5 manieren om je digitale projectmanagementproces te verbeteren
“Digitaal projectmanagementproces” kan naar veel dingen verwijzen:
- het proces voor een specifiek type digitaal project, zoals een website of een app
- de fasen van de levenscyclus van projectmanagement, of
- specifieke projectmanagementprocessen, zoals risicobeheer of verandermanagement
Je vindt handleidingen over de levenscyclus van digitale projecten, methodologieën en verschillende handleidingen voor specifieke processen.
Vandaag bespreek ik de processen die projectmanagers dagelijks, wekelijks en maandelijks uitvoeren, en hoe je deze processen kunt verbeteren om succesvollere projecten op te leveren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Waarom?
Omdat volgens onderzoek van PMI 58% van de bedrijven aangeeft dat meer gevestigde werkwijzen en processen cruciaal zijn voor het succes van hun projecten. Dat betekent dat het van essentieel belang is om de digitale projectmanagementprocessen van je organisatie vroegtijdig en goed te definiëren. Dit artikel helpt daarbij.
Een korte introductie tot digitaal projectmanagement
Hoewel digitaal projectmanagement nauw verbonden is met de wereld van projectmanagement, zijn er enkele belangrijke verschillen om op te merken.
Digitaal projectmanagement richt zich op het beheren van projecten met digitale elementen. Het volgt de gebruikelijke levenscyclus van projectmanagement.
De belangrijkste fasen van deze levenscyclus zijn projectinitiatie, projectplanning, projectuitvoering, monitoring & beheersing en projectafsluiting. Dit is de basisstroom van het digitale projectmanagementproces.
Bij digitale projecten vereist de rol van de digitale projectmanager dat deze een beetje verstand heeft van alles wat te maken heeft met de projecten waaraan diegene werkt. Dit kan QA, UI/UX, grafisch ontwerp, programmeren, websitehosting, SEO en analyses omvatten, naast de gebruikelijke verantwoordelijkheden van een projectmanager.
5 manieren om je digitale projectmanagementprocessen te verbeteren
Er zijn drie basisniveaus waarop je organisatie zich kan bevinden:
- Je hebt mogelijk volledig gevestigde processen die goed werken en ruimte laten voor aanpassingsvermogen.
- Je hebt mogelijk enkele processen ingevoerd die verfijning of uitbreiding nodig hebben.
- Je hebt mogelijk helemaal geen processen ingevoerd.
Als je op nummer 2 of 3 van de lijst staat, zijn er een paar manieren waarop je je digitale projectmanagementproces kunt verbeteren of opzetten. Hier zijn enkele suggesties:
1. Gebruik hulpmiddelen
Er zijn veel hulpmiddelen beschikbaar die zijn ontworpen om het opzetten en verbeteren van processen te vergemakkelijken. Enkele van de meest voorkomende zijn:
- Software voor workflowbeheer voor het ontwerpen en automatiseren van workflows voor projectmanagement
- Hulpmiddelen voor verandermanagement om wijzigingen in je proces systematisch door te voeren
- Systemen voor bedrijfsprocesbeheer (BPMS) om processen te visualiseren, automatiseren, aanpassen en standaardiseren
Deze hulpmiddelen bieden vaak ook een schat aan kennis of een gemeenschap van vakgenoten (in de vorm van een forum of discussieplatform) waarop je kunt terugvallen als je processen vastlopen.
2. Wijs een proceseigenaar aan
Een andere tip om je processen te verbeteren is het aanwijzen van een proceseigenaar — een persoon of groep die verantwoordelijk is voor het toezicht houden op procesverbeteringen en het opzetten van processen. In de meeste organisaties is dit vaak het projectmanagementbureau (PMO), omdat dit als centraal knooppunt voor processen kan fungeren en de uiteindelijke goedkeuring van processen heeft (dit is ook iets waarbij AI in projectmanagementbureaus kan helpen), zodat alle projectmanagers op één lijn blijven.
Als je organisatie geen PMO heeft, kun je één of enkele personen aanwijzen als proceseigenaren. Door één persoon of commissie te hebben bij wie je terechtkunt voor proceswijzigingen, nieuwe processen en de uiteindelijke goedkeuring van processen, is er één bron van waarheid die zorgt voor afstemming binnen de hele organisatie over de manier waarop processen worden uitgevoerd, evenals voor afstemming tussen processen. Deze proceseigenaar kan iemand zijn van kwaliteitsborging, operations of bedrijfsanalyse.
