Een interne projectkick-off uitvoeren + agendasjabloon
Wij projectmanagers zijn allemaal enthousiaste doorzetters. Het is een aangeboren onderdeel van wie we zijn. We beginnen graag aan dingen en zien graag dat er iets gebeurt. Maar als het gaat om het starten van een project met een klant, is het belangrijk om niet overhaast te werk te gaan voordat we ons eerst goed hebben voorbereid met een interne projectstartvergadering.
Interne projectstarts zijn een cruciaal onderdeel van het bredere projectstartproces. Wat de volgorde van de werkzaamheden betreft, moeten interne projectstarts plaatsvinden vóór een projectstart of voorbereidende start met de klant.
Als je met een geïnformeerd team en een doordacht plan een projectstartvergadering met een klant ingaat, haal je het meeste uit je gesprek: je leert zoveel mogelijk en neemt belangrijke projectbeslissingen zonder kostbare uren, geld en tijd met de klant persoonlijk te verspillen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
In dit artikel stellen we een best-practice-agenda voor een interne projectstartvergadering voor en onderzoeken we hoe we ervoor kunnen zorgen dat we onze projecten en projectmanagementactiviteiten starten met de beste kans op succes.
Geen zin om te lezen? Bekijk dit in plaats daarvan:
Het belang van interne projectstarts
Projectmanagers moeten interne projectstarts net zo serieus nemen als een projectstart met een klant. De interne projectstart is niet alleen een voorloper van de eerste vergadering met de klant—het is een hoeksteen en bepaalt de toon, stijl en visie voor de volledige levenscyclus van het project. Het is een kans om het projectteam te informeren, samenhang en relaties te ontwikkelen, verwachtingen vast te leggen en ervoor te zorgen dat iedereen het project goed begrijpt, zodat we niet voor een klant met de mond vol tanden staan.
Als we niet opletten, worden interne projectstartvergaderingen vaak teruggebracht tot een vluchtig gesprek van vijf minuten op de gang, vijf minuten vóór de daadwerkelijke projectstartvergadering met de klant. Interne projectstarts zijn lastig en vaak is het juist die vergadering waar mensen voor lijken af te haken. Maar als we dit goed aanpakken en een project goed starten, is de kans veel groter dat het hele project succesvol wordt.
Als we dit niet goed aanpakken of ons niet vooraf goed voorbereiden en er te snel induiken, of dat nu komt door enthousiasme bij onze klanten of intern, kunnen we terechtkomen in een vergadering die wordt gekenmerkt door een slecht geïnformeerde voorstelronde, saaie ijsbrekers en doelloze gesprekken die in het beste geval slechts voor een beetje verduidelijking van de projectrichting en -doelen zorgen—en in het slechtste geval een nieuw project kunnen laten annuleren voordat het überhaupt is begonnen.
Zo plan je je interne projectstart
Als je met een geïnformeerd team en een goed projectplan een projectstartvergadering ingaat, haal je het meeste uit je gesprek met de klant en de belanghebbenden bij het project. Het is belangrijk dat het team zoveel mogelijk weet over de klant en het project voordat ze domme vragen gaan stellen waar de klant bij is!
Het is ook belangrijk dat het team samenwerkt om een solide plan op te stellen dat vertrouwen wekt bij de klant en dat alle belangrijke projectbeslissingen vooraf gezamenlijk worden genomen, zodat kostbare uren, geld en tijd met de klant persoonlijk niet worden verspild aan interne discussies terwijl de klant toekijkt (en zich steeds meer zorgen maakt dat het bureau eigenlijk niet weet wat het doet).
Door teamleden inspraak te geven in het officiële projectplan, zorg je er ook voor dat zij verantwoordelijkheid nemen en aanspreekbaar zijn voor de projecttaken. Het is belangrijk dat jij als projectmanager teamleden begeleidt terwijl zij helpen het projectplan vorm te geven, zodat het nog steeds in overeenstemming is met de werkomschrijving, de verwachtingen van de klant en de projectaanpak.
Zo bereid je je voor op de interne projectstartvergadering
Voordat je met je teamleden een vergadering begint, moet je een aantal zaken klaar hebben. Neem de tijd om alle relevante informatie te verzamelen en kom zoveel mogelijk te weten over de klant en het project. Verzamel ook alle andere relevante informatie die je nodig hebt.
Breng dit terug tot een vorm die je team gemakkelijk kan opnemen en noteer alles wat je niet weet of eventuele resterende vragen die je later nog voor wilt leggen.
