Inkoopbeheer: complete gids voor projectmanagers
Waar passen projectmanagers in het inkoopmanagementproces? Het heeft invloed op onze projecten, en toch zijn wij vaak niet degenen die de leveranciers en dienstverleners selecteren die aan onze projecten zullen werken. Het is ook een belangrijke bron van risico’s—wat gebeurt er met je project wanneer de ontwikkelaar die je hebt ingekocht van de aardbodem verdwijnt?
Mijn naam is Shash Roy en ik werk al 20 jaar in de wereld van projectmanagement. Ik geef al 10 jaar les in inkoopmanagement en ik heb gezien dat dit onderwerp in de meeste discussies over projectmanagement niet erg populair is, terwijl het wel heel belangrijk is voor projecten.
Ik zal projectinkoopmanagement vanuit het perspectief van de projectmanager bespreken en behandelen hoe dit, als het niet goed wordt beheerd, tot risico’s en problemen zal leiden.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Wat is inkoopmanagement?
Inkoop houdt in dat goederen of diensten worden verkregen van een externe leverancier of dienstverlener. Voor een bepaald project kan het nodig zijn om hardware, software of aanvullende resources of teamleden met specifieke vaardigheden in te kopen.
Inkoopmanagement is het proces van het selecteren van leveranciers, het aangaan van samenwerkingen met hen en het werken met hen, in welke hoedanigheid dat voor het specifieke project ook nodig is.
Projectmanagers zien dit onderdeel vaak over het hoofd en ondervinden daar vervolgens de gevolgen van door vertragingen in de inkoop. Denk aan een kaartenhuis: als één kaart valt, vallen de overige kaarten automatisch ook. Als er dus niet voldoende aandacht aan inkoop wordt besteed, zal dit het project vertragen.
Waarom is het belangrijk dat PM’s inkoop begrijpen?
Het inkoopproces begint met de vaststelling dat inkoop nodig is en vervolgens met de coördinatie met de inkoopmanager of -afdeling. Nadat je toestemming hebt gekregen om inkoop voor je project te regelen, stel je een inkoopschema op met een specifieke doorlooptijd voor de inkoop. Als je bijvoorbeeld een extra ontwikkelaar nodig hebt, bepaal je hoeveel uur, dagen of weken je die persoon nodig hebt en wanneer diegene aan het project begint en het werk afrondt.
Zodra het inkoopschema in de projectplanning is opgenomen en met de belanghebbenden is gedeeld, ontstaat een compleet beeld van de projecttijdlijn. Inkoop moet niet als een afzonderlijk onderdeel en als een aparte activiteit worden behandeld. Vaak wordt inkoop niet beschouwd als een van de projectactiviteiten, wat mogelijk tot vertraging van het project kan leiden.
Zodra de projectplanning (met de opgenomen inkoopduur) met verschillende belanghebbenden (zowel intern als extern) is gedeeld, moeten de verwachtingen van zowel het projectteam als het inkoopteam worden vastgesteld. Transparantie zorgt voor vertrouwen in het project en creëert een positieve sfeer. Regelmatige bijeenkomsten met belanghebbenden (zowel interne teamvergaderingen als statusvergaderingen met klanten) helpen om de voortgang van de inkoop te bewaken.
Welke risico’s houden rechtstreeks verband met inkoop?
Laten we het hebben over enkele risico’s die inherent zijn aan het inkoopproces en die invloed kunnen hebben op de projectplanning. Een risico dat ontstaat door vertraging in de inkoop is waarschijnlijk het meest voorkomende risico in projecten.
Voorbeelden uit de praktijk zijn vertraging bij de inkoop van hardware, incompatibiliteit van nieuwe of bijgewerkte software of configuratieproblemen, of het vertrek van belangrijke resources tijdens een kritieke periode.
Als projectmanager moet je al deze mogelijke situaties dus voorzien en ze direct aan het begin van het project als risico’s benoemen. Deze risico’s worden opgenomen in het projecthandvest en met alle belanghebbenden gedeeld.
Inkoop gedurende de levenscyclus van het project
In de volgende paragrafen worden de vijf fasen van het project besproken, evenals hoe projectmanagers en inkoopteams gedurende het hele traject kunnen samenwerken en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Initiatie
Bepaal welk type inkoop nodig is voor het project: hardware, software of resources. Het voordeel van een vroege identificatie hiervan is dat je transparant kunt zijn tegenover alle belanghebbenden van het project, zodat zij het belang van inkoop en de bijbehorende risico’s begrijpen.
Tijdens deze initiatiefase wordt de projectmanager aan het project toegewezen en begint deze met het bestuderen van de werkbeschrijving. De werkbeschrijving bevat een scopebeschrijving waarin wordt uiteengezet wat er moet gebeuren. Onthoud dat dit geen taak voor één persoon is!
De projectmanager identificeert de inkoop en stemt deze af met de klant. Dit gebeurt waarschijnlijk tijdens de startbijeenkomst met de klant, die zorgt voor goede communicatie met het projectteam en alle projectbelanghebbenden (onthoud dat het projectteam ook deel uitmaakt van de projectbelanghebbenden). De inkoop wordt ook vastgelegd in het projecthandvest.
Nadat de inkoop is geïdentificeerd, is dit een goed moment om:
- Het inkoopproces binnen de organisatie te begrijpen
- Kennis te maken met de inkoopmanager en andere inkoopprofessionals op de inkoopafdeling
- Het inkoopproces te starten. Veel organisaties hebben een eerste formulier dat moet worden ingevuld. Dit kan betekenen dat je de formulieren downloadt via een gemeenschappelijk portaal of iets zoals SharePoint.
