Hoe deelnemen aan een online community je kan helpen groeien als projectmanager

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd voor 100% gelijk.

Michael Mordak: Hallo, dit is Michael van The Digital Project Manager en welkom bij het ledenportret van vandaag. We zijn erin geslaagd de grootste en beste verzameling projectmanagers samen te brengen die verandering creëren en de bestaande paradigma's binnen hedendaagse projecten uitdagen. Daarom delen we hun verhalen: de persoonlijke en professionele wendingen die we maken terwijl we proberen antwoord te geven op de eeuwenoude vraag: wat wil je worden?

Vandaag spreken we met gewaardeerd communitylid, CEO en oprichter van Chingona Coach, Nicolassa Galvez. Niko was vaak de enige projectmanager binnen haar organisatie. Daarom zocht ze de community op, niet alleen om kennis te verzamelen, maar ook om toegang te krijgen tot mentorschap en contact te leggen met mensen die de rol en de frustraties die ermee gepaard gaan begrijpen.

Nicolassa, ik zou graag van je horen of je een overzicht kunt geven van enkele communities waarbij je momenteel betrokken bent.

Nicolassa Galvez: Ik ben bij veel online communities betrokken. Natuurlijk bij de community van Digital Project Manager. Ik ben een anticarrièrecoach, dus ik zit ook in veel coachingsgroepen, niet alleen voor coaches die bedrijven opbouwen, maar ook voor mensen die coaching willen ontvangen.

Dus aan beide kanten daarvan zit ik in een paar groepen voor Latina's die hun bedrijf opbouwen of geïnteresseerd zijn in persoonlijke groei. Een andere groep is Community-Centric Fundraising. Dat is een groep non-profitmensen die willen veranderen hoe non-profitorganisaties worden gefinancierd.

Michael Mordak: Geweldig. Ik zag dat je daar een paar groepen noemde.

Ik zou graag van je weten hoe je tijd vindt om ervoor te zorgen dat je in elk van deze communities een beetje energie steekt en ze de tijd geeft die ze nodig hebben.

Nicolassa Galvez: Ik heb op geen van mijn apparaten meldingen ingeschakeld. Ik kan zelfs geen stille meldingen of rode bolletjes verdragen. Dus ik moet er daadwerkelijk actief naar zoeken.

Ik filter mijn e-mails ook sterk. Veel van de groepen die ik bezoek worden automatisch gearchiveerd en ik zie de e-mails nooit. Maar de vijf tot tien groepen waaraan ik actief wil deelnemen, bezoek ik meestal via hun e-mails. Of ik bedenk iets, heb een vraag en zoek ze actief op.

Michael Mordak: Oké. Je blokkeert dus niet vijf minuten per dag in je agenda om tijd door te brengen in deze community. Je gaat er gewoon naartoe wanneer het bij je opkomt en gebruikt haar wanneer je dat nodig hebt.

Nicolassa Galvez: Ja. Of via hun e-mails. Ik zorg ervoor dat ik de e-mails van de groepen ontvang. Ze sturen bijvoorbeeld een samenvatting van de gesprekken, of Digital Project Manager stuurt iets over AI en dat onderwerp interesseert me. Dan bezoek ik de groep om te zien wat mensen erover zeggen, omdat ik de e-mail heb gelezen.

Michael Mordak: Kortom: laat het aansluiten bij je agenda en je zult tijd vinden voor al die dingen.

Ik was erg geïnteresseerd in het punt dat je noemde over anticarrièrecoaching, omdat het niet meteen duidelijk is wat dat zou kunnen betekenen. Kun je uitleggen wat anticarrièrecoaching is?

Nicolassa Galvez: Ik heb veel moeite met werken. Ik kan nauwelijks langer dan ongeveer achttien maanden bij een baan blijven. Of dat nu komt door mijn culturele achtergrond of het feit dat ik ADHD heb, ik heb op mijn werk veel moeite met de politiek binnen organisaties.