Hier volgt een (niet-uitputtende) lijst met zaken om voor te bereiden:
- Interne teamleden — namen, rollen en alle andere informatie
- Projectsponsors en leden van het klantteam — namen, rollen en alle andere relevante details
- Projecttype en methodologie
- Voorkeursaanpak van de klant
- Projectdoel en doelstellingen
- Projectomvang — wat wel en niet binnen de projectomvang valt
- Interne communicatie en samenwerking — verwachtingen van de klant en interne verwachtingen
- Details van de kickoffbijeenkomst met de klant — agenda, doelen en wat er wordt besproken
- Volgende stappen
De interne projectkick-off (ook wel teamkick-off genoemd)
Als je al je voorbereidingen hebt getroffen, moet je een agenda opstellen voor de interne projectkick-off en je team uitnodigen voor de bijeenkomst zelf. We hebben een agendasjabloon voor een interne kick-off voor je opgesteld, evenals een voorbeeld, zodat je kunt zien hoe het in zijn werk gaat.
Vergeet niet de tips van Sarah Sime te lezen over het organiseren van een interne kick-off!
Agendasjabloon en voorbeeld voor een interne kick-off
Download ons agendasjabloon en voorbeeld voor interne kick-offs en volg voor het beste resultaat onze tips en uitleg hieronder. Pas de agenda aan zodat deze aansluit bij de unieke behoeften van je project.
Toelichting op de agenda voor de interne project-kick-off
Je vindt de basisinformatie in het voorbeeld en sjabloon voor de interne project-kick-off (zie hierboven!), maar hieronder volgt een gedetailleerde toelichting op de onderdelen en hun betekenis. Elk project is uniek, maar het is waardevol om ervoor te zorgen dat we enkele van deze basiszaken behandelen, zodat ons team op één lijn zit:
1. Kennismaking — ontmoet je nieuwe beste maatjes (15 min.)
Begin de bijeenkomst door je team de gelegenheid te geven elkaar te leren kennen. Of je team nu bestaat uit onderaannemers, freelancemedewerkers of medewerkers van een bureau die al aan eerdere projecten hebben samengewerkt: beginnen met een kennismakingsspel of wat informele gesprekken helpt het team elkaar te leren kennen (als dat nog niet het geval is) en positieve relaties op te bouwen. Dit legt de basis voor goede samenwerking gedurende het hele project.
Vraag teamleden om zichzelf, hun rol en achtergrond voor te stellen en een leuk weetje of interessant detail over zichzelf te delen.
2. Klant — wat is de achtergrond? (5 min.)
Schets de context zodat iedereen begrijpt in welke omgeving jullie werken. Delen is zorgen, dus houd geen inloggegevens of documentatie voor jezelf. Deel alles wat je weet met het team, zodat zij zelf op de hoogte kunnen komen en je je team kunt voorzien van alle relevante informatie die ze moeten verwerken.
Om de bijeenkomst op koers te houden, is het waarschijnlijk verstandig om vragen en antwoorden uit te stellen tot het einde. Anders kan dit onderdeel van de bijeenkomst onevenredig veel tijd in beslag nemen.
Deel hoe jullie aan het project zijn gekomen — was het een rechtstreekse toewijzing van een bestaande klant, is het een geheel nieuwe klant of een vriend van de CEO? Leg uit wat je in het verleden met de klant hebt gedaan, of met andere klanten aan vergelijkbare projecten, en help het team begrijpen met wie jullie samenwerken.
We weten allemaal dat klanten in allerlei soorten en maten komen. Voor onze teams zijn het echter vaak de mensen die altijd slechte beslissingen nemen. Probeer de klanten positief neer te zetten. Om ernstige versprekingen te voorkomen, leg je de bijzonderheden van de klant uit aan je team. Laat weten wie ze zijn (intern/extern), wat we over hen weten, aan welke andere projecten ze hebben gewerkt en hoe de klant graag werkt.
3. Project — waarom doen we dit? (5 min.)
Om het project verder in perspectief te plaatsen, moet je je teams helpen begrijpen waarom ze het project überhaupt uitvoeren. Dit betekent dat je de zakelijke drijfveren van de klant voor het starten van het project deelt en ervoor zorgt dat duidelijk is hoe succes of mislukking eruitziet.
En vanuit het perspectief van de klantervaring start je met het team een gesprek over de manier waarop dit project het leven van klanten of burgers verbetert en aan hun behoeften voldoet.
