22 statistieken over tijdmanagement om je werkdruk te helpen verlichten

Als je team zich niet op de kerntaken richt omdat coördinatie zoveel tijd in beslag neemt, zal de voortgang vertragen en wordt het werk niet op tijd afgerond. Neem onnodige activiteiten weg bij je team en maak prioriteiten duidelijk, zodat teamleden kunnen werken aan de taken waarvoor ze zijn aangenomen. 

2. Teamleden besteden 27% van hun tijd aan het werk waarvoor ze zijn aangenomen

Volgens datzelfde rapport van Asana besteedt je team slechts 27% van de tijd aan de taken en verantwoordelijkheden waarvoor teamleden zijn aangenomen. Dit is een belangrijke indicator van productiviteit. Als je team geen tijd besteedt aan het daadwerkelijke werk, wordt het lastig om projecten en taken op tijd af te ronden. 

Ga na waar je team naast de functieomschrijving nog meer aan werkt en kijk of je die taken kunt wegnemen. Prioriteiten stellen is belangrijk. Als die andere taken belangrijk zijn, plan ze dan op een specifiek tijdstip in, zodat je team duidelijk weet waaraan het eerst moet werken. 

3. Teamleden verliezen 62% van hun dag aan handmatige, repetitieve taken

Een andere onthulling uit het rapport van Asana is dat 62% van elke werkdag verloren gaat aan handmatige en repetitieve taken. Dit omvat zaken zoals het invullen van urenstaten, werk ter beoordeling of goedkeuring versturen en de status van items in je projectmanagementsoftware bijwerken.

Hulpmiddelen voor workflowautomatisering kunnen repetitieve taken voor je uitvoeren. Stel dat je een automatisering instelt die wordt geactiveerd wanneer een teamlid een opleverbaar resultaat markeert als klaar voor goedkeuring. De software kan je een e-mailmelding sturen, het volgende teamlid dat eraan werkt een bericht sturen en de urenstaat van het teamlid bijwerken op basis van de tijd die aan het werk is besteed.

4. 88% van een gebruikelijke werkweek wordt besteed aan communicatie

De gemiddelde werknemer besteedt het grootste deel van de tijd aan communicatie, volgens een recent rapport van Grammarly. Dit omvat vergadertijd, tijd die wordt besteed aan het opstellen en controleren van e-mails en Slack-berichten en gesprekken van persoon tot persoon. Op afstand werken speelt hier gedeeltelijk een rol in. Omdat er minder mensen op kantoor zijn, besteedt het team meer tijd aan vergaderingen en het delen van updates.

Om de tijd die mensen aan communicatie besteden te verminderen (en de tijd die ze aan hun daadwerkelijke werk besteden te vergroten), moet je je strikt aan agenda’s voor vergaderingen houden, het gebruik van AI-hulpmiddelen voor het opstellen van communicatie aanmoedigen en je team helpen communicatievaardigheden op te bouwen.

Statistieken over onderbrekingen, vergaderingen en meldingen

Deze feiten over tijdmanagement gaan over afleidingen en onderbrekingen die de productiviteit verlagen. 

5. Teamleden vinden twee derde van de vergaderingen waaraan ze deelnemen onnodig

Een andere belangrijke conclusie uit het rapport van Asana is dat teamleden de meeste vergaderingen onnodig vinden. Ze nemen kostbare tijd weg van prioriteiten en putten de energie en motivatie van je team uit, vooral vergaderingen die ook een e-mail hadden kunnen zijn. 

Beoordeel voordat je een vergadering plant of deze noodzakelijk is. Als je op zoek bent naar een statusupdate of eenvoudige informatie wilt delen, kun je beter een e-mail sturen. Als je besluit een vergadering te houden, zorg dan voor een duidelijke agenda en houd je aan de toegewezen tijd.

6. Bijna een derde van de werknemers maakt overuren, voornamelijk door een grote hoeveelheid e-mails en meldingen

Volgens de gegevens van Asana registreert bijna een derde van de kantoormedewerkers regelmatig overuren. De belangrijkste reden hiervoor is een eindeloze stroom meldingen, e-mails en Slack-berichten. Een overvloed aan meldingen is een veelvoorkomend probleem, dat ook samenhangt met de toename van thuiswerken.

