Projectvoorstel: complete gids & hoe je er een schrijft

Het voorstel moet de lezer vertellen wie wat doet, wanneer dat gebeurt en zelfs waarom en hoe.

Wat is het doel van een projectvoorstel?

Het doel van een projectvoorstel is iemand te helpen begrijpen waarom jouw team het werk zou moeten uitvoeren. Daarom is het erg belangrijk dat een voorstel goed is opgesteld en een overtuigend verhaal vertelt.

Naast het helpen van je externe doelgroep om het voorstel te begrijpen, biedt het opstellen ervan het interne team de mogelijkheid om overeenstemming te bereiken over de opdracht en het plan om die uit te voeren.

Lees hier meer over waarom projectvoorstellen belangrijk zijn.

Wie maakt projectvoorstellen?

De persoon of het team dat verantwoordelijk is voor het schrijven van projectvoorstellen hangt sterk af van de organisatie en de doelgroep van het voorstel. Als je intern werkt, in plaats van bij een bureau, ben jij (of de persoon die het project leidt) mogelijk verantwoordelijk voor het maken van het voorstel en het delen ervan met je manager of de goedkeurder van het project.

In een bureauomgeving ligt het proces voor projectvoorstellen vaak bij bedrijfsontwikkeling of het leidinggevende team van het bureau.

De projectmanager en belangrijke leden van het projectteam kunnen worden geraadpleegd om de haalbaarheid te bepalen en input te geven over zaken als het geschatte aantal uren of beperkingen die in het voorstel moeten worden behandeld om het algehele succes van het project te garanderen.

Projectvoorstel versus projecthandvest versus projectplan

In de gebruikelijke levenscyclus van een project kunnen het projectvoorstel, het projecthandvest en het projectplan achtereenvolgens worden opgesteld, maar ze kunnen elkaar ook overlappen. Het projectvoorstel moet mogelijk het voorgestelde projecthandvest en projectplan bevatten, maar deze documenten kunnen nog worden verfijnd voordat het project officieel van start gaat.

Zodra alle partijen akkoord zijn gegaan met het projecthandvest, kan het projectplan worden bevestigd (of opgesteld als dat nog niet is gebeurd). Het projecthandvest is het kompas van het project en bepaalt hoe het projectsucces wordt gemeten. Aan het einde van het project zorgt het team ervoor dat wat in het handvest is vastgelegd, is gerealiseerd.

Het projectplan splitst het werk dat nodig is om het handvest uit te voeren op en legt vast wie het werk doet en wanneer het wordt voltooid. Het projectplan helpt het team afgestemd te blijven op de algemene projectplanning en kan er ook voor zorgen dat het projectbudget correct over het project wordt benut.

Twee soorten projectvoorstellen

Aangevraagde projectvoorstellen (RFP)

In sommige gevallen wordt een projectvoorstel aangevraagd door een organisatie die op zoek is naar een leverancier of partner om een specifieke opdracht uit te voeren. 

In dat geval kan de organisatie jou of je team een formeel document sturen dat een verzoek om een voorstel (RFP) wordt genoemd. Afhankelijk van je relatie met de organisatie die het verzoek indient, hoeft dit niet zo formeel te zijn en kan het bijvoorbeeld een e-mail of zelfs een vraag via je website zijn.

Bij het beantwoorden van een RFP is het belangrijk te begrijpen dat de organisatie die het verzoek heeft verstuurd, hetzelfde verzoek mogelijk naar meerdere (of veel) andere organisaties heeft gestuurd.

Bij sommige soorten projecten, zoals overheids- of gemeentelijke projecten, moet de RFP mogelijk gedurende een bepaalde periode openbaar worden gepubliceerd. Zo krijgen alle geïnteresseerde partijen de gelegenheid om op het verzoek te reageren.

Je potentiële cliënt kan specifieke formats en opleveringen hebben beschreven die nodig zijn om je voorstel te accepteren. Volg alle instructies zorgvuldig, want dit is niet het moment om je eigen koers te varen.

Het ontbreken van een belangrijk document of het gebruiken van een ander format kan jou en je team diskwalificeren voor de verdere deelname aan het voorstelproces.

Je kunt RFP-software gebruiken om het proces voor het maken en indienen van antwoorden op RFP's te beheren.

Ongevraagde projectvoorstellen

Het andere type projectvoorstel dat jij of je team mogelijk opstelt, is een zogenaamd ongevraagd projectvoorstel. Dit houdt in dat je proactief een voorstel opstelt op basis van een waargenomen (of informeel geuite) behoefte.