3. Zorg voor draagvlak bij het management
Het onderbouwen van het opzetten of wijzigen van processen tegenover het management kan op weerstand stuiten.
Probeer de redenen achter de weerstand te achterhalen en het standpunt van het management te begrijpen. Vervolgens kun je manieren vinden om tot een compromis te komen of uitleggen waarom procesverbeteringen daadwerkelijk voordelig zouden zijn. Het perspectief van het management kan er zelfs toe leiden dat je besluit de procesverbeteringen uit te stellen of te schrappen.
4. Vind hiaten in processen
Waar bevinden zich hiaten in je bestaande processen en hoe kun je die opvullen?
Zoek naar twee soorten ontbrekende processen:
- Zoek naar hiaten tussen processen. Je hebt bijvoorbeeld een risicobeheerproces, maar misschien geen richtlijnen voor kwaliteitsbeheer.
- Zoek naar hiaten binnen processen. Misschien heb je een proces voor het afsluiten van projecten waarin een stap ontbreekt voor het bespreken van geleerde lessen met het team.
Hieronder staan enkele dagelijkse projectmanagementprocessen die je mogelijk mist. Neem de tijd om deze zorgvuldig te evalueren. Hoe zou je elk ervan beter kunnen uitvoeren? Hoe kun je voor elk proces een werkwijze implementeren?
Risicobeheer
Risicobeheer omvat processen voor het voorspellen van, plannen voor, beperken van en vermijden van risico’s. In een onderzoek uit 2018 gaven projectmanagers aan dat ze slechts 62% van de tijd risicobeheerstrategieën toepasten. Dat is behoorlijk laag als je het relatieve belang van dit digitale projectmanagementproces in aanmerking neemt.
Er zijn verschillende manieren om je risicobeheerstrategie te verbeteren.
Een van de eenvoudigste manieren is om documentsjablonen te maken die je projectmanagers kunnen gebruiken, bijvoorbeeld voor een RAID-logboek.
Het is ook de moeite waard om richtlijnen op te stellen voor hoe en wanneer je tijdens een project risicobeheer uitvoert. Door dit op hetzelfde moment in je projectproces uit te voeren (bij voorkeur eerder dan later), kan je team efficiënter en effectiever risico’s signaleren voordat ze problemen worden.
Nauw verwant aan risicobeheer is issuebeheer. Issuebeheer houdt zich bezig met kwesties of problemen die zich momenteel voordoen, terwijl risicobeheer betrekking heeft op potentiële risico’s die zich tijdens een project al dan niet kunnen voordoen.
Meer informatie: Bekijk onze handleiding voor het opstellen van een risicobeheerplan.
Budgettering en schattingen
Budgettering en schattingen zijn belangrijke onderdelen van elk project en staan vaak voortdurend onder druk door verkeerde inschattingen van teamleden, wijzigingsverzoeken van klanten gedurende projecten en de onvermijdelijkheid van onvoorziene problemen die zich tijdens projecten voordoen.
Hoewel het moeilijk is om een budget elke keer precies goed vast te stellen, zijn er verschillende strategieën die je kunt gebruiken om betere schattingen te maken voor je klanten of leidinggevenden.
Interessant genoeg ontdekte Gartner dat projecten met hogere budgetten ook een hoger mislukkingspercentage hadden — projecten met een budget van meer dan $1 miljoen hadden een 50% hoger mislukkingspercentage dan projecten met een budget van minder dan $350,000.
Dit kan komen door de hogere verwachtingen die gepaard gaan met een hoger budget, of door een verkeerde inschatting van tijd en middelen.
Ongeacht je projectbudget is een proces voor het maken van een schatting en het bijhouden van die schatting gedurende de levenscyclus van het project van cruciaal belang.
Meer informatie: Onze handleiding voor projectschattingen is een volledige handleiding waarin een effectief proces wordt beschreven. Dit is een uitstekend startpunt om je eigen schattingsproces te verbeteren—hoewel je misschien zelf nog ideeën hebt om het verder te verbeteren!
Projectplanning
Het opstellen van een projectplan is een ander cruciaal proces. Het helpt bij het maken van schattingen, het definiëren van op te leveren resultaten en de projectscope, het bijhouden van afhankelijkheden en mijlpalen en het beheren van middelen.
Door een proces voor projectplanning te definiëren, zorg je ervoor dat je steeds sneller projectplannen kunt opstellen en dat alle juiste personen worden geraadpleegd en instemmen met het plan.
