Leveranciersbeheer bij inkoop: voordelen & handleiding

Hier bespreek ik de beste werkwijzen en voordelen van leveranciersbeheer binnen inkoop.

Wat is inkoop?

Inkoop is het algehele proces van het kopen of verwerven van producten, diensten, goederen of materialen van een andere rechtspersoon.

Veel bedrijven gebruiken de termen inkoop, aankoop en leveranciersselectie door elkaar, maar deze termen hebben verschillende betekenissen.

Leveranciersselectie en aankoop maken deel uit van het algehele inkoopproces. Ze verwijzen specifiek naar het bestellen en kopen van goederen of diensten.

Inkoop is veel breder dan leveranciersselectie en aankoop, omdat het verwijst naar het volledige proces. Het omvat planning, leveranciersselectie, verwerving en betalingen.

1. Planning omvat veel zaken, zoals bepalen wat moet worden ingekocht, de hoeveelheid en kwaliteit van de inkoop, tijdlijnen voor de inkoop, het definiëren van rollen en verantwoordelijkheden van verschillende belanghebbenden en het vaststellen en goedkeuren van budgetten. Hiervoor is nauwe coördinatie tussen verschillende afdelingen van een organisatie nodig. Je kunt ons uitgebreide artikel over inkoopbeheerplannen lezen voor meer informatie over inkoopplanning.
2. Leveranciersselectie omvat het zoeken naar potentiële leveranciers, het analyseren van hun sterke en zwakke punten, het maken van een shortlist van leveranciers, het opbouwen van relaties en het ondertekenen van leverancierscontracten. Het selecteren van leveranciers voor de shortlist gebeurt meestal via een aanbesteding. Daarna wordt een contract toegekend aan de geselecteerde leverancier. Voorafgaand aan de contracttoekenning worden onderhandelingen gevoerd om de meest gunstige voorwaarden te vinden.
3. De verwerving omvat het bestellen van artikelen, het ontvangen van leveringen, reconciliatie, inspectie en acceptatie van goederen of diensten van de gecontracteerde leveranciers.
4. Betaling is de laatste stap in het inkoopproces. Deze omvat het afwikkelen van de facturen van leveranciers en het betalen van de ingekochte artikelen.

Wat is leveranciersbeheer?

Leveranciers zijn personen of bedrijven die goederen en/of diensten leveren aan de uitvoerende organisatie. Leveranciersbeheer is een van de belangrijkste aspecten van het algehele inkoopproces. Leveranciersbeheer moet niet worden verward met toeleveringsketenbeheer, omdat het betrekking heeft op mensen en niet op goederen en materialen.

Op elk willekeurig moment werkt een grote organisatie mogelijk samen met honderden, zo niet duizenden leveranciers, die vertegenwoordigd kunnen worden door tientallen vertegenwoordigers. Bovendien heeft elke leverancier verschillende contractvoorwaarden.

Het beheren van zoveel leveranciers kan behoorlijk omslachtig worden. Als de leveranciers niet goed en gestructureerd worden beheerd, kan je organisatie uiteindelijk te veel betalen of in een juridisch geschil met de leveranciers terechtkomen.

Leveranciersbeheer omvat het zoeken naar leveranciers, het onderzoeken van hun achtergrond, het maken van een shortlist van leveranciers, het onderhandelen over voorwaarden, het ondertekenen van contracten, het uitvoeren van betalingen, het oplossen van claims en het beheren van leveranciersrelaties. Het omvat ook het definiëren van KPI's en SLA's, het evalueren van de prestaties van leveranciers, het monitoren van hun financiële gezondheid en contractbeheer.

Waarom zou je je richten op leveranciersbeheer?

Het succes van je organisatie hangt af van het succes van haar leveranciers. Zij helpen je niet alleen bij het leveren van goederen en diensten aan je klanten, maar spelen ook een belangrijke rol bij het stimuleren van winstgevendheid en groei. Na verloop van tijd kan een leverancier je strategische leverancier worden, die centraal staat in de activiteiten en functies van je organisatie.

In het verleden was inkoop een op zichzelf staande afdeling die goederen en/of diensten kocht, maar de afgelopen jaren is er veel veranderd. De inkoopfunctie is nu een fundamenteel onderdeel van de algehele bedrijfsstrategie. Organisaties over de hele wereld kiezen voor een strategische aanpak om hun leveranciers te beheren en zo de meeste waarde te verkrijgen.

Het proces van leveranciersbeheer

In eenvoudige termen is het proces van leveranciersbeheer de reeks stappen voor het selecteren, integreren, betrekken en beheren van leveranciers. Het omvat de volgende stappen.