Niet zozeer met de taken, maar ik ben erg slecht in kantoorpolitiek. Ik kon dus geen coaching vinden die daarop gericht was en die niet alleen zei: maak je cv opnieuw, of: zo stuur je politiek correcte e-mails. Anticarrièrecoaching is voor mensen die als vrouw zijn gesocialiseerd en voor wie traditionele werkplekken en traditioneel loopbaanadvies niet echt werken. Er speelt iets anders dat we willen bespreken en waarin we hen willen ondersteunen.

Michael Mordak: Ja, dat is geweldig. Het is een heel waardevolle en noodzakelijke plek waar veel mensen gebruik van kunnen maken. Dat is dus een geweldige manier om je tijd te besteden, en ik vind het mooi dat je daar zo veel aandacht aan geeft.

Je noemde verschillende communities waarbij je betrokken bent. Ik vroeg me af of je wat meer kunt vertellen over waarom je de behoefte voelt om bij deze communities betrokken te zijn. Wat haal je eruit?

Nicolassa Galvez: Bij elke baan die ik heb gehad, was ik de enige persoon in die functie.

Dat gebeurt vaak bij non-profitorganisaties, maar ik heb ook bij kleine marketingbureaus gewerkt als projectmanager. De bureaus waren zo klein dat ik de enige projectmanager was. Ik had dus niet per se collega's. Het is ook niet zo dat er in steden netwerkgroepen voor digitale projectmanagers zijn.

Daarom zoek ik de communities echt op: om antwoorden te verzamelen, stoom af te blazen, gewoon te kunnen zeggen: waarom gebeurt dit? Wat is er aan de hand? Dit is zo frustrerend. Ze houden zich niet aan deadlines, ze volgen aanwijzingen niet op. Of gewoon om hulp te krijgen. Het heeft geen zin het wiel opnieuw uit te vinden.

Waarom zou ik niet willen zien wat andere mensen doen die dit al eerder hebben gedaan? Ik heb ook niet het gevoel dat mentorschap iets is dat, nu ik 45 ben, vanzelfsprekend is. Je hoort over mensen die mentoren hadden, maar ik heb niet het gevoel dat zo veel mensen van mijn generatie mentoren hadden. In deze communities zitten biedt dus de mogelijkheid om elkaar te begeleiden en mentorschap te krijgen wanneer we dat nodig hebben.

Michael Mordak: Ja, het is bijna een soort modewoord geworden dat steeds meer aan populariteit wint. Tegelijkertijd is het een grappige manier om mensen te stimuleren kennis weg te geven en hun tijd gratis op te offeren, als manier om iets terug te doen voor de volgende generatie mensen die door het systeem komt.

Een andere reden waarom ik je woorden mooi vind, is dat we binnen de DPM-community onze mastermindgroepen en mogelijkheden hebben voor mensen om deel te nemen aan kleine groepen en veel van de processen te doorlopen die je noemt, zoals informatie verzamelen en sjablonen krijgen om je leven en je werk gemakkelijker te maken.

Een van de belangrijkste onderdelen is volgens mij, en het is grappig omdat het een van de drukste kanalen op onze Slack is, het evenementenkanaal. Mensen kunnen daar stoom afblazen en hun frustraties delen met anderen die het begrijpen, die het herkennen en soortgelijke dingen hebben meegemaakt.

Ik zou ook graag van je horen: zijn er, doordat je bij deze communities betrokken bent, belangrijke loopbaanstappen of kansen beschikbaar gekomen waarvan je anders misschien geen gebruik had kunnen maken?

Nicolassa Galvez: Voor mij ging het vooral om zelfvertrouwen. Ik begon met projectmanagement zonder officieel een opleiding te volgen of mijn, ik denk de PMI- of...

Michael Mordak: De PMP, ja.

Nicolassa Galvez: Ja, certificering. Het was gewoon iets wat nodig was. Ze zagen dat ik het kon, vroegen me het te doen en namen me aan als projectmanager. Ik ging dus op zoek naar hulpmiddelen en kwam uit bij Digital Project Manager. Ik wilde op dat moment bewust nog niet meteen in de officiële PMP-certificering duiken.