Meer informatie: Onze handleiding voor het maken van een projectplan bevat enkele tips voor het opzetten of verbeteren van een projectplanningsproces, waarop je kunt voortbouwen om een proces te creëren dat werkt voor jouw team.
Verandermanagement
De resultaten van projecten kunnen veel veranderingen voor een organisatie teweegbrengen. Voorbeelden van situaties waarin je verandermanagement nodig hebt zijn veranderingen in de organisatiestructuur, personeelsbezetting, training, proces- en beleidsimplementatie en meer. Het is belangrijk om een verandermanagementproces te hebben om de invoering van die resultaten te beheren.
Ongeveer 68% van de bedrijven neemt verandermanagement momenteel op in hun proces voor het opzetten van projecten. Gezien de impact die veranderingen kunnen hebben op projecten en het algehele succes van een organisatie, kan rekening houden met veranderingen in projecten en processen niet optioneel zijn of slechts een deel van de tijd gebeuren.
Zoals hierboven vermeld, wijs je een proceseigenaar (of meerdere proceseigenaren) aan om het verandermanagement te leiden. Zo beperk je, om zo te zeggen, het aantal koks in de keuken, terwijl je nog steeds input uit de rest van je organisatie ontvangt. Zorg voor brede overeenstemming over het veranderingsproces en bouw controlemechanismen in voor verdere veranderingen.
Communicatiemanagement
Goede communicatie is van cruciaal belang voor projecten. Het opzetten van richtlijnen en processen voor communicatie voor een specifiek project aan het begin van dat project is een beproefde werkwijze op het gebied van communicatiemanagement.
Het maken van een communicatieplan is een manier om deze richtlijnen en processen vast te leggen. Je kunt bepalen wat aan wie en wanneer wordt gecommuniceerd, van het verzamelen van feedback en het geven van updates over de scope en budgetstatus tot de frequentie van vergaderingen.
Een gestandaardiseerd communicatiemanagementproces biedt voordelen die verder gaan dan projectsucces — het helpt ook bij het vaststellen en beheren van verwachtingen, het managen van klanten en belanghebbenden en het plannen van projecten.
Kwaliteitsmanagement
Zonder een kwaliteitsmanagementproces is het onmogelijk om de kwaliteit van oplevering tot oplevering en van project tot project consistent en goed te waarborgen. Hoewel het belangrijk is om een kwaliteitsmanagementproces voor je specifieke project te definiëren, is het nog beter om dit voor je hele organisatie vast te leggen. Je beschikt dan al over standaarden wanneer je aan een nieuw project begint, zodat je niet elke keer opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.
In beide gevallen moet je voor elk project een kwaliteitsmanagementplan maken. Dit biedt veel voordelen voor je projecten — het verhoogt de algehele kwaliteit van opleveringen, verbetert de samenwerking en feedback en vermindert overhead. Door hiervoor een organisatiebreed proces vast te leggen, profiteert je hele organisatie hiervan en niet alleen je project.
5. Maak documentsjablonen
Een eenvoudige manier om processen te verbeteren is door gestandaardiseerde documentsjablonen te maken voor de meest voorkomende projectmanagementtaken. Als alle projectmanagers met hetzelfde document beginnen, wordt standaardisatie eenvoudiger en consistenter.
Er staan meer dan 90 direct te gebruiken projectmanagementsjablonen in ons DPM-lidmaatschap, plus een community van andere projectmanagers om over procesmanagement te praten.
Een werkend proces creëren is een doorlopende inspanning
Zodra je digitale projectmanagementproces is opgezet, is het onvermijdelijk dat het in de loop van de tijd verandert en zich aanpast. Je ontdekt nieuwe manieren om dingen te doen, vindt meer efficiëntie of neemt nieuwe tools of software op die je werkstromen versnellen.
Om bij te houden hoe je processen in de loop van de tijd veranderen en om je werkstromen te optimaliseren, is het een goed idee om een draaiboek te maken. Het projectlandschap verandert voortdurend, dus je processen zouden dat ook moeten doen.
De volledige filosofie achter onze community met meer dan 700 leden is gebaseerd op het veranderlijke karakter van digitale projecten. Als projectmanagers zijn wij degenen die verantwoordelijk zijn voor het schrijven van het draaiboek voor de manier waarop digitale projecten worden uitgevoerd. Dat is behoorlijk spannend, dus neem zeker een kijkje!