Hoewel ongevraagde voorstellen vaker worden genegeerd of afgewezen, biedt het opstellen van een ongevraagd voorstel enkele voordelen. Ten eerste heb je mogelijk minder concurrentie dan in een formeel RFP-proces. Dat komt simpelweg doordat jij de potentiële klant als eerste hebt benaderd.

Een ander voordeel van een ongevraagd voorstel is dat je samen met je potentiële nieuwe klant een oplossing kunt uitwerken.

Omdat er geen formeel RFP is en je niet wordt beoordeeld aan de hand van een specifieke reeks projectvereisten of projectresultaten, kun je beter een oplossing ontwikkelen die de projectdoelstellingen behaalt en rechtstreeks aansluit bij de behoeften en het projectbudget van de klant.

Dit wordt soms “erbij zijn voordat het RFP verschijnt” genoemd en kan een voordeel zijn voor je team of bureau.

Hoe doe je dit? Door netwerken en onderzoek te combineren. Als je bijvoorbeeld op een branche-evenement of conferentie bent en met potentiële klanten praat, hoor je misschien iemand in een groep terloops zeggen dat diegene overweegt de website opnieuw te ontwerpen. 

Door contact op te nemen met een voorstel (of alvast informatie te verzamelen om er een te schrijven) voordat het team een formeel RFP heeft verstuurd, kun je een voorsprong krijgen.

Een andere manier om dit te doen, is door websites of digitale projecten te bekijken waaraan je team mogelijk wil werken. Stel dat je graag de digitale marketingstrategie van een bepaald bedrijf zou willen vernieuwen. Bekijk wat ze momenteel doen en identificeer mogelijkheden voor verbetering. 

In plaats van af te wachten of ze op zoek zijn naar een strategieteam, stuur je je voorstel met ideeën en inspiratie over hoe het eruit zou kunnen zien als dit bedrijf met jouw team verdergaat.

Wat moet een projectvoorstel bevatten?

Er bestaat geen universeel format of wondermiddel en ook geen definitieve lijst met ingrediënten voor een effectief projectvoorstel, maar hier volgt een lijst met de meest voorkomende onderdelen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat je alle belangrijke punten behandelt:

Voorbeeld van een structuur voor een projectvoorstel

Managementsamenvatting

Geef een korte introductie (maximaal 1-2 alinea's) waarin je de uitdaging, de oplossing en de aanpak voor de belanghebbenden bij het project samenvat.

Dit gedeelte moet zijn afgestemd op een senior leidinggevende die mogelijk verantwoordelijk is voor het goedkeuren van het gehele project, maar niet alle details nodig heeft over hoe het werk wordt uitgevoerd of wie erbij betrokken zal zijn. Houd het dus op hoofdlijnen en vermeld de belangrijkste informatie beknopt.

Ons begrip

Formuleer de uitdaging en de achtergrond van het project opnieuw op een manier die laat zien dat je de realiteit, beperkingen en de intrinsieke waarde van het oplossen van die uitdaging begrijpt.

Als je team al verkennende gesprekken heeft gevoerd met de potentiële klant of het team, gebruik dan enkele woorden en formuleringen uit deze gesprekken om te laten zien dat je goed hebt geluisterd en begrijpt waar zij naar op zoek zijn.

Onze oplossing & voorgestelde aanpak

Dit wordt een van de grootste onderdelen van het voorstel en bevat veel van de “inhoud.” Het moet het volgende bevatten:

• Beschrijving van je voorgestelde oplossing en aanpak
• De methodologie die je gebruikt om het project te beheren
• De manier waarop je met belanghebbenden communiceert
• De projectomvang en de projectresultaten die je oplevert,
• De meetwaarden die je gebruikt om het succes van het project te meten
• De algehele waarde die het voltooien van het project voor de organisatie oplevert

Projectplan & belangrijkste mijlpalen

Laat zien dat je een realistisch projectplan en een realistische planning hebt om het werk uit te voeren binnen de context van de onderneming van je opdrachtgever. 

Voordat je deze planning aan je potentiële klant of partner presenteert, moet je ervoor zorgen dat enkele teamleden die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van het werk vinden dat de planning haalbaar is en dat de mijlpalen correct zijn vastgesteld. Resourcebeheer is slechts zo goed als het projectplan en de planning realistisch en haalbaar zijn.

