Een inkoopmanagementplan maken in 8 eenvoudige stappen

In dit artikel worden de belangrijkste aandachtspunten bij het opzetten van een solide inkoopmanagementproces besproken en wordt uitgelegd waarop je moet letten wanneer je dit voor het eerst doet.

Wat is een inkoopmanagementplan?

Een inkoopmanagementplan is het kader waarmee je vooraf de aanschaf- en operationele behoeften voor een project kunt vastleggen. 

Het stelt de grenzen vast voor het volledige inkoopproces, waaronder risicobeheer, leveranciersbeheer en zelfs de soorten contracten die je gaat gebruiken. Het omvat ook inkoopactiviteiten gedurende de hele levenscyclus van het project, van de eerste planningsfasen van het project tot de uiteindelijke oplevering en contractafsluiting.

Door meteen met een solide inkoopplan te beginnen, zorg je ervoor dat de andere leden van het projectteam op één lijn zitten en leg je vast wat je van leveranciers nodig hebt om de projectresultaten te kunnen opleveren die in het projectmanagementplan zijn beschreven.

Doorgaans leidt een toegewijde inkoopmanager de inkoopactiviteiten voor een project, maar de projectmanager moet ook deelnemen aan het ontwerpen van het inkoopproces vanwege de gevolgen ervan voor het projectbudget en de planning.

Wat is inkoopmanagement?

Inkoopmanagement is het proces waarbij wordt bepaald welke aanvullende middelen of materialen je voor je project nodig hebt (naast interne middelen), waarna die middelen of materialen worden beheerd om de projectresultaten te voltooien.

Omdat inkoopmanagement betrekking heeft op externe leveranciers, heeft het ook betrekking op leverancierscontracten. Inkoopmanagement omvat de verschillende fasen van het contractgoedkeuringsproces, zoals evaluatie, aanbesteding en het opstellen van formele contracten.

In latere fasen worden prestatie-indicatoren vastgelegd aan de hand waarvan je de prestaties van leveranciers beoordeelt.

Wat is een inkoopcontract?

Een inkoopcontract is een overeenkomst tussen jouw organisatie en een externe leverancier om de goederen of diensten te leveren die nodig zijn om het project te voltooien. 

Het contract creëert een juridisch bindende relatie, zodat beide partijen ontvangen wat is afgesproken op het gebied van kwaliteit, kosten en planning.

Inkoopstrategie versus inkoopplan

Hoewel een inkoopplan de tactische stappen opsomt die je volgt om goederen of diensten voor een project bij een derde partij te verkrijgen, bepaalt een inkoopstrategie de visie op de manier waarop je met leveranciers samenwerkt om goederen en diensten voor het project te leveren. 

Een inkoopstrategie bevat richtlijnen voor leveranciersselectie die je helpen je bedrijfsdoelen te behalen. Elementen van een inkoopstrategie kunnen zijn:

• Inkopen bij een bepaald type leverancier, zoals een klein bedrijf
• Alleen inkopen in landen waarin je organisatie een vergunning heeft om actief te zijn
• Ervoor kiezen bepaalde diensten bij derden in te kopen om de kosten te verlagen of vanwege een gebrek aan interne expertise

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Waarom is een inkoopplan belangrijk?

Je stelt om een paar redenen een inkoopmanagementplan op. 

Ten eerste helpt het je project binnen het budget te blijven, doordat je inzicht krijgt in de kosten van de leveranciers en middelen die je inkoopt. Het helpt je ook ervoor te zorgen dat leveranciers hun werkzaamheden kunnen uitvoeren binnen de beperkingen van de projectplanning.

Ten tweede kunnen belanghebbenden al vroeg in de planningsfase van het project het inkoopmanagementplan raadplegen om te begrijpen wat er wordt ingekocht (zodat zij niet voor verrassingen komen te staan). Een goed plan schept realistische verwachtingen voor de inkoopactiviteiten van het project.

Wat moet erin staan: 10 onderdelen van een inkoopmanagementplan

Verwar het inkoopmanagementplan niet met een werkbeschrijving, een verzoek om een voorstel (RFP) of kostenramingen.