Vanaf het begin moet het maximaliseren van de positieve klantervaring centraal staan in de reden waarom je bij het project betrokken bent. Schets een visie op waarom het team om het project zou moeten geven en help iedereen begrijpen dat hun werk bijdraagt aan iets dat de moeite waard is.
Tot slot moet je vanuit het perspectief van een bureau duidelijk zijn over hoe een succesvol project eruitziet, naast simpelweg op tijd, binnen het budget en volgens de afgesproken scope opleveren. Hoe gaat jouw bureau groeien als gevolg van dit project – ontwikkel je een nieuwe capaciteit of competentie met een nieuwe technologie?
4. Scope — wat gaan we doen? (20 min.)
Wanneer de achtergrond van het project is vastgesteld, is het tijd om met het team in de details van de scope te duiken. Normaal gesproken betekent dat het doornemen van de projectplanning, schatting, het projecthandvest en de SoW (werkbeschrijving), zodat iedereen de voortgang van het project, de activiteiten en de resultaten of opleveringen begrijpt. Zonder iedereen dood te vervelen, help je hen de bijzonderheden van het project te begrijpen, zodat het hele team vanaf dag één op de hoogte is van de beperkingen.
Dit is een goed moment om het RAID-logboek (Risico's, Aannames, Problemen en Afhankelijkheden) te starten. Er is weinig dat mensen zo goed aan het praten krijgt over wat er mis zal gaan als een beoordeling van de SoW. Hoe eerder je het weet, hoe beter.
Als iemand dit al eerder heeft geprobeerd en gefaald, waarom was dat dan? En hoe kun je dat beperken? Kennis van de ins en outs en het unieke inzicht van je team in vergelijkbare projecten helpen bij het ontwikkelen van een cultuur van openheid en zorgen ervoor dat verrassingen tot een minimum worden beperkt.
5. Aanpak — hoe gaan we dit realiseren? (20 min.)
Het doornemen van de SoW en de voorgestelde activiteiten en resultaten biedt een goede gelegenheid om proceswijzigingen of nieuwe werkwijzen te bespreken die het team wil uitproberen. Onthoud dat nieuw niet altijd beter is en dat beproefde methoden vaak prima werken. Schets dus duidelijk een visie en eindig niet in een zinloze zoektocht naar het uiterste op het gebied van technische of procesmatige dwaasheid.
Ervan uitgaande dat de SoW al is goedgekeurd, moet je onthouden dat je, als je de aanpak wijzigt, ervoor moet zorgen dat je nog steeds in staat bent om de projectdoelen van de klant (en het bureau) te behalen en dat je nog steeds levert wat je hebt beloofd. Dit is niet alleen een kans om het jezelf gemakkelijker te maken.
Stimuleer desondanks eigenaarschap van het project binnen het team. Om het project tot een succes te maken, moet het team het gevoel hebben dat het hun project is. Door je team tijd en ruimte te geven om ideeën voor te stellen, je plan ter discussie te stellen en een betere manier van werken te bedenken, eindig je met een veel robuustere aanpak en een veel meer betrokken team.
6. Rollen — wie doet wat? (5 min.)
Wanneer het team de kans heeft gehad om het project en de context waarin het mogelijk een rol speelt te begrijpen, is het de moeite waard om de rollen en verantwoordelijkheden van het team te verduidelijken. Het kan helpen als je hun rollen kunt koppelen aan de SoW en de bijbehorende opleveringen voor elk onderdeel kunt verduidelijken, evenals waarom ze bestaan en wat er moet gebeuren om ze werkelijkheid te maken.
Het kan nuttig zijn om voor de opleveringen en het team een RACI-matrix (verantwoordelijk, eindverantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd) op te stellen op basis van de SoW. De RACI helpt eventuele onduidelijkheid over verantwoordelijkheden te beperken en het comfortniveau van je team met betrekking tot de oplevering te verduidelijken.
7. Teamwork — hoe gaan we samenwerken? (5 min.)
Wanneer je een team samenbrengt dat nog nooit eerder heeft samengewerkt, zal er uiteenlopende kennis zijn over:
- Hoe het team moet samenwerken
- Hoe samenwerking moet worden beheerd
- Hoe de communicatie moet verlopen
- Wanneer het team moet vergaderen
- Welke tools moeten worden gebruikt
- Welke systemen je zult gebruiken om opleveringen te delen of details van specifieke taken of tickets te beschrijven
Als PM's is het onze rol om het eenvoudig te maken, iedereen op zijn gemak te stellen en mensen enthousiast te maken om samen aan het project te werken.
