Wat zijn projectactiviteiten & hoe definieer je ze

Projectactiviteiten versus projectmijlpalen

Projectactiviteiten zijn de taken en subtaken die teamleden uitvoeren om het project te voltooien, terwijl mijlpalen duidelijke momenten in de projectplanning zijn.

Voorbeelden van mijlpalen zijn het ondertekenen van het contract, het voltooien van de ontwerpfase, het lanceren van een website of het bereiken van 50 gebruikersregistraties. Dit zijn duidelijk afgebakende momenten in het project waarop je van de ene fase naar de andere overgaat.

Door projectactiviteiten te voltooien, kom je dichter bij het bereiken van de bijbehorende mijlpaal. Om de ontwerpfase te voltooien, kunnen jij en je team bijvoorbeeld activiteiten uitvoeren zoals het maken van moodboards en wireframes of het houden van interne beoordelingen en klantbeoordelingen.

Projectactiviteiten versus projectresultaten

Projectactiviteiten zijn de taken en subtaken waaruit projectwerk bestaat, terwijl projectresultaten de uitkomsten van die activiteiten zijn. De activiteit kan het maken van een stijlgids zijn, en het projectresultaat is die stijlgids (die aan de klant of interne belanghebbenden zou worden gepresenteerd).

Voorbeelden van projectresultaten zijn strategiedocumenten, rapporten, presentaties of zaken zoals content, websites, digitale producten en applicaties. Het gaat om alles wat je aan een klant of team van belanghebbenden levert.

Waarom zijn projectactiviteiten belangrijk?

Projectactiviteiten zijn belangrijk omdat ze orde en structuur aan een project geven en het minder overweldigend maken om het projectwerk uit te voeren.

Als je je projectteam zou vertellen: “Bouw vóór volgende maand een website van 10 pagina’s”, raken ze overweldigd en weten ze niet waar ze moeten beginnen.

Maar als je het projectteam vertelt: “We gaan vóór volgende maand een website van 10 pagina’s bouwen. Laten we de activiteiten in kaart brengen die we moeten uitvoeren”, is dat minder overweldigend. Het kan de efficiëntie verhogen en dubbel werk verminderen.

Als Adam bijvoorbeeld weet dat Stephanie volgende week het moodboard en de wireframes zal voltooien zodat hij ze kan beoordelen, kan hij zich op andere activiteiten richten in plaats van te proberen haar te “helpen” of het werk zelf te doen.

Methoden voor het plannen van projectactiviteiten

Er zijn verschillende technieken voor projectmanagement die je kunt gebruiken om projectactiviteiten samen met je team te plannen. Je hoeft niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden, maar je kunt deze projectmethodologieën aanpassen aan het soort projecten dat je beheert en de teams waarmee je werkt.

• Waterval: De watervalmethode kent vijf fasen: initiatie, planning, uitvoering, monitoring en controle, en afsluiting. Je plant het volledige project en alle activiteiten aan het begin en voert dat plan vervolgens uit. Een dergelijke activiteit is het maken van de werkverdelingsstructuur (WBS): een volledige lijst van al het projectwerk, wie het uitvoert en wanneer. Waterval is een goede keuze voor kleinere, minder complexe projecten met weinig tot geen onzekerheid.
• Agile of Scrum: Hoewel ze vaak door elkaar worden gebruikt (vaak onterecht), stellen Agile- en Scrum-methodologieën je in staat activiteiten te plannen via bijeenkomsten zoals sprintplanning en verfijning. Je houdt ook dagelijks korte stand-upvergaderingen om bij te houden aan welke projectactiviteiten iedereen werkt, wat de dag ervoor is voltooid en welke belemmeringen er zijn.
• Hybride: De hybride methodologie combineert elementen van meerdere methodologieën. Je kunt de watervalmethode gebruiken om alle projectactiviteiten te plannen en een WBS te maken, en daarnaast dagelijkse stand-ups houden of werk in kortere sprints plannen. Dit geeft het team de duidelijkheid van het plannen van het volledige project en de flexibiliteit van werken in sprints.
• Kanban: Kanban is een eenvoudige, visuele manier om werkactiviteiten te plannen. Je maakt een Kanbanbord met verschillende kolommen. Projectactiviteiten worden weergegeven als kaarten binnen die kolommen (dit kan in projectmanagementsoftware worden gedaan; je hoeft het niet met de hand te doen). De kolomkoppen geven de status van de activiteit aan (bijvoorbeeld te doen, bezig, voltooid).

Projectactiviteiten definiëren

Als je naar je projectcharter of werkopdracht kijkt en je afvraagt hoe jij en je team dit voor elkaar gaan krijgen, maak je dan geen zorgen. Zo definieer je je projectactiviteiten en maak je een uitvoeringsplan.