Door deel uit te maken van de community kreeg ik het vertrouwen dat ik in de sector thuishoorde, dat ik wist wat ik deed en dat ik de dingen die ik nog niet wist van hen kon leren. Het hielp mijn loopbaan op zo veel manieren. Vooral het vertrouwen dat ik kreeg door met collega's te zijn en deel te nemen aan gesprekken, webinars, masterminds en verschillende spontane communitygesprekken hielp me het meest. Niet zozeer bij het solliciteren, maar tijdens het werk: het hield me op de been. Dan dacht ik: ben ik gek, of is dit echt gek?

Michael Mordak: Dat vind ik mooi. Zelfvertrouwen is inderdaad belangrijk, vooral voor iemand die net in de rol begint. Betaalde het bedrijf de PMP, of vroegen ze je die te behalen om aan de functie te kunnen beginnen?

Nicolassa Galvez: Ja. Ik dacht ook: als jullie er niet voor betalen, betaal ik er zelf niet voor. Omdat ik wist dat ik projectmanagement misschien leuk vond, mogelijk vanwege mijn ADHD, ben ik altijd extreem gestructureerd en georganiseerd op papier geweest. Als je mijn slaapkamer zou zien, zou je dat niet zeggen, maar ik moest veel structuur hebben in de manier waarop ik mijn werk en opleiding organiseerde en waarop ik leerde. Op school kreeg ik veel ondersteuning.

Op basis van hun ervaringen met mij en omdat ze wisten hoe georganiseerd ik ben, wilden ze mij voor deze rol bij hun marketingbureau. Maar ze boden nooit aan ervoor te betalen. Ik betaalde zelfs mijn DPM-lidmaatschap uit eigen zak; daar wilden ze ook niet voor betalen. Omdat ik wist dat ik die professionele ondersteuning nodig had, vond ik het de moeite waard om er zelf voor te betalen.

Michael Mordak: Een interessante manier om ernaar te kijken is dat je in de community heel veel mensen hebt die hun PMP hebben behaald.

De kennis daarachter is dus allemaal aanwezig. Als je dat zou willen, kun je mensen vragen stellen over verschillende onderdelen van het werk. De kennis die ze je geven is gebaseerd op de tijd die ze hebben besteed aan het bestuderen van de stof en het behalen van het examen. Zelfs als je dat zelf zou willen nastreven, zitten er dus mensen in de community die over die kennis beschikken.

Dat is een groot onderdeel ervan en sluit aan bij wat je zegt. Je doet zo veel kennis en inzicht op van mensen die dit allemaal al hebben meegemaakt en jarenlang met deze verschillende aspecten van het werk bezig zijn geweest. Het is bijna alsof je je loopbaan versneld doorloopt en de volgende stap bereikt zonder alle vallen-en-opstaan te hoeven doorlopen die anderen al hebben meegemaakt.

Nicolassa Galvez: Ja, dat waardeerde ik. Ik hou van de methodologie van projectmanagement en van de vaardigheden met mensen. Maar het middenmanagement, met de leiders van het bureau tegenover de uitvoerders, en proberen dat allemaal te navigeren, maakte geen deel uit van mijn natuurlijke aard.

Hoewel ik bijna acht jaar projectmanager was, wilde ik het nooit officieel maken door die certificering te behalen, omdat ik wist dat het geen loopbaan was waarin ik geïnteresseerd was. Ik hield wel echt van het werk en van de community. Het was voor mij dus heel waardevol om een plek te hebben die geen onderdeel was van die officiële route. Ik kon contact blijven houden, zelfs toen ik een paar jaar geen projectmanager was omdat ik me richtte op mijn coachingscertificering.

Ik leidde mijn eigen coachingbedrijf echter wel als een project. Het bleef dus belangrijk voor me om deel uit te maken van de groep. De community is zo veel meer dan alleen projectmanagement dat het mijn tijd waard was om betrokken te blijven.

