10 trucs voor projectmanagement om je productiviteit te verhogen

Door optimaal gebruik te maken van de tools die ik gebruik, bespaar ik op de lange termijn enorm veel tijd—in plaats van steeds opnieuw dezelfde tools en meldingen te controleren, gebruik ik integraties en nauwkeurig afgestemde instellingen om ervoor te zorgen dat ik tools precies gebruik zoals ik dat nodig heb.

Zo doe je dat:

Stel waar mogelijk integraties in tussen al je tools. Ik gebruik Slack, Trello en Dropbox regelmatig. Slack is de belangrijkste app die ik gebruik, en de andere tools hebben Slack-apps die rechtstreeks verbinding maken met mijn accounts voor eenvoudige en snelle toegang. Als je team sterk afhankelijk is van Slack voor communicatie, kan het gebruik van projectmanagementsoftware die met Slack integreert updates, taaktoewijzingen en discussies stroomlijnen—zo blijft alles gecentraliseerd zonder voortdurend tussen apps te hoeven schakelen.

Dankzij de Dropbox-integratie kan ik bestanden delen en uploaden vanuit mijn Dropbox-account rechtstreeks naar Slack. Slack haalt automatisch afbeeldingen op die via een Dropbox-link worden gedeeld wanneer een afbeeldingsbestand wordt gedeeld. Zo hoef ik geen bestand te uploaden en hoeft mijn team maar één keer te klikken om de link te openen.

De Paperbot-app (met dank aan The Digital Project Manager Community om mij hiermee kennis te laten maken) stuurt me dagelijks of wekelijks een overzicht van links die binnen teamkanalen zijn gedeeld. Dat is handig wanneer ik het te druk heb om kanalen door te nemen op zoek naar bijgewerkte bestanden en projectlinks die ik moet bekijken.

Google Calendar heeft behoorlijk uitgebreide meldingsvoorkeuren. Dat betekent dat ik, als ik een belangrijke vergadering een maand van tevoren plan, mijn team drie dagen van tevoren een e-mail kan laten sturen om hen eraan te herinneren zich voor te bereiden, zonder dat ik me zorgen hoef te maken of ik eraan denk.

2. Gebruik voor elk project een RACI-matrix

Een RACI-matrix is een hulpmiddel dat verantwoordelijkheden, rollen en eigenaarschap binnen een project in kaart brengt om verwarring over taken te voorkomen en vanaf het begin verwachtingen vast te leggen. Deze schema's kunnen op vrijwel elk moment in een project worden gebruikt als eenvoudig naslagwerk voor duidelijkheid, zonder extra werk.

Zo doe je dat:

Een RACI-matrix kan zo gedetailleerd of eenvoudig zijn als je zelf wilt, maar het belangrijkste is dat deze werkt voor jou en je project.

Maak een eenvoudige spreadsheettemplate die je in de toekomst opnieuw kunt gebruiken. Ik gebruik graag RACI-schema's voor allerlei projectbehoeften: van algemene projectverantwoordelijkheden tot het in kaart brengen van de workflow voor contentbeheer en de behoeften en verantwoordelijkheden rond een lancering. Afhankelijk van de complexiteit van het project kan het helpen om RACI-beslissingen op te splitsen in meerdere schema's. Je kunt ook kiezen voor een RASCI-schema, waaraan één extra rol is toegevoegd: ondersteuning.

Ik gebruik dit detailniveau voor mezelf en om aan het begin van een project met een projectklant te bespreken. Het is voldoende om verwachtingen over verantwoordelijkheden vast te leggen en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Bovendien kost het weinig tijd om de matrix bij te werken en te delen—op vrijwel elk project is deze hetzelfde.

Bij complexe projecten maak ik indien nodig meer workflowgestuurde RACI-schema's. Deze kunnen bijvoorbeeld gedetailleerde stappen voor een bepaalde fase bevatten, alle betrokken teamleden en belanghebbenden (in plaats van alleen de verantwoordelijken) en noodscenario's voor de manier waarop elk type verantwoordelijkheid wordt gecommuniceerd of uitgevoerd.

Ervaar het DPM-lidmaatschap

Wil je meer weten over het DPM-lidmaatschap? We sturen je graag een overzicht van de voordelen die jou het meest interesseren.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Neem dagelijks contact op met je team en collega's

Oké, misschien lijkt deze voor de hand liggend—maar luister even. Iemand begroeten of een informeel gesprek voeren met die persoon helpt je om hem of haar wat beter te leren kennen.