1. Breng mijlpalen of werkfasen in kaart

Projectsucces betekent niet alleen dat het project op tijd en binnen de scope is afgerond. Het gaat om een project met een duidelijke richting, een hecht team, zonder pure chaos of een race naar de finish waarbij we het maar net redden. Dit gebeurt niet vanzelf.

Het begint met een goede planning. Begin door na te denken over de projectscope en het eenvoudigste plan om die te bereiken. Het lijkt op beslissen dat je wilt afvallen of geld wilt besparen. Je kunt beginnen met aangeven hoeveel pond je wilt afvallen of hoeveel geld je wilt sparen.

Je kunt geld besparen zien als een project. Stel dat je in 10 maanden $5,000 wilt sparen. Om op schema te blijven, moet je $500/maand of ongeveer $125/week sparen. Elk wekelijks of maandelijks doel is een mijlpaal onderweg en kan je helpen de voortgang bij te houden. Als er twee maanden voorbij zijn en je slechts $900 hebt gespaard, weet je dat je achterloopt op schema.

2. Maak een lijst van de projectactiviteiten

Zodra je de fasen of mijlpalen hebt gedefinieerd, begin je met het definiëren van activiteiten. Dit gedeelte gaat over wat er moet gebeuren en hoe lang het zal duren (de duur van de activiteiten).

Voor ons spaarproject zou je op zoek kunnen gaan naar goedkopere dienstverleners, een reis naar een ander moment kunnen verplaatsen of alternatieve plannen kunnen maken die minder kosten. Denk aan alles wat je moet doen en aan hoelang je denkt dat het zal duren.

3. Bepaal de volgorde en afhankelijkheden

Als je je lijst hebt, denk dan na over de volgorde van de werkzaamheden en de afhankelijkheden. Dit wordt je projectschema. Afhankelijk van de volgorde waarin je je taken plant, moeten sommige taken mogelijk worden uitgevoerd voordat je andere kunt uitvoeren. Je kunt bijvoorbeeld eerst een abonnement opzeggen voordat je een goedkoper abonnement afsluit, zodat je niet twee abonnementen in één maand betaalt.

Bekijk tijdens het doorlopen van de volgorde of het schema hoe snel je het werk kunt uitvoeren. Het oorspronkelijke doel was om in 10 maanden $5,000 te sparen. Dat leek redelijk en het leek erop dat we ons budget met $125/week konden verlagen. Maar wat als je de planning wilde of moest versnellen?

Het kritieke pad is de kortst mogelijke tijd waarin een project kan worden afgerond. Hoe snel kun je sparen op basis van onze activiteiten en afhankelijkheden? Als een van de activiteiten bestaat uit betaald krijgen (geld ontvangen), kun je het project niet sneller afronden dan dat er $5,000 binnenkomt. 

Als je $3,000 per maand verdient en helemaal geen geld uitgeeft, heb je minstens twee maanden nodig, ervan uitgaande dat je aan het einde van de maand wordt betaald. Dit is echter niet het kritieke pad, omdat je uitgaven $1500 per maand bedragen. In werkelijkheid zou het door de afhankelijkheid van de uitgaven minstens vier maanden duren.

4. Plan je middelen

De volgende stap in het projectplan, of bij het plannen van de projectactiviteiten, is het toewijzen van middelen. Als het gaat om de algehele uitvoering van het project: wat hebben we en wat hebben we nodig?

Voor je spaarproject zou je een budgetoverzicht kunnen maken om bij te houden hoeveel je in de loop van de tijd hebt gespaard. Je zou ook met een financieel planningsdeskundige kunnen overleggen om extra manieren te vinden om geld te besparen of je aan het budget te houden.

Voorbeeld van een activiteitenlijst voor een project

Hier is een voorbeeld van een activiteitenlijst voor een digitaal project: een kleine website. Ik heb deze lijst samengesteld op basis van eerdere ervaring, maar als projectmanagement nieuw voor je is, kun je mijn lijst overnemen en aanpassen zodat deze beter aansluit bij je werkbeschrijving, of een projectmanagementsjabloon vinden (veel sjablonen zijn beschikbaar via onze community voor leden) waarin voorbeeldstappen en -activiteiten worden beschreven.