Projectkosten

Vermeld de kosten om de gewenste resultaten te leveren. Je prijsstelling moet servicekosten, bijkomende kosten, een reservering voor onvoorziene uitgaven en belasting (indien van toepassing) omvatten. Beschrijf dit waar mogelijk in de context van waarde: wat krijgt je opdrachtgever in termen van resultaten en impact? Als je het doelbudget van je potentiële klant kent, geef dan aan hoe je daar rekening mee hebt gehouden. 

Als het bedrag onrealistisch lijkt, bespreek dat dan in je voorstel. Ik raad aan om twee sets projectkosten te verstrekken. De eerste laat zien wat je binnen hun doelbudget kunt doen en de tweede toont de realistische kosten van alles waar ze om hebben gevraagd. 

Zorg er bij dit laatste voor dat je de waardepropositie uiteenzet om uit te leggen waarom het op de lange termijn voordelig zal zijn om nu extra middelen aan dit werk te besteden.

Voorgestelde teamleden

Als je voor een kleiner bureau werkt of er vertrouwen in hebt dat je weet hoe je het voorgestelde project van medewerkers zult voorzien, voeg je dit onderdeel toe aan je voorstel. Het helpt je te bewijzen dat je gekwalificeerde mensen hebt om het werk uit te voeren en helpt je potentiële klant enthousiast te maken over de samenwerking met een specifiek projectteam. 

Je wilt duidelijk maken wat elk teamlid zal bijdragen aan het succes van het project en welke bijzondere vaardigheden of kennis iedere persoon meebrengt. 

Casestudy's of prijzen 

Hier mag je een beetje opscheppen! Bewijs dat je over de vaardigheden en ervaring beschikt om succesvolle projecten van deze aard op te leveren. Laat waar mogelijk zien dat je dit al eerder op een vergelijkbare schaal hebt gedaan. 

Hoewel de focus van je voorstel moet liggen op wat je zult doen om de specifieke klant voordeel te bieden, kunnen enkele aanbevelingen, casestudy's of prijzen die je ervaring aantonen je helpen de opdracht binnen te halen. 

Als je eerdere tevreden klanten hebt die bereid zijn als referentie voor je team op te treden, overweeg dan om dit in het voorstel te delen (met toestemming), zodat je potentiële klant meer te weten kan komen over hoe het is om met jou samen te werken.

Aannames & behoeften

Beschrijf de aannames die je als basis voor je begroting hebt gemaakt en wees duidelijk over wat je gedurende het project van je opdrachtgever nodig hebt om de overeengekomen doelstellingen te behalen. Bijvoorbeeld:

• Dit voorstel gaat ervan uit dat de klant de tekst voor de landingspagina en de nieuwe pagina's van de website uiterlijk op datum X aanlevert.
• De prijs in dit voorstel omvat drie rondes met feedback en herzieningen van het ontwerp.
• Alle belanghebbenden zullen deelnemen aan vergaderingen over de beoordeling van het ontwerp en binnen vijf werkdagen feedback geven.
• Het projectteam krijgt bewerkingsrechten tot de achterkant van de website en relevante plug-ins.
• De projectplanning is afhankelijk van het feit dat de SOW uiterlijk op datum X wordt ondertekend.

Aanvullende informatie

Geef alle aanvullende informatie of extra hulpmiddelen die je wilt of moet delen. Dit kan een overzicht van het bedrijf of team, technische informatie, gedetailleerde beschrijvingen van de functionaliteit van de oplossing, voorgestelde goedkeuringsworkflows, de projectmanagementsoftware en communicatiemiddelen die je zult gebruiken, eventuele formulieren, dienstverleningsovereenkomsten of conceptteksten voor contracten omvatten.

Wat de volgorde betreft, hangt de volgorde waarin je deze informatie presenteert (en of je deze überhaupt opneemt) volledig af van je doelgroep en van wat voor hen belangrijk is.

Lees dat nog eens: dit gaat over wat belangrijk is voor je doelgroep, niet over hoe jij het wilt structureren. Zie het als het vertellen van een verhaal dat emotie en overtuiging oproept, zelfs als het niet van begin tot eind wordt gelezen. 

Tip van een professional

Als je aan de hand van een voorbeeld van een winnend projectvoorstel en de onderbouwing voor de gekozen structuur wilt zien hoe dit werkt, volg dan onze workshop Meesterlijke projectvoorstellen!

Hoe ziet een projectvoorstel eruit?

Er zijn veel verschillende soorten formats voor voorstellen, maar in plaats van ze allemaal te behandelen, bekijken we twee uitersten van het spectrum: korte presentaties en lange documenten.

