Wat is beheer van projectportfolio’s op organisatieniveau (EPPM)?

EPPM geeft organisaties een overzicht op hoog niveau van alle projecten, waardoor het leiderschap initiatieven kan prioriteren op basis van waarde, risico en aansluiting op bedrijfsdoelstellingen. Het verbetert de zichtbaarheid, standaardiseert processen en maakt een slimmere toewijzing van middelen tussen afdelingen mogelijk. Met hulpmiddelen voor prognoses, capaciteitsplanning en beoordeling van omgevingsfactoren van de onderneming helpt EPPM conflicten te voorkomen, prestaties te beheren en betere besluitvorming te ondersteunen.

Wat maakt enterprise-PPM anders dan traditioneel PPM?

Traditioneel projectportfoliomanagement houdt in dat een groep onderling verbonden bedrijfsprojecten gecentraliseerd wordt beheerd (met als doel de strategische doelstellingen van een organisatie te realiseren), maar bij enterprise-PPM bevinden de projecten die je selecteert, prioriteert en beheert zich op directieniveau in plaats van op het niveau van de bedrijfseenheid.

Dit zijn projecten op C-suite- en ondernemingsniveau die meerdere bedrijfsonderdelen omvatten, zoals organisatieverandering, marktrijpheid of financiële modernisering.

Zoals je al kunt zien, vereist dit een specialisatieniveau dat soms alleen kan worden bereikt via een certificering in portfoliomanagement.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Wat is een enterprise-projectmanagementbureau?

Een enterprise-projectmanagementbureau (EPMO) is een gecentraliseerd bureau dat helpt een portfolio van projecten op ondernemingsniveau op gecoördineerde wijze te beheren. 

In plaats van een portfolio met bedrijfskritische projecten te verdelen over een team van leidinggevenden die het te druk hebben om zich ermee bezig te houden, waardoor doelstellingen kwartaal na kwartaal niet worden gehaald, kan een EPMO optreden als één verantwoordelijke eigenaar om strategische afstemming, verantwoordelijkheid en uitvoering over meerdere bedrijfsfuncties heen aan te sturen.

Een EPMO biedt verschillende voordelen:

• Identificeert mogelijke overlappingen tussen bedrijfseenheden
• Creëert een duidelijk mechanisme voor projectselectie en -prioritering
• Verbetert de toewijzing van middelen en het middelenbeheer
• Gebruikt prestatie- en projectgegevens om geleerde lessen te verzamelen en de projectuitvoering te verbeteren

Signalen dat je organisatie klaar is voor EPPM

EPPM invoeren klinkt in theorie goed. Maar hoe weet je of je organisatie klaar is om EPPM en/of een EPMO te implementeren? Stel jezelf de volgende vragen:

Projectselectie

• Kunnen teamleden de bedrijfsstrategie consequent verwoorden, ongeacht hun positie binnen de organisatie? 
• Kunnen teamleden uitleggen hoe hun dagelijkse werk aansluit op de strategie op hoofdlijnen?

Projectprioritering

• Besteed je 50% of meer van je tijd aan het boeken van vooruitgang richting eerder geformuleerde doelen, of besteed je het grootste deel van je tijd aan het “blussen van brandjes”?
• Heeft je organisatie een staat van dienst met hoge percentages afgeronde projecten?

Projectuitvoering

• Werk je aan projecten die meerdere bedrijfseenheden omvatten?
• Heb je als leidinggevende gedurende de hele levenscyclus van een project realtime inzicht in de uitvoering van projecten?
• Beschik je over software voor taakbeheer op ondernemingsniveau om de uitvoering binnen teams te coördineren en te volgen?
• Kun je effectief vooruitgang boeken met bedrijfskritische projecten om je voor te bereiden op de volgende groeifase?

Als je op twee of meer van de bovenstaande vragen “nee” hebt geantwoord, is je organisatie mogelijk klaar voor EPPM.

EPPM instellen

Hieronder vind je een vijfstappenplan om EPPM succesvol in je organisatie te implementeren. Overweeg ook hoe je naast deze stappen AI in projectportfoliobeheer kunt gebruiken.