Vaak is er bij deze aanpakken geen goed of fout, maar het is nuttig om je team zoveel mogelijk autonomie te geven om draagvlak te creëren. Je wilt dat ze het gevoel hebben dat zij de baas zijn over het project en hen helpen gezamenlijke doelen voor de samenwerking vast te stellen, zodat iedereen gedurende het hele project verantwoordelijk is.
Definieer je verwachtingen en laat het team samen overeenkomen hoe ze precies zullen leveren. Door de samenwerking te verduidelijken en overeenstemming te bereiken over de praktische details van hoe alles wordt uitgevoerd, helpen we de verwachtingen van ons team te managen over wat wel en niet acceptabel is.
8. Kick-off — wat staat er op de agenda voor de kick-off met de klant? (5 min.)
Als projectmanager zou je al een plan moeten hebben voor de kick-offbijeenkomst met de klant — het doel van het doornemen daarvan met je team is om hun steun te krijgen en context en urgentie te bieden voor de volgende stappen.
Ga indien mogelijk verder dan de gebruikelijke bespreekpunten op de kick-offagenda en bespreek nuttige oefeningen die tijdens de kick-offbijeenkomst met de klant kunnen worden uitgevoerd om vroegtijdig inzichten te verkrijgen of het project op gang te brengen.
Door met je team overeenstemming te bereiken over een agenda voor de bijeenkomst, kun je hun focus aanscherpen en nuttige context bieden voor eventueel vereist voorbereidend werk. Het plannen van de bijeenkomst is ook een goede manier om acties en beslissingen te bespreken die eerder tijdens de bijeenkomst zijn genomen met betrekking tot de projectomvang, aanpak, rollen en samenwerking, terwijl je plant hoe je deze met de klant zult delen.
Denk naast het afspreken van een agenda ook aan het plannen van een extra voorbereidingsbijeenkomst om te oefenen wat je gaat zeggen, wie het zal zeggen en welke dia’s je zult laten zien, en om eventuele activiteiten te oefenen. Je zou verbaasd zijn hoe snel je de agenda en de inhoud van de bijeenkomst kunt verfijnen wanneer je deze goed repeteert.
Deze extra stap helpt je team zich zekerder te voelen, stelt je in staat duidelijk te communiceren wat je van hen verwacht tegenover de klant en geeft hen de kracht om te leveren.
9. Vervolgens — hoe houden we de vaart erin? (5 min.)
Wanneer je een project start, bestaat de verleiding om het wat informeel aan te pakken — niemand weet echt wat er gaande is en het kan zelfs zo zijn dat jij als projectmanager als laatste bij het project wordt betrokken. De manier waarop je de eerste bijeenkomsten en interacties aanstuurt, bepaalt de toon voor de rest van het project.
Wees heel duidelijk over de volgende stappen om de vaart erin te houden. Zorg ervoor dat iedereen duidelijk voor ogen heeft wat hij of zij vervolgens moet doen en wanneer dat moet gebeuren, evenals welke evaluatiemomenten er onderweg zijn.
Dit is jouw moment om de leiding te nemen en de touwtjes in handen te hebben! Op dit punt moet je heel duidelijk zijn over wat er moet gebeuren om de kick-offbijeenkomst met de klant tot een succes te maken. Leid je team vervolgens om van daaruit terug te werken.
10. Q&A — wat hebben we je nog niet verteld? (5 min.)
Houd een Q&A-sessie met je teamleden nadat je al het andere hebt behandeld. Zo krijgen ze de gelegenheid om vragen te stellen ter verduidelijking, en teamleden wijzen vaak op een paar dingen waar je nog niet aan had gedacht of die je nog niet met de klant hebt besproken.
Wat nu?
We willen allemaal geweldige kick-offbijeenkomsten voor projecten, maar leggen we samen met onze klanten wel de juiste basis om een betere kick-offbijeenkomst met de klant te kunnen hebben? Projecten kunnen al tijdens de kick-offbijeenkomst ontsporen, terwijl we ons nog in de wittebroodsweken zouden moeten bevinden!
Er is een eenvoudige manier om de kans te vergroten dat je projectkick-off goed verloopt, betere klantbijeenkomsten te hebben en je project positief te starten. Het is zo eenvoudig als samen lunchen tijdens een voorbereidende kick-off vóór de daadwerkelijke kick-offbijeenkomst.
Plan vóór de kick-offbijeenkomst van het project een bijeenkomst met de klant, haal wat eten, maak een praatje en werk die lastige en vervelende details vooraf weg die de zaken vaak doen ontsporen.
Lees de rest van onze reeks voor meer informatie over projectkick-offs: