tactische updates die mogelijk niet relevant zijn voor iemand die niet dagelijks bij het project betrokken is.
- Monitor en werk het logboek gedurende de hele projectlevenscyclus bij. Dit artefact is nutteloos als je het niet bijwerkt en de informatie niet verwerkt in andere documentatie, zoals een besluitenlogboek. Dat is nog een reden om de inhoud beknopt te houden, zodat het document niet omslachtig wordt om te onderhouden. Het grootste deel van je tijd zou moeten worden besteed aan het wegnemen van blokkades, in plaats van aan het documenteren ervan.
Voordelen
RAID-logboeken zijn nuttig voor belanghebbenden, projectteamleden, de organisatie en jou als projectmanager.
- Het is een centrale plek voor relevante projectinformatie die direct inzicht biedt in de actuele gezondheid van het project
- Het biedt de mogelijkheid om risico's te volgen voordat ze problemen worden, en om problemen vervolgens snel te beoordelen en prioriteren als risico's werkelijkheid worden
- Projectmanagers kunnen aannames en besluiten documenteren om het risico te beperken dat ze moeten terugkomen op gesprekken die het project kunnen vertragen.
Hoe worden RAID-logboeken gebruikt in Agile?
Agile projecten zijn doorgaans geneigd documentatie te vermijden ten gunste van het ontwikkelen van een werkend product. Toch zou ik beweren dat het ontwikkelen van een RAID-log de extra inspanning waard is.
De reden? Agile projecten volgen doorgaans een iteratieve aanpak voor de uitvoering van projecten, die ruimte biedt voor meer experimenten. Deze aanpak is ideaal om snel te falen en zo sneller inzichten te verkrijgen.
Het wegnemen van het stigma rond falen brengt echter extra risico's met zich mee die je project kunnen ontsporen. En een organisatie kan alleen van falen leren als ze de aannames en besluitvorming documenteert die aan elk experiment ten grondslag lagen.
Hoe nu verder?
Als je meer hulp nodig hebt bij risicomanagement, kun je onze cursus Digitale projectmanagement beheersen volgen. Naast risicomanagement leer je ook hoe je projecten gedurende de volledige projectlevenscyclus beheert, van de initiatie tot de projectafsluiting.
