9 deskundige tips voor het beheren van uw team van onderaannemers
De afgelopen jaren is het strategische gebruik van onderaannemers populairder geworden onder bedrijven die hun activiteiten moeten opschalen vanwege economische schommelingen of interne veranderingen.
Het werken met onderaannemers geeft bedrijven de flexibiliteit om snel in te spelen op marktveranderingen en nieuwe kansen te benutten zonder de beperkingen van een vast personeelsbestand.
Maar onderaannemers effectief aansturen is makkelijker gezegd dan gedaan. In dit artikel bespreken we belangrijke strategieën en beproefde werkwijzen voor projectmanagers om succesvol onderaannemersbeheer te waarborgen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is onderaannemersbeheer?
Onderaannemersbeheer is het proces van het coördineren van de werving, inzet en aansturing van onderaannemers bij projecten waarvoor specifieke vaardigheden nodig zijn om deze te voltooien en succesvol te maken.
De termen "contractant", "onderaannemer" en "freelancer" worden soms door elkaar gebruikt, afhankelijk van de sector—bijvoorbeeld de bouwsector versus een bureau. Toch kunnen ze verwijzen naar verschillende werkregelingen, verantwoordelijkheden en projectrollen.
Contractanten worden bijvoorbeeld niet aangemerkt als werknemers. In plaats daarvan worden ze via een overeenkomst ingehuurd met een vastgestelde begin- en einddatum, waarbij ze specifiek vooraf bepaalde resultaten of diensten leveren.
Onderaannemers werken daarentegen onder leiding van een hoofdaannemer en niet rechtstreeks voor de klant. Ze voeren een specifiek deel van het werk uit dat de contractant heeft afgesproken te voltooien, binnen een hiërarchische relatie.
Aan de andere kant zijn freelancers zelfstandigen die hun diensten aanbieden aan klanten. Ze profiteren van de flexibiliteit om met verschillende klanten aan meerdere projecten te werken zonder gebonden te zijn aan een langdurige werkgever.
| Contractant | Onderaannemer | Freelancer | |
| Arbeidsrelatie | Rechtstreeks door een klant ingeschakeld om een project of taak te voltooien | Door een contractant ingeschakeld om een deel van een project te voltooien | Werkt zelfstandig voor meerdere klanten, vaak aan kortere of kleinere projecten |
| Omvang van het werk | Beheert volledige projecten of aanzienlijke delen daarvan | Voert specifieke taken of onderdelen van een project uit die door de contractant zijn toegewezen | Biedt specifieke diensten aan, vaak gericht op kortlopende of uiteenlopende projecten |
| Bijbehorende kosten | Wordt betaald volgens de voorwaarden van de overeenkomst, meestal zonder secundaire arbeidsvoorwaarden | Wordt betaald door de contractant op basis van hun overeenkomst | Wordt per project of taak door meerdere klanten betaald en is zelf verantwoordelijk voor de eigen secundaire arbeidsvoorwaarden |
| Projectmanagement | Ziet toe op de voltooiing van het project en kan onderaannemers inhuren | Richt zich op de eigen specifieke taak binnen een project | Beheert de eigen werklast en klantrelaties |
| Klantrelatie | Is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de klant | Is verantwoording verschuldigd aan de contractant die hen heeft ingehuurd | Is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan meerdere klanten |
Door deze verschillen te begrijpen, kunnen bedrijven het juiste type werkkracht voor hun behoeften kiezen en zorgen voor duidelijk en effectief projectmanagement en uitvoering met onderaannemers.
In dit artikel gebruiken we een model voor bureaus om het beheer van resources en onderaannemers te bespreken, in tegenstelling tot bouwprojecten.
9 tips voor effectief onderaannemersbeheer
Zo beheer je onderaannemers op de juiste manier.
1. Betrek hen er vroeg bij
Bij veel bureaus beoordeelt de projectmanager aanvankelijk de scope en planning die aan een klant zijn voorgelegd.
Door onderaannemers al bij vroege gesprekken over de scope te betrekken, geef je hen de ruimte om vragen te stellen, context toe te voegen en kwalitatief goed werk te leveren.
Verschillende contractanten hanteren verschillende werkwijzen en kunnen suggesties doen op basis van de behoeften van de klant, de projectvereisten, kwaliteitscontrole en hun eigen ervaring. Dit kan aanzienlijk bijdragen aan het succes van het project.