1. Breng lopende projecten in kaart op het niveau van de bedrijfseenheid om inzicht te krijgen in de huidige situatie.
2. Stel doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) of belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) op en bepaal op ondernemingsniveau de bijbehorende meetwaarden.
   1. Wat wil je het komende jaar bereiken? Hoe ga je dat bereiken?

3. Vergelijk de lijst met lopende projecten met de OKR's of KPI's van je bedrijf.
   1. Werk de lijst met projecten waar nodig bij zodat deze aansluit op je lijst met OKR's. Dit kan betekenen dat je moeilijke keuzes moet maken om projecten te annuleren of uit te stellen die niet overeenkomen met de belangrijkste prioriteiten van je organisatie.
   2. Breng de projectlijst terug tot een realistische omvang. Het is onrealistisch om in één kwartaal 15 projecten af te ronden, zelfs als ze perfect aansluiten op je OKR's. Zelfs als je voldoende personele capaciteit had, zal niemand aandacht besteden aan zoveel doelstellingen. Stel meedogenloos prioriteiten om de prestaties bij je belangrijkste opdrachten te optimaliseren.
4. Maak een rapportagesysteem waarmee teams de voortgang van projecten kunnen vastleggen, met behulp van hulpmiddelen zoals software voor tijdregistratie op ondernemingsniveau, die de informatie doorstuurt naar het volgen van portfolio's en OKR's op managementniveau. Hoewel het enige tijd kan kosten om dit systeem op te bouwen, moet het gebruiksvriendelijk en eenvoudig te onderhouden zijn om blijvend gebruik aan te moedigen.
5. Monitor en stuur bij.
   1. Ontwikkel een werkwijze om OKR's volgens een vast ritme (per kwartaal of jaarlijks) opnieuw vast te stellen. Deze werkwijze moet relatief weinig inspanning vergen en eenvoudig te onderhouden zijn (het zou bijvoorbeeld niet meer dan één maand moeten kosten om OKR's voor het volgende kwartaal op te stellen).
   2. Leg naast het volgen van de projectvoortgang ook geleerde lessen vast, samen met een soort logboek waarin wordt bijgehouden waarom de organisatie bepaalde projecten een lagere prioriteit heeft gegeven. Zo verspil je geen tijd aan het opnieuw voeren van eerdere gesprekken.

Software voor portfoliobeheer op ondernemingsniveau

PPM-software is je bondgenoot als het gaat om goed EPPM-beheer. Als projectmanager is je doel om:

• De hoeveelheid tijd die projectteamleden besteden aan rapportage (of werk over werk) te minimaliseren
• De hoeveelheid tijd en energie die teamleden besteden aan de uitvoering van projecten te maximaliseren
• Het management en andere belanghebbenden de informatie te geven die ze nodig hebben om in één oogopslag inzicht te krijgen, zonder dat ze door overbodige details hoeven te spitten.

Dit zijn onze keuzes voor de beste systemen voor portfoliobeheer op ondernemingsniveau die momenteel op de markt zijn en je kunnen helpen je projectportfolio op ondernemingsniveau succesvol te beheren.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Beste enterprise-portfoliosoftware met AI en machinaal leren waarmee u zich kunt richten op de belangrijkste taken
2. 2. Planisware — Het beste voor portfoliobeslissingen op grote schaal met AI
3. 3. Scoro — Beste voor inzicht in projectportfolio's
4. 4. Prism PPM — Het beste voor PMO-eigen wat-als-scenarioplanning voor middelen
5. 5. Celoxis — Beste bedrijfsoplossing met on-premises implementatieopties
6. 6. Bubble PPM — Beste PPM-tool voor NPD en innovatie
7. 7. Epicflow — Beste voor AI-gestuurde optimalisatie van resourcecapaciteit
8. 8. monday AI Workspace — Het beste voor schaalbaar PPM met uitgebreide integraties
9. 9. Zoho Projects — Beste PPM-software voor ondernemingen met CRM-functionaliteit
10. 10. Kantata — Het beste voor dienstverlening gedurende de volledige levenscyclus

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.