Een productievere projectmanager worden (met Laura Bosco)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd honderd procent correct.

Ben Aston:

Welkom bij de DPM-podcast, waarin we verder gaan dan theorie en deskundig projectmanagementadvies geven voor het leiden van betere digitale projecten. Bedankt dat je luistert. Ik ben Ben Aston, oprichter van The Digital Project Manager. Als je vrijwel elke projectmanager zou vragen hoe het werk gaat, hoe denk je dan dat die zou reageren? Waarschijnlijk zeggen ze meestal: “Sorry, ik heb nu geen tijd om te praten. Ik heb het ontzettend druk, misschien kunnen we volgende week even contact hebben.”

Mijn eigen ervaring als projectmanager is dat het een veeleisende rol is. We dragen de verantwoordelijkheid om een project zo goed mogelijk op te leveren en we willen wanhopig graag dat onze projecten slagen. Daardoor rennen we de hele dag rond alsof onze broek in brand staat. We proberen onze katten, oftewel ons team, bijeen te houden; een team dat blijkbaar niet wil doen wat we vragen. En we proberen al die dingen te doen waarvan we denken dat ze ons project succesvol zullen maken. Maar helpt onze drukte ons echt om een beter project op te leveren? Helpt het ons team en onze klanten echt?

Misschien wel. Maar vaak helpt onze drukte juist niet. Dus wat is de oplossing? Dat wordt allemaal onthuld in de podcast van vandaag, waarin we praten over manieren waarop we minder druk kunnen zijn, maar wel productiever.

Vandaag praat ik met Laura Bosco. Laura is een webtekstschrijver en een soort beginnend digitaal projectmanager, hoewel ze daar eigenlijk juist mee stopt. Daar praten we zo meteen over. Ze heeft met allerlei start-ups, Fortune 500-bedrijven en non-profitorganisaties gewerkt. Ze woont in Chattanooga, een van mijn favoriete woorden om uit te spreken. Hallo, Laura.

Laura Bosco:

Hoi Ben. Bedankt dat ik er vandaag bij mag zijn.

Ben Aston:

Graag gedaan. Ik wil beginnen met jou, omdat ik Chattanooga nog een keer wil zeggen. Maar ik heb ook veel te veel tijd besteed aan het volgen van Laura. Ik weet niet waarom, maar ik ging naar LauraBosco.com, de plek waar je naartoe gaat als je meer over Laura wilt weten. Vertel me eens wat over jezelf. Want op Instagram kreeg ik de indruk dat je in een boomhut in een bos woont. Vertel ons waar je in Chattanooga woont.

Laura Bosco:

Het idee van de boomhut zit er niet heel ver naast. Ik woon op een van de twee bergen in Chattanooga, Signal Mountain. Het is ongeveer twintig minuten van het centrum en we hebben een fantastisch klein huis dat uitkijkt over een paar hectare grond die niet van ons is, maar waarvan we onszelf graag wijsmaken dat die wel van ons is wanneer we vanaf onze achterporch naar buiten kijken. Het is een veranda op de eerste verdieping die momenteel uitkijkt over prachtige herfstbladeren die van kleur veranderen. Het voelt dus inderdaad een beetje alsof je in een boomhut zit.

Ben Aston:

Dat is best bijzonder. Bekijk Laura's Instagram voor mooie foto's van het leven in Chattanooga. Maar vertel ons iets over je verhaal. Je was projectmanager, of je bent dat een deel van de tijd nog steeds. Ik weet dat je van rol verandert om tekstschrijver te worden, maar hoe ben je in de eerste plaats in digitaal projectmanagement terechtgekomen? Ik vind dat altijd interessant. Op je website las ik dat je achtergrond hebt in, of expertise hebt met, het uit elkaar halen van deurknoppen. Je legt uit dat je een informatie-nerd bent en graag problemen vindt en oplost. Vertel eens hoe dat je naar digitaal projectmanagement heeft geleid.

