Een communicatieplan voor een project maken [+ sjabloon]
Op één lijn komen: Een communicatieplan beschrijft methoden, frequentie en kanalen voor de uitwisseling van informatie tussen projectteams en belanghebbenden, zodat iedereen op één lijn blijft en duidelijke verwachtingen heeft.
Harmonie met projectplanning: Het maken van een communicatieplan gaat hand in hand met projectplanning, zodat je vooraf beslissingen kunt nemen over hoe informatie wordt gedeeld, in plaats van urgente informatie op de verkeerde manier te delen omdat je geen plan had opgesteld.
Sjablonen schieten te hulp: Maak je communicatieplan voor je project niet helemaal vanaf nul, maar download ons sjabloon om het proces te versnellen, of kopieer en plak eenvoudig vanuit een bestaand project en pas het aan waar nodig.
Een communicatieplan voor een project helpt je strategie te bepalen voor de manier waarop je met belangrijke belanghebbenden wilt communiceren. Zonder zo’n plan zul je moeite hebben om de verwachtingen van belanghebbenden te managen, iedereen op de hoogte te houden en chaos binnen je projectteam te voorkomen.
Zo maak je een effectief communicatieplan, gebruik je het om de orde te bewaren en houd je je project op weg naar succes.
Wat is een communicatieplan?
Een communicatieplan is een strategisch plan waarin wordt beschreven hoe informatie wordt uitgewisseld tussen het projectteam en belanghebbenden. Het beschrijft de methoden, frequentie en kanalen voor communicatie, zodat iedereen die betrokken is op de hoogte is, op één lijn zit en effectief kan samenwerken.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Eenvoudiger gezegd is het als een kaart die laat zien hoe iedereen binnen een project met elkaar communiceert, inclusief de interne communicatie tussen teamleden. Het vertelt je wat de communicatiebehoeften van elke persoon zijn: wie welk type informatie moet ontvangen, wanneer die informatie nodig is en hoe deze wordt verstuurd.
Een communicatieplan voor een project hoeft niet formeel te zijn, maar het moet wel worden vastgelegd zodat het kan worden geraadpleegd. Zo weet iedereen wat er speelt, is iedereen het eens over de gemaakte afspraken en kan iedereen goed samenwerken, vooral bij online werken of het gebruik van digitale communicatietools.
Hier volgt een (zeer) kort overzicht:
Een communicatieplan schrijven
Hier zijn de stappen om een goed communicatieplan voor projectmanagement te schrijven en op te stellen:
- Begrijp de parameters van je project
- Bepaal je communicatiedoelen
- Identificeer belanghebbenden
- Bepaal de communicatiefrequentie
- Bepaal communicatiemethoden
1. Begrijp de parameters van je project
Bepaal de parameters van het project, waaronder de omvang van het project, informatie over het bedrijf van de klant, de projectopleveringen, de planning en wie deel uitmaakt van het projectteam.
Houd rekening met de communicatiestijlen van je team en klant:
- Hoe succesvol is de communicatie tot nu toe geweest?
- Heeft je klant voorkeuren voor communicatie aangegeven—bijvoorbeeld: pakken ze meestal de telefoon wanneer ze een vraag hebben, of zijn ze vooral op e-mail gericht?
- Hebben jullie elkaar persoonlijk of via video ontmoet?
- Hoe vaak heeft je team rechtstreeks contact met je over een project? Geven ze de voorkeur aan schriftelijke context boven vergaderingen?
- Zijn er behoeften op het gebied van public relations, en zo ja, welke?
Zodra je inzicht hebt in het team en de klanten met wie je werkt, kun je dit gaan vastleggen in een communicatieplan voor het project.
2. Bepaal je communicatiedoelen
Maak een lijst van wat succesvolle projectcommunicatie inhoudt, niet alleen voor je klant, maar ook voor je team. Gebruik deze lijst als leidraad voor communicatiegerelateerde beslissingen.
Neem een lijst op met statistieken of KPI's die je kunt gebruiken om te meten of je succesvol communiceert en voeg deze rechtstreeks toe aan je communicatieplan. Dit kan bijvoorbeeld het aantal e-mails zijn dat je elke week verstuurt of ontvangt, het aantal e-mails of berichten dat ongelezen blijft, enzovoort.
3. Identificeer belanghebbenden
Bepaal wie op de hoogte moet worden gehouden van je project en welke informatie zij willen of moeten ontvangen. De belangrijkste belanghebbende aan de kant van de klant wil mogelijk gedetailleerde statusupdates over afzonderlijke taken of over wie eraan werkt, terwijl de baas van die persoon misschien alleen updates op hoofdlijnen over het project nodig heeft.
Noteer ook de contactgegevens van iedereen en bewaar deze in je plan.
4. Bepaal de communicatiefrequentie
Overweeg op basis van de projectdoelen hoe vaak je met verschillende belanghebbenden moet communiceren en welke inhoud je moet opnemen.