Een functioneel inkoopplan moet deze 10 onderdelen bevatten:

1. Vereiste vaardigheden om projectresultaten te ontwikkelen, gekoppeld aan de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden (inclusief vaardigheden en capaciteiten die ze niet hebben, zodat je hiaten kunt identificeren)
2. Vereisten voor materialen en apparatuur die je moet inkopen
3. Planning voor het project, vooral voor projectresultaten en andere mijlpalen
4. Raming van de kosten
5. Aannames en beperkingen
6. Processen en richtlijnen voor leveranciersbeheer, inclusief besluitvormingscriteria en de rollen en verantwoordelijkheden van projectteamleden
7. Een korte lijst met vooraf gekwalificeerde leveranciers
8. Een risicobeheerplan
9. Juridische details
10. Betalingsplannen en budgetkwesties

Hieronder staan de details van elk element in een tabel:

Inkooponderdeel	Wat dit omvat	Wie erbij betrokken moet zijn
Projectvereisten gekoppeld aan rollen en verantwoordelijkheden	Vereiste vaardigheden om projectresultaten uit te voeren, gekoppeld aan de door jou geselecteerde projectteamleden en aan wat zij gaan doen.  Leg duidelijke verantwoordelijkheden voor elke persoon vast, benut hun sterke punten en bak verwachtingen vooraf af, idealiter met een aanwijzing over de methoden die je gebruikt om prestaties te beoordelen. Zorg ervoor dat je vaardigheden en capaciteiten vermeldt die je mist, zodat je de hiaten kunt identificeren.	Idealiter is het hele team hierbij betrokken, maar voor een groot project kun je dit beperken tot teamleiders. Raadpleeg het hogere management vroegtijdig en regelmatig voor het geval je iemand aan het team moet toevoegen.
Vereisten voor materialen en apparatuur	Specificaties voor alle benodigdheden of apparatuur die nodig zijn voor projectresultaten.	De projectmanager moet overleggen met inhoudsdeskundigen en, afhankelijk van de prijs, goedkeuring verkrijgen van het hogere management.
Planning	Alles wat te maken heeft met de projectdoorlooptijd. Dit omvat gewerkte uren, vergaderschema's, projectmijlpalen en opleverdatums voor elke fase.	Dit is iets wat je bij een klein project zelf kunt doen, hoewel jij en de inkoopmanager elkaar op de hoogte moeten houden van zowel de project- als de inkoopplanning.
Kostenramingen	Deze is eenvoudig. Tel op wat de inkoop zou moeten kosten en voeg vervolgens minstens 10% onvoorziene kosten toe. Neem enkele richtlijnen op voor het goedkeuringsproces van uitgaven, zodat je later niet ter plekke een controleerbaar proces hoeft samen te stellen.	Jijzelf en de financiële administratie. Praat met teamleiders om te bepalen wat zij denken nodig te hebben, houd rekening met een marge bovenop wat ze je vertellen en leg dat ter goedkeuring voor aan het management. Zorg dat je een raming voor Plan B hebt als je te horen krijgt dat de ramingen te hoog zijn.
Aannames en beperkingen	Doe hier je best om de beste, slechtste en meest waarschijnlijke aannames over het verloop van zaken uiteen te zetten. Breng de beperkingen van je project in kaart en plan eromheen.	Begin bij het hogere management voor je beperkingen en werk vervolgens zelfstandig aan het ontwikkelen van de meest waarschijnlijke aannames. Als iemand in het team specifieke expertise heeft, zoals een grafisch ontwerper met ervaring in webdesign, overleg dan ook met die persoon.
Leveranciersbeheer	Iemand moet de projectvereisten vertalen naar concrete bestellingen voor leveringen. Je gaat verschillende contracten in uiteenlopende indelingen met je leveranciers ondertekenen, en dit is een goede plek om de sjablonen op te stellen die je nodig hebt.  Je moet ook selectiecriteria vaststellen, richtlijnen opstellen voor de manier waarop je met leveranciers communiceert en bepalen wie in je team bevoegd is om welke handelingen uit te voeren.	Projectmanagement en managers uit het hogere management. Je kunt zelfs een werkgroep vormen met vertegenwoordigers van leveranciers, maar houd er rekening mee dat je aparte interne en externe communicatiekanalen nodig hebt.
Vooraf gekwalificeerde leveranciers	Waarschijnlijk heb je eerder met sommige van deze leveranciers aan andere projecten gewerkt. Als dat een positieve ervaring was, zet ze dan hier op de shortlist.	Je kunt rechtstreeks contact onderhouden met leveranciers die je vertrouwt. Grotere projecten moeten één aanspreekpunt voor de leveranciers hebben (de inkoopmanager), wat het vinden van leveranciers en de inkoopdocumentatie vereenvoudigt terwijl iedereen bezig is met andere onderdelen van het project.
Risicobeheer	Ontwikkel plannen voor wat je moet doen als een leverancier niet kan leveren of als een probleem in de toeleveringsketen je een maand lang dreigt stil te leggen. Werk back-upplannen en alternatieve processen uit om deze risico's te beheren.	Misschien heb je een ervaren risicomanager die dit werk voor je kan doen. Als je dat geluk niet hebt, valt deze verantwoordelijkheid bij de projectmanager, die met de inkoopmanager moet samenwerken om Plannen B (of C, of D, enzovoort) te ontwikkelen.
Juridische zaken	Dit is het moment om juridische kwesties vooraf op te lossen. Dit kan relatief kleine details omvatten, zoals welk contracttype nodig is, maar ook meer esoterische aspecten van jurisdictie en contractbeheer.	Juristen! Zij vormen je eerste verdedigingslinie om de organisatie tegen mogelijke problemen te beschermen.
Budget	Kostenramingen geven weer wat je denkt te gaan betalen voordat je een contract ondertekent. Zodra ze zijn voltooid, vormen je inkoopcontracten het inkoopbudget dat je volgens een vast schema aan leveranciers uitbetaalt.  Gebruik kostenramingen in de planningsfase, maar werk ze bij met werkelijke bedragen naarmate je de beschikbare middelen besteedt en concrete bedragen van de leveranciers zelf ontvangt.	Teamleiders en de financiële administratie moeten bij het budget worden betrokken. De inbreng van accountants ligt voor de hand, maar de teamleiders moeten kunnen onderbouwen waarom ze onder of boven de budgetlimieten zitten.

