5 manieren om je proces voor digitaal projectmanagement te verbeteren
“Digitaal projectmanagementproces” kan naar veel dingen verwijzen:
- het proces voor een specifiek type digitaal project, zoals een website of een app
- de fasen van de levenscyclus van projectmanagement, of
- specifieke projectmanagementprocessen, zoals risicobeheer of verandermanagement
Je vindt handleidingen over de levenscyclus van digitale projecten, methodologieën en verschillende handleidingen voor specifieke processen.
Vandaag bespreek ik de processen die projectmanagers dagelijks, wekelijks en maandelijks uitvoeren, en hoe je deze processen kunt verbeteren om succesvollere projecten op te leveren.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Waarom?
Omdat volgens onderzoek van PMI 58% van de bedrijven aangeeft dat het hebben van meer gevestigde werkwijzen en processen cruciaal is voor het succes van hun projecten. Dat betekent dat het van cruciaal belang is om de digitale projectmanagementprocessen van je organisatie vroegtijdig en zorgvuldig vast te leggen. Dit artikel helpt daarbij.
Een korte introductie tot digitaal projectmanagement
Hoewel digitaal projectmanagement nauw verbonden is met de wereld van projectmanagement, zijn er enkele belangrijke verschillen om op te merken.
Digitaal projectmanagement draait om het beheren van projecten met digitale elementen. Het volgt de gebruikelijke levenscyclus van projectmanagement.
De belangrijkste fasen van deze levenscyclus zijn projectinitiatie, projectplanning, projectuitvoering, monitoring & controle en projectafsluiting. Dit is de basisstroom van het digitale projectmanagementproces.
Bij digitale projecten vereist de rol van de digitale projectmanager dat je een beetje verstand hebt van alles wat te maken heeft met de projecten waaraan je werkt. Dit kan QA, UI/UX, grafisch ontwerp, programmeren, websitehosting, SEO en analyses omvatten, naast de gebruikelijke verantwoordelijkheden van projectmanagement.
5 manieren om je digitale projectmanagementprocessen te verbeteren
Je organisatie kan zich op drie basisniveaus bevinden:
- Je hebt mogelijk volledig uitgewerkte processen die goed werken en ruimte laten voor aanpassingsvermogen.
- Je hebt mogelijk enkele processen die moeten worden verfijnd of uitgebreid.
- Je hebt mogelijk helemaal geen processen.
Als je nummer 2 of 3 op de lijst bent, zijn er verschillende manieren waarop je je digitale projectmanagementproces kunt verbeteren of opzetten. Hier zijn enkele suggesties:
1. Gebruik hulpmiddelen
Er zijn veel hulpmiddelen die zijn ontworpen om het opzetten en verbeteren van processen te vergemakkelijken. Enkele van de meest voorkomende zijn:
- software voor workflowbeheer voor het ontwerpen en automatiseren van projectmanagementworkflows
- hulpmiddelen voor verandermanagement om veranderingen in je proces systematisch door te voeren
- systemen voor bedrijfsprocesbeheer (BPMS) voor het visualiseren, automatiseren, aanpassen en standaardiseren van processen
Deze hulpmiddelen bieden vaak ook een schat aan kennis of een gemeenschap van collega's (in de vorm van een forum of discussieplatform) waarop je kunt terugvallen als je processen vastlopen.
2. Wijs een proceseigenaar aan
Een andere tip om je processen te verbeteren is het aanwijzen van een proceseigenaar — een persoon of groep die verantwoordelijk is voor het toezicht houden op procesverbeteringen en het opzetten ervan. In de meeste organisaties is dit vaak het projectmanagementbureau (PMO), omdat dit als centraal knooppunt voor processen kan fungeren en de uiteindelijke goedkeuring van processen kan geven (dit is ook iets waarbij AI in projectmanagementbureaus kan helpen), zodat alle projectmanagers op één lijn blijven.
Als je organisatie geen PMO heeft, kun je één of enkele personen aanwijzen als proceseigenaar. Door één persoon of commissie te hebben bij wie je terechtkunt voor proceswijzigingen, nieuwe processen en de definitieve goedkeuring van processen, is er één bron van waarheid die zorgt voor afstemming binnen de hele organisatie over de manier waarop processen worden uitgevoerd, evenals voor afstemming tussen processen. Deze proceseigenaar kan iemand zijn van kwaliteitsborging, operations of bedrijfsanalyse.