Vraag de onderaannemer om een schatting te maken van het aantal uren dat voor de klus nodig is. Afhankelijk van hun ervaring, tarief of specialisme kan dit aanzienlijk afwijken van je eerste inschatting. Bovendien helpt het je om beter te plannen en hen op een doordachtere manier verantwoordelijk te houden voor hun inschattingen.
Een proefperiode voor onderaannemers is waardevol, omdat je daarmee hun prestaties en geschiktheid binnen het bedrijf kunt beoordelen. Dit kan mogelijk leiden tot een aanstelling voor onbepaalde tijd of doorlopend werk.
2. Stel betalingsvoorwaarden vast
Benadruk de noodzaak van het vastleggen van een duidelijk betalingsschema. Dit moet de projectplanning, mijlpalen en vervaldatums van betalingen omvatten, die gekoppeld kunnen zijn aan het voltooien van specifieke taken of projectfasen. Duidelijke betalingsvoorwaarden helpen misverstanden te voorkomen en zorgen voor tijdige en correcte betalingen.
Specificeer het volgende:
- Factuurvereisten, inclusief welke informatie moet worden opgenomen (bijvoorbeeld een voltooid projectplan, datums en bedragen).
- Betaalmethode (bijvoorbeeld bankoverschrijving of cheque) en alle benodigde informatie om betalingen te verwerken. Ze blijven loyaal als je hen consequent binnen de betalingstermijn of eerder betaalt.
- De valuta waarin ze worden betaald, wat vooral belangrijk is voor internationale onderaannemers.
Het verduidelijken van fiscale verantwoordelijkheden, waaronder eventuele inhoudingen of andere toepasselijke belastingen, helpt om een soepele werkrelatie te waarborgen. Door deze informatie vooraf te verstrekken, stel je onderaannemers gerust en voelen zij zich meer op hun gemak over hun wettelijke verantwoordelijkheden.
3. Neem de essentiële zaken op
Neem het volgende op in alle contracten:
- Clausules die sancties of gevolgen beschrijven voor gemiste deadlines. Dit stimuleert niet alleen tijdige oplevering, maar zorgt ook voor gestage voortgang van het project.
- Hoe extra werk of wijzigingsopdrachten buiten de oorspronkelijke reikwijdte worden afgehandeld en vergoed.
- De opzegtermijn die vereist is voor beëindiging.
- Clausules die gevoelige informatie en intellectueel eigendom beschermen. Dit zorgt ervoor dat onderaannemers bedrijfseigen informatie niet openbaar maken of misbruiken, waardoor de integriteit van het project en het bureau wordt beschermd.
4. Zorg voor het inwerken bij het bureau en het project
Overweeg bij het inwerken van de onderaannemer aanvullende informatie over je bureau en het project te delen, vooral als het project klantgericht is. Je wilt zorgen voor een consistente ervaring voor je klant en teamleden, gebaseerd op de manier waarop je andere medewerkers het project en de klant beheren.
Maak aannemers vertrouwd met het interne proces, de belangrijkste teamleden en het bedrijfsportfolio. Plan en organiseer de training voor ieder van hen op basis van hun sterke en zwakke punten. Meer ervaren onderaannemers hebben mogelijk alleen uitleg over jouw specifieke proces nodig, in plaats van een volledige bespreking van het gebruik van tools of het beheren van klanten.
Moedig ook actieve deelname aan teamvergaderingen en brainstormsessies aan voor betere samenwerking, en verstrek gedetailleerde richtlijnen en sjablonen voor op te leveren resultaten om consistentie en kwaliteitscontrole te waarborgen. Dit kan stijlgidsen, coderingsstandaarden of ontwerpsjablonen omvatten.
Zorg ervoor dat de onderaannemer toegang heeft tot alle vereiste projectbeheersoftware voor onderaannemers, zoals tijdregistratie, projectbeheertools, documentopslag en een bedrijfswiki.
Zorg er bij het beheren van leveranciers zoals bureaus voor dat je de beste praktijken voor leveranciersbeheer volgt.
5. Stel duidelijke verwachtingen
Creëer een vertrouwensvolle omgeving door open en transparant te zijn. Ook al maken ze tijdelijk deel uit van het team, het is belangrijk om een positieve relatie te bevorderen.
Het is ook belangrijk om de manier waarop je feedback geeft en ontvangt aan te passen. Het zijn geen werknemers, dus er zijn waarschijnlijk geen regelmatige prestatiecontroles of beoordelingen.
Het is goed om transparant te zijn over hoe je hun prestaties op het project zult beoordelen. Definieer belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) om de kwaliteit en tijdigheid van het werk van onderaannemers te meten.