Je bouwt vertrouwen op, creëert een positieve omgeving en zorgt vanzelf voor een kanaal om met teamgenoten te praten over triviale of niet-triviale dingen die in hun leven spelen.

Ze zullen zich op hun gemak voelen om kleine problemen met je te bespreken voordat die later uitgroeien tot grote obstakels. Het helpt je team ook om vaker en informeler om hulp te vragen of betere oplossingen voor projecten aan te dragen.

Zo doe je dat:

Ik begin aan het einde van de week meestal gesprekken op Slack—vragen naar plannen voor het komende weekend is een gemakkelijke manier om een gesprek te beginnen. Ik probeer ongeveer één keer per week met afzonderlijke teamleden te chatten wanneer ik met hen aan een project werk.

Ik doe mijn best om goedemorgen te zeggen en te vragen hoe het met ze gaat, en zorg ervoor dat ik dat gesprek niet meteen opvolg met een werkgerelateerde behoefte of vraag. Uiteindelijk is mijn doel om een oprechte communicatiegewoonte op te bouwen, zodat ieder van ons gemakkelijk contact kan opnemen met de ander wanneer dat nodig is.

4. Zeg vriendelijk maar duidelijk ‘nee’

Nee zeggen is een van de moeilijkste en meest krachtige dingen die we als projectmanagers kunnen doen.

Of het nu gaat om het omleiden van een slecht getimede wijziging van de scope, het beschermen van onze teams tegen onnodige stress of ervoor zorgen dat we zelf niet overbelast raken: we moeten leren hoe we op het werk nee zeggen (wanneer dat gepast is), op een professionele en zelfverzekerde manier.

Zo doe je dat:

Het moeilijkste voor mij is weten wanneer ik ergens nee tegen moet zeggen. Dit is mijn korte lijst met soorten verzoeken waarvan ik heb ingezien dat ik er nee tegen moet zeggen:

• Wanneer wat mij wordt gevraagd alleen mogelijk is door een niet-onderhandelbare belofte of een belangrijke prioriteit te breken, of wanneer het gevolgen heeft voor niet-flexibele prioriteiten van anderen.
• Wanneer wat mij wordt gevraagd de gezondheid van het project in gevaar brengt.
• Wanneer wat mij wordt gevraagd mijn team dwingt te werken op een manier die niet productief of ideaal is.

In elk van deze situaties zorg ik ervoor dat ik mijn redenen om nee te zeggen uitleg, in plaats van een hard antwoord te geven.

Toen een klant bijvoorbeeld twee weken voor de lancering vroeg om een evenementenfunctie aan hun website toe te voegen, legde ik uit dat er gevolgen waren om rekening mee te houden (ticketverkoop, gebruikersregistratie, afrekenen). Ze begrepen dat dit zo kort voor de lancering geen ideaal gebruik van de tijd was, dus plaatsten we in plaats daarvan een link naar een externe evenementenpagina.

Tip: Door project- en teamdoelen vast te stellen, wordt het nog duidelijker wanneer je tijdens een project nee moet zeggen.

5. Beschouw projecten als leermogelijkheden

Hoewel elk van je projecten patronen kan vertonen die je bij eerdere projecten hebt gezien, moet je elk nieuw project beschouwen als een unieke leermogelijkheid.

Grijp kansen aan om een nieuwe vaardigheid te leren, je begrip van een bepaald onderwerp te verdiepen, een moeilijke uitdaging aan te pakken of je communicatiestijl af te wisselen. Dat kan het verschil maken tussen een project dat zijn doelen net haalt—of ze overtreft.

Zo doe je dat:

Ik heb enorm veel kennis opgedaan uit succesvolle projecten en fouten uit het verleden. De eenvoudigste manier om jezelf in een positie te brengen waarin je kunt leren, is door een projectretrospectief uit te voeren.

Retrospectieven hebben me geholpen te begrijpen wat ik als PM beter moet doen, waar mijn team moeite mee heeft (en in uitblinkt!), welke processen wel of niet werken en hebben me inzicht gegeven in veel dingen die ik anders misschien niet zou beseffen.

Stel de volgende vragen over het projectretrospectief aan iedereen in het projectteam:

• Wat wilden we bereiken?
• Wat is er daadwerkelijk gebeurd tijdens dit project?
• Waarom is dat gebeurd?
• Wat gaan we de volgende keer doen?

Pas de antwoorden die je team bedenkt toe op je volgende project—als dat nodig is, kun je vanuit retrospectives zelfs procesveranderingen doorvoeren.