3. Zorg voor steun van het management
Het onderbouwen van het opzetten of wijzigen van processen tegenover het management kan op weerstand stuiten.
Probeer de redenen achter de weerstand te achterhalen en het standpunt van het management te begrijpen. Vervolgens kun je manieren vinden om tot een compromis te komen of uitleggen waarom procesverbeteringen daadwerkelijk voordelen zouden opleveren. Het perspectief van het management kan er zelfs toe leiden dat je besluit de procesverbeteringen uit te stellen of helemaal te schrappen.
4. Vind hiaten in processen
Waar zitten de hiaten in je bestaande processen en hoe kun je die opvullen?
Ga op zoek naar twee soorten ontbrekende processen:
- Zoek naar hiaten tussen processen. Je hebt bijvoorbeeld een risicobeheerproces, maar mogelijk geen richtlijnen voor kwaliteitsbeheer.
- Zoek naar hiaten binnen processen. Je hebt misschien een proces voor het afsluiten van projecten waarin een stap ontbreekt voor het bespreken van geleerde lessen met het team.
Hieronder staan enkele dagelijkse projectmanagementprocessen die mogelijk ontbreken. Neem de tijd om deze zorgvuldig te evalueren. Hoe zou je elk ervan beter kunnen uitvoeren? Hoe kun je voor elk proces een werkwijze implementeren?
Risicobeheer
Risicobeheer omvat processen voor het voorspellen van, plannen voor, beperken en vermijden van risico’s. In een onderzoek uit 2018 gaven projectmanagers aan dat ze slechts 62% van de tijd risicobeheerstrategieën toepasten. Dat is vrij laag als je het relatieve belang van dit digitale projectmanagementproces in aanmerking neemt.
Er zijn verschillende manieren om je risicobeheerstrategie te verbeteren.
Een van de eenvoudigste manieren is het maken van documentsjablonen die je projectmanagers kunnen gebruiken, bijvoorbeeld voor een RAID-logboek.
Het is ook de moeite waard om richtlijnen op te stellen voor hoe en wanneer je tijdens een project risicobeheer uitvoert. Door dit op hetzelfde moment in je projectproces uit te voeren (bij voorkeur eerder dan later), kan je team efficiënter en effectiever risico’s signaleren voordat ze problemen worden.
Nauw verwant aan risicobeheer is issuebeheer. Issuebeheer richt zich op kwesties of problemen die zich momenteel voordoen, terwijl risicobeheer betrekking heeft op potentiële risico’s die zich tijdens een project al dan niet kunnen voordoen.
Meer informatie: Bekijk onze gids voor het maken van een risicobeheerplan.
Budgettering en schattingen
Budgettering en schattingen zijn belangrijke onderdelen van elk project en staan vaak voortdurend onder druk door verkeerde inschattingen van teamleden, wijzigingsverzoeken van klanten gedurende projecten en de onvermijdelijkheid van onvoorziene problemen die zich tijdens projecten voordoen.
Hoewel het moeilijk is om een budget elke keer precies goed te krijgen, zijn er verschillende strategieën die je kunt gebruiken om betere schattingen te maken voor je klanten of leidinggevenden.
Interessant genoeg ontdekte Gartner dat projecten met hogere budgetten ook een hoger faalpercentage hadden — projecten met een budget van meer dan $1 miljoen hadden een faalpercentage dat 50% hoger lag dan projecten met een budget van minder dan $350,000.
Dit kan komen door de hogere verwachtingen die gepaard gaan met een hoger budget, of door een verkeerde inschatting van tijd en middelen.
Wat je projectbudget ook is, een proces voor het maken van een schatting en het volgen van die schatting gedurende de levenscyclus van het project is essentieel.
Meer informatie: Onze gids over projectschattingen is een volledige handleiding waarin een effectief proces wordt beschreven. Dit is een uitstekend startpunt om je eigen schattingsproces te verbeteren—hoewel je misschien zelf nog ideeën hebt om het verder te verbeteren!
Projectplanning
Het opstellen van een projectplan is een ander cruciaal proces. Het helpt bij het maken van schattingen, het definiëren van opleveringen en de projectscope, het volgen van afhankelijkheden en mijlpalen en het beheren van middelen.
Door een proces voor projectplanning te definiëren, zorg je ervoor dat je steeds sneller projectplannen kunt opstellen en dat alle juiste mensen worden geraadpleegd en instemmen met het plan.