De korte presentatie

Wanneer je de kans krijgt om een senior doelgroep persoonlijk te spreken, maar slechts weinig tijd hebt om hen ervan te overtuigen dat jouw aanpak de juiste is, kun je het beste kiezen voor een beknopte en krachtige presentatie die de dialoog stimuleert. Zie dit als vergelijkbaar met je elevatorpitch. 

Hoewel je waarschijnlijk langer dan 2-3 minuten de tijd hebt, wil je voorkomen dat je het belangrijkste punt begraaft en wil je de belangrijkste en meest overtuigende punten zonder overbodige informatie naar voren brengen!

Dit is meestal een presentatie van 5-15 dia's die zich precies richt op wat je doelgroep belangrijk vindt. Dat betekent dat je echt de tijd moet nemen om je in te leven in de mindset van je opdrachtgever:

• Hebben ze het gevoel dat ze een team nodig hebben dat hun zakelijke uitdagingen en interne politiek grondig begrijpt om effectief te kunnen zijn? 
• Zijn ze op zoek naar een waterdichte aanpak die is afgestemd op hun behoeften, in plaats van een standaardmethodologie? 
• Zijn ze op zoek naar bewijs dat je tastbare resultaten kunt leveren en tegelijkertijd de risico's kunt vermijden die hen 's nachts wakker houden?

Dit format blijft bewust weg van details en geeft meestal de voorkeur aan zakelijke impact boven details over je methodologie en dagelijkse projectwerkzaamheden. Het probeert ook de belangrijkste vragen te beantwoorden en tegelijkertijd enige mysterie te behouden om een diepgaander gesprek op gang te brengen. 

Wanneer je je presentatie oefent, zou deze minder dan de helft van de voor de vergadering gereserveerde tijd in beslag moeten nemen, zodat er tijdens de presentatie ruimte is voor een gesprek in real time. En hoewel dit type projectvoorstel buiten de vergadering kan worden gedeeld en op zichzelf kan staan, is het bedoeld als gesprekspunten voor leidinggevenden wanneer zij draagvlak binnen hun teams creëren.  

Voordelen:

• Sneller op te stellen
• Ideaal voor een publiek van leidinggevenden
• Effectief om een gesprek op gang te brengen

Nadelen:

• Vereist veel samenvatting en vereenvoudiging
• Weinig ruimte voor details

More Articles

• Projectmanagement voor evenementen 101: een beginnersgids
• De ultieme gids voor factoren in de ondernemingsomgeving
• AI in klantlevering: belangrijkste toepassingen, hulpmiddelen en een stapsgewijs adoptiekader

Het uitgebreide document

Wanneer je wordt gevraagd om je aanpak gedetailleerd uiteen te zetten voor een panel van besluitvormers uit verschillende vakgebieden, die zich om heel verschillende zaken bekommeren, is een langer document waarschijnlijk op zijn plaats.

Dit kan vrijwel elke lengte hebben (ik heb documenten van 30 en 220 pagina's gemaakt, en alles daartussenin), maar het belangrijkste is dat het document goed is georganiseerd in hoofdstukken die betekenisvol zijn voor je lezers.  Dit is je kans om hun bedrijfsarchitect ervan te overtuigen dat jouw bewezen aanpak voor de integratie van verouderde systemen jarenlang kan meegroeien met hun behoeften.

Dit is je kans om de waarde van je mensgerichte ontwerpfilosofieën opnieuw onder de aandacht te brengen bij hun directeur klantbeleving. Dit is je kans om te laten zien hoe je van plan bent samen te werken met hun team voor bedrijfsinformatie om een analysemachine te bouwen die gebruikmaakt van machinaal leren en AI van de volgende generatie.

Dit format gebruikt de inhoud om rechtstreeks tot specifieke besluitvormers te spreken en tegelijkertijd belangrijke winnende thema's door het hele document heen te versterken. Het vertelt een goed verhaal wanneer het volledig wordt gelezen, maar houdt er ook rekening mee dat het mogelijk niet in de juiste volgorde wordt gelezen of dat sommige lezers alleen de gedeelten lezen die voor hen relevant zijn.

Het probeert een breed scala aan vragen te beantwoorden door het project voor de lezers tot leven te brengen. In sommige gevallen bevat het voldoende details om delen ervan te kunnen gebruiken als basis voor de SoW.