1.   Leveranciers zoeken

Het zoeken naar leveranciers kan worden gedaan met behulp van bedrijvengidsen, krantenadvertenties, B2B-websites (bedrijf-tot-bedrijf), referenties en organisatorische lijsten. Tijdens het zoeken naar leveranciers kunt u criteria voor leveranciersselectie opstellen. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat de leverancier in de afgelopen drie jaar een minimale omzet van $100m moet hebben behaald, over bepaalde branchecertificeringen moet beschikken, enzovoort.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2.   Offertes aanvragen en leveranciers op de shortlist plaatsen

Zodra u de leveranciers op de shortlist hebt geplaatst, kunt u RFP-software gebruiken om offerteaanvragen te beheren en biedingen van leveranciers te verzamelen (technische voorstellen en offertes). U kunt de leveranciers op de shortlist plaatsen nadat u hun biedingen hebt onderzocht en vergeleken.

U kunt evaluatiecriteria opstellen en scorekaarten ontwerpen om de biedingen van leveranciers te rangschikken. Uw doel moet zijn om de juiste partners te vinden met wie u langdurige leveranciersrelaties kunt opbouwen.

Het vinden van goede leveranciers is belangrijk om verstoringen te voorkomen. Volgens Deloitte gaf "87 procent van de respondenten toe dat zij in de afgelopen twee tot drie jaar te maken hadden gehad met een incident waarbij de bedrijfsvoering door derden werd verstoord".

3.   Onderhandelen over het contract en het ondertekenen

Na het analyseren van de biedingen kunt u de leveranciers op de shortlist plaatsen en met hen onderhandelen. Bij de contractonderhandelingen kan zowel over de prijs als over de algemene voorwaarden worden onderhandeld.

Onderhandelingen helpen beide partijen, dus u moet de leveranciers ook niet te hard onder druk zetten. Stel u open op tegenover de leveranciers, zodat zij ook met u kunnen onderhandelen over gunstige voorwaarden.

Een onderhandeling doorbreekt het ijs en legt een basis voor het opbouwen van een sterke verstandhouding. Een win-winsituatie bij onderhandelingen draagt in hoge mate bij aan het opbouwen van langdurige leveranciersrelaties.

Na de onderhandelingen kunt u een contract ondertekenen met de leveranciers dat voor beide partijen voordelig is.

4.   Leveranciers integreren

Na het ondertekenen van het contract met de leveranciers moet u hen integreren. De integratie van leveranciers helpt hen deel uit te maken van het netwerk van uw organisatie. Een soepel integratieproces helpt bij het beheren van leveranciersrelaties. 

Leveranciers kunnen mogelijk niet efficiënt bijdragen als ze nieuw zijn en niet bekend zijn met de systemen van uw organisatie. Hier is uw expertise nodig om de leveranciers over uw organisatie te trainen en te informeren.

5.   Doelen vaststellen

U moet duidelijke doelen voor uw leveranciers vaststellen om hen te helpen uw bedrijf te ondersteunen. Het beste is om duidelijke en objectieve prestatiemaatstaven, KPI's en SLA's te delen die haalbaar en realistisch zijn.

U moet uw verwachtingen aan de leveranciers kenbaar maken, zodat er wederzijds begrip ontstaat tussen u en de leveranciers.

6.   De prestaties van leveranciers monitoren

Doelen vaststellen is niet voldoende. U moet uw verwachtingen voortdurend aan de leveranciers kenbaar maken en hen vragen de voorwaarden in het contract te volgen. U moet hun prestaties regelmatig monitoren en ervoor zorgen dat ze optimaal presteren. 

Tijdens het monitoren moet u hen ook regelmatig feedback geven en de nodige ondersteuning bieden, zodat ze de resultaten kunnen leveren.

7.   Leveranciers belonen

Dit is een optionele stap, maar het draagt in hoge mate bij aan het opbouwen van langdurige relaties. Als u leveranciers beloont voor hun bijdragen, zien zij zichzelf als onderdeel van uw organisatie en zetten ze een extra stap om de doelen te behalen.

8. Regelmatige communicatie

Regelmatige communicatie met leveranciers is belangrijk om de juiste verwachtingen te stellen (#5 hierboven), de prestaties van leveranciers te monitoren (#6 hierboven) en relaties op te bouwen (#9 hieronder). 

Door regelmatig te communiceren kunt u onaangename situaties voorkomen en risico's bij leveranciers in een vroeg stadium beheren. U moet formele en informele communicatiemechanismen instellen om open communicatie te waarborgen.