Voorbeeldlijst van projectactiviteiten

1. Bepalen welke pagina's moeten worden gemaakt
2. Een sitemap maken van alle benodigde pagina's
3. Bepalen welke pagina's unieke ontwerpen nodig hebben
4. De voorgestelde structuur en ontwerpen aan de klant of belanghebbende presenteren ter goedkeuring van het plan
5. Het budget en de planning bevestigen op basis van het goedgekeurde plan
6. Pagina's wireframen
7. Het projectteam voert intern een beoordeling uit
8. Interne revisies
9. Wireframes aan de klant of belanghebbende presenteren
10. Feedback van de klant of belanghebbende verwerken
11. Tweede ontwerppresentatie
12. Laatste beoordeling door de klant
13. Wireframes goedgekeurd
14. Pagina's ontwerpen
15. Het projectteam voert intern een beoordeling uit
16. Interne revisies
17. Ontwerpen aan de klant of belanghebbende presenteren
18. Feedback van de klant of belanghebbende verwerken
19. Tweede beoordeling door de klant of belanghebbende
20. Laatste feedback verwerken
21. Ontwerpen goedgekeurd
22. Ontwerpen voorbereiden voor ontwikkeling
23. Beoordeling door ontwerper en ontwikkelaar
24. Eventuele vragen van de ontwikkelaar beantwoorden
25. Ontwikkeling
26. Interne kwaliteitscontrole
27. Vastgestelde problemen oplossen
28. Acceptatietesten door gebruikers
29. Vastgestelde problemen oplossen
30. Activiteiten vóór de lancering
31. Lancering
32. Activiteiten na de lancering

Hulpmiddelen voor het plannen van projectactiviteiten

Het plannen van projectactiviteiten is eenvoudiger dan ooit: er zijn zoveel projectmanagementtools die je kunnen helpen bij het definiëren en beheren van projectactiviteiten. Je hoeft dit niet langer handmatig met een spreadsheet te doen of voor elk project opnieuw te beginnen. 

Hier is een lijst met de beste projectmanagementsoftware voor het plannen en volgen van projectactiviteiten. 

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Het beste voor AI-gestuurde optimalisatie van middelen
2. 2. Wrike — Het meest geschikt voor grote projecten en groei
3. 3. Smartsheet — Het meest geschikt voor aanpasbare dashboards
4. 4. Productive — Het beste voor projecten en budgettering van bureaus
5. 5. Celoxis — Beste voor vereenvoudigde planning en werkstromen
6. 6. Copper — Ideaal voor bureaus die verkoop en uitvoering stroomlijnen
7. 7. Ziggu — Het beste voor integratie van klantenportalen
8. 8. Zoho Projects — Beste voor integratie met Zoho Suite
9. 9. Workzone — Het beste voor uitgebreid inzicht in projecten
10. 10. Quire — Het meest geschikt voor het opsplitsen van taken

Beste werkwijzen voor het plannen van projectactiviteiten

Hier zijn enkele beste werkwijzen om in gedachten te houden bij het plannen van projectactiviteiten.

• Houd rekening met de duur van activiteiten: Denk bij het plannen van projectactiviteiten na over hoelang elke activiteit zou moeten duren en houd rekening met begin- en einddatums. Zo kun je je algehele planning opstellen en voorkom je dat mensen of middelen te veel worden ingepland.
• Er kan slechts één persoon verantwoordelijk zijn voor elke activiteit: Als iedereen denkt dat het de verantwoordelijkheid van iemand anders is, doet niemand het. Er moet voor elke activiteit één duidelijke verantwoordelijke zijn, ook als de activiteit gezamenlijk wordt uitgevoerd. Iemand moet eindverantwoordelijk zijn.
• Voeg details toe aan elke activiteit: Zo begrijpt de toegewezen persoon gemakkelijk wat die moet doen en help je verwarring en dubbel werk te voorkomen. Zorg ervoor dat die persoon voldoende context heeft en begrijpt wat het verwachte resultaat is. Dit kan betekenen dat je een link toevoegt naar een document dat moet worden beoordeeld, of de relevante vaste werkinstructie aan de details toevoegt.
• Wees realistisch: Schat niet te hoog in hoeveel een teamlid kan doen. Bekijk bij het bepalen van de duur van activiteiten alle activiteiten die op één dag aan een specifiek teamlid zijn toegewezen en controleer of dit haalbaar is. Als projecten in afzonderlijke onderdelen zijn georganiseerd, moeten projectleiders regelmatig bekijken hoeveel werk ieder persoon heeft om het risico op gemiste deadlines te verkleinen.

Meer weten? Word lid van onze community!

Heb je projectdoelen die je wilt behalen? Ben je op zoek naar een groep ervaren, enthousiaste projectmanagers om vakinhoudelijk mee te praten? The Digital Project Manager is de perfecte community voor jou. Word lid om toegang te krijgen tot tools, trainingen en een actieve (en leuke) Slack-community!