5 strategieën om meerdere projecten tegelijk te beheren
Meerdere projecten tegelijk beheren kan uitdagend zijn. Misschien is je gevraagd om meerdere interne projecten op je te nemen, ben je bezig met een handvol externe projecten of wordt er zelfs van je verwacht dat je opdrachten binnen én buiten je organisatie in goede banen leidt.
Wat de omstandigheden ook zijn, het kan gemakkelijk gebeuren dat je wordt overweldigd door de vele verzoeken, de verschillende verwachtingen rond rapportage en de tegenstrijdige prioriteiten. Hoe zorg je ervoor dat je team en jijzelf op koers blijven?
Ik beheer al meer dan 15 jaar internationale projecten—hier moet je je op richten.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Stel je grenzen
Wanneer je meerdere projecten tegelijk op je neemt, moet je realistisch zijn over je vaardigheden en capaciteit. Je hebt ervaring nodig om de geloofwaardigheid en het vertrouwen te krijgen die je nodig hebt om leiding te geven. Als je nieuw bent in projectmanagement, is het waarschijnlijk een betere keuze om met één of twee projecten te beginnen om je vaardigheden aan te scherpen—zowel voor jou als voor je organisatie. Zo ben ik begonnen, en door mezelf niet te overbelasten kon ik leren wat wel en niet werkt.
Uiteindelijk ken jij je grenzen beter dan wie dan ook. Als je organisatie van je verwacht dat je een buitensporig werkschema accepteert—een schema dat daadwerkelijk tot slechte projectresultaten zal leiden—is het belangrijk om je uit te spreken en op het werk nee te zeggen. Je moet redelijke verwachtingen stellen voor jezelf en je team om op alle fronten succesvol te zijn.
2. Begrijp de grenzen van je team
Het beheren van meerdere projecten draait volledig om teamwork. De leden van je team hebben ook grenzen en beperkingen. Wat is hun capaciteit qua werkbelasting? Welke prioriteiten vereisen mogelijk hun aandacht?
Wanneer je middelen plant voor meerdere projecten, is het belangrijk dat je weet hoeveel ruimte je teamleden hebben om werk op zich te nemen, wat er al op hun takenlijsten staat en welke persoonlijke beperkingen er zijn (waaronder persoonlijke vakanties, nationale feestdagen, verlof enzovoort). Het laatste wat je wilt, is een burn-out binnen het hele team.
Hier kan de juiste projectmanagementsoftware om je te helpen met middelenbeheer ontzettend nuttig zijn. Je hulpmiddel kan je een duidelijk dashboard bieden waarop je ziet wie in je team waaraan werkt, wat de status van die taken is en wie mogelijk te veel opdrachten heeft. Het kan je helpen beter te begrijpen welke middelen worden ingezet, zodat je beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen over het prioriteren en delegeren van taken.
Het is ook belangrijk dat je de vaardigheden van je team kent—waar ze goed in zijn, wat ze willen ontwikkelen en waarin ze zich moeten verbeteren. Dit helpt je knelpunten en wrijving met je belanghebbenden te voorkomen en is een van de belangrijkste toepassingen van projectmanagementoplossingen.
Het werkt bijvoorbeeld niet om slechts één datawetenschapper aan een project rond kunstmatige intelligentie te laten werken. Als projectleider ben jij waarschijnlijk niet degene die kan beslissen over of investeren in een budget voor professionele ontwikkeling, maar jij kunt wel de benodigde vaardigheden voor je projectenportfolio identificeren en voor je team opkomen.
3. Communiceer met je belanghebbenden
Wanneer je projecten op grote schaal beheert, krijg je gelijktijdig veel verzoeken van belanghebbenden bij projecten. Natuurlijk zal elk verzoek “urgent” zijn.
Om de ruis te doorzoeken en te begrijpen welke verzoeken daadwerkelijk de hoogste prioriteit hebben, moet je inzicht hebben in het grotere geheel. Wat zijn de werkelijke beperkingen van elk project? Wat zijn de verwachte projectplanning en resultaten? Als je bijvoorbeeld begrijpt dat je aan een regelgevingsproject werkt, weet je hoe belangrijk het is om het op tijd op te leveren en de projectplanning te volgen.