Je kunt meerdere benaderingen gebruiken, zoals wekelijkse contactmomenten om de projectplanning en het budget te bespreken, dagelijkse contactmomenten voor vragen die tussendoor ontstaan en regelmatige vergaderingen om belangrijke mijlpalen van het project te presenteren.
Houd je projectparameters en doelstellingen in gedachten—deze zouden je moeten helpen bepalen welke soorten informatie vaker of minder vaak moeten worden gecommuniceerd.
5. Definieer communicatiemethoden
Sommige belanghebbenden ontvangen updates misschien liever via e-mail, Slack of een klantdashboard dat je hebt ingesteld voor statusupdates. Dit soort informatie is ook belangrijk om op te nemen in je communicatieplan en het houdt belanghebbenden tevreden.
Soms bepaalt de informatie die je communiceert wat de juiste communicatiemethode is. Het is bijvoorbeeld het beste om projectstarts te houden tijdens persoonlijke bijeenkomsten (of via een videogesprek), maar snelle vragen kunnen via Slack of e-mail worden afgehandeld. Noteer aan welke methoden je belanghebbenden de voorkeur geven en wanneer je hen nodig hebt voor grotere mijlpaalbijeenkomsten, zodat ze hiervan vooraf op de hoogte zijn.
Wat moet worden opgenomen in een projectcommunicatieplan
Hoewel de specifieke inhoud van je communicatieplan voor projectmanagement kan variëren afhankelijk van het type en de omvang van het project, zijn er enkele belangrijke onderdelen die je in elk projectcommunicatieplan moet opnemen.
Belangrijke belanghebbenden
Noteer de belangrijkste belanghebbenden, waaronder je primaire contactpersoon bij de klant. Voeg contactgegevens toe, zoals telefoonnummers en e-mailadressen, zodat iedereen die toegang heeft tot het communicatieplan deze informatie kan vinden.
Teamleden
Neem elk lid van het projectteam op, samen met diens rol. Dit is handig voor iedereen die nieuw is bij of niet bekend is met het project. Geef aan welke teamleden verantwoordelijk zijn voor het opleveren van resultaten, het leiden van strategische discussies en/of het voeren van technische gesprekken met belanghebbenden.
Communicatiemethoden
Beschrijf de belangrijkste communicatiemethoden en kanalen die je gebruikt om contact op te nemen met belanghebbenden, zoals e-mail, telefoongesprekken, vergaderingen, Slack of andere kanalen. Voeg opmerkingen toe over de voorkeurskanalen van belanghebbenden.
Communicatietypen
Maak een lijst van de informatie die moet worden gedeeld en hoe deze wordt gedeeld, wat erin moet worden opgenomen en wie de doelgroep is. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om de klant wekelijks projectstatusrapporten te verstrekken. Denk na over het communicatiemechanisme, de distributielijst en welke informatie in het rapport moet worden opgenomen. Rapportagesoftware voor klanten kan je hierbij helpen (of overweeg opensource-rapportagetools als je met een krap budget werkt).
Communicatiestijlen
Maak onderscheid per belanghebbende en communicatiemethode. Geeft een bepaalde belanghebbende bijvoorbeeld alleen de voorkeur aan formele communicatie, of mag je toon wat informeler zijn?
Vergaderschema
Hoewel je dit gedurende het project indien nodig kunt aanpassen, is het handig om vooraf een idee te hebben van hoe vaak je met belanghebbenden zult vergaderen. Afhankelijk van de omvang van het project wil je misschien ook vastleggen hoe vaak je de klant een e-mail stuurt. Zorg ervoor dat je ook interne teamvergaderingen opneemt.
Belangrijke boodschappen
Bepaal voor elke belanghebbende de belangrijkste boodschap of informatie die je wilt communiceren. Wat is de juiste boodschap die bij die groep aanslaat? Bepaal daarnaast welke specifieke feedback of gegevens je van belanghebbenden nodig hebt om het conceptbewijs te valideren en te verfijnen.
Communicatiedoelen
Een goed communicatieplan voor projectmanagement bevat communicatiedoelen. Dit helpt ervoor te zorgen dat je beslissingen neemt met de gewenste resultaten in gedachten.
Voorbeeld van een projectcommunicatieplan
Op basis van de bovenstaande onderdelen kan een voorbeeld van een projectcommunicatieplan er als volgt uitzien.
Communicatiedoelen
Noteer de communicatiedoelen van het project vooraf, zodat iedereen die toegang heeft tot het plan zich kan vinden in beslissingen die bijdragen aan het behalen van die doelen. Zorg ervoor dat ze meetbaar zijn.
Stakeholderinformatie en communicatievoorkeuren
Een tabel kan handig zijn om projectstakeholders en hun voorkeuren op te sommen.
Voor complexere projecten wil je de kolom met opmerkingen misschien opsplitsen om meer details te delen (je kunt bijvoorbeeld een extra kolom maken om de beschikbaarheid van stakeholders of andere informatie te delen die cruciaal is voor hoe en wanneer je communiceert).