6. Neem de controle over je meldingen

Ik heb er een hekel aan om meldingsbadges of ongelezen berichten waar dan ook te zien, dus ik gebruik elke beschikbare meldingsinstelling en ben meedogenloos in het dempen of verbergen van onnodige meldingen.

Ik weet dat die me alleen maar zullen afleiden en dat ik niet lang genoeg kan wachten om mijn berichten in batches te controleren—dus in plaats daarvan stel ik meldingen nauwgezet zo in dat ze voor mij werken.

Zo doe je dat:

Slack biedt veel aanpassingsmogelijkheden voor meldingen: ik gebruik geen dockmeldingen voor sociale zaken, ik demp kanalen die ik in de gaten houd maar waarin ik niet actief privéberichten stuur, en stel trefwoorden in voor projectgerelateerde accounts, zodat ik gesprekken niet hoef bij te lezen als ik daar geen tijd voor heb.

De meeste projectmanagementtools zijn niet zo gedetailleerd instelbaar als Slack, maar veel ervan hebben e-mailoverzichten en projectrapporten die je per project kunt configureren om je meldingen overzichtelijker te maken.

Ik bekijk en update mijn meldingsvoorkeuren ook elke paar maanden als ik merk dat ik iets anders nodig heb of nog steeds meer informatie verwerk dan nodig is.

7. Informeer zoveel mogelijk

Geef waar mogelijk context bij communicatie en projectbeslissingen. Leg uit waarom zaken een bepaalde richting op gaan, waarom je de informatie nodig hebt waar je je team om vraagt, en leg diepgewortelde technische informatie uit op een manier die zij kunnen begrijpen zonder zich overweldigd te voelen.

Gebruik vragen op dezelfde manier als een leermogelijkheid voor jezelf—vraag je klanten en team om context, vraag om meer duidelijkheid als je een concept niet begrijpt, en leer waar mogelijk meer.

Zo doe je dat:

Elke paar maanden vraag ik de technisch verantwoordelijke van mijn projecten of ik een uur of twee kan inplannen om meer te praten over een concept dat ik niet begrijp. Ik heb dit voor allerlei onderwerpen gedaan: DNS-problemen, serverconfiguraties en complexe integraties.

Dit helpt me beter te plannen welke informatie ik van mijn klanten moet verzamelen, geeft me een nauwkeuriger beeld van wanneer een expert nodig is en stelt me in staat technische waarschuwingssignalen sneller te herkennen .

Ik heb ontwerpverantwoordelijken uitgenodigd voor vaste wekelijkse klantgesprekken om een visie of beslissingen binnen een project beter toe te lichten en om contextuele kennis te geven bij een projectfase die misschien bijzonder onduidelijk is.

8. Zeg vaker: “Ik weet het niet”

Het is krachtig om tegen een klant of teamlid te kunnen zeggen: “Ik weet het niet.” Het geeft je de kans om even te pauzeren, indien nodig meer gegevens te verzamelen en input of context te krijgen waar die informatie ontbreekt.

Dit is het moeilijkste wat ik door de jaren heen heb geleerd—als projectmanagers kunnen we gemakkelijk het gevoel krijgen dat we de antwoorden moeten hebben, maar daarom werken we met ons team (de experts) samen om te doen waar zij goed in zijn.

Zo doe je dat:

Ik wil voorkomen dat ik klink alsof ik niet weet wat ik doe door deze zin op het verkeerde moment te gebruiken, maar in de context van een vergadering of gesprek is het eenvoudig om dit goed te laten werken. Vooral tijdens een lastig projectgesprek heb ik het nuttig gevonden om mijn uitspraak “Ik weet het niet” aan te vullen met enkele behulpzame formuleringen.

Enkele voorbeelden: “De ontwikkelingsverantwoordelijke kan een veel nauwkeuriger antwoord geven dan ik—laat me die persoon er later op terug laten komen.” Of: “Ik ben niet de beste persoon om dat te beantwoorden, maar ik neem contact op met de ontwerpmanager en laat die het uitleggen.”

Als je niet per se wilt toegeven dat je het niet weet, kun je dit ook eenvoudiger formuleren: “De technisch verantwoordelijke kan dat beantwoorden. Ik betrek die persoon erbij.”

