Een Gantt-diagram maken in Excel in 12 eenvoudige stappen
Ooit uitsluitend gebruikt door professionele projectmanagers, hebben technologische ontwikkelingen—met name spreadsheet- en Gantt-diagramsoftware—het gebruik van een Gantt-diagram toegankelijk gemaakt, zelfs voor mensen met beperkte ervaring in het beheren van workflows.
In deze blogpost bespreek ik waarom je Excel eigenlijk niet zou moeten gebruiken om Gantt-diagrammen te maken, gezien de eerder genoemde ontwikkelingen, en ook hoe je een Gantt-diagram in Excel maakt als je daar toch voor kiest.
Wat is een Gantt-diagram?
Een Gantt-diagram is een diagram waarmee je taken en tijdlijnen voor een project visueel kunt organiseren en volgen. Het kan je helpen om de projectplanning te visualiseren, deadlines in de gaten te houden en ervoor te zorgen dat je project soepel verloopt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
De verticale as bevat alle taken die tijdens je project worden uitgevoerd en de horizontale as geeft de geschatte hoeveelheid tijd weer die elke taak in beslag neemt.
Dus als je indruk wilt maken op je baas en collega's met je vaardigheden op het gebied van projectmanagement, sluit je dan aan bij de Gantt-diagramtrend—en vergeet niet een helm te dragen.
Waarom je geen Gantt-diagram in Excel zou moeten maken
Wacht even—voordat je Excel opent en je volgende grote project begint uit te werken, wil ik je vertellen waarom je misschien even op de pauzeknop wilt drukken. Gantt-diagrammen in Excel kunnen lastig zijn om te maken, moeilijk aan te passen en gevoelig voor fouten.
Bovendien: met zoveel innovatieve projectmanagementtools die beschikbaar zijn, waarom zou je genoegen nemen met iets basaals als Excel? Geloof me, je project (en je gemoedsrust) zal je dankbaar zijn als je het Gantt-diagram in Excel (of het Gantt-diagram in Google Spreadsheets) achterwege laat en een aantal nieuwe alternatieven verkent. Dit zijn mijn redenen:
1. Er zijn betere alternatieven beschikbaar
Er zijn veel verschillende softwareprogramma's voor Gantt-diagrammen die speciaal zijn ontworpen voor het maken van Gantt-diagrammen. Een van de voordelen van software voor Gantt-diagrammen is dat deze veel gemakkelijker te gebruiken is dan Excel en je in staat stelt om eenvoudig een professioneel ogend Gantt-diagram te maken. Bovendien beschikken de meeste projectmanagementsoftwareprogramma's tegenwoordig over ingebouwde functionaliteit voor Gantt-diagrammen.
Hier zijn enkele makers van Gantt-diagrammen en apps die je in plaats van Excel zou moeten overwegen. Lees onze volledige gids over makers van Gantt-diagrammen voor meer informatie over belangrijke functies en prijzen.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
2. Gantt-diagrammen zijn bedoeld om eenvoudig te zijn
Een Gantt-diagram is een type staafdiagram dat de begin- en einddatums van verschillende taken in een project weergeeft. Gantt-diagrammen zijn bedoeld om eenvoudig te zijn, maar Excel maakt ze ingewikkeld doordat er veel meer handmatig werk nodig is om ze in te stellen dan bij andere tools (zoals je in het volgende gedeelte zult zien).
3. Excel is niet ontworpen voor Gantt-diagrammen
Excel is een spreadsheetprogramma en het is niet ontworpen voor het maken van Gantt-diagrammen. Natuurlijk kun je een Gantt-diagram in Excel maken, maar dat kost veel meer werk dan het gebruik van een speciaal programma voor Gantt-diagrammen. Jira is evenmin ontworpen voor Gantt-diagrammen en hoewel er oplossingen bestaan voor het maken van Gantt-diagrammen in Jira, kun je beter kiezen voor speciale software.
4. Je eindigt met een rommelig diagram
Omdat Excel niet is ontworpen voor het maken van Gantt-diagrammen, is de kans groot dat je met een rommelig diagram eindigt als je er een in Excel probeert te maken. Dit komt doordat Excel niet alle functies heeft die je nodig hebt om een overzichtelijk, professioneel ogend Gantt-diagram te maken.
5. Het zal moeilijk zijn om je diagram bij te werken
Als je wijzigingen in je Gantt-diagram moet aanbrengen, zal dat veel moeilijker zijn als je het in Excel hebt gemaakt. Dit komt doordat je de begin- en einddatum van elke taak handmatig moet bijwerken, wat tijdrovend en foutgevoelig kan zijn.