Plan tijd in voor “diep werk”, waarbij je je volledig op de taak richt en meldingen worden gedempt. Bekijk je meldingen niet tijdens deze periode: ze onderbreken je concentratie en je hebt tijd nodig om je opnieuw te focussen. Laat teamleden weten dat zij hetzelfde mogen doen (behalve in noodgevallen). Met meer tijd voor focus zouden medewerkers niet langer hoeven te blijven (of buiten werktijd meldingen te hoeven controleren).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

7. In Australië zijn onverwachte vergaderingen de belangrijkste reden waarom werknemers langer blijven

De gegevens van Asana wijzen erop dat onverwachte vergaderingen voor Australische werknemers de belangrijkste oorzaak van overuren zijn. Ze zijn net zo problematisch als onnodige vergaderingen: wanneer je ze van tevoren plant, kan iedereen zijn dag eromheen plannen. 

Wanneer vergaderingen onverwacht opduiken, wordt het werk verschoven, waardoor iets anders moet wijken. Als het uitgestelde onderdeel een strakke deadline heeft, moet je team misschien langer blijven. Probeer geen vergaderingen op het laatste moment aan de agenda's van je team toe te voegen (nogmaals, behalve in noodgevallen).

8. Te veel werk is de belangrijkste bron van stress voor een derde van de werknemers in de VS

Uit het rapport van Asana blijkt dat te veel werk de belangrijkste bron van stress is voor een derde van de Amerikaanse werknemers. Dit is een veelvoorkomend probleem met veel oorzaken: veranderingen in of uitbreidingen van functieomschrijvingen in de loop der tijd, personeelsverloop binnen het team of nieuw werk dat wordt toegevoegd zonder goede prioritering. 

Communiceer het prioriteitsniveau van nieuw werk. Zonder deze duidelijkheid geeft het team misschien prioriteit aan het verkeerde onderdeel, raakt het overweldigd of probeert het te multitasken (wat de productiviteit verder schaadt). Plan het werk dat moet worden uitgevoerd en kijk welke taken met een lage waarde je kunt verwijderen of een lagere prioriteit kunt geven.

Statistieken over verspilde tijd, inefficiëntie en dubbel werk

Deze statistieken laten zien hoe belangrijk tijdmanagement is om inefficiënte processen en verspilling te verminderen.

9. Mensen verspillen dagelijks 91 minuten aan onbelangrijke vergaderingen en taken

Volgens een recent onderzoek van Acuity Training besteden teamleden gemiddeld anderhalf uur per dag aan taken en vergaderingen die niet relevant zijn voor hun functie. Dat betekent minder tijd voor werk dat echt impact maakt of je projecten dichter bij de eindstreep brengt.

Bekijk de gastenlijst kritisch voordat je een uitnodiging voor een vergadering verstuurt: moeten alle genodigden aanwezig zijn? Is de vergadering relevant voor de taken en resultaten waaraan zij werken? Hetzelfde geldt voor taken. Controleer voordat je iets nieuws toewijst of het binnen de reikwijdte van hun functieomschrijving valt.

10. De helft van de werknemers heeft hun tijd nog nooit gecontroleerd

Een andere bevinding uit het onderzoek van Acuity Training was dat bijna de helft van de werknemers hun tijd nog nooit heeft gecontroleerd. Je moet goed in de gaten houden hoe teamleden standaard hun tijd besteden—urenstaten zijn uiteindelijk van invloed op de facturering—maar het is ook de moeite waard om het team regelmatig naar het eigen tijdgebruik te laten kijken en een tijdcontrole uit te voeren.

Zodra ze de kans hebben gehad om te analyseren hoeveel tijd en moeite ze per taak besteden, zien ze of hun inspanning in verhouding staat tot hun impact, ontdekken ze verbeterpunten en voeren ze veranderingen door die hen efficiënter maken.

