Beste praktijken voor DAM: 5 tips voor het taggen van je content
Hoe belangrijk is het voor je om de resultaten te vinden waarnaar je op Google zoekt? Het is net zo belangrijk dat je team digitale middelen kan vinden in hun tool voor beheer van digitale middelen (DAM) wanneer ze zoeken naar digitale inhoud. Daarom dacht ik dat je misschien meer wilt weten over best practices voor het taggen in DAM-systemen.
Ik heb eerder behandeld wat DAM is en hoe het verschilt van een contentmanagementsysteem (CMS). Deze keer gaan we dieper in op de werking van software voor beheer van digitale middelen en onderzoeken we of er een juiste manier is om taggen aan te pakken.
Wat is een tag in beheer van digitale middelen (DAM)?
Een tag is een label dat je aan mediabestanden toevoegt om te helpen identificeren wat zich in dat bestand bevindt. Bijvoorbeeld:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Deze afbeelding, die misschien is opgeslagen in een DAM-tool voor fotografen, kan tags hebben zoals strand, palmboom, oceaan of zonsondergang. Dit wordt ook wel beschrijvende metadata genoemd. Het zijn dingen die je in de afbeelding ziet en die je helpen je een beeld te vormen van wat het is. Door digitale bestanden op de juiste manier te categoriseren met relevante tags, verbeter je de vindbaarheid en de algehele gebruikerservaring.
Waarom is taggen belangrijk in DAM?
Het taggen van middelen is essentieel voor het georganiseerd houden van je bibliotheek met digitale middelen. Deze tags dienen uiteindelijk als zoektermen voor jou en je teamleden. Daarom geldt: hoe meer tags, hoe beter (mogelijk - ik leg zo uit waarom). Laten we teruggaan naar ons voorbeeld. Stel je voor dat iemand in je bedrijf werkt aan een nieuwe campagne voor het reisbureau dat klant bij je is. Die persoon wil merkmiddelen die een paar maanden geleden zijn ontwikkeld opnieuw gebruiken voor een pitchpresentatie en typt “strandzonsondergang met palmbomen” in de zoekbalk. De tags die we eerder aan de bovenstaande afbeelding hebben toegevoegd, zouden ervoor zorgen dat deze in de resultaten van die zoekopdracht verschijnt.
Wanneer je je digitale bestanden op de juiste manier tagt, vergroot je de kans dat het middel wordt gevonden. Je kunt digitale middelen opnieuw gebruiken en gemakkelijk delen in verschillende marketingcampagnes.
Lees meer: Gebruik je DAM als onderdeel van je marketingstrategie voor evenementen? Bekijk dan onze lijst met tools voor beheer van digitale middelen voor evenementen.
Is taggen in DAM handmatig of geautomatiseerd?
Taggen is niet volledig een handmatige procedure. Automatisering speelt tegenwoordig zelfs een belangrijke rol in de manier waarop systemen voor beheer van digitale middelen (DAM) werken. Kunstmatige intelligentie (AI) heeft de meeste van onze gesprekken op het werk, onze feeds op sociale media en veel van de taken waarvan we een paar jaar geleden dachten dat ze onmogelijk waren, overgenomen. Welnu, hier is nog een reden om tijdens de vergadering van morgen over AI-tools te praten!
De meeste moderne software voor beheer van digitale middelen gebruikt door AI aangedreven automatisering om te helpen bij het taggen van middelen die je naar het systeem uploadt.
Zo werkt het: wanneer je een afbeelding uploadt, analyseert de geïntegreerde AI van de software de inhoud, haalt er informatie uit en stelt mogelijke tags voor die je aan het middel kunt toevoegen. Vervolgens kun je uit die suggesties kiezen of handmatig tags toevoegen om aan te vullen wat de AI over het hoofd heeft gezien.
Wie tagt digitale middelen in een DAM-systeem?
Het taggen van inhoud is voornamelijk de verantwoordelijkheid van de persoon die de inhoud uploadt. Elke medewerker die mediabestanden naar het DAM-platform uploadt, moet relevante tags toevoegen. Maar betekent dit dat ik gewoon alles tag wat ik zie en zoveel mogelijk tags toevoeg? Niet echt...
Een DAM is slechts zo goed als de tagconfiguratie. Als mensen het proces niet volgen, zal niemand de content kunnen vinden en zullen ze gaan zeggen: ‘dit systeem werkt niet.’
Het is essentieel om het juiste proces te implementeren, omdat je geen eindeloos aantal tags wilt. Dit is vooral belangrijk in grotere organisaties met teams die in silo's werken (bijv. universiteiten die DAM-software gebruiken, e-commerceteams die DAM-software gebruiken), omdat deze teams mogelijk niet nauw met elkaar communiceren. Hierdoor kan de software ongeorganiseerd raken en worden assets moeilijker vindbaar. Het is mogelijk om te veel tags te hebben, met als gevolg dat assets kunnen verschijnen in niet-relevante zoekopdrachten. Zo kan het toevoegen van de tag ‘zomervakantie’ aan de afbeelding in ons voorbeeld overdreven zijn, omdat we iets beschrijven dat gebaseerd is op het resultaat van een denkproces in plaats van te beschrijven wat er op de afbeelding staat.