Laura Bosco:

Net als veel andere digitale projectmanagers ben ik niet met het doel aan die rol begonnen. Het was geen rol die ik op de universiteit heb gestudeerd en het stond ook niet op mijn radar toen ik op de middelbare school en universiteit nadacht over mijn carrière. Uiteindelijk heb ik dus veel verschillende dingen gedaan. Ik annoteer mijn cv letterlijk voor mensen, omdat het zo verwarrend is om te bekijken. Ik ging van restaurantmanager naar stagiair bij een merkbureau, waar ik aan de klantzijde hielp. Dat bureau bracht me in contact met het bureau waar ik als projectmanager ben gaan werken. Eigenlijk kwamen er mensen naar me toe die zeiden: “Ik ken een bureau dat hulp nodig heeft bij het organiseren van dingen. Daar ben jij goed in. Wil je het doen?”

Ik zei: “Natuurlijk.” Zo ben ik erin gerold; ik heb het gaandeweg geleerd.

Ben Aston:

En wat voor projecten leverde je als digitale projectmanager op?

Laura Bosco:

Bij het bureau waarvoor ik werkte, Range, een bureau voor WordPress-ontwerp en -ontwikkeling, hebben we met een zeer uiteenlopende groep klanten gewerkt. We hebben projecten voor allerlei sectoren gedaan, maar meestal waren het volledig aangepaste webprojecten. We begonnen vanaf nul met de ontdekkingsfase, gingen vervolgens naar een volledig aangepast ontwerp en daarna naar een volledig aangepaste ontwikkelingsbouw. Meestal ging het om een marketingsite, maar het kon ook zo uitgebreid zijn als een aangepaste login of portal.

Ben Aston:

En werkte je met ontwerpers, ontwikkelaars, gebruikerservaring, kwaliteitscontrole en dergelijke, allemaal binnen één intern team?

Laura Bosco:

Ja, het is een klein team, dus we hebben niet alle rollen die je net noemde. We hebben vooral een creatief directeur en een ontwerper. Als partner van het bureau draagt zij verschillende petten. Daarnaast hebben we een paar ontwikkelaars gehad die full-stack werken. Ik heb dus het geluk dat ik met zo'n klein maar sterk team kan werken. Ik denk dat dit helpt om enkele silo's af te breken.

Ben Aston:

Vertel eens: er luisteren mensen uit teams van verschillende omvang. Er zijn veel kleine studio's en bureaus waar mensen verschillende petten dragen. Ik ben benieuwd hoe je als digitale projectmanager je team aanstuurt en hoe je het team beheert met de hulpmiddelen die je daarvoor gebruikt. Met een kleiner team heb je misschien niet zoveel hulpmiddelen nodig. Als je allemaal bij elkaar zit, werk je misschien vanzelf meer samen. Hoe pak je dat aan?

Laura Bosco:

We werken volledig verspreid, van Californië tot Nederland. Hoewel we dus klein zijn, zijn we erg verspreid. Ik noem het tijdzonebeheer. Daar ben ik de afgelopen jaren veel beter in geworden. Slack is ons belangrijkste hulpmiddel.

Ben Aston:

Wat is tijdzonebeheer?

Laura Bosco:

Tijdzonebeheer betekent dat je in een agenda kijkt en uitzoekt wanneer vier verschillende mensen in vier of vijf verschillende tijdzones samen aan één gesprek kunnen deelnemen.

Ben Aston:

Dat is een vreselijke taak, toch?

Laura Bosco:

Het is een ontzettend moeilijke taak.

Ben Aston:

Ik werk momenteel bij een bureau dat grotendeels op afstand werkt. Er zijn een paar kantoren, maar bijna iedereen werkt op afstand. Toch is het lastig om een tijdstip te vinden dat voor iedereen werkt. Ik heb bijvoorbeeld een klant in Frankrijk en mensen die verspreid over Noord-Amerika en andere landen werken. Uiteindelijk moet je soms zeggen: “Prima, dan voer ik om zeven uur 's ochtends een gesprek.”

Laura Bosco:

Dat gebeurt.