11. 70% van de werknemers verliest 20 uur per week aan inefficiënte processen en hulpmiddelen

Een rapport van Quickbase suggereert dat bijna 70% van de werknemers de helft van hun werkweek verliest aan “versnipperde systemen”: gegevens die verspreid staan over verschillende hulpmiddelen, verouderde processen en inefficiënte systemen. Dit leidt tot verlies van productiviteit, tijd en omzet.

Zorg voor één centrale, betrouwbare informatiebron voor je projecten (d.w.z. software voor projectmanagement) met alle informatie die je team nodig heeft om de taken uit te voeren, in plaats van vijf verschillende spreadsheets, een samenwerkingstool, een afzonderlijk hulpmiddel om tijd bij te houden en een hulpmiddel om de voortgang te volgen.

12. Bedrijven in de VS verliezen bijna $500 miljard door lage productiviteit van werknemers

Uit een recent onderzoek van Economist Impact blijkt dat bedrijven in de VS gezamenlijk $468 miljard verliezen door lage productiviteit en afleidingen. Teamleden krijgen niet zoveel gedaan als mogelijk zou zijn, wat gevolgen heeft voor het bedrijfsresultaat.

Dit wil niet zeggen dat werknemers expres de kantjes ervan aflopen of uitstellen—veel afleidingen (soms belangrijke) kunnen tijd wegnemen van kerntaken. Tijdmanagementpraktijken zoals focustijd inplannen en meldingen dempen kunnen hierbij helpen.

13. Werknemers besteden 10% van hun dag aan taken die al zijn voltooid

Uit het rapport van Asana blijkt dat werknemers 10% van hun dag besteden aan werk dat al is voltooid. Dit komt neer op meer dan 200 uur per jaar die wordt verspild aan dubbel werk.

Houd je projectmanagementsoftware up-to-date met wat is voltooid, wat er moet gebeuren en wie waaraan werkt. Je moet ook dagelijkse stand-ups en regelmatige check-ins houden, maar houd ook het communicatieniveau in de gaten. Draagt het team werk efficiënt over? Houden teamleden elkaar op de hoogte van wat er is gedaan? Je kunt ook duidelijke processen en automatiseringen instellen om alles soepel te laten verlopen.

Statistieken over timemanagementsystemen & -hulpmiddelen

Deze timemanagementstatistieken gaan over het gebruik van timemanagementsoftware, -hulpmiddelen en -systemen voor beter timemanagement. 

14. Slechts 18% van de mensen heeft een speciaal timemanagementsysteem

Uit recent onderzoek van Acuity Training blijkt dat minder dan 20% van de werknemers een speciaal systeem heeft om hun tijd te beheren en prioriteiten te stellen. Met een speciaal timemanagementsysteem kunnen jij en je team efficiënter werken en meer gedaan krijgen.

Je systeem kan taakbeheerhulpmiddelen of tijdregistratiesoftware bevatten, evenals tactieken zoals takenlijsten, het blokkeren van tijd in je agenda en gespecialiseerde timemanagementstrategieën zoals de pomodorotechniek of ‘de kikker opeten’.

15. Een derde van de werknemers gebruikt een takenlijst om tijd en taken te beheren

Een derde van de werknemers gebruikt takenlijsten om hun taken en tijd te beheren, waarmee dit volgens Acuity Training de populairste timemanagementmethode is. Het belangrijkste is dat jij en je team gebruiken wat werkt voor jullie projecten en processen. Dwing niet iedereen om dezelfde takenlijst te gebruiken als ze hun belangrijke taken liever op een andere manier organiseren. 

16. Een kwart van de werknemers gebruikt hun e-mailinbox om tijd en taken te beheren

Volgens hetzelfde onderzoek van Acuity Training gebruikt 25% van de mensen hun e-mailinbox om hun tijd en taken te beheren. Dit is een goede optie voor teamleden die voortdurend in hun inbox werken, zoals mensen in verkoop, klantenservice, IT en marketing.