6. Identificeer & beperk risico's
Laat de onderaannemer, zodra het projectplan/de tijdlijn is opgesteld, dit beoordelen en goedkeuren. Hun instemming vermindert de problemen voor de projectmanager of het bureau bij het onderhandelen over verhogingen van de benodigde tijd of kosten.
Voeg een buffer van een of twee dagen toe aan deadlines totdat je weet hoe betrouwbaar de onderaannemer is.
7. Stel duidelijke communicatie- en kwaliteitsstandaarden vast
Stel een RACI-matrix op voor het volledige projectteam, zodat iedereen, inclusief onderaannemers, zijn verantwoordelijkheden begrijpt. Wijs het belangrijkste aanspreekpunt aan dat consequent contactpersoon voor je onderaannemers kan zijn als zij vragen hebben of hulp nodig hebben bij een noodgeval. Houd hen op de hoogte als de reikwijdte van hun werk verandert.
8. Wijs onderaannemers zorgvuldig toe
Breng zo vroeg mogelijk duidelijkheid over de beschikbaarheid, flexibiliteit en tijdzone van de onderaannemer, vooral als het gaat om het plannen van vergaderingen.
Het is essentieel om onderscheid te maken tussen de staat van dienst van een onderaannemer en diens wens om die verder uit te breiden. Een contentmarketingstrateeg kan bijvoorbeeld in het verleden een paar keer aan merkstrategie hebben gewerkt, maar wellicht beter geschikt zijn voor een rol als contentstrateeg voor complexe klantbehoeften.
Dit is belangrijk om in gedachten te houden wanneer je middelen toewijst en onderaannemers beheert in je software voor middelenbeheer.
9. Prestaties voortdurend monitoren
Benut hun sterke punten om de kwaliteit van het werk te handhaven en bied hun mogelijkheden om mee te groeien met medewerkers in vaste dienst of andere onderaannemers.
Zorg voor regelmatige contactmomenten met teamleden en afdelingshoofden. Het is gemakkelijk om geïsoleerd te werken en een beetje het overzicht te verliezen. Door onderaannemers mogelijkheden te bieden om feedback te geven, samen te werken en inzichten te delen, verbeter je processen en producten.
Hoe het beheren van onderaannemers werkt: voorbeeld
Door het beheer van contractanten en onderaannemers te bekijken door de lens van een honkbalteam (d.w.z. een bureau dat voor het werk is ingehuurd), wordt duidelijk hoe elke rol bijdraagt aan het algehele succes van het project.
Zo kan een honkbalteam vergelijkbaar zijn met een bureau dat je hebt ingehuurd om aan je project bij te dragen:
- Honkbalteam = bureau dat voor het werk is ingehuurd
- Verantwoordelijkheden: Alle teamleden coördineren en ervoor zorgen dat het algehele project effectief wordt uitgevoerd om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.
- Competitiecommissaris = belanghebbende aan klantzijde
- Verantwoordelijkheden: Projectvereisten definiëren, feedback geven, resultaten goedkeuren en ervoor zorgen dat het plan van het team aan hun behoeften en verwachtingen voldoet.
- Algemeen manager = productmanager
- Verantwoordelijkheden: De visie bepalen, productdoelen definiëren, functies prioriteren en beslissingen nemen over de scope en richting op hoog niveau.
- Teammanager = projectmanager
- Verantwoordelijkheden: De strategie plannen, prestaties monitoren, tijdens de wedstrijd aanpassingen maken en alle spelers motiveren en ondersteunen.
- Teamcaptain = producteigenaar
- Verantwoordelijkheden: Ervoor zorgen dat het wedstrijdplan aansluit bij de visie van de algemeen manager, dagelijkse taken prioriteren en communiceren met de teamleden (ontwerpers en ontwikkelaars) om het project op koers te houden.
- Binnenvelders = ontwerpers als onderaannemer
- Verantwoordelijkheden: De binnenvelder is verantwoordelijk voor snelle, nauwkeurige acties om te voorkomen dat het tegenstandersteam terrein wint, net zoals ontwerpers de visuele elementen en gebruikerservaring creëren die de basis van een project vormen. Op elke positie beschikt de binnenvelder over de vaardigheden om die specifieke rol te vervullen, zoals UX-ontwerpers tegenover bewegingsontwerpers binnen een project.
- Buitenvelders = ontwikkelaars als onderaannemer
- Verantwoordelijkheden: Buitenvelders bestrijken een groot gebied en maken cruciale vangballen en worpen om te voorkomen dat er punten worden gescoord, vergelijkbaar met ontwikkelaars die code implementeren en functionaliteit garanderen om het project tot leven te brengen. Elke positie in het buitenveld vereist specifieke vaardigheden, zoals bij frontendontwikkelaars tegenover backendontwikkelaars.