Voordelen:

• Biedt ruimte voor meer details
• Delen kunnen worden gebruikt voor de SOW
• Ideaal voor een beoordelingspanel met uiteenlopende waarden en prioriteiten

Nadelen:

• Het risico bestaat dat het gesprek wordt vervangen
• Vereist een intensief proces voor het schrijven van het voorstel

Sjabloon en voorbeeld van een projectvoorstel

Voor leden van de DPM-community bieden we verschillende sjablonen en voorbeelden van projectvoorstellen die je kunt gebruiken of die je kunnen inspireren om zelf winnende voorstellen te maken.

Een sjabloon hebben en voorbeelden van andere voorstellen bekijken, kan je helpen te zien wat wel en niet werkt. Terwijl je voorbeelden van andere voorstellen bekijkt, verplaats je jezelf in de positie van een potentiële klant. Wat zullen zij denken? Welke dingen zullen bij hen aanslaan?

Het bekijken van andere voorstellen, zelfs buiten je eigen branche, kan veel inspiratie bieden. Kijk naar wat je aanspreekt en let erop of je trends ziet die je kunt benutten bij het schrijven van je eigen voorstellen.

Een projectvoorstel maken

Het maken van projectvoorstellen hoeft niet overweldigend te zijn; met een sjabloon zoals het sjabloon dat we zojuist hebben bekeken, kun je proactief beginnen met het maken van je eigen sjabloon (of sjablonen als je meerdere diensten aanbiedt), zodat deze klaar zijn om te worden aangepast.

Wanneer je klaar bent om een voorstel voor een nieuwe klant te maken, volgt hier een eenvoudig stapsgewijs proces om het voor jou en je team gemakkelijker te maken om samen te werken en indruk op hen te maken!

1. Bepaal welke diensten je gaat voorstellen
2. Kies het juiste projectsjabloon uit je sjabloonbibliotheek
3. Schets het aanbod, het projectteam en alle belangrijke informatie voor dit specifieke project
4. Voeg alle relevante details toe aan je voorstel en zorg ervoor dat het 100% op maat is gemaakt. Mogelijk moet je informatie verwijderen die niet relevant is voor deze kans.
5. Laat leden van het projectteam of collega's het voorstel beoordelen. Is iets onredelijk of onduidelijk? Voelen de planning en prijs goed aan voor de omvang van het werk?
6. Verwerk alle feedback die je in de vorige stap hebt ontvangen.
7. Stuur het voorstel opnieuw door voor de laatste beoordeling en goedkeuring.
8. Stuur je voorstel naar je potentiële klant (of presenteer het)
9. Duim voor het beste en wacht op het goede nieuws dat je voorstel is geaccepteerd!

Het maken van voorsteltemplates is nu eenvoudiger dan ooit. Er zijn veel soorten softwareopties voor voorstellen beschikbaar waarmee je mooie en interactieve verkoop- en projectvoorstellen kunt maken. Daaronder vallen Qwilr, PandaDoc, Proposify, en zelfs Canva en Google Slides kunnen hiervoor worden gebruikt.

Welke tool je ook kiest voor het maken en verspreiden van je voorstellen, het is belangrijk om je sjabloonbibliotheek bijgewerkt te houden, zodat voorstellen snel, nauwkeurig en efficiënt kunnen worden gemaakt.

Verouderde sjablonen kunnen leiden tot extra werk of ertoe dat je klanten oude diensten of, erger nog, oude tarieven toestuurt, waardoor je geld laat liggen.

Lees hier meer over het proces voor het maken van een projectvoorstel.

Volgende stappen

Nu je beschikt over voorbeelden, sjablonen en een duidelijk proces voor het maken van goede projectvoorstellen, is er nog één vaardigheid die je misschien wilt bijspijkeren om je voorstellen naar een hoger niveau te tillen.

Dat is het kunnen inschatten van projectwerk. Als een klant een voorstel accepteert voor werk dat niet goed is ingeschat, kan dat je team of bureau veel geld kosten.

Daarom is het essentieel dat je het project nauwkeurig kunt inschatten en een redelijke en realistische hoeveelheid uren en een realistisch budget kunt opgeven! Als je tips en strategieën nodig hebt voor nauwkeurigere schattingen in elke fase van de levenscyclus van een project, bekijk dan onze handleiding voor het maken van schattingen.

Bevalt wat we te bieden hebben? Ontvang de nieuwste artikelen, handleidingen en verhalen van The Digital Project Manager rechtstreeks in je inbox! Schrijf je in voor de nieuwsbrief van The Digital Project Manager!