Laat je team opnieuw werken op de manier waarop het dat het beste doet. Je kunt je inbox ook koppelen aan je projectmanagementsoftware of CRM, zodat alle projectinformatie op één plek kan blijven, zelfs als teams vanuit hun individuele inboxen werken.

17. Mensen die de Eisenhower-matrix gebruiken, hebben vaker het gevoel dat hun werk onder controle is

Volgens het onderzoek van Acuity Training heeft 50% van de mensen die zeggen dat ze de Eisenhower-matrix gebruiken om hun tijd en taken te beheren, elke dag het gevoel dat hun werklast onder controle is. De andere 50% gaf aan dat hun werklast 4 dagen per week onder controle is. 

De Eisenhower-matrix verdeelt werk in 4 categorieën: dringend en belangrijk, dringend maar niet belangrijk, belangrijk maar niet dringend, en noch dringend noch belangrijk. Begin er zelf mee voordat je het team erbij betrekt. Je kunt de matrix gebruiken voor je eigen projectmanagementtaken of om prioriteit te geven aan projectwerk. 

18. De markt voor tijdregistratiesoftware zal in 2028 $32 miljard waard zijn

Uit een analyse van Data Bridge Market Research blijkt dat de markt voor tijdregistratiesoftware groeit. Dit komt waarschijnlijk doordat bedrijfseigenaren ervoor moeten zorgen dat werknemers productief zijn (dit hangt samen met de toename van het terugkeren naar kantoor en het feit dat werknemers wordt gevraagd meer te doen met minder middelen).

Een groeiende markt stimuleert concurrentie tussen aanbieders van tijdregistratiesoftware die hun marktaandeel willen maximaliseren, waardoor dit een goed moment is om te investeren in tijdregistratiesoftware. Kies een hulpmiddel dat aansluit bij je behoeften op het gebied van vereiste functies, teamgrootte, integraties met bestaande softwarehulpmiddelen en prijs. 

Statistieken over duidelijkheid, doelgerichtheid & productiviteitswinst

Deze timemanagementstatistieken laten zien hoe duidelijkheid en doelgerichtheid de productiviteit kunnen verhogen.

19. Minder dan de helft van de werknemers begrijpt hoe hun werk bijdraagt aan succes

Uit recent onderzoek van Asana blijkt dat 46% van de werknemers niet begrijpt hoe hun werkresultaten hun organisatie helpen haar doelen en doelstellingen te behalen. Dit leidt al snel tot minder betrokkenheid en een gebrek aan timemanagement.

Houd teamleden op de hoogte van de manier waarop hun werk bijdraagt aan het succes van projecten en de organisatie. Ze hebben een duidelijker beeld van hun prioriteiten en zijn gemotiveerder en productiever wanneer ze kunnen zien hoe hun werk in het grotere geheel past.

20. In Japan begrijpt 19% van de werknemers hoe zij bijdragen aan succes

Volgens het rapport van Asana begrijpt een nog kleiner aantal Japanse werknemers hoe hun werk hun organisatie helpt haar doelen te bereiken (19%). Dit ligt aanzienlijk lager dan het wereldwijde gemiddelde (46%). Hetzelfde advies geldt hier. Investeer aan het begin van nieuwe projecten of initiatieven tijd om je team te helpen het grotere geheel te zien waaraan zij bijdragen.

21. In het Verenigd Koninkrijk krijgt 68% van de werknemers elke week werk toegewezen dat niet bijdraagt aan organisatorisch succes

Volgens Asana wordt 68% van de werknemers in het Verenigd Koninkrijk elke week gevraagd werk uit te voeren dat de doelstellingen van het bedrijf of project niet ondersteunt. Dit neemt tijd van teamleden weg die ze aan werk met prioriteit kunnen besteden dat je doelstellingen wel ondersteunt, en werken aan taken die niet waardevol of relevant zijn zal je team demotiveren. 

Stel prioriteiten en ga na of taken prettig zijn om te hebben en daarom minder dringend zijn. Er kunnen ook taken zijn die het niet waard zijn om af te ronden — de matrix van Eisenhower kan hierbij helpen.