Michael Mordak: Geweldig. En dan een kleine wending: dit hoeft niet specifiek over DPM te gaan, maar van alle communities waar je deel van uitmaakt, wie is de interessantste of invloedrijkste persoon die je via een community hebt ontmoet?

Nicolassa Galvez: Ik wilde Ben zeggen. Je zei weliswaar elke groep, maar ik maak al zo lang deel uit van DPM.

De eerste keer zaten jullie op Slack, daarna stapten jullie over naar iets online en vervolgens weer terug naar Slack. Hij was zo betrokken. Het was intimiderend om in deze groep te komen. Ik had mijn certificering niet. Een van de leiders of oprichters van de groep was zo aanwezig, betrokken en toegankelijk. Er was geen poortwachterscultuur. Dat is door de hele community heen zo gebleven en dat duurt nu al vijf of zes jaar, ik weet niet eens precies hoe lang ik erbij zit.

Het is nog steeds een heel sterke en gastvrije community. Voor mij is dat de grote ster: iemand die de toon zet. Patrice is bijvoorbeeld altijd zo behulpzaam en checkt steeds bij ons in om te zorgen dat alle vragen worden beantwoord. Zij is iemand die me is bijgebleven, omdat ik vragen had over non-profitorganisaties. Ik ken haar precieze achtergrond niet, maar ze kon antwoord geven over projectmanagement en non-profitorganisaties. Ze zorgt er altijd voor dat niemands vraag onbeantwoord blijft, dat niemand in een hoekje blijft zitten zonder dat er met die persoon wordt gepraat. Dat zijn voor mij de grote sterren in communities.

Michael Mordak: Ja, dat vind ik ook mooi aan een community. Het is bijna een achterdeur naar dat bedrijf of die groep. Je gaat naar deze communities en, zoals je zegt, leiders en mensen aan de top van de sector zijn erbij betrokken. Je kunt gewoon met hen praten en vragen stellen over hun ervaringen.

Vaak maken ze zichzelf beschikbaar omdat ze er deel van uitmaken, omdat het bij hun leven hoort, ze ervan houden en dit is waar ze hun tijd aan besteden.

Nicolassa Galvez: Het was geen kliekje.

Michael Mordak: Precies. Iedereen zou dat waarschijnlijk over zijn eigen community zeggen, maar ik vind echt dat we een geweldige groep mensen hebben die gepassioneerd zijn over het delen van hun kennis en het helpen van anderen om te begrijpen wat zij in hun loopbaan hebben geleerd.

Patrice is een goed voorbeeld, maar we hebben ook verschillende andere mensen die er graag kennis delen. Het komt dus niet vaak voor dat een vraag onbeantwoord blijft.

Nicolassa Galvez: Ja, ik vind het geweldig. Een ander aspect is het gevoel voor humor dat deze community heeft. Dat is vooral in online communities zeldzaam, want we zitten op Slack en communiceren dus veel via tekst. Humor overbrengen is dan moeilijk. Maar sinds ik erbij ben, zit er altijd humor in alles.

Het is geen humor waarbij mensen worden uitgelachen omdat ze iets niet weten. Het gaat om de humor van het feit dat we allemaal mensen zijn in een groep die van elkaar leren. Het is een warme vorm van humor en haalt enkele muren neer. Vooral wanneer projectmanagers ergens gestrest over zijn. Mensen praten ook over hun gezin en hun kinderen, maar het is gewoon een heel luchtige community. Niet in de zin dat zaken niet serieus worden genomen: ze houden echt van hun vak. Maar naar de community gaan is niet stressvol en je hoeft jezelf er niet te bewijzen.

Michael Mordak: Komt dat in andere communities waarbij je betrokken bent net zo vaak voor, of is dit iets bijzonders?

Nicolassa Galvez: Nee.