De sleutel hierbij is belanghebbendenbeheer. Je moet nauwe relaties opbouwen met elk van de belanghebbenden bij je verschillende projecten. Voer regelmatig gesprekken met hen om hun beperkingen, behoeften en verwachtingen beter te begrijpen. Wees transparant over de problemen binnen je team en de oplossingen die je hebt toegepast. Houd hen op dezelfde manier op de hoogte van je prestaties en de voortgang van de projectdoelen. Hierbij kan het inzetten van toonaangevende apps voor projectbeheer je helpen om informatie effectief te organiseren en te verspreiden.
Deze regelmatige gesprekken helpen je een realistische routekaart op te stellen en inzicht te krijgen in je marge voor vertragingen. Als je een goede relatie met je belanghebbenden hebt, zul je je ook meer op je gemak voelen om “nee” te zeggen tegen verzoeken. Het effectief beheren van meerdere verzoeken wordt eenvoudiger met een dashboard voor projectbeheer dat de voortgang en deadlines op één plek samenbrengt.
Als dat mogelijk is, zoek dan naar communicatietools voor belanghebbenden binnen de functionaliteit van de projectbeheerplatforms die je kiest te gebruiken.
4. Beheer je tijd efficiënt
Bij het beheren van meerdere projecten moet je een meester in timemanagement zijn.
Als projectmanager zal het voelen alsof het grootste deel van je tijd wordt besteed aan vergaderingen. Tussen overleg met je teamleden om prestaties en obstakels te bespreken en gesprekken met belanghebbenden bij projecten die informatie over de voortgang van je project nodig hebben, kan dit uiteindelijk behoorlijk veel tijd kosten.
Bij het beheren van meerdere projecten kan robuuste projectopvolging je helpen om de voortgang van alle initiatieven goed bij te houden.
Om je te helpen de chaos te beheersen, volgt hier hoe ik mijn agenda aanpak. Elke ochtend begin ik met het controleren van de openstaande actiepunten onder elk project om te zien of iets wordt opgehouden. Ik bekijk wat er nog openstaat, beoordeel hoe je taken kunt opsplitsen in beheersbare delen en bepaal met wie ik contact moet opnemen of moet overleggen om ervoor te zorgen dat het project vooruit blijft gaan. Ik probeer ook al mijn telefonische vergaderingen in de ochtend te plannen. Voordat ik een vergadering plan, vraag ik mezelf af hoe belangrijk het is om de bespreking persoonlijk te voeren. Ik probeer ook de duur te beperken: ik plan een vergadering van 50 minuten in plaats van een volledig uur. In de middag blokkeer ik tijdvakken in mijn agenda voor geconcentreerd werk. Voor elk project maak ik ook agendaherinneringen aan voor belangrijke mijlpalen en deadlines.
Het beheren van meerdere projecten vereist essentiële vaardigheden voor projectbeheer om ervoor te zorgen dat deadlines worden gehaald zonder het team te overbelasten.
5. Profiteer van sjablonen en automatisering
Bij het beheren van meerdere projecten zijn sjablonen je beste vrienden. Het is belangrijk om zo veel mogelijk te standaardiseren. Als je dat nog niet hebt gedaan, maak dan sjablonen voor projectstarts, opleveringen, go/no-go-beslissingen enzovoort.
Je hoeft niet per se helemaal opnieuw te beginnen. Er zijn online of via je projectmanagementsoftware tal van beschikbare sjablonen. Het kan enige tijd kosten om ze te maken of aan te passen aan je behoeften, maar je bespaart in de toekomst enorm veel tijd.
Sjablonen en automatiseringen zouden belangrijke functies van projectmanagementplatforms moeten zijn waar je op let bij elke nieuwe tool.
Word lid voor meer inzichten in projectmanagement
De geschiedenis van projectmanagementsoftware laat zien hoe tools zich hebben ontwikkeld om te voldoen aan de groeiende eisen van moderne bedrijven, waaronder het gelijktijdig beheren van meerdere projecten.
Op zoek naar meer tips voor het beheren van je projecten? Bekijk onze lijst met projectmanagementhacks voor productiviteit of word lid van onze community om toegang te krijgen tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en cases, en in Slack contact te leggen met honderden andere digitale projectmanagers.