Een inkoopplan opstellen

Nu je weet wat je moet doen, is het handig om te weten hoe je dat doet. Hier zijn de acht stappen die je moet volgen wanneer je je voorbereidt om je inkoopplan op te stellen.

1. Beoordeel de projectvereisten en stem deze af op de beschikbare middelen

Welke vaardigheden heb je nodig om je project uit te voeren? Beoordeel de projectvereisten op basis van de projectomvang en overleg met inhoudelijke deskundigen en je collega's op het gebied van projectmanagement om vast te stellen wat nodig is om dit project succesvol op te leveren.

Als je de vereisten eenmaal in kaart hebt gebracht, controleer je deze aan de hand van wie er in je team zit en wat hun capaciteiten zijn. Noteer hiaten en vaardigheden of capaciteiten die je mist. Stel dat je werkt aan een websiteproject voor een kliniek waarvoor een complex systeem voor planning of het boeken van afspraken nodig is, maar dat je intern geen senior UX-ontwerper hebt. Noteer dit voordat je aan de tweede stap hieronder begint.

Vergeet niet om ook de vereisten op te nemen voor materialen of benodigdheden die je nodig hebt.

Hoe specifieker je in deze fase bent, hoe beter je in staat bent om in te kopen op basis van de project- en opleveringsbehoeften.

2. Breng vaardigheden en andere behoeften in kaart die moeten worden ingekocht

Waarschijnlijk begin je niet aan een project met 100% van de mensen die je nodig hebt om het project succesvol af te ronden. Zodra je de eerste lijst met rollen en verantwoordelijkheden van teamleden hebt opgesteld, zullen er onvermijdelijk hiaten zijn.

Werk samen met HR om mensen te vinden die voor jou beschikbaar zijn, deze hiaten kunnen opvullen en aan boord kunnen worden gebracht. Als je bijvoorbeeld iemand nodig hebt die in Python kan programmeren, is dat een specifieke vaardigheid waar iemand binnen het bedrijf over zou moeten beschikken. Zo niet, dan moet je mogelijk een freelancer zoeken die tegen een redelijk uurtarief werkt.

Door deze hiaten tijdens de planningsfase op te merken, bespaar je jezelf later enorm veel problemen.

3. Stel een planning op voor het project en de inkoop

Een plan zonder planning is dagdromen, dus pak de kalender erbij en vul die in. Wees zo realistisch mogelijk over mijlpalen. Vergeet niet rekening te houden met weekenden en feestdagen. Is het bijvoorbeeld realistisch om aan te nemen dat niemand in je team zomervakantie zal opnemen?