Michael Mordak: Nee? En welk verschil maakt dat tussen die communities? Heeft het bijvoorbeeld invloed op hoeveel tijd je er wilt doorbrengen of op hoe je met mensen omgaat?

Nicolassa Galvez: Ja. Ik heb het gevoel dat we ons vaak moeten aanpassen. Vooral ikzelf. Mensen met ADHD of neurodivergente mensen vertellen vaak dat ze zich op veel werkplekken moeten aanpassen en hoe uitputtend dat is.

Ik heb een heel droog gevoel voor humor dat in tekst niet altijd goed overkomt, maar in de DPM-community wel, omdat dat al onderdeel is van de cultuur. Je neemt dus niet elke zin zo serieus. Het is een menselijkere interactie. Ik werkte al op afstand voordat de pandemie begon.

Ik ben dus altijd gewend geweest om online contact te hebben en geef daar bijna de voorkeur aan boven persoonlijk contact. Sommige communities kunnen echter erg steriel zijn. De informatie is er nog steeds nuttig. Ik kom er misschien even binnen om een vraag te stellen of lees de samenvatting om te zien of er iets is waar ik op moet reageren.

Maar wat betreft de sfeer van samen rondhangen heeft DPM volgens mij een paar andere communities waar je denkt: oké, met deze mensen wil ik tijd doorbrengen. Ik wil met hen koffie gaan drinken of ergens iets drinken. Dat komt in veel online communities niet voor.

Michael Mordak: Dat vind ik geweldig. Echt bijzonder.

Nu we aan het einde van dit gesprek komen, wilde ik je vragen: ik weet dat je momenteel niet in projectmanagement werkt, maar toen je in PM werkte, wat vond je toen het minst leuke onderdeel van de rol?

Nicolassa Galvez: Eigenlijk breng ik projectmanagement nu naar de huidige non-profitorganisatie, ook al maakt het geen deel uit van mijn functie. Ik denk: ik kan dit niet volhouden als we geen projectmanagementsysteem hebben. Dat moet gewoon. Momenteel willen ze dat ik met Trello werk, terwijl ik gewend ben aan ClickUp. Ik denk niet dat ik met Trello kan werken. Ik doe mijn best, maar ik denk dat ik de rol van projectmanager naar elke baan zal meenemen.

Michael Mordak: Als je eenmaal het licht van projectmanagement hebt gezien, kun je het niet meer uitdoen.

Nicolassa Galvez: Ja. Zelfs in mijn eigen coachingbedrijf heb ik een abonnement op ClickUp. Ik betaal ervoor. Ik gebruik niet eens de gratis versie. Ik denk: nee, dit is officieel. Het is heel belangrijk.

Maar het meest frustrerende voor mij was het gebrek aan autonomie dat inherent is aan de rol van projectmanager. Een projectmanager kan de basis leggen voor meer autonomie, maar ik besefte niet hoeveel een mensenrol het is. Je bent de diplomaat van het bureau. Je moet heel goed kunnen luisteren, communiceren en vertalen.

Je vaardigheden met mensen moeten uitstekend zijn. Ik kreeg ze nooit helemaal op orde. Ik weet niet of mensen beseffen hoeveel een mensenrol dit is en hoeveel het helpt als je van samenwerking houdt en twee groepen mensen wilt helpen die hetzelfde doel hebben, maar verschillende manieren om dat te bereiken. Als je graag helpt navigeren, compromissen sluiten, oplossingen vinden en groepswerk doen, dan is projectmanagement meer dan alleen taken uitdelen.

Ik kon de hele dag taken uitdelen. Ik kreeg mensen alleen niet zover dat ze ze uitvoerden, omdat het allemaal draait om relaties opbouwen, vaardigheden met mensen en weten hoe je, hoe noemen ze dat ook alweer, omhoog en omlaag moet managen. Vooral omhoog managen was het moeilijkst. Ik kwam op voor de ontwikkelaars, omdat ze niet altijd alles kregen wat ze nodig hadden. De leiders en accountmanagers maakten ons werk vaak het moeilijkst.