Dit kan afhangen van het proces voor de levenscyclus van digitale assets dat je hebt geïmplementeerd. Dus hoe houden we alles onder controle?
Hoe maak je DAM-governancebeleid voor consistente tagging?
Voordat je je volledig verdiept in tagworkflows, is het de moeite waard om een stap terug te doen en naar het grotere geheel te kijken: wie is waarvoor verantwoordelijk en hoe zorg je ervoor dat alles in de loop der tijd consistent blijft? Dit is waar een uitgebreide strategie voor het beheer van digitale assets essentieel wordt. Daar komt governance om de hoek kijken.
Een DAM-governancebeleid is in wezen je regelboek. Het bepaalt wat er wordt verwacht van het gebruik van je DAM-systeem, hoe het gebruik van assets wordt beheerd en hoe tags binnen de organisatie worden toegepast. Zonder dit beleid kan de situatie snel chaotisch worden, vooral wanneer meer gebruikers content uploaden en het systeem proberen te gebruiken. Goede bescherming van digitale assets begint met het vastleggen van dit fundamentele beleid.
Als je dit zo goed mogelijk wilt implementeren, kun je overwegen een certificering in het beheer van digitale assets te behalen. Ben je echter meer een YOLO-persoon en wil je het zelf doen, dan zijn dit enkele belangrijke elementen om in overweging te nemen bij het opstellen van je governancebeleid:
- Gebruikerstoegang en machtigingen: Bepaal wie assets mag uploaden, wie ze mag taggen, wie items mag verwijderen of archiveren en wie wijzigingen mag goedkeuren.
- Tagregels en metadatastandaarden: Definieer consistente naamgevingsconventies en structuren voor bestandsnamen. Maak duidelijk welke tags moeten worden gebruikt, hoe je omgaat met verplichte versus optionele metadata en hoe je overmatig taggen voorkomt.
- Versiebeheer en vervaldatums: Voorkom dat verouderde content in zoekresultaten verschijnt.
- Doorlopend toezicht: Idealiter is iemand—zoals een digitale bibliothecaris of DAM-beheerder—verantwoordelijk voor het beleid en voert die persoon regelmatig audits en controles uit om ervoor te zorgen dat het beleid blijft aansluiten bij de manier waarop je team werkt.
Zelfs als je team klein is, kom je met een beetje structuur al een heel eind. Dit beleid ondersteunt een consistente merkidentiteit en zorgt voor rechtenbeheer. Het maakt je systeem schaalbaar, zonder dat je later een wirwar van inconsistente tags en machtigingen hoeft te ontwarren.
Wat is de rol van een digitale bibliothecaris in DAM?
Dacht je dat dit een uitstervend beroep was? Verrassing! Maak kennis met de evolutie van de functie die ervoor verantwoordelijk was om alle boeken in een gebouw gemakkelijk vindbaar te maken met behulp van het meest verwarrende systeem ter wereld.
Een digitale bibliothecaris is verantwoordelijk voor het op orde houden van je oplossing voor assetbeheer, het beheren van versies, het ondersteunen van de ontwikkeling van een DAM-taxonomie, het monitoren van de database en het doorvoeren van de wijzigingen die nodig zijn om de assets voor iedereen beschikbaar te maken.
Daarnaast traint de bibliothecaris medewerkers in het gebruik van het DAM-systeem en in het selecteren van de juiste tags, laat die persoon zien waar documentatie te vinden is en helpt die medewerkers die achteraf verduidelijking nodig hebben.
Als je nu niet het budget hebt om een bibliothecaris in dienst te nemen, moet je enkele van diens beste werkwijzen integreren in je dagelijkse gebruik van je DAM-tool.
Beste werkwijzen voor activabeheer
1. Stel richtlijnen op voor bestaande en toekomstige content
Het is belangrijk om te weten hoe je omgaat met de digitale assets die je in het verleden hebt gemaakt. Moet je een tag toevoegen zoals ‘oude content’, ‘moet nog worden gesorteerd’ of een andere aanduiding? Misschien is het in het begin te veel werk om bestaande content als nieuwe content te behandelen als je al een tijdje content genereert.
De volgende best practice is bedoeld voor je huidige en toekomstige content.
2. Maak een taxonomie
Bedenk hoe je je content voortaan gaat classificeren. Dit is een zeer belangrijke stap, want je wilt niet dat iedereen content tagt met wat er toevallig in hem of haar opkomt. Door het bestandstype, de contentcategorie en de subcategorie te definiëren, wordt het in de toekomst gemakkelijker om content te vinden.