Communicatietypen
Gebruik dit gedeelte om na te denken over de manieren waarop je met je stakeholders communiceert. Dit helpt ervoor te zorgen dat de communicatie consistent, betekenisvol en succesvol is.
Voordelen van projectcommunicatieplannen
Door een communicatiestrategie te ontwikkelen en vast te leggen, verlopen je projecten soepeler en help je projectfalen te voorkomen.
Verbeterde projectplanning
Een projectcommunicatieplan vormt een aanvulling op je projectplan door meer details te geven over hoe het team zal samenwerken.
Als je vooraf beslissingen hebt genomen over hoe je cruciale informatie gaat delen, waaronder welk communicatiekanaal je gebruikt, door wie en met welke frequentie, hoef je dit niet later te doen wanneer je dringende updates hebt maar niet weet met wie je ze moet delen (dit is vooral belangrijk bij het plannen van projecten op afstand).
Ons projectplansjabloon kan je helpen deze communicatiestrategie vanaf het begin te structureren, zodat de informatiestroom en afstemming binnen het team gedurende het hele project soepel verlopen.
Nauwkeurige verwachtingen van stakeholders
Je moet communicatieverwachtingen vooraf definiëren om überhaupt een kans te hebben dat het project soepel verloopt.
Door de klant vroeg in het projectproces te laten weten wat die kan verwachten, bepaal je de toon voor het hele project. Het is ook nuttig als stakeholders vooraf weten wat je van hen nodig hebt, zodat ze voorbereid zijn wanneer het zover is.
Het begint met verwachtingen en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit. Ik maak altijd een communicatiebrief wanneer ik een project start, waarin staat: “Zo kun je contact met me opnemen, wanneer ik het best beschikbaar ben en via welke kanalen je me het beste kunt bereiken.” De communicatiebrief is ook een goede plek om verwachtingen rond reactiesnelheid te verduidelijken. Om je beste werk voor de klant te kunnen doen, moet je je volledig op je werk kunnen concentreren en heb je bijvoorbeeld niet voortdurend je e-mail geopend (behalve op echt cruciale momenten).
Eenvoudiger stakeholdermanagement
De beste manier om belanghebbenden te beheren is door een communicatieplan op te stellen, dat plan te volgen en het te gebruiken om succesvol te communiceren over het doel en de projectmijlpalen (en indien nodig opnieuw af te stemmen).
Een communicatieplan voor projecten zorgt voor een gedeeld inzicht in de communicatieworkflow, zodat iedereen weet wat er gebeurt en wat er binnen je project zou moeten gebeuren.
Ik kwam in een situatie terecht met een klant waarin alles een grote puinhoop was, maar dat werd pas duidelijk toen het te laat was. Er waren kleine waarschuwingssignalen, zoals dat de klant na de kick-off niet erg responsief was en niet kwam opdagen bij voortgangsgesprekken, waardoor we meteen werden geblokkeerd binnen het project. Toen besefte ik dat we geen vast ritme hadden. Ongeacht wat er in onze agenda’s staat, is er geen verwachting over hoe we communiceren. Een communicatieplan zou een enorm verschil hebben gemaakt en vanaf het begin een manier hebben geboden om te zeggen: “We bereiken geen van de dingen die we zouden moeten bereiken, en dit is een waarschuwingssignaal
Download een sjabloon voor een communicatieplan voor projecten
Download ons sjabloon voor een communicatieplan voor projecten om eenvoudig alle contactgegevens en instructies te verzamelen die je nodig hebt voor je projecten. Er is ook een ingevuld voorbeeld opgenomen dat de beste werkwijzen laat zien voor het invullen van je communicatieplan.
Een communicatieplan voor projecten gebruiken
1. Deel het met je team
Door het plan met je team te delen, informeer je hen over je communicatieritme — dat invloed heeft op hun werk en opleverdatums — maar geef je hen ook meer context over hoe en met wie je communiceert. Door deze informatie te delen, kan je team je ondersteunen bij de uitvoering van het plan.
2. Blijf op koers
Plan belangrijke projectvergaderingen zodra je een plan hebt opgesteld en voeg herinneringen aan je agenda toe voor regelmatige voortgangsgesprekken en zelfs project-e-mails, zodat je op koers blijft met de belangrijke zaken die je in je plan hebt vastgelegd.
Als je merkt dat je op enig moment afwijkt van je communicatieplan en moeite hebt om het weer op te pakken, heroverweeg dan de aanpak die je hebt gedefinieerd:
- Sluit deze nog steeds aan bij je projectdoelen?
- Zijn de doelen — of de belanghebbenden — sinds de start van het project op enige manier veranderd?
- Zijn er op dit punt in het project effectievere manieren om projectinformatie te communiceren?
Bekijk deze lijst met software voor projectmanagement voor hulp bij het volgen van de voortgang van projecten en het verstrekken van nauwkeurige informatie aan belanghebbenden.
Je vindt hier ook meer communicatiestrategieën voor projectmanagement.
Wat vind jij?
Welke tactieken vind je het meest effectief bij het opstellen van communicatieplannen voor projecten? Praat mee in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via DPM Membership!