- Communicatiekanalen, frequentie en verwachtingen af te spreken met de inkoopafdeling of -manager.
- De inkooptijdlijnen op hoofdlijnen te begrijpen. Hoeveel tijd neemt dit type inkoop in beslag? Communiceer dit met de projectbelanghebbenden.
Planning
Naarmate het project verdergaat naar de planningsfase, wil de klant graag de projectstrategie in detail kennen. Hoe ga je het project beheren? Wanneer krijg ik de resultaten te zien? Wat zijn de verwachtingen?
In deze fase vinden de gebruikelijke planningsactiviteiten voor projectmanagement plaats. Terwijl de projectmanager de tijdlijn opstelt, neemt deze ook de inkooptijdlijnen op in de projectplanning. Dit is een win-winsituatie, omdat het opnemen van inkooptijdlijnen in je projectplanning niet alleen transparantie brengt in het inkoopbeheerproces, maar je ook helpt om de mijlpalen en belangrijkste activiteiten met betrekking tot de inkoop te onthouden.
Voor veel projecten waarvoor inkoop nodig is, moeten projectmanagers een inkoopbeheerplan opnemen als onderdeel van de projectmanagementactiviteiten. Soms is dit inkoopbeheerplan een zelfstandig planningsdocument (zoals het communicatiebeheerplan of het kwaliteitsbeheerplan) of bestaat het als een subsectie van het belangrijkste projectmanagementplan.
Als projectmanager moedig ik je dus aan om de inkoop gelijktijdig met alle andere onderdelen van je project te plannen. Daarom zou een projectmanager:
- Het inkoopbeheerplan opstellen
- De inkooptijdlijnen opnemen in de projectplanning
- Dit delen met de klant en indien nodig toelichten
- De inkoopmanager of inkoopafdeling uitnodigen voor belangrijke voortgangsvergaderingen
In deze fase zorgt het inkoopteam voor de inkoopdocumenten, zoals inkooporders, inkoopaanvragen, inkoopcontracten en andere documenten.
Uitvoering
Nadat de inkoop is gepland, wordt deze uitgevoerd. Onthoud altijd dat de uitvoering van de inkoop kan plaatsvinden vóór de uitvoeringsfase van het project. Je hebt bijvoorbeeld Java-ontwikkelaars nodig en kunt mogelijk niet aan de uitvoeringsfase van het project beginnen voordat de inkoop van de Java-ontwikkelaars is afgerond.
Terwijl je de planning afrondt, moet je een routekaart van het projectverloop opstellen, zodat iedereen die betrokken is op de hoogte is van de mijlpalen en resultaten. Het inkoopproces begint ook en de inkoopmanager is begonnen met het benaderen van verkopers en leveranciers. Jij zult als projectmanager voortdurend communiceren met de inkoopmanager.
Als projectmanager hoef je de inkoop niet tot in detail te beheren (dat is de taak van de inkoopmanager), maar de projectplanning helpt je om de inkoopactiviteiten bij te houden. Inkoopmanagers zorgen ook voor zaken zoals contractbeheer, leveranciersbeheer of beheer van verkopers, en het onderhouden van de relatie met de leverancier.
De inkoopmanager betrekt de projectmanager bij het bepalen van de selectiecriteria voor het kiezen van de verkoper. Onthoud dat dit gesprek tijdens de planningsfase zou hebben plaatsgevonden en waarschijnlijk tijdens de voortgangsvergaderingen zou worden voortgezet.
De inkoopgerelateerde activiteiten van de projectmanager tijdens de uitvoeringsfase omvatten:
- Beheer de projectplanning en houd de inkoopmijlpalen bij
- Overleg met de inkoopmanager (volgens de communicatieverwachtingen)
- Beantwoord inkoopgerelateerde vragen van de inkoopmanager
- Geef klanten en alle andere belanghebbenden statusupdates over de inkoop (samen met alle andere activiteiten)
Gerelateerde podcast: Hoe je langdurige loyaliteit opbouwt met virtuele contractanten
Toezicht
Als projectmanager moet je op de hoogte zijn van de inkooptaken. Onthoud altijd dat projecttracking voor jou het belangrijkst is, maar dat de inkoopafdeling meerdere inkooptrajecten afhandelt en jouw inkooptraject dienovereenkomstig zal inplannen. Dit kan frustratie en angst veroorzaken. Onthoud dat je de inkoopmanager niet voor de voeten moet lopen.
Het doel is om kalmte te bewaren, verwachtingen te managen en de projectplanning en andere vastgestelde tijdlijnen nauwgezet te bewaken. Je zorgt voor een goede verstandhouding, levering volgens planning (hopelijk) en een project dat op schema ligt. Dit helpt ook bij het verkrijgen van draagvlak bij de klant, en door deze monitoring kun je de klant op de hoogte houden van zowel de projectplanning als de inkoopplanning.
Wat risico's betreft, zou een mogelijke vertraging in de inkoop al als risico moeten zijn geregistreerd. Daarom moet je dit ook voortdurend monitoren.
Afsluiting
Nadat de inkoop is ontvangen en in je project is geïmplementeerd, wordt de inkoop als voltooid beschouwd. PMBOK 6.0 benoemt het afsluiten van inkooptrajecten niet afzonderlijk, omdat technisch gezien alles wordt afgesloten wanneer we het project afsluiten. Maar dit is een goed moment om na te denken over geleerde lessen en over wat we beter hadden kunnen doen.
Wat nu?
Ik hoop dat dit artikel nuttig was en dat het inzicht heeft gegeven in het beheren van inkooptrajecten binnen je project!
Wil je meer weten over inkooptrajecten en de bredere wereld van projectmanagement? Abonneer je dan op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager.