22. Werknemers die volledig opgaan in hun werk zijn tot 5 keer productiever

Volgens onderzoek van McKinsey zijn werknemers tot vijf keer productiever wanneer ze volledig opgaan in hun werk. Deze toestand wordt geassocieerd met sport; je bent dan volledig gericht op het uitvoeren van wat er moet gebeuren. Het is niet mogelijk om op commando volledig op te gaan in je werk — het hangt af van hoeveel plezier je aan de activiteit beleeft, je gebruikelijke routine en eventuele afleidingen in je omgeving. 

Je kunt je team echter betrokken en gemotiveerd houden door erkenning te geven waar dat terecht is, hen het grotere geheel te laten zien en waar mogelijk flexibiliteit te bieden bij taaktoewijzingen, werktijden en deelname aan vergaderingen (hoewel dit niet altijd mogelijk is).

Veelgestelde vragen over tijdmanagement

Hier vind je de antwoorden op enkele veelgestelde vragen over tijdmanagement.

Wat zijn de grootste uitdagingen op het gebied van tijdmanagement voor projectmanagers?

De grootste uitdagingen op het gebied van tijdmanagement waarmee projectmanagers te maken krijgen, zijn onderbrekingen door vergaderingen, e-mails en meldingen die de focus verminderen; wijzigingen in de scope en verschuivende prioriteiten; en miscommunicatie die leidt tot fouten en herstelwerk. Handige technieken voor tijdmanagement zijn onder meer tijdsblokken, vaste momenten voor geconcentreerd werken en prioriteiten stellen met behulp van de matrix van Eisenhower.

Hoe kunnen projectmanagers hun teams helpen om taken effectief te prioriteren?

Projectmanagers kunnen hun team helpen taken te prioriteren door prioriteiten te verduidelijken met technieken zoals de matrix van Eisenhower, MoSCoW en het verfijnen van de achterstand. 

De matrix van Eisenhower en de MoSCoW-methode helpen bij beslissingen over waaraan je het eerst werkt, wat je delegeert, wat je inplant en wat je verwijdert. Het verfijnen van de achterstand (gebruikt in Scrum en agilemethoden) houdt in dat je kiest aan welke taken je binnen een bepaalde tijd werkt. Stem zo vaak mogelijk af met teamleden om ervoor te zorgen dat ze begrijpen wat er van hen wordt verwacht.  

Welke rol speelt projectmanagementsoftware bij tijdmanagement?

Projectmanagementsoftware is bijzonder nuttig voor tijdmanagement. Deze software bevat vaak een functie voor tijdregistratie, waarmee je inzicht krijgt in hoelang taken duren en waar teamleden mogelijk te veel (of juist niet genoeg) tijd aan besteden. Projectmanagementtools helpen ook bij het volgen van de voortgang van taken en verbeteren de verantwoordingsplicht door duidelijk te maken wie waaraan werkt.

Welke invloed heeft slecht tijdmanagement op het moreel en een burn-out binnen het team?

Slecht tijdmanagement heeft een negatieve invloed op het moreel van het team en veroorzaakt burn-outs. Wanneer teamleden worden opgeslokt door vergaderingen en meldingen in plaats van prioriteiten, zullen ze zich gestrest voelen en in sommige gevallen extra uren moeten werken. Dit leidt tot een burn-out en een slechte balans tussen werk en privé, waardoor teamleden minder betrokken raken, het moreel daalt en het personeelsverloop toeneemt. 

Wat zijn goede werkwijzen voor projectmanagers om goed tijdmanagement voor hun teams voor te doen?

Projectmanagers kunnen het goede voorbeeld geven en effectief tijdmanagement voor hun teams demonstreren — door tijd te reserveren voor geconcentreerd en diepgaand werk, meldingen waar nodig uit te schakelen, grenzen te stellen en onnodige vergaderingen af te wijzen. Op projectniveau kun je realistische deadlines en inschattingen voor werk vaststellen, prioriteiten regelmatig verduidelijken en scope-uitbreiding voorkomen.

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en goede werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten, en kom in contact met honderden andere digitale projectmanagers op Slack.