6. Je kunt je diagram niet eenvoudig delen
Als je je Gantt-diagram met anderen wilt delen, zal dat veel moeilijker zijn als je het in Excel hebt gemaakt. Dit komt doordat je het volledige Excel-bestand naar hen zou moeten sturen, dat voor sommige mensen te groot kan zijn om te openen. Bovendien kunnen mensen die Excel niet op hun computer hebben geïnstalleerd het bestand helemaal niet openen.
Een Gantt-diagram maken in Excel lijkt misschien een eenvoudige en handige oplossing, maar laat je niet misleiden—soms is gemak niet altijd de beste keuze. Excel is misschien een krachtige tool voor het uitvoeren van berekeningen en het maken van spreadsheets, maar het is niet ontworpen met projectmanagement in gedachten.
Gantt-diagrammen vereisen een bepaalde mate van complexiteit die in Excel moeilijk te bereiken kan zijn. Dit leidt tot een verwarrend en rommelig diagram dat eerder een belemmering dan een hulpmiddel kan zijn. Dus als je in de verleiding komt om de gemakkelijke route te nemen en Excel te gebruiken voor je Gantt-diagram, denk dan twee keer na—er zijn veel betere opties die je leven op de lange termijn gemakkelijker maken.
Als je nog steeds niet overtuigd bent, bekijk dan onze volledige vergelijking van projectmanagementsoftware versus Excel.
Een Gantt-diagram maken in Excel in 12 stappen
Laten we de stappen voor het maken van een Gantt-diagram in Excel doornemen, voor het geval je toch voor deze route kiest (nogmaals, dat zou je echt niet moeten doen).
Voer eerst je projecttaken in een Excel-spreadsheet in. Stel vervolgens een tijdlijn in met begin- en einddatums. Bereken daarna de duur van de taak, voeg een gestapeld staafdiagram toe en formatteer dit naar behoefte. Voeg tot slot een legenda toe en pas voorwaardelijke opmaak toe voor de statusindicatoren, zodat het diagram visueel aantrekkelijk en gemakkelijk leesbaar is.
Volg deze stapsgewijze handleiding om helemaal vanaf nul een Gantt-diagram in Excel te maken. Lees hier meer over het maken van een Gantt-diagram.
1. Maak een nieuwe spreadsheet
Open Microsoft Excel en maak een nieuw spreadsheetdocument. Voeg de titel van het Gantt-diagram toe als bestandsnaam.
2. Voer de namen van elke taak in
Voeg in kolom B, rij 1, de kolombeschrijving ‘Taaktitel’ toe. Ga vervolgens verder vanaf rij 2 door de namen in te voeren van elke taak die voor het project moet worden voltooid, in volgorde van de eerste tot de laatste taak. Nadat je alle taaknamen hebt toegevoegd, raad ik aan om je mijlpalen vet te maken zodat je ze gemakkelijker kunt terugvinden.
3. Voer in kolom C de titel ‘Taakverantwoordelijke’ in
Wijs vervolgens in rij 1 aan elke taak een individuele taakverantwoordelijke toe. Dit is de persoon die verantwoordelijk is voor de voortgang en tijdige voltooiing ervan.
4. Voer de kolomtitel ‘Begindatum’ in de eerste cel van kolom D in
Voer de eerste begindatum in cel D2 in en geef vervolgens voor elke taak in kolom D een begindatum op, met een numerieke notatie zoals dd/mm/jjjj of een andere notatie die voor jou het beste werkt.
5. Voer de kolomtitel ‘Vervaldatum’ in de eerste cel van kolom E in
Voer vervolgens de einddatum van je project in de tweede cel van kolom E in, met dezelfde numerieke notatie als voor de begindatum.
6. Bereken de duur van elke taak in dagen
Gebruik in kolom F de functie ‘=DAYS360(D3;E3)’ en ga zo verder voor elke rij.
Je Excel-werkblad zou er als volgt uit moeten zien:
7. Maak een vervolgkeuzelijst voor de taakstatus
Voeg vervolgens in kolom G een status toe voor elke taak. De aanbevolen statusindicatoren voor taken zijn:
- Niet gestart
- Groen
- Geel
- Rood
- Voltooid
- Lopend
8. Voeg WBS-nummers toe
Voeg in kolom A, aan de linkerkant van de taaknamen, een WBS-nummer of een andere nummering toe om gemakkelijk te kunnen verwijzen.