9. Gebruik e-mailfilters en automatiseringen

Het automatiseren van het organiseren van een repetitieve inbox, een veelvoorkomende toepassing van software voor het archiveren van e-mails, bespaart me veel tijd bij het sorteren en verwerken van e-mails wanneer ik het extra druk heb of niet op kantoor ben. Zo kan ik me meteen richten op de belangrijke zaken wanneer ik e-mails weer ga lezen en beantwoorden. Sjabloonmatige, opgeslagen of 'standaard'-e-mailreacties geven je een startpunt voor bepaalde soorten e-mails die je regelmatig verstuurt.

Zo doe je dat:

Ik bewaar een aantal e-mailsjablonen via de functie 'Standaardantwoorden' van Gmail, zodat ik niet elke keer hetzelfde hoef te herschrijven. Als je e-mailclient geen vergelijkbare functie biedt, werkt een tekstdocument of kladblokbestand net zo goed. Zorg ervoor dat je de professionele e-mailetiquette volgt in je standaardantwoorden.

Ik gebruik ook e-mailfilters zo uitgebreid mogelijk. Met Outlook en Gmail kun je vooraf regels definiëren voor binnenkomende berichten. Ik gebruik deze om verschillende soorten e-mails automatisch te markeren, zodat ik ze later gemakkelijk kan lezen of terugvinden.

E-mails van klanten krijgen het label van de projectnaam en worden verplaatst naar mijn inbox met prioriteit in Gmail, meldingen worden als gelezen gemarkeerd en naar een inbox zonder prioriteit verplaatst (voor latere controle), en interne e-mails krijgen het label 'intern' en worden als gelezen gemarkeerd (voor latere controle) als ik als CC-ontvanger ben vermeld.

10. Ken de cijfers

Door gegevens over een project te verzamelen, krijg je een goed beeld van de stand van het project en van problemen die zich in de nabije toekomst kunnen voordoen. Zo kun je jezelf informeren en op de hoogte blijven, en ook de gevolgen van beslissingen op account- of projectniveau begrijpen.

Als je de cijfers begrijpt terwijl het project loopt, krijg je een betere context voor het gehele project en kun je met je klant of accountteam bespreken of er iets moet worden aangepast, in plaats van te wachten tot het einde of een kritiek moment van een project.

Zo doe je dat:

Het type project (bijvoorbeeld op basis van tijd en materialen, eenmalige projecten en projecten op basis van een retainer) bepaalt meestal welke rapporten ik wil, maar het idee is voor elk project vergelijkbaar. Hier houd ik meestal zicht op:

• Tijdrapporten
• Teamsnelheid
• Aantal voltooide, lopende en resterende taken
• Vakanties en personeelsbezetting tot aan de lanceringsdatum
• Tot nu toe gebruikte of resterende budget

Door deze zaken elke week (of zelfs meerdere keren per week) in de gaten te houden, zie ik meteen trends die tot nu toe afwijken van de norm van het project, wat meestal op een probleem wijst. Het helpt me ook te zien of er eerder informatie ontbreekt of onjuist is, waardoor ik grote verrassingen voorkom die aan het licht zouden kunnen komen als ik slechts om de paar weken controleer.

Het verzamelen van tijd- en budgetrapporten is de beste manier om problemen met de projectplanning te zien die moeten worden begrepen en aan de klant gecommuniceerd. Door te kijken naar het voltooiingspercentage van het project en de teamsnelheid zie ik of er interne procesobstakels zijn die moeten worden aangepakt—zoals een functie die complexer is dan verwacht of onvoldoende beschikbare personeelsbezetting (wat een negatieve invloed kan hebben op de productiviteit van mensen en middelen).

Tools voor projectplanning kunnen dit proces aanzienlijk eenvoudiger maken door alle projectgegevens op één plek te centraliseren, het genereren van tijd- en budgetrapporten te automatiseren en realtime dashboards te bieden om de teamsnelheid, beschikbaarheid van middelen en algehele gezondheid van het project te bewaken.

Door deze gegevens te verzamelen en te begrijpen hoe het project ervoor staat, krijg ik een beeld van de algehele gezondheid van een project en kan ik problemen beoordelen voordat ze een punt bereiken waarop geen weg terug meer is.

Abonneer je voor meer trucs op deze nieuwsbrieven over productiviteit om ze rechtstreeks in je inbox te ontvangen.

Wat nu?

Lees meer over tips, trucs en handige oplossingen voor projectmanagement door je aan te melden als DPM-lid. Je krijgt toegang tot de gesprekken in Slack met honderden andere digitale projectmanagers, evenals tot honderden sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte voorbeelden voor belangrijke projectdocumentatie.