Meer informatie: Onze handleiding voor het maken van een projectplan bevat enkele tips voor het opzetten of verbeteren van een projectplanningsproces, waarop je kunt voortbouwen om een proces te creëren dat voor jouw team werkt.
Verandermanagement
De resultaten van projecten kunnen veel veranderingen voor een organisatie teweegbrengen. Voorbeelden van situaties waarin je verandermanagement nodig hebt zijn veranderingen in de organisatiestructuur, personeelsbezetting, training, de implementatie van processen en beleid, en meer. Het is belangrijk om een verandermanagementproces te hebben om de invoering van die resultaten te beheren.
Ongeveer 68% van de bedrijven neemt verandermanagement momenteel op in hun proces voor het opzetten van projecten. Gezien de impact die veranderingen op projecten en het algehele succes van een organisatie kunnen hebben, kan het rekening houden met veranderingen in projecten en processen niet optioneel zijn of slechts een deel van de tijd worden gedaan.
Zoals hierboven vermeld, wijs je een proceseigenaar (of meerdere proceseigenaren) aan om het verandermanagement te leiden. Zo beperk je bij wijze van spreken het aantal koks in de keuken, terwijl je wel input uit de rest van je organisatie krijgt. Zorg voor brede overeenstemming over het veranderingsproces en bouw controles en tegenwichten in voor verdere veranderingen.
Communicatiemanagement
Goede communicatie is van cruciaal belang voor projecten. Het opstellen van richtlijnen en processen voor communicatie voor een specifiek project aan het begin van dat project is een goede praktijk als het gaat om communicatiemanagement.
Het opstellen van een communicatieplan is een manier om deze richtlijnen en processen vast te leggen. Je kunt bepalen wat aan wie en wanneer wordt gecommuniceerd, van het verzamelen van feedback tot het geven van updates over de reikwijdte en budgetstatus en het vaststellen van de frequentie van vergaderingen.
Een gestandaardiseerd proces voor communicatiemanagement heeft voordelen die verder gaan dan projectsucces — het helpt ook om verwachtingen vast te stellen en te beheren, klanten en belanghebbenden te managen en projecten te plannen.
Kwaliteitsmanagement
Zonder een kwaliteitsmanagementproces is het onmogelijk om de kwaliteit van oplevering tot oplevering en van project tot project consistent en goed te waarborgen. Hoewel het belangrijk is om een kwaliteitsmanagementproces voor jouw specifieke project te definiëren, is het nog beter om dit binnen je hele organisatie te definiëren. Je hebt dan al standaarden beschikbaar wanneer je aan een nieuw project begint, zodat je niet telkens opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.
Hoe dan ook moet je voor elk project een kwaliteitsmanagementplan opstellen. Dit biedt veel voordelen voor je projecten — het verhoogt de algehele kwaliteit van opleveringen, verbetert de samenwerking en feedback en vermindert overheadkosten. Door hiervoor een organisatiebreed proces in te stellen, profiteert je hele organisatie van deze voordelen, niet alleen je project.
5. Maak documentsjablonen
Een eenvoudige manier om processen te verbeteren is het maken van gestandaardiseerde documentsjablonen voor de meest voorkomende projectmanagementtaken. Als alle projectmanagers om te beginnen met hetzelfde document werken, wordt standaardisatie eenvoudiger en consistenter.
In ons DPM-lidmaatschap vind je meer dan 90 direct te gebruiken projectmanagementsjablonen, plus een community van andere projectmanagers om over procesmanagement te praten.
Een werkend proces creëren is een voortdurend proces
Zodra je digitale projectmanagementproces is ingericht, is het onvermijdelijk dat het in de loop van de tijd verandert en zich aanpast. Je ontdekt nieuwe manieren om dingen te doen, vindt meer efficiëntie of neemt nieuwe hulpmiddelen of software op die je werkstromen versnellen.
Om bij te houden hoe je processen in de loop van de tijd veranderen en om je werkstromen te optimaliseren, is het een goed idee om een draaiboek te maken. Het projectlandschap verandert voortdurend, dus je processen zouden dat ook moeten doen.
De volledige filosofie achter onze community van meer dan 700 leden is gebaseerd op het veranderlijke karakter van digitale projecten. Als projectmanagers zijn wij degenen die verantwoordelijk zijn voor het schrijven van het draaiboek voor de manier waarop digitale projecten worden uitgevoerd. Het is behoorlijk spannend, dus zorg ervoor dat je een kijkje neemt!