9. Voeg je afhankelijkheden toe
Voeg hiervoor in kolom H een kolom toe voor ‘WBS-nummer van voorafgaande taak’ en vul deze indien nodig voor elke taak in.
Je Excel-werkblad zou er nu als volgt uit moeten zien:
10. Voeg een gestapeld staafdiagram in
Voeg een gestapeld staafdiagram toe aan je spreadsheet op basis van de taaknamen, begindatum en duur.
Klik in hetzelfde werkblad dat je Excel-tabel bevat in een lege cel. Kies op het tabblad Invoegen op het lint de optie Grafieken. Stel je Excel-Gantt-diagram in door het grafiektype staafdiagram te selecteren en vervolgens Staafdiagram met gestapelde balken te kiezen in het vervolgkeuzemenu in de categorie Grafieken van het lint (selecteer niet 100% gestapeld staafdiagram).
Klik vervolgens in het lege grafiekgebied om het menu Gegevensbron selecteren te openen.
Om te beginnen moeten we onze projectgegevens een naam geven (reeks). Plaats je cursor in het lege gebied onder Reeksnaam en klik op Startdatum in de kolomkop van je tabel. Ga in het venster Reeks bewerken naar Waarde voor reeks. Hier voer je de startdatums van je taken in. Klik gewoon op het kleine pijlpictogram en selecteer alle startdatums.
Herhaal vervolgens dezelfde stappen voor de kolom met de duur.
De taken in je Gantt-diagram worden waarschijnlijk in omgekeerde volgorde weergegeven, met de meest recente taak bovenaan en het eerste item onderaan.
Je kunt ze eenvoudig omdraaien. Klik hiervoor op elk van de items langs de verticale as van je Gantt-diagram om ze allemaal tegelijk te selecteren en open ook het taakvenster As opmaken. Vink onder de kop Asopties en de subkop Aspositie in het taakvenster As opmaken het selectievakje Categorieën in omgekeerde volgorde aan.
11. Pas de opmaak van het gestapelde staafdiagram aan
Klik op het blauwe gedeelte van een balk in je Gantt-diagram om alle taakbalken tegelijk te selecteren. Selecteer Reeks opmaken in het contextmenu dat je opent met de rechtermuisknop wanneer je klaar bent met het opmaken van elke gegevensreeks.
Ga naar het venster Reeks opmaken van Excel en klik op het pictogram Opvulling en lijn (zoals een verfblik) om de instellingen voor Opvulling en lijn te openen. Selecteer Geen opvulling bij de opties onder Opvulling. Kies daaronder Geen lijn als randoptie.
Ik heb bijvoorbeeld de labels van de datum-/taakas vetgedrukt gemaakt en de kleur van de balken gewijzigd.
12. Voeg voorwaardelijke opmaak toe
Voeg voorwaardelijke opmaak toe aan de kolom met statusindicatoren en voeg onder de tabel een legenda toe om de statusindicatoren uit te leggen. Zo geef je gebruikers, zoals je teamleden, wat extra informatie.
Zo zou je Excel-Gantt-diagram eruit moeten zien nadat je stap 1 tot en met 12 hebt voltooid.
Is er een Gantt-diagramsjabloon voor Excel?
Als het om projectmanagement gaat, is een Gantt-diagram een essentieel hulpmiddel om alles georganiseerd en op schema te houden. Er zijn volop Excel-Gantt-diagramsjablonen beschikbaar en veel Google Spreadsheets-sjablonen kunnen voor Excel worden hergebruikt.
Binnen het DPM-lidmaatschap vind je verschillende Gantt-diagramsjablonen en sjablonen voor projecttijdlijnen, maar ik wil nogmaals benadrukken dat je eerst enkele van de andere hierboven genoemde hulpmiddelen moet uitproberen: ze maken je leven een stuk eenvoudiger.
Aan jou
Een Gantt-diagram maken in Excel kan ontmoedigend zijn, maar als je dit echt op deze manier wilt doen, maken deze 12 stappen het een stuk eenvoudiger. Nogmaals: een Gantt-diagram maken in Excel is vaak niet de beste optie vanwege de inherente beperkingen ervan.
In plaats daarvan kan gespecialiseerde software de beste oplossing zijn om ervoor te zorgen dat het project op tijd wordt uitgevoerd en aan alle verwachtingen voldoet. Als je dit artikel nuttig vond, kun je je dan niet abonneren op de nieuwsbrief van The Digital Project Manager voor meer tips over Gantt-diagrammen en andere gerelateerde onderwerpen? Je zult blij zijn dat je het hebt gelezen.