Ben Aston:

Het is de enige optie. Je denkt: dat wil ik echt niet doen. Het is lastig.

Laura Bosco:

Dat is het. Ik gebruik everytimezone.com. Daar staat een eenvoudige schuifregelaar waarmee ik heen en weer kan bewegen om te zien hoe laat het in Frankrijk is. Ik reis ook behoorlijk veel, vooral aan de oostkust. Chattanooga ligt bovendien maar ongeveer dertig minuten van de centrale tijdzone. Ik bevind me dus regelmatig in de centrale tijdzone en dat brengt mijn planning behoorlijk in de war.

Ben Aston:

Je gebruikt everytimezone.com dus om je vergaderingen te plannen. Gebruik je ook hulpmiddelen voor projectmanagement, zoals deze hulpmiddelen?

Laura Bosco:

Voor het grootste deel gebruikten we een combinatie van Asana en Teamwork.

Ben Aston:

Oké.

Laura Bosco:

Teamwork was de plek waar we van Basecamp naar Teamwork zijn overgestapt. Dat had verschillende redenen, maar uiteindelijk paste het beter bij ons budget en bij wat we moesten bereiken. Mijn filosofie over hulpmiddelen is dus dat je begint met de problemen die je probeert op te lossen en de voorwaarden waarbinnen je ze moet oplossen. Daarna wordt je keuze uit hulpmiddelen meestal een stuk kleiner. Teamwork bleek het beste te werken. Ik gebruikte Asana samen met een van de andere ontwikkelaars om meer gedetailleerde taken bij te houden. Teamwork kan dat ook, maar we vonden dat Asana het iets beter deed.

Ben Aston:

Heb je onlangs nog iets ontdekt waarvan je denkt: iedereen moet deze website, dit hulpmiddel of deze app kennen; het maakt mijn leven geweldig?

Laura Bosco:

Een van mijn favorieten die ik een paar maanden geleden ontdekte, heet Blinker. Het herinnert je eraan te knipperen wanneer je lang naar je scherm hebt zitten staren.

Ben Aston:

Is dat een app voor je telefoon?

Laura Bosco:

Nee, volgens mij is het een Chrome-extensie. We staren urenlang naar onze computers en de extensie herinnert je eraan om elke paar minuten weg te kijken van je scherm. Het is meer iets voor je persoonlijke gezondheid dan voor je productiviteit, maar ik vind het een handig hulpmiddel.

Ben Aston:

Dat is interessant. Je verlaat nu dus min of meer de wereld van digitaal projectmanagement om je meer op tekstschrijven te richten?

Laura Bosco:

Ja.

Ben Aston:

Het is interessant om te praten over de loopbaan die projectmanagers afleggen: eerst hoe ze in projectmanagement terechtkomen en vervolgens hoe ze vanuit projectmanagement iets anders gaan doen. Sommige mensen gaan leidinggeven of teams aansturen. Maar ik heb nog niet eerder met een projectmanager gesproken die zei: “Ik wil tekstschrijver worden.” Je deed dit al een tijdje naast je werk. Hoe heb je die stap gezet? Waarom verlaat je de wereld van digitale projectmanagers?

Laura Bosco:

Ongeveer een jaar geleden begon ik naast mijn werk te schrijven. Ik ontdekte dat ik veel verschillende aspecten van projectmanagement leuk vind, maar dat het niet aansloot bij mijn creatieve kant. Daar werd ik rusteloos van. Ik begon voor een paar klanten te schrijven. Die klanten vroegen me om meer werk te doen en verwezen me door naar andere klanten. Ongeveer drie maanden geleden bereikte ik een omslagpunt. Ik besefte dat ik óf beide loopbaanopties parttime moest doen, óf volledig voor één ervan moest kiezen.

Gezien mijn huidige omstandigheden leek dit een goed moment om de sprong te wagen en het een jaar te proberen. Mijn man en ik hebben geen kinderen en geen hond en leiden een rustig leven. Dus dat is wat we doen.