3. Ontwikkel een naamgevingsconventie voor het handmatig taggen van je content
Stel naamgevingsconventies op voor tags (bijv. "PRJ-clientname-asset") om de vindbaarheid te verbeteren. Laat je medewerkers precies weten hoe je wilt dat de handmatige tags worden geschreven. Misschien wil je dat ze één tag toevoegen met daarin de drieletterige code voor het project, gevolgd door een koppelteken en de naam van de klant. Misschien wil je dat ze alles in kleine letters schrijven, behalve accountnamen. Wat je regels ook zijn, probeer ze zo duidelijk en consistent mogelijk te maken.
4. Maak trainingshandleidingen
Als je klaar bent met je richtlijnen, is het tijd om documenten en/of video's te maken waarmee je mensen in het hele bedrijf kunt trainen. Ontwikkel trainingen en handleidingen voor je teamleden. Deze moeten duidelijke instructies bevatten over waar ze informatie kunnen vinden, met wie ze contact kunnen opnemen als ze vragen hebben en voorbeelden van tagsituaties die ze kunnen tegenkomen en hoe ze daarmee moeten omgaan.
Houd er rekening mee dat deze handleidingen zowel naar technisch onderlegde als minder technisch onderlegde gebruikers gaan, dus probeer ze zo eenvoudig mogelijk te houden. Omdat je je zo intensief hebt verdiept in informatie over DAM, kun je ten prooi vallen aan de vloek van kennis.
5. Verzamel feedback
Deze laatste stap wordt gemakkelijk vergeten. Plan, zodra je je oplossing hebt geïmplementeerd, regelmatig audits en controles met belanghebbenden en vraag om feedback om te zien of de oplossing voor mensen werkt. Uiteindelijk zijn er veel gebruikers die content uploaden en zijn sommige richtlijnen die je hebt opgesteld misschien niet voor iedere gebruiker even efficiënt. Weten hoe mensen zich voelen en je richtlijnen aanpassen is beter dan dat mensen stiekem negeren hoe ze zouden moeten taggen en chaos creëren in je mooie systeem.
Hoe DAM-integratie tagging en de efficiëntie van workflows beïnvloedt
Als je je DAM alleen afzonderlijk gebruikt, is correct taggen al belangrijk. Maar zodra je DAM is verbonden met andere systemen die je team dagelijks gebruikt—zoals je CMS, CRM of tools voor productinformatie—worden die tags essentieel voor de manier waarop het werk wordt uitgevoerd.
Door je DAM met andere platforms te integreren, kunnen digitale assets naadloos tussen systemen worden verplaatst. Marketingteams die in een CMS werken, kunnen bijvoorbeeld rechtstreeks goedgekeurde afbeeldingen uit het DAM ophalen zonder ze opnieuw te hoeven uploaden of handmatig te zoeken. Salesmedewerkers die een CRM gebruiken, hebben toegang tot de meest actuele content voor presentaties aan klanten. Productteams die via een PIM zijn verbonden, kunnen afbeeldingen en documenten via meerdere kanalen op elkaar afgestemd houden.
Het doel is om van je DAM de enige bron van waarheid te maken, wat zorgt voor betere contentcreatie, snellere workflows en consistente communicatie binnen je merk.
Daarom gaat investeren in consistent taggen niet alleen over het netjes houden van alles in het DAM. Het gaat erom je volledige technologiestack beter te laten samenwerken.
Voordelen van consistente metadata en tagging in DAM
Deze werkwijzen zijn erop gericht nauwkeurige tagging te garanderen. Nauwkeurig taggen van je content kan helpen bij:
- Het verbeteren van hergebruik van assets
- Het verkorten van de zoektijd
- Het voorkomen van gegevensduplicatie
- Het behouden van merkconsistentie
- Het optimaliseren van workflows voor digitaal activabeheer
- Het verlagen van kosten die verband houden met het opnieuw creëren van content
Wat is de beste software voor digitaal assetbeheer?
Wanneer je een implementatie van DAM in je organisatie overweegt, raad ik aan een RFP voor digitaal assetbeheer op te stellen om je te helpen je opties te vergelijken. Overweeg functies zoals een gebruiksvriendelijke interface, sterke toegangscontroles, integratie met API's en authenticatie en beveiliging. Deze functies helpen de activiteiten te stroomlijnen en de functionaliteit van je volledige contentecosysteem te verbeteren. Hoewel ik je niet precies kan vertellen welke software voor jouw situatie de beste functionaliteit biedt, vind je hier een lijst met opties voor software voor digitaal assetbeheer die momenteel op de markt zijn en waarmee je aan de slag kunt. Lees erover, zoek naar een proefversie of bereid je voor op een demo en ontdek welke optie het beste bij je past!
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Tot slot
Je assets correct taggen is een van de belangrijkste pijlers van een succesvol systeem voor digitaal assetbeheer. Met een solide DAM-strategie, consistente tags en de juiste DAM-oplossing kun je een schaalbaar systeem creëren dat alles ondersteunt, van het maken van assets tot rechtenbeheer.
Als je nog niet eerder van DAM-software hebt gehoord, lees dan meer over wat DAM is en wat de ROI van DAM-software is.