9.   Relaties opbouwen

Het is moeilijk om goede leveranciers te vinden, dus u moet uw relaties met hen onderhouden nadat het contract is ondertekend. Het heeft geen zin om goede leveranciers te verliezen vanwege een slechte relatie met hen. U moet een strategische aanpak hanteren om relaties op te bouwen en te onderhouden. 

U kunt al het volgende doen om succesvolle relaties met uw leveranciers op te bouwen:

• Informatie en prioriteiten delen: Je moet de nodige informatie tijdig met je leveranciers delen en hen op de hoogte brengen van je prioriteiten. Zo kunnen zij efficiënt werken en zich richten op het behalen van je doelen. Je kunt informatie delen over implementatie- en lanceringsdatums, plannen om de markt te betreden en andere relevante informatie die hen kan helpen hun werk te doen.
• Betrek hen bij het ontwikkelen van de strategie en geef hen ruimte om te innoveren: Je behaalt de beste resultaten wanneer jij en je leveranciers samenwerken aan een gemeenschappelijke strategie om de bedrijfsdoelen te bereiken. Je kunt hen uitnodigen voor strategievergaderingen en hen ruimte geven om te innoveren. Je moet onthouden waarom je hen in de eerste plaats hebt ingehuurd: zij zijn experts in hun vakgebied. Ze kunnen waardevolle inzichten bieden en innovatieve suggesties doen, waardoor je product beter kan worden. Ze kunnen een belangrijke rol spelen bij het behalen van een concurrentievoordeel.
• Richt je op de toekomst: De werkelijke waarde van een zakelijke relatie komt voort uit het opbouwen van langdurige samenwerkingen. Zoek niet naar kortetermijnrelaties, die je alleen kortetermijnwinst en marginale voordelen opleveren.
• Werk samen aan overeenkomsten waar beide partijen baat bij hebben: Hoewel je je leveranciers betaalt, moet je hen als gelijken behandelen. Ze werken met je samen vanwege hun expertise. Zet hen dus niet te veel onder druk tijdens de onderhandelingen. Dit leidt alleen tot wrok, wat in de toekomst problemen kan veroorzaken. Je moet vertrouwen opbouwen en je richten op het te goeder trouw onderhandelen over overeenkomsten. Dit geeft beide partijen een gevoel van voldoening.

Hier is een interessante lezing die je meer inzicht kan geven in het opbouwen van relaties (je moet lid zijn om toegang te krijgen tot deze content).

Voordelen van leveranciersbeheer

Gestroomlijnd en gestructureerd leveranciersbeheer helpt bedrijven op veel gebieden. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste voordelen van goed leveranciersbeheer.

1.   Risicobeperking

Ondanks het risico op verstoring staat de praktijk van het meten en beheren van risico's van derden momenteel nog in de kinderschoenen. Recent onderzoek wees uit dat 82% er geen vertrouwen in had of onzeker was of alle risico's van derden waaraan hun organisatie wordt blootgesteld, waren geïdentificeerd.

Proactief leveranciersbeheer vergroot de zichtbaarheid en vermindert leveranciersrisico's. Je kunt leveranciers voortdurend volgen, wat helpt bij het beheren van toekomstige onvoorziene gebeurtenissen.

Om je organisatie tegen potentiële risico's te beschermen, kun je een risicoanalyse uitvoeren, processen voor het delen van informatie opzetten en hun prestaties periodiek monitoren. Je kunt de gegevens uit je prestatiesysteem gebruiken om mogelijke valkuilen te identificeren en verbeteringen voor te stellen voordat ze ernstige problemen worden.

2.   Prestatieoptimalisatie

Het monitoren van de prestaties van leveranciers vermindert niet alleen het leveranciersrisico, maar verbetert ook de resultaten. Je kunt processen opzetten en stroomlijnen om de prestaties van je leveranciers te monitoren, te evalueren en te meten, zodat deze aansluiten bij je vereisten en verwachtingen. Dit stimuleert hen om hun prestaties te verbeteren en te optimaliseren.

3.   Kostenreductie

Regelmatige communicatie en periodieke monitoring vergroten de zichtbaarheid, wat je kan helpen verborgen kosten in het inkoopproces vast te stellen. Zo kun je verspilling verminderen en de kosten beheersen.

Als je bovendien een langdurige relatie met leveranciers hebt, kun je betere tarieven en contractvoorwaarden onderhandelen, wat tot kostenbesparingen kan leiden. Dit kan op zijn beurt je winstmarges vergroten.

4.   Langdurige relaties

Goede leveranciers vinden is niet eenvoudig. Het kost tijd en moeite. Door goede leveranciers te koesteren en sterke relaties op te bouwen, kun je de efficiëntie van het inkoopproces verbeteren.