Dat was het uitdagendst. Zelfs als de ontwikkelaars hun deadlines niet haalden of het proces niet volgden, dacht ik: ik snap het, want we leggen jullie krankzinnige deadlines op.

Michael Mordak: Ik wilde daarop voortbouwen met een positievere vraag: wat was je favoriete onderdeel van PM?

Nicolassa Galvez: Ik kan mezelf eindeloos verliezen in projectmanagementsoftware en processen. Ik vind het zo interessant. Het is voor mij als een puzzel of een doolhof. Ik hou gewoon van taken en subtaken, tijd inschatten en dingen plannen. Ik vind het prima om dat allemaal uit te werken. Natuurlijk zal het nooit precies volgens plan verlopen, maar ik vind het geweldig om dingen te verfijnen. Ik ben dol op projectmanagementsoftware.

Michael Mordak: Het is als een puzzel die voortdurend verandert terwijl je haar probeert te leggen.

Nicolassa Galvez: Precies. Het is een soort klodderpuzzel. Ik hou dus de hele dag, elke dag van software en spreadsheets. Vroeger hield ik echt van spreadsheets, maar nu we al die projectmanagementsoftware hebben, en vooral bij non-profitorganisaties waar ze veel spreadsheets gebruiken, denk ik: jullie lopen iets mis.

Ik hou van spreadsheets, maar laat me wat projectmanagementsoftware zien en je zult versteld staan.

Michael Mordak: Breng ze naar het licht en laat ze weten dat er betere manieren zijn om dingen te doen. Geweldig, dat vind ik mooi. Ik wil je bedanken dat je de tijd hebt genomen om over communities en jouw ervaring ermee te praten. Ik weet dat het niet altijd gemakkelijk is om jezelf in een community te werpen of erbij betrokken te raken.

Maar er is echt zo veel waarde en kennis te vinden. Zoals we al zeiden: als je je aansluit bij het juiste soort community, of een community vindt die bij je past, zijn er mensen die bereid zijn behulpzaam te zijn, hun tijd te delen en je echt bij de groep te betrekken en welkom te heten.

Volgens mij is het dus altijd de moeite waard om die eerste stap te zetten en jezelf kenbaar te maken, of op zijn minst op een bepaalde manier betrokken te raken. Misschien word je lid van een community en zeg je niets.

Nicolassa Galvez: Ja, iemand deed dat vandaag nog: gewoon rondkijken. Dus ja, word lid van de community en kijk zo lang rond als je wilt.

Iemand in de DPM-community zei vanmorgen: dit is de eerste keer dat ik een vraag stel.

Michael Mordak: O ja, dat klopt.

Nicolassa Galvez: Dat is perfect. Je kunt een vraag stellen wanneer je wilt. Je hoeft niet meteen binnen te komen en jezelf voor te stellen. Soms ga ik naar communities en stel ik mezelf niet voor. Dan denk ik: ik ben nog niet klaar om mezelf voor te stellen.

Soms doe ik dat nooit. Ik vind de community nog steeds waardevol zonder mezelf voor te stellen. Soms wacht ik een paar maanden en stel ik me dan voor. Het is dus helemaal prima om als een muurbloempje binnen te komen. Je bent nog steeds welkom.

Michael Mordak: Natuurlijk. Geweldig. Nogmaals bedankt voor je tijd. Ik waardeer het echt dat je deze momenten met me hebt genomen en al deze vragen hebt beantwoord. We houden contact in de DPM-Slack en blijven contact houden.

Bedankt voor het luisteren naar ons ledenportret met Nicolassa. Ze heeft nog veel meer kennis en inzichten met jullie te delen. Kom dus met ons chatten in het Slack-kanaal, samen met onze volledige community van digitale projectmanagers. Je kunt meer lezen over het lidmaatschap op onze website: thedigitalprojectmanager.com/membership.

Tot de volgende keer, bedankt voor het luisteren!