Ben Aston:

Dit is het begin van het experiment.

Laura Bosco:

Dat klopt. Het begon in september, dus we zijn bijna twee volledige maanden bezig.

Ben Aston:

Hoe gaat het tot nu toe?

Laura Bosco:

Buitengewoon goed. Klanten vinden is tot nu toe geen probleem geweest. Zoals bij elke overgang dacht ik de eerste week: wat heb ik gedaan en waarom? Je krijgt allerlei vragen over het bedriegerssyndroom: kan ik dit wel? Ik herinner me dat ik dat ook dacht toen ik projectmanager werd. Kan ik mezelf wel projectmanager noemen als ik nog niet heb uitgezocht hoe het moet?

Ben Aston:

Ja.

Laura Bosco:

Daar heb je veel last van, maar ik denk dat dat normaal is bij elke verandering van baan.

Ben Aston:

Zeker, een vertrouwenscrisis. Laten we het hebben over je artikel. Of je nu projectmanager bent of niet, dit geldt volgens mij voor de meeste mensen. De meesten van ons worstelen met productiviteit, of op zijn minst met het gevoel dat we productief zijn. Als projectmanagers komt dat deels doordat we meestal zelf niets produceren. Soms maken we ramingen, planningen of documentatie, maar niemand, en vooral onze klant niet, geeft veel om de dingen die wij produceren.

Er zijn geen prijzen voor projectmanagers voor de beste raming of het beste werkoverzicht van het jaar. Waar mensen wel om geven, is dat iedereen weet wat hij moet produceren. Wij zijn een soort luchtverkeersleiders: we zorgen dat alles wat geproduceerd moet worden ook wordt geproduceerd, terwijl we voortdurend meerdere ballen in de lucht houden. Als we niet dertig tabbladen in Chrome open hebben, kunnen we soms het gevoel krijgen dat we niet hard genoeg werken. Jij hebt een geweldig artikel geschreven over productiever werken, met dertien manieren waarop je productiever kunt zijn als projectmanager, of eigenlijk als iedereen.

Maar laten we beginnen met productiviteit. Waarom is het belangrijk?

Laura Bosco:

Ik vind dat een geweldige vraag, omdat veel mensen beginnen met: “Hoe kan ik productiever zijn?” in plaats van: “Waarom zou ik productiever zijn?” Dat waarom is de cruciale vraag. Mijn persoonlijke antwoord is dat het teams helpt efficiënter te werken en meer plezier in hun werk te hebben.

Ik heb gemerkt dat mensen die plezier in hun werk hebben, beter werk leveren. Als projectmanager was een van mijn doelen dus altijd: hoe kunnen we productief zijn, zodat we minder maar efficiënter werken, plezier in ons werk houden en goed werk blijven leveren?

Ben Aston:

Als projectmanagers zijn we vaak zo wanhopig op zoek naar productiviteit en vooruitgang dat we ons verliezen in dingen waarvan we denken dat ze helpen. We controleren voortdurend onze e-mail, drukken op vernieuwen en houden Slack in de gaten totdat de volgende melding verschijnt. In je artikel vertel je juist wat we niet moeten doen: niet meteen 's ochtends onze e-mail controleren, niet voortdurend beschikbaar zijn op Slack en onze e-mail niet de hele dag openhouden.

Maar hoe doe je dat zonder een knelpunt in het proces te worden? We zijn bang dat alles instort als we niet onmiddellijk reageren.

Laura Bosco:

Het begint vooral met verwachtingen. Als je Slack en e-mail een groot deel van de dag wilt sluiten, maar je team en klanten daar niet achter staan, zal dat vreselijk voor je uitpakken. Zorg er dus voor dat je team weet wat je doet. Bespreek het tijdens een wekelijks teamoverleg of, als je een klein team hebt, zet het gewoon in Slack. Zeg: “Dit wil ik dat we allemaal proberen en zo ziet het eruit.”