Gerelateerd luisteren: Zo bouw je langdurige loyaliteit op met virtuele contractanten

More Articles

• Een inkoopmanagementplan maken in 8 eenvoudige stappen
• Inkoopbeheer: complete gids voor projectmanagers

5.   Verbetering van de efficiëntie van administratief werk

De efficiëntie van administratief werk kan aanzienlijk worden verbeterd door een gestructureerd programma voor leveranciersbeheer te hebben. Administratief werk kan bestaan uit factuurverwerking, administratie, betalingen, claimbeheer, rapportage en prestatiebeheer.

6.   Bescherming van het merk

De waarde van het merk van uw organisatie kan worden aangetast als u geen geschikte leveranciers heeft. Gewetenloze handelingen van onprofessionele en onethische leveranciers kunnen uw reputatie beschadigen. Een goed leveranciersbeheerprogramma kan dit echter voorkomen door alleen goede leveranciers op te nemen.

Veelvoorkomende uitdagingen bij leveranciersbeheer

Het werken met externe leveranciers brengt de nodige problemen en uitdagingen met zich mee. Bij het beheren van leveranciers kunt u te maken krijgen met problemen op het gebied van naleving, het behouden van uw merkwaarde en reputatie, het voorkomen van geschillen en het beheren van claims en tegenclaims gedurende de hele levenscyclus.

De uitdagingen van leveranciersbeheer nemen doorgaans toe naarmate uw organisatie groter wordt en het aantal gecontracteerde leveranciers stijgt. 

U moet uw leveranciersbeheerproces ontwikkelen en verfijnen om de volgende uitdagingen het hoofd te bieden:

1. Het beheren van een ecosysteem van leveranciers. Uw organisatie kan met honderden uiteenlopende leveranciers werken. Uw systemen en processen moeten al deze leveranciers efficiënt kunnen beheren. De systemen moeten problemen kunnen afhandelen met betrekking tot factuurverwerking, betalingen, claimbeheer, kwaliteitscontrole en naleving.
2. Naarmate het aantal leveranciers toeneemt, neemt ook het aantal contracten toe. Elk contract brengt zijn eigen unieke uitdagingen met zich mee. Contractering vereist nauwe coördinatie tussen veel verschillende afdelingen, zoals de juridische afdeling, inkoop, het marketingteam en productie. Bovendien zijn er in verschillende bedrijfstakken verschillende soorten contracten gangbaar.
3. Risicobeheer is altijd complex. Hoe geavanceerd en gestroomlijnd uw leveranciersbeheerprocessen ook zijn, onzekerheid blijft altijd bestaan. Het identificeren, analyseren en prioriteren van risico's en het plannen van reacties daarop vormen een belangrijk onderdeel van het risicobeheerproces met betrekking tot leveranciers.
4. Het aannemen van de juiste mensen, het implementeren van gestructureerde processen en het opbouwen van proactieve systemen voor leveranciersbeheer verhogen de administratieve kosten. Het is een uitdaging om deze kosten onder controle te houden.
5. Wanneer meerdere medewerkers betrokken zijn bij inkoopactiviteiten, bestaat er altijd een risico op een datalek bij leveranciers. Tegenwoordig zijn bedrijven sterk afhankelijk van gegevens en elk soort datalek kan leiden tot reputatie- en financieel verlies. Bovendien worden cyberaanvallen een belangrijke zorg voor organisaties naarmate bedrijven hun processen automatiseren en online verplaatsen.

Wat nu?

Geen enkel bedrijf, groot of klein, kan eraan ontkomen met leveranciers te werken. Elk bedrijf heeft iets nodig dat alleen door een derde partij kan worden geleverd.

De afgelopen jaren is het beheren van leveranciers een cruciaal aspect van het runnen van een bedrijf geworden. U moet regelmatig met uw leveranciers communiceren, contact onderhouden en hen ondersteunen om langdurige relaties op te bouwen en er de meeste waarde uit te halen.

Leveranciersbeheer kent de nodige uitdagingen, maar de voordelen van effectief leveranciersbeheer wegen zwaarder dan de uitdagingen.

Hoe beheert u uw leveranciers in uw organisatie? Wat is uw strategie voor leveranciersbeheer? Heeft u gestandaardiseerde processen voor leveranciersbeheer? Wat zijn uw beste praktijken voor leveranciersbeheer?

Laat hieronder een reactie achter en deel dit artikel ook met uw collega's.

Als u dit artikel interessant vond, kunt u zich abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager om dergelijke inhoud rechtstreeks in uw inbox te ontvangen.