Zo ziet dit eruit in een wedstrijd- (project)scenario. De teammanager (projectmanager) ontwikkelt de strategie, inclusief de positionering en spelpatronen, om het team te helpen winnen (het project te voltooien).
De algemeen manager (productmanager) definieert de overkoepelende doelen en prioriteiten en zorgt ervoor dat de inspanningen van het team aansluiten bij de bredere doelstellingen van het team. De teamcaptain (producteigenaar) voert de strategie op het veld uit, zorgt ervoor dat teamleden het wedstrijdplan volgen en maakt realtimeaanpassingen.
Wat communicatie betreft, communiceert de teammanager (projectmanager) de algemene strategie en geeft hij feedback over de prestaties van onderaannemers tijdens de wedstrijd (oftewel de levenscyclus van het project).
De algemeen manager (productmanager) communiceert de visie en zorgt ervoor dat het team de bredere doelstellingen begrijpt, terwijl de teamcaptain (producteigenaar) optreedt als schakel tussen de spelers (onderaannemers) en het management (projectmanager en productmanager) en ervoor zorgt dat iedereen op één lijn zit.
Projecttaken vertalen zich naar de uitvoering van spelacties. De binnenvelders (ontwerpers) voeren snelle, nauwkeurige acties uit (zoals het maken van ontwerpmiddelen) om te voorkomen dat het tegenstandersteam terrein wint, terwijl de buitenvelders (ontwikkelaars) grote afstanden afleggen en cruciale vangballen en worpen uitvoeren (code schrijven en functies implementeren) om runs te voorkomen (de voortgang van het project te waarborgen en werkende functies op te leveren).
Tijdens de wedstrijd geeft het coachteam feedback en voert het aanpassingen door. De teammanager (projectmanager) observeert de wedstrijd, geeft feedback en voert strategische aanpassingen door om de prestaties te verbeteren.
De algemeen manager (productmanager) zorgt ervoor dat het team over de juiste spelers (middelen) beschikt en voert aanpassingen op hoog niveau door om het project op koers te houden, terwijl de teamcaptain (producteigenaar) spelers realtime feedback geeft en indien nodig aanpassingen doorvoert om de succesvolle uitvoering van de verdedigingsstrategie te waarborgen.
Voordelen van het gebruik van onderaannemers
Dit zijn de belangrijkste voordelen van het gebruik van onderaannemers:
- Besparingen op kosten: Je kunt rekenen op lagere overheadkosten, omdat je niet betaalt voor voordelen zoals een zorgverzekering, pensioenregelingen en andere werknemersvoorzieningen. Werkgevers zijn niet verplicht om loonheffingen te betalen voor opdrachtnemers.
- Flexibiliteit: Onderaannemers kunnen per project worden ingehuurd, zodat bedrijven kunnen opschalen of afschalen op basis van werkdruk en vraag. Je kunt hen voor kortlopende projecten inschakelen zonder langetermijnverplichtingen. Hierdoor kun je je personeelsbestand naar behoefte aanpassen en houd je volledige controle over je bedrijfsactiviteiten. Bovendien kunnen onderaannemers vaak op afstand werken, waardoor je toegang krijgt tot een bredere talentenpool zonder dat verhuizing of kantoorruimte nodig is.
- Gespecialiseerde vaardigheden: Onderaannemers beschikken vaak over gespecialiseerde vaardigheden, certificeringen en uitgebreide ervaring binnen hun vakgebied. Hierdoor kunnen bedrijven profiteren van hun expertise zonder dat ze een langdurige arbeidsovereenkomst hoeven aan te gaan. Vaak kunnen ze direct bijdragen, omdat ze hun eigen hulpmiddelen, kennis en ervaring meebrengen naar de opdracht.
- Nieuwe perspectieven: Een van de interessantste aspecten van de juiste onderaannemer is het potentieel voor innovatie en nieuwe perspectieven. Dankzij hun uiteenlopende ervaringen kunnen verschillende onderaannemers nieuwe ideeën en benaderingen aandragen, wat mogelijk leidt tot aanzienlijke innovatie en procesverbeteringen voor je bedrijf.
Stel je topteam samen!
Door onderaannemers effectief te managen, kun je je team transformeren tot een team vol sterren, net als de verdediging van een honkbalteam. Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten en leg via Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.