Zorg dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft. Leg klanten vanaf het begin uit hoe de communicatie verloopt. Wanneer ik met een klant begin, geef ik altijd een communicatieoverzicht: zo kun je me bereiken, op deze tijden ben ik het best beschikbaar en deze kanalen kun je het beste gebruiken. Dat is ook een goed moment om uit te leggen dat je tijdens bepaalde periodes met volledige concentratie werkt. Je e-mail hoeft niet voortdurend open te staan, maar je controleert hem wel meerdere keren. Op cruciale dagen, zoals de lanceringsdag, houd je hem natuurlijk open.

Ben Aston:

Dat is goed advies: maak een communicatieplan en beheer de verwachtingen. Als je een paar uur geconcentreerd wilt werken, kun je ook vooraf contact opnemen met iemand van wie je verwacht dat die zich zal melden. Zeg bijvoorbeeld: “Ik verdwijn de komende uren even. Verwacht geen reactie van mij.” Daarmee beheer je de verwachtingen.

Laura Bosco:

Ik heb ook geleerd dat je verwachtingen creëert door je eerste reacties. Als je op de eerste drie e-mails van een klant telkens binnen dertig seconden antwoordt, wek je de verwachting dat je altijd binnen dertig seconden antwoordt. Als je vanaf het begin binnen een of twee uur antwoordt, zullen ze niet gefrustreerd raken wanneer je dat patroon voortzet.

Ben Aston:

Gebruik je Gmail?

Laura Bosco:

Ja. Met Gmail kun je ook e-mails inplannen om ze later te verzenden, wat geweldig is.

Ben Aston:

Ik ben dol op de voorspellende antwoorden in Gmail. Je begint iets te typen en Gmail stelt de rest voor. Het is een beetje eng, maar soms hoef je alleen op Tab te drukken. De klant voelt zich gehoord.

Laura Bosco:

Ik heb die functie juist uitgezet, omdat ze me irriteerde.

Ben Aston:

Echt? Ik heb ze omarmd. Ik denk soms: dat wilde ik niet zeggen, maar vooruit dan maar. Laura, je moet met de toekomst meegaan.

Laura Bosco:

Misschien raak ik er ooit aan gewend dat kunstmatige intelligentie mijn e-mails schrijft, maar zover ben ik nog niet.

Ben Aston:

Voor iedereen die mijn e-mails ontvangt: weet dat ze door kunstmatige intelligentie zijn geschreven, maar met liefde zijn verzonden.

Een ander onderwerp in je artikel is multitasken. Projectmanagers doen dat vaak omdat we verschillende projecten in verschillende fases beheren, met verschillende klanten en teams die informatie nodig hebben. We zijn het communicatieknooppunt van projecten. We weten dat voortdurend wisselen van context inefficiënt is, maar hoe voorkom je dat?

Laura Bosco:

Het antwoord dat je misschien niet leuk vindt, is dat ik het zo weinig mogelijk probeer te doen. Ik maak meer fouten wanneer ik multitask. Als er meerdere dingen tegelijk binnenkomen, geef ik ze prioriteit met het raamwerk dat ik noemde: de Eisenhower-matrix. Daarna werk ik ze systematisch één voor één af.

Zelfs wanneer verschillende dingen op dezelfde dag moeten gebeuren, pak ik ze één voor één aan. Soms doe ik slechts een deel van een taak, omdat het niet altijd haalbaar is om iets in één keer af te ronden. Maar ook dan werk ik stap voor stap in plaats van vijf dingen tegelijk vast te houden. Dat maakt mij een betere collega voor mijn team.

Ben Aston:

De Eisenhower-matrix helpt om onderscheid te maken tussen dringend en belangrijk. Iemand kan je op Slack een bericht sturen dat dringend lijkt, maar niet belangrijk is. Het kan best vier uur wachten. We vergeten vaak om aan het begin van de dag of week stil te staan bij de vraag welke dingen echt belangrijk zijn voor het succes van het project.