Tegelijkertijd heb je een inkoopplanning nodig waarin de begin- en einddatums voor de inkoop staan, evenals het vereiste aantal dagen of uren.

Een duidelijke planning helpt je om mogelijke obstakels tijdig te signaleren. Zorg ervoor dat je je basisplanning bewaart als input voor toekomstige projectplanningsinspanningen.

4. Stel prestatienormen vast voor leveranciers

Ontwikkel onpartijdige criteria om de prestaties van leveranciers te beoordelen en communiceer deze normen rechtstreeks aan de leverancier om verrassingen aan beide kanten te voorkomen.

Een voltooide planning komt in deze fase goed van pas, omdat leveranciers zo een idee krijgen van hoe serieus je deadlines zijn. Je moet ook het verwachte proces voor leveringen uiteenzetten (tip: een consistent proces voor alle leveranciers helpt je om intern georganiseerd te blijven).

5. Bepaal contractcategorieën en kosten

Dit is een lastige juridische kwestie en bij het opstellen van contracten is er geen vervanging voor deskundige hulp. Vereist je inkoop schriftelijke contracten, of erkent jouw staat een mondelinge overeenkomst? Heb je een dienstencontract, een koopovereenkomst of een vrijgave van auteursrechten nodig? Vraag het juridische team om advies en volg dat advies op.

6. Beoordeel de risico's

Een eerlijke risicobeoordeling is een belangrijk hulpmiddel bij het plannen van je project. In deze fase is het belangrijk om:

• waarschijnlijke gevaren in verband met de inkoop te identificeren die je van koers kunnen brengen
• vooraf te beoordelen hoeveel schade er kan worden aangericht
• te evalueren hoe waarschijnlijk elk mogelijk probleem is en welke mogelijke maatregelen voor beperking ervan kunnen worden genomen
• je bevindingen te documenteren
• de risicobeoordeling gedurende de hele levenscyclus van het project te beoordelen en bij te werken om koersafwijking en verlies van focus te voorkomen.

7. Keur contracten goed

Het inkoopproces vereist contracten en contracten hebben een werkend goedkeuringsproces nodig om ervoor te zorgen dat alles volgens de regels verloopt en soepel functioneert. 

Ontwikkel het proces voor contractgoedkeuring vooraf en houd het proces nauwlettend bij zolang je project loopt. Evalueer telkens wanneer je een nieuwe leverancier toevoegt of van zakenpartner wisselt je contractproces opnieuw en breng indien nodig aanpassingen aan om obstakels weg te nemen.

More Articles

• Leveranciersbeheer bij inkoop: voordelen & handleiding
• Inkoopbeheer: complete gids voor projectmanagers

8. Beheer de leveranciers

Als dit je eerste project is waarbij inkoop komt kijken, denk je misschien dat het niet nodig is om je leveranciers nauwlettend te managen. Deze hands-offbenadering werkt misschien voor de meeste van hen, vooral voor de leveranciers met wie je in het verleden hebt samengewerkt, maar er is maar één vertraging nodig om je hele project een flinke klap toe te brengen. 

Doe het niet op goed geluk.

Ontwikkel een plan voor hoe je je inkoopbehoeften met leveranciers communiceert en hun vermogen bijhoudt om de vastgelegde doelstellingen te behalen. Bouw een reeks maatregelen in waarmee je leveranciers voorzichtig weer op een productief spoor kunt zetten. Denk hierbij aan kostenmaatregelen voor overschrijdingen en vertragingen die binnen de invloedssfeer van de leveranciers vallen.

Software voor inkoopbeheer

Een goede softwareconfiguratie voor inkoopbeheer kan de samenwerking met leveranciers stroomlijnen, waardoor je veel tijd en moeite bespaart op handmatige processen. Kijk naar software as a service (SaaS) en cloudgebaseerde systemen met actuele updates op het gebied van beveiliging en functionaliteit.

Idealiter bevat je software:

• Een manier om vereisten vast te leggen tijdens de planningsfase
• Een engine om automatisch inkooporders te genereren
• Een rapportagefunctie die eenvoudige overzichten produceert die je in één oogopslag kunt lezen
• Een manier om financiële overzichten en andere documenten te genereren die je aan de boekhouding of juridische afdeling kunt doorgeven voor hun eigen inbreng als onderdeel van het proces (dit kan ook met software voor projectmanagement van de boekhouding)

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en formats en leg via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.