Laura Bosco:

Als projectmanagers invloed hebben op de werkwijze, kunnen ze ook duidelijke communicatiestandaarden voor het team instellen. Spreek bijvoorbeeld af: “Als iets dringend is, stuur je me een bericht. Als het niet dringend is, vermeld je mijn naam in het kanaal.” Zo weten mensen aan de manier waarop ze contact opnemen hoe dringend hun bericht is.

Ben Aston:

Dat komt weer neer op verwachtingsmanagement.

Laura Bosco:

Communicatie is duidelijk een belangrijk uitgangspunt voor mij. Daar hecht ik sterk aan.

Ben Aston:

Je geeft in je artikel niet alleen aan wat we niet moeten doen, maar ook positieve adviezen. Een daarvan vind ik geweldig: stel willekeurige, domme doelen. Dat klinkt alsof het niet zou helpen om productiever te zijn. Wat bedoel je ermee?

Laura Bosco:

Het is gebaseerd op het idee van verleidingsbundeling: je koppelt iets wat je graag wilt aan iets wat je moet doen. Stel dat je een planning moet maken waar je tegenop ziet. Je moet achttien gesloten documenten openen en je hebt al veertig tabbladen open. Dan kun je jezelf belonen met een willekeurig doel. Je krijgt bijvoorbeeld een chocoladereep wanneer de planning klaar is, of je mag naar een van je favoriete winkels zodra je de planning hebt gepubliceerd. Het is iets kleins en het doel is willekeurig. Het helpt je simpelweg om iets te doen waar je geen zin in hebt.

Ben Aston:

De taak mag niet te groot zijn. Als je zegt dat je jezelf beloont zodra je een volledig werkoverzicht hebt afgerond, kan het einde van de dag naderen zonder dat je klaar bent. Dan verlies je alle hoop. De doelen moeten haalbaar zijn.

Laura Bosco:

Dat is in het algemeen een goede productiviteitstip. Zorg ervoor dat je iets daadwerkelijk van je takenlijst kunt afvinken. Als je doel “mijn carrière vooruithelpen” is, kun je dat nooit in één keer afvinken.

Ben Aston:

Wat is voor iemand die hopeloos onproductief is het belangrijkste advies uit je artikel?

Laura Bosco:

Ga er niet vanuit dat je acht uur werk per dag hebt. Het klinkt vanzelfsprekend en projectmanagers weten dit wanneer ze planningen en middelen begroten. Niemand kan acht productieve uren per dag werken, door koffiepauzes, telefoongesprekken en onverwachte vergaderingen. Toch ging ik er bij mezelf van uit dat ik daar een uitzondering op was. Toen ik mijn tijd begon bij te houden, ontdekte ik dat ik geen acht productieve uren per dag had. Als je uitgaat van acht uur, voelt het alsof je voortdurend verdrinkt omdat je dat doel nooit haalt. Als je uitgaat van vier tot zes uur, wat normaler is, geef je jezelf een betere kans op succes.

Ben Aston:

In Google Agenda kun je vergaderingen instellen op 25 minuten in plaats van 30. Die buffer van vijf minuten geeft je tijd om iets te eten, naar het toilet te gaan of simpelweg adem te halen. Buffertijd inplannen kan heel nuttig zijn.

Laura Bosco:

Zeker. Dingen duren nu eenmaal altijd langer dan je verwacht. Dat is een van de principes van projectmanagement.

Ben Aston:

Laura, bedankt dat je bij ons was. We zouden hier nog veel langer over kunnen praten, maar we sluiten af. Het was geweldig je erbij te hebben.

Laura Bosco:

Bedankt dat ik mocht meedoen. Ik vond het geweldig om vandaag met je te praten.

Ben Aston:

Als je wilt bijdragen aan dit gesprek over productiviteit, beter worden als projectmanager en productiever werken, reageer dan op het artikel van Laura. Je kunt ook naar de bronnensectie van TheDigitalProjectManager.com gaan om lid te worden van ons Slack-team. Daar vind je allerlei interessante gesprekken.

Tot de volgende keer. Bedankt voor